Metodyka projektowa BCC to „mapa drogowa” wdrożenia SAP. Jak każda dobra mapa – musi być co jakiś czas uaktualniana, by bezbłędnie prowadzić do celu. O najistotniejszych zmianach wprowadzonych w nowym wydaniu metodyki BCC Go Forward rozmawiamy z Michałem Kunze, Kierownikiem Biura Projektów BCC.
Czy metodyka firmy wdrożeniowej jest ważna dla klientów?
Metodyka, swoisty przewodnik projektu, to oczywiście ważny element warsztatu firmy wdrożeniowej, nie bez znaczenia dla klientów, którzy oceniają potencjalnych dostawców rozwiązania. Klienci cenią sobie kompletność naszej metodyki i zapisany w niej jasny podział odpowiedzialności stron za poszczególne zadania realizowane w projekcie.
Wdrożenia systemu SAP to rzemiosło – w najlepszym tego słowa znaczeniu. Tu ceni się fachowość, solidność i terminowość. Im mniejszy margines na improwizację, tym szanse powodzenia większe. Przez ostatnie lata – na podstawie kolejnych doświadczeń – udoskonalaliśmy naszą metodykę wdrożeniową. Początkowo oparta na rekomendowanym przez SAP rozwiązaniu ASAP, stopniowo była wzbogacana o wnioski i doświadczenia z kolejnych realizowanych przez nas projektów. Zmiany dokonywane w naszym warsztacie pozwalają nam sprawniej i efektywniej realizować wdrożenia.
Co było powodem ogłoszenia nowego wydania metodyki BCC?
Od czasu przygotowania pierwszej wersji w 1998 roku, metodyka BCC jest stale wzbogacana. Praktycznie w każdym roku dokonujemy jej przeglądu i aktualizacji w oparciu o zdobyte doświadczenia. W ostatnim czasie tych zmian było dość dużo i nie wynikały tylko z praktyki projektowej. Uwzględniliśmy także ewolucję myślenia o rozwiązaniach IT w przedsiębiorstwie, jaka ma miejsce w ostatnich latach. Obserwujemy tendencję do bardziej całościowego podejścia do rozwiązań IT wspierających zarządzanie przedsiębiorstwem. Są one coraz mocniej postrzegane w kontekście nie jednorazowego projektu wdrożeniowego, lecz całego ich cyklu życia – od wdrożenia, poprzez efektywne użytkowanie, aż do utrzymania i rozwoju.
Dlatego zadania profesjonalnego partnera wdrożeniowego nie kończą się z chwilą udanego startu produkcyjnego i zakończenia okresu wsparcia. Efektem współpracy klienta i BCC ma być nie tylko udany start systemu, ale znacznie więcej – obsługa powdrożeniowa, czyli serwis i wsparcie w rozwoju SAP.
Choć może brzmi to banalnie, warto powtarzać, że celem wdrożenia systemu nie jest przecież wdrożenie systemu – lecz uzyskanie postępu w zarządzaniu. To z kolei wymaga prowadzenia prac wdrożeniowych w taki sposób, który pozwoli na zidentyfikowanie źródeł możliwych usprawnień.
Dlatego co jakiś czas konieczne jest skorygowanie sposobu prowadzenia prac projektowych. Tym razem ciężar gatunkowy zmian był na tyle duży, że zdecydowaliśmy się na ogłoszenie nowej wersji metodyki BCC. Nadaliśmy też jej nazwę Go Forward – wychodząc z założenia, że wdrożenie SAP nie jest celem samym w sobie, lecz środkiem umożliwiającym postęp w zarządzaniu firmą.
Jakie są zatem najważniejsze nowości, wprowadzone w nowej wersji metodyki BCC?
Najważniejsze zmiany dotyczą trzech obszarów. Pierwszy to zaangażowanie organizacji serwisowej BCC już na etapie prac wdrożeniowych. Drugi dotyczy nowego podejścia do tworzenia koncepcji rozwiązania. Trzeci zaś wiąże się z udostępnieniem portalu opartego na MS SharePoint jako środowiska pracy dla osób uczestniczących w projekcie.
Co klientowi daje udział organizacji serwisowej BCC w pracach wdrożeniowych?
Konsultanci serwisowi BCC biorą udział w wybranych pracach podczas wdrożenia i w ten sposób nabywają wiedzę o rozwiązaniu przygotowywanym dla klienta. Dzięki temu klient podczas startu produkcyjnego i bezpośrednio po nim korzysta ze wsparcia organizacji serwisowej BCC, która pracuje według standardów ISO 20000 i kodeksu dobrych praktyk opisanych w bibliotece ITIL.
Start produkcyjny przebiega sprawniej. Użytkownicy nowego systemu mogą się bardziej skoncentrować na swoich zwykłych obowiązkach. Udział konsultantów serwisowych BCC we wdrożeniu pozwala też na płynne przejście do obsługi serwisowej – bez konieczności dodatkowego transferu wiedzy.
A jaką wartość dla klienta niesie tworzenie koncepcji rozwiązania w postaci graficznej?
Koncepcja rozwiązania to najważniejszy dokument, jaki powstaje podczas wdrożenia. Stanowi ona opis rozwiązań w systemie, które zostaną uruchomione w poszczególnych obszarach.
