Dla firm, które są zobowiązane do prowadzenia ewidencji i ksiąg akcyzowych All for One Poland realizuje projekty dostosowujące systemy SAP do efektywnej realizacji tych procesów. Wspieramy naszych klientów zarówno podczas wdrożeń systemu, jak i migracji do wersji SAP S/4HANA. W związku z planowanym wprowadzeniem Centralnej Ewidencji Wyrobów Akcyzowych (CEWA) i obowiązku raportowania akcyzy w formie elektronicznej realizujemy też prace dostosowujące SAP do nowych wymogów i integrujące go z systemem Ministerstwa Finansów.
Tylko podmioty, które prowadzą ewidencje i księgi elektronicznie zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami, będą mogły skorzystać z 18-miesięcznego okresu przejściowego do rozpoczęcia ewidencjonowania w CEWA.
Wprowadzenie obowiązku prowadzenia ewidencji w systemie CEWA jest jedną z największych dotychczasowych zmian w obszarze akcyzy. Dotknie ona bardzo wielu podmiotów:
- przedsiębiorstwa prowadzące składy podatkowe;
- przedsiębiorstwa posiadające status zarejestrowanych wysyłających;
- przedsiębiorstwa posiadające status zarejestrowanych odbiorców;
- przedsiębiorstwa nabywające wewnątrzwspólnotowo wyroby akcyzowe;
- przedsiębiorstwa prowadzące księgi kontroli nad produkcją alkoholu etylowego, obrotem nimi i jego zużyciem;
- przedsiębiorstwa posiadające status podmiotu pośredniczącego;
- przedsiębiorstwa posiadające status podmiotów zużywających, którzy zużywają w ramach prowadzonej działalności wyroby zwolnione ze względu na przeznaczenie np. oleje smarowe;
- przedsiębiorstwa prowadzące ewidencję suszu tytoniowego;
- przedsiębiorstwa posiadające status podatnika akcyzy od energii elektrycznej;
- przedsiębiorstwa posiadające status pośredniczących podmiotów węglowych oraz pośredniczących podmiotów gazowych.
Rozwiązanie CEWA jest przygotowane z wykorzystaniem technologii typu klient-serwer. Komunikacja z użytkownikiem będzie się odbywała się pomocą interfejsu użytkownika w postaci graficznej, udostępnionego za pomocą przeglądarki internetowej. Równolegle system CEWA w zakresie dodawania wpisów do dokumentacji będzie udostępniał API służące do odbierania ustandaryzowanych plików elektronicznych wg schemy .xml. Rozwiązanie będzie pozwalać na dokonywanie ręcznych wpisów w udostępnionym online systemie CEWA. Alternatywą będzie możliwość przesyłania zbiorczo danych wsadowych zgodnie z odpowiednią schemą.
CEWA będzie nie tylko gromadzić przesyłane dane, ale również je przetwarzać i wykonywać walidacje.
Systemy finansowo-księgowe tych przedsiębiorstw będą wymagały dostosowań, by prowadzić ewidencję akcyzową w wymaganym zakresie.
Warto mieć na uwadze, że ewidencja elektroniczna musi spełniać specjalistyczne wymagania. Powinna ona:
- umożliwić wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz zapewniać ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą;
- umożliwić dokonywanie korekty danych wyłącznie przy opatrzeniu jej adnotacją osoby dokonującej tej korekty oraz daty jej dokonania;
- pozwalać na drukowanie wpisów i raportów w porządku chronologicznym;
- uniemożliwić usuwanie wpisów.
Integracja SAP i CEWA
Ewidencja akcyzowa i wyliczanie należności dla fiskusa to złożony proces, który każda firma objęta tym obowiązkiem realizuje w specyficzny sposób. Dla niektórych branż, np. paliwowej, SAP przygotował produkt obsługujący ten proces, jednak to rozwiązanie nie realizuje całości indywidualnych potrzeb organizacji, a także krajowej specyfiki prawnej. Dlatego praktycznie w każdym przedsiębiorstwie system wymaga dodatkowych rozszerzeń i konfiguracji zgodnie z praktyką biznesową i wypracowanymi doświadczeniami w rozliczeniach ze służbami skarbowymi.
W ramach wdrożeń systemu SAP All for One Poland przygotowuje dla swoich klientów rozwiązania wspierające prowadzenie ewidencji akcyzowej zgodnie z oczekiwaniami klienta. Jako doświadczony dostawca usług SAP wspieramy także firmy, które planują migrację do systemu SAP S/4HANA, w konfiguracji rozwiązania realizującego ten proces w nowym systemie. Warto wspomnieć, że ta nowa wersja systemu SAP nie wspiera obsługi akcyzy w takim stopniu jak poprzednie wersje (szczególnie w rozwiązaniu IS-BEV).
W związku z koniecznością dostosowania systemów SAP naszych klientów do prowadzenia wymaganej ewidencji akcyzowej oraz przygotowania raportów zgodnych z oczekiwaniami CEWA w All for One Poland analizujemy wytyczne ministerstwa dotyczące tego zagadnienia. Obecnie czekamy na dalsze informacje MF, w szczególności ostateczną wersję schemy .xsd i dokumentację do niej (na razie ministerstwo udostępniło prototyp).
Nasza oferta integracji SAP z CEWA obejmuje kompleksowe rozwiązanie, na które składa się dostosowanie systemu do wymagań CEWA zgodnie z indywidualnymi procesami ewidencji akcyzowej zaimplementowanymi w każdej organizacji oraz ekstrakcja danych i integracja z centralnym systemem MF.
Przewidujemy, że w dużych przedsiębiorstwach będzie to proces czasochłonny, dlatego już teraz zapraszamy Państwa do kontaktu w celu omówienia koncepcji wdrożenia rozwiązania i rezerwacji terminu.