Od 1 lutego 2024 r. wszyscy podatnicy akcyzy (jest ich 17,6 tys.) mieli zostać objęci obowiązkiem prowadzenia ewidencji i ksiąg akcyzowych wyłącznie w formie elektronicznej. Ministerstwo Finansów w nowym, powyborczym rządzie wprawdzie na razie odroczyło ten obowiązek, jednak z Centralnej Ewidencji Wyrobów Akcyzowych (CEWA) będzie można korzystać dobrowolnie – przynajmniej na razie. Dla firm, które pracują z SAP, oznacza to konieczność dostosowania ich systemu.
Tylko podmioty, które prowadzą ewidencje i księgi elektronicznie zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami, będą mogły skorzystać z 18-miesięcznego okresu przejściowego do rozpoczęcia ewidencjonowania w CEWA.
Wprowadzenie obowiązku prowadzenia ewidencji w systemie CEWA jest jedną z największych dotychczasowych zmian w obszarze akcyzy. Dotknie ona bardzo wielu podmiotów:
- przedsiębiorstwa prowadzące składy podatkowe;
- przedsiębiorstwa posiadające status zarejestrowanych wysyłających;
- przedsiębiorstwa posiadające status zarejestrowanych odbiorców;
- przedsiębiorstwa nabywające wewnątrzwspólnotowo wyroby akcyzowe;
- przedsiębiorstwa prowadzące księgi kontroli nad produkcją alkoholu etylowego, obrotem nimi i jego zużyciem;
- przedsiębiorstwa posiadające status podmiotu pośredniczącego;
- przedsiębiorstwa posiadające status podmiotów zużywających, którzy zużywają w ramach prowadzonej działalności wyroby zwolnione ze względu na przeznaczenie np. oleje smarowe;
- przedsiębiorstwa prowadzące ewidencję suszu tytoniowego;
- przedsiębiorstwa posiadające status podatnika akcyzy od energii elektrycznej;
- przedsiębiorstwa posiadające status pośredniczących podmiotów węglowych oraz pośredniczących podmiotów gazowych.
Rozwiązanie CEWA jest przygotowane z wykorzystaniem technologii typu klient-serwer. Komunikacja z użytkownikiem będzie się odbywała się pomocą interfejsu użytkownika w postaci graficznej, udostępnionego za pomocą przeglądarki internetowej. Równolegle system CEWA w zakresie dodawania wpisów do dokumentacji będzie udostępniał API służące do odbierania ustandaryzowanych plików elektronicznych wg schemy .xml. Rozwiązanie będzie pozwalać na dokonywanie ręcznych wpisów w udostępnionym online systemie CEWA. Alternatywą będzie możliwość przesyłania zbiorczo danych wsadowych zgodnie z odpowiednią schemą.
CEWA będzie nie tylko gromadzić przesyłane dane, ale również je przetwarzać i wykonywać walidacje.
Systemy finansowo-księgowe tych przedsiębiorstw będą wymagały dostosowań, by prowadzić ewidencję akcyzową w wymaganym zakresie.
Warto mieć na uwadze, że ewidencja elektroniczna musi spełniać specjalistyczne wymagania. Powinna ona:
- umożliwić wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz zapewniać ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą;
- umożliwić dokonywanie korekty danych wyłącznie przy opatrzeniu jej adnotacją osoby dokonującej tej korekty oraz daty jej dokonania;
- pozwalać na drukowanie wpisów i raportów w porządku chronologicznym;
- uniemożliwić usuwanie wpisów.
Dostosuj SAP do wymogów CEWA
Na podstawie doświadczeń z integracji SAP z wymaganiami raportowymi i systemami organów administracji skarbowej oraz przepisami prawa (w tym m.in. JPK, KSeF, ZSMOPL) All for One Poland pracuje nad pakietem rozwiązań pozwalających na dostosowaniem SAP do prowadzenia wymaganej ewidencji akcyzowej oraz ekstrakcji i przesyłania danych do Centralnej Ewidencji Wyrobów Akcyzowych. Jeśli Twoje przedsiębiorstwo jest objęte obowiązkiem akcyzowym, zapraszamy do kontaktu w celu omówienia koncepcji dostosowania systemu SAP do wymogów CEWA.