Migracja do S/4 co miesiąc

Wśród użytkowników SAP tematem dekady jest z pewnością migracja do SAP S/4HANA. Zakończenie wsparcia dla wersji SAP ECC w 2027 roku to data graniczna. Dla ponad 40 tys. firm, które po prostu muszą wykonać zmianę – o ile chcą zachować sprawnie działający system transakcyjny – ten projekt może okazać się sporym wyzwaniem. Nie ze względu na jego poziom trudności – firmy konsultingowe zebrały już sporo doświadczeń w tym zakresie, wypracowano dobre praktyki, dostępne są narzędzia automatyzujące i wspierające projekt na każdym etapie. Ryzyko związane z konwersją jest niższe niż w chwili wprowadzenia S/4 na rynek.

Problemem może się okazać dostęp do kompetencji, bo firm gotowych na rozpoczęcie projektu przybywa w szybkim tempie, czego nie można powiedzieć o konsultantach modułowych SAP i specjalistach w zakresie technologii IT/SAP.

Migracje do S/4 to jedynie wierzchołek góry lodowej. Projekty transformacji biznesowych i technologicznych są stałym elementem w cyklu życia przedsiębiorstw. Łączenie spółek i ich systemów, wydzielenie systemu z korporacyjnego szablonu dla wybranej spółki przed jej sprzedażą, konsolidacje, ujednolicanie planu kont, tworzenie centrum usług wspólnych dla grupy kapitałowej i harmonizacja danych, a w ostatnich latach migracje do usług chmurowych. Każde z tych przedsięwzięć obarczone jest ryzykiem, trwa długo, w jakimś stopniu dezorganizuje bieżącą pracę i wymaga wyłączenia systemu, często na nieakceptowalny biznesowo czas.

Tyle że tak nie musi wcale być. Zdolność do sprawnego i szybkiego reagowania na zmiany w konkurencyjnym krajobrazie biznesowym jest kluczową kompetencją w dzisiejszej globalnej gospodarce – na tym założeniu opiera się nasza strategia w podejściu do projektów transformacji przedsiębiorstw pracujących z systemami SAP. Naszym celem jest realizacja tego typu przedsięwzięć znacznie szybciej, przy minimalnym zaangażowaniu pracowników klienta i czasie przestoju systemu zredukowanym niemal do zera (near zero downtime).

SAP Transformation Center w All for One Poland (dawniej SNP Poland) zostało powołane w 2018 r. jako odpowiedź na rosnące zapotrzebowanie na konsultantów specjalizujących się w projektach transformacyjnych w systemach SAP. To centrum kompetencyjne skupiające głównie konsultantów modułowych SAP, często z wcześniejszym doświadczeniem biznesowym i jako kluczowi użytkownicy systemów w dużych firmach, a także specjalistów od integracji i technologii SAP oraz programistów, w tym ABAP-erów. Obecnie jest to już ponad 50 osób, podzielonych na kilka zespołów.

W odróżnieniu od działu konsultingu, w którym zespoły grupują specjalistów z poszczególnych obszarów biznesu i modułów systemu, konsultanci STC są podzieleni na zespoły przypisane do lokalizacji naszych biur: Poznań (dwa zespoły), Warszawa, Kraków i Gdańsk. Dział szybko się rozrasta – trójmiejski zespół działa od niedawna i wiosną tego roku – głównie na jego potrzeby – otworzyliśmy nowe biuro w Gdańsku. Zresztą rekrutacje do STC są otwarte cały czas.

Wysokie kompetencje i wieloletnie doświadczenie znajdują potwierdzenie w licznych certyfikatach SAP. Konsultanci All for One Poland (z STC oraz pozostałych działów firmy) posiadają kilkaset certyfikatów potwierdzających ich ekspercką wiedzę w zakresie systemu SAP S/4HANA.

Jak podkreśla Krzysztof Siwiec, Dyrektor STC: „Nasi konsultanci uczestniczą równolegle w kilkudziesięciu projektach, pracując zarówno dla spółki polskiej All for One Poland, dla grupy All for One, jak i dla grupy SNP. Realizują międzynarodowe projekty w często wielonarodowych zespołach. Dzięki zadaniom  o różnym stopniu złożoności, dla różnych klientów w różnych branżach ich kompetencje są wszechstronne, a gromadzone doświadczenia różnorodne”.

Plany na ten rok zakładają realizację około 100 projektów, w tym lwia część (ok. 85%) to migracje na S/4 w międzynarodowych grupach kapitałowych. Dla Grupy All for One realizujemy program migracji do S/4 HANA, w którym w każdym miesiącu odbywa się co najmniej jeden start produktywny.

All for One SAP Transformation Center to jedyne tego typu centrum kompetencyjne w Grupie All for One. Jednak nasz potencjał w realizacji projektów transformacyjnych to nie tylko STC. Dział Konsultingu, wspierany specjalistami od technologii SAP, jest ważną częścią projektów transformacyjnych oraz wykonuje migracje, zarówno w modelu Greenfield, Brownfield oraz w podejściu transformacyjnym. W tym ostatnim scenariuszu realizujemy projekty z wykorzystaniem platformy CrystalBridge (model Bluefield), a także SAP Business Transformation Center (firma SAP nazywa takie podejście Selective Data Transition).

Początkowo główne zadania STC koncentrowały się na realizacji prac dla klientów Grupy SNP, z wykorzystaniem platformy transformacji danych CrystalBridge