Dotychczas praca nad koncepcją polegała na „przetłumaczeniu” organizacji klienta na język systemu i przygotowaniu szczegółowego opisu docelowego kształtu systemu, w podziale na poszczególne funkcjonalności SAP.
W przypadku dużych projektów dokumenty koncepcji liczyły w sumie nawet kilkaset stron. Doszliśmy do wniosku, że wiele stron tekstu można zastąpić przez łatwiej przyswajalne i bardziej zrozumiałe schematy graficzne. Przygotowujemy je w powszechnie akceptowanym standardzie BPMN (Business Process Modeling Notation).
Co więcej, zmiana polega na tym, że nie wychodzimy od pustej kartki papieru, lecz od wzorcowych procesów, oczywiście również zamodelowanych w postaci graficznej. Wzorcowe procesy zostały opracowane w BCC podczas kilkumiesięcznego projektu wewnętrznego, w którym uczestniczyli doświadczeni eksperci z poszczególnych obszarów.
Obecnie praca nad koncepcją polega na weryfikacji tych wzorcowych procesów, na ich modyfikacji i uzupełnianiu. Cały czas pracujemy na czytelnych diagramach graficznych. Praca idzie sprawniej. I co chciałbym podkreślić – można znacznie więcej czasu i energii poświęcić opracowywaniu innowacyjnych zmian w obecnych procesach firmy.
Efekt: tworzenie koncepcji trwa krócej, a docelowe rozwiązanie jest lepiej dopasowane do potrzeb firmy i wpływa na osiągnięcie pożądanego postępu w zarządzaniu. Stworzona podczas wdrożenia graficzna baza procesów może zaś służyć jako podstawa do procesowego zarządzania firmą.
Trzecia duża zmiana dotyczy „kuchni” projektowej. Na ile wprowadzenie wirtualnego środowiska pracy usprawnia współpracę klienta i BCC?
Środowisko pracy – nie tylko dla działań projektowych – w coraz większym stopniu wykorzystuje portale internetowe. Firmowe i społecznościowe portale, serwisy usługowe, bankowość elektroniczna, rozwiązania Web 2.0 to już codzienność. To wygodne i coraz bardziej oczywiste narzędzia komunikacji, również w biznesie.
Dlatego dla dużych projektów wdrożeniowych tworzymy portal projektowy, przygotowany w środowisku MS SharePoint. Stanowi on wirtualne środowisko pracy osób zaangażowanych w projekt. Mają oni stały, z każdego miejsca na świecie dostęp do dokumentów projektowych oraz aktualnych informacji o statusie i postępie prac.
Portal Go Forward zawiera zestaw predefiniowanych list i bibliotek dla typowych elementów każdego projektu, np. dokumentację wdrożenia, listę spraw otwartych, plan zadań projektu, co pozwala na rozpoczęcie korzystania z niego natychmiast po instalacji. Ponadto portal może być łatwo rozszerzany i dostosowany do specyfiki projektu, ponieważ każdy projekt stanowi odrębną witrynę WWW. Można dodawać np. nowe pola, wartości statusów, nowe listy w portalu itd. BCC zapewnia hosting portalu projektowego we własnym centrum outsourcingowym, a całe rozwiązanie jest instalowane i administrowane bez angażowania czasu pracy klienta.
Dzięki użyciu portalu prace wdrożeniowe są realizowane sprawniej, a osoby zaangażowane we wdrożenie mogą się skoncentrować na pracy nad lepszymi efektami projektu.
Co jeszcze wyróżnia sposób realizacji projektów przez BCC?
Wspomniałbym tu o Biurze Projektów BCC, którym mam przyjemność kierować. Project Management Office (PMO) to ostatnio dość modny termin w kontekście zarządzania projektami, jednak nie w każdej firmie wdrożeniowej istnieje osobna jednostka, grupująca kierowników projektów. Nasze zadania to nie tylko koordynowanie i zarządzanie projektami w toku. To właśnie w Biurze Projektów stale pracujemy nad podnoszeniem standardów zarządzania projektami SAP.
Mam tu na myśli nie tylko wprowadzanie zmian do metodyki, ale też systematyczny program budowania kompetencji naszych project managerów. Kształcimy i certyfikujemy kierowników projektów według standardów Project Management Institute. PMI to światowa organizacja, która promuje najnowsze osiągnięcia i wiedzę w tej dziedzinie.
To pozwala uwzględniać w naszej pracy doświadczenia z całego świata. Rzecz dla nas bardzo cenna – zwłaszcza że około połowy projektów BCC realizuje poza Polską.
Czy efekt projektów prowadzonych zgodnie z nową metodyką jest lepszy?
Taki jest cel naszych działań – usprawnienie i ułatwienie pracy, osiągnięcie lepszego rezultatu. Oczywiście metodyka, nawet najbardziej dopracowana, nie jest gwarancją sukcesu. Projekt realizują ludzie – konsultanci i pracownicy klienta. To ich kompetencje, energia i zaangażowanie w dużej mierze decydują o efekcie końcowym. Jednak jestem przekonany, że metodyka Go Forward tworzy doskonałe warunki do tego, by efekt ten był jak najlepszy.
Rozmawiała Mirosława Huk, Grupa BCC
