Podczas briefingu prasowego 19 stycznia 2024 r. Minister Finansów zapowiedział, że obowiązek korzystania z KSeF nie wejdzie w życie zgodnie z zapowiadaną datą – 1 lipca 2024 r. Nie wskazał jednak nowej. Ten komunikat wywołał niemałe zamieszanie. Po kilku miesiącach kurz trochę opadł i już wiadomo, że opóźnienie nie będzie duże. Jak nieoficjalnie mówią przedstawiciele ministerstwa – styczeń 2025 to ciągle możliwa data. Relacjonujemy, co obecnie dzieje się z KSeF i nad czym pracujemy w All for One Poland.
Wstrzymanie wprowadzenia obowiązku KSeF było dość zaskakujące, bo wcześniej MF narzuciło dość napięty harmonogram prac. Wielu dostawców rozwiązań informatycznych, doradcy podatkowi, a także same przedsiębiorstwa intensywnie pracowali, zostały też poniesione niemałe koszty dostosowania firmowych systemów informatycznych i szkolenia pracowników.
Głównie z tego powodu ministerstwo zadeklarowało, że nie przewiduje modyfikacji struktury FA(2), a nowa data z pewnością nie będzie bardzo odległa.
W lutym w siedzibie ministerstwa i on-line odbyły się konsultacje z udziałem różnych grup przedsiębiorców, organizacji branżowych i innych podmiotów zainteresowanych KSeF.
Tematem pierwszych konsultacji były bezpieczeństwo i wydajność, w tym oczekiwania dotyczące wysyłania i odbierana paczek faktur oraz wsparcia technicznego. Kolejne spotkania były poświęcone fakturom konsumenckim i identyfikatorowi KSeF w płatnościach. W dalszej kolejności odbyło się spotkania z przedstawicielami wybranych branż, w tym faktoringu, dostawców mediów, paliwowej, a także jednostek samorządu terytorialnego.
Jednocześnie ministerstwo wyłoniło niezależny podmiot do wykonania audyt rozwiązania, skupiony szczególne na aspektach wydajności systemu. Jego wyniki poznamy najprawdopodobniej pod koniec kwietnia. I wtedy też należy się spodziewać informacji o terminie obowiązku KSeF.
Szymon Chmielewski, Lider Zespołu Rozwoju Produktów Finansowych z All for One, który bierze aktywny udział w konsultacjach MF, mówi: „Stopień zaawansowania prac nad KSeF zarówno po stronie ministerstwa, jak i dostawców rozwiązań informatycznych jest bardzo duży. Także wiele przedsiębiorstw jest już na ostatniej prostej, jeśli chodzi o przygotowanie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Konsultacje w ministerstwie są bardzo konkretne, a pytania szczegółowe. Po stronie MF widać dużą determinację w jak najszybszym wprowadzeniu obowiązku KSeF. Usłyszeliśmy deklarację, że proces legislacyjny zostanie zakończony do czerwca. Pojawiły się też nieoficjalne głosy, że opóźnienie nie będzie dłuższe niż pół roku, czyli styczeń 2025 r. jest ciągle możliwy”.
All for One KSeF
W All for One nie zwalniamy tempa i pracujemy nad rozwojem naszego rozwiązania do obsługi wysyłki faktur ustrukturyzowanych do KSeF bezpośrednio z systemy SAP. Nasze rozwiązanie zakupiło już ponad 140 firm. Więcej o samym produkcie mogą się Państwo dowiedzieć z naszej strony ofertowej: www.all-for-one.pl/pl/oferta/ksef-sap/. Tu wspomnimy tylko o kilku nowościach dodanych w ostatnim czasie.
Architektura naszego rozwiązania jest oparta na dostępnym w modelu SaaS Hubie, co gwarantuje bezpieczeństwo i pozwala na szybkie wprowadzanie zmian i aktualizacji. W kontekście ostatnich zapowiedzi MF, że na każdorazową aktualizację przedsiębiorstwa dostaną zaledwie siedem dni, jest to optymalne rozwiązanie.
Dodaliśmy możliwość wykorzystania podpisów kwalifikowanych, co jest obowiązkowe w wypadku dużych faktur. Ministerstwo deklaruje, że tokeny zostaną zastąpione certyfikatami z możliwością podpisu paczek faktur. Nasze rozwiązanie już teraz to umożliwia.
Produkt pozwala na integrację z innymi rozwiązaniami, na przykład rozrachunkami pracowniczymi i białą listą.
Przeprowadzamy też masowe testy wysyłki faktur do systemy, które potwierdzają wydajność i niezawodność All for One KSeF.
Jako osobne rozwiązane oferujemy też narzędzie do pobierania faktur zakupowych i automatyzacji ich obsługi w firmowym systemie finansowo-księgowym. KSeF Purchase Invoices jest opcjonalnym rozszerzeniem pakietu All for One KSeF. Wspiera obsługę faktur od dostawców w SAP, co przekłada się m.in. na oszczędność czasu pracowników i eliminację błędów w procesie. Rozszerzenie umożliwia dalsze przetwarzanie faktur zakupowych po pobraniu ich do monitora KSeF.
Wirtualny asystent
Innowacyjną funkcją jest automatyzacja procesu przygotowania i wysyłki faktur do KSeF z użyciem narzędzi PRA RunBotics. Ale bot to nie wszystko. Wykorzystując dodatkowo popularny komunikator Teams oraz Czat GPT, stworzyliśmy czatbot, z pomocą którego możemy inicjować zadania w All for One KSeF i systemie SAP.
A prościej? W okienku czata Teams wpisujemy polecenie typu: „chcę utworzyć nową płatność”. Po serii kilku pytań od naszego wirtualnego asystenta i uszczegółowieniu oczekiwań, bot utworzy „zamówioną” płatność. Komunikacja odbywa się w języku naturalnym.
Możliwości wsparcia obsługi faktur przez narzędzia RPA i sztuczną inteligencję są znacznie większe. Obecnie pracujemy nad rozwiązaniami pozwalającymi odpytać czatbota, czy faktury zostały wysłane do klienta. Z pewnością ułatwi to życie wielu sprzedawców i przedstawicieli handlowych.
Subskrypcja pilotażowa
Dla firm, które już zdecydowały się na rozwiązanie All for One KSeF, przygotowaliśmy dodatkową ofertę przystępnej cenowo subskrypcji pilotażowej na okres jednego kwartału. Ta elastyczna usługa może być świadczona do 30 września 2024 r.
Uruchomienie rozwiązania przez obowiązkowym wejściem w życie przepisów wiąże się z kilkoma korzyściami:
- możliwość testowania systemu KSeF w realnym środowisku biznesowym,
- dostęp do pełnego wsparcia technicznego i konsultacji,
- elastyczność i czas w dostosowywaniu procesów księgowych,
- bezproblemowe przejście do pełnej wersji systemu po zakończeniu okresu pilotażowego.
Jak podkreśla Szymon Chmielewski: „Opóźnienie obowiązku KSeF to czas, który warto dobrze wykorzystać. Dostosowanie i przetestowanie systemów informatycznych, konsultacje z radcami prawnymi, szkolenia dla księgowych… Te firmy, które już wcześniej przygotowały się do KSeF, dzięki naszej ofercie będą mogły płynnie i bez zakłóceń wejść w nową rzeczywistość obiegu faktur. Z kolei przedsiębiorstwa, które do tej pory wstrzymywały się z przygotowaniami, dostały kolejną szansę na spokojne wdrożenie. Nie warto dłużej zwlekać. Choć nie znamy dokładnej daty, obowiązek KSeF jest nieuchronny i nastąpi raczej wcześniej niż później”.
Od stycznia 2024 r. All for One Poland testuje Krajowy System e-Faktur i nasze rozwiązania do wysyłki faktur bezpośrednio z SAP na własnej skórze. Wystawiając faktury naszym klientom, przekazujemy je także do KSeF.
SAP DRC
Obowiązkowa faktura ustrukturyzowana została już wprowadzona w kilku innych krajach i będzie się coraz częściej pojawiać w rozrachunkach z kontrahentami zagranicznymi. W Unii Europejskiej elektroniczny system fakturowania stanie się obligatoryjny w 2028 r.
To jeden z powodów, dla którego dostawca systemów SAP przygotował rozwiązanie SAP DRC (Document and Reporting Compliance) zapewniające zgodność z dokumentacją i raportowaniem SAP w celu zapewnienia zgodności z przepisami podatkowymi w zakresie rozwiązań cyfrowych, od fakturowania elektronicznego po ustawowe wymogi raportowania. Z tego rozwiązania będą korzystać duże międzynarodowe przedsiębiorstwa. SAP przygotował wersje lokalne, w tym polską, narzędzia. All for One Poland wspiera swoich klientów we wdrożeniu i dostosowaniu SAP DRC do specyficznych wymogów polskiej spółki i wymagań raportowych KSeF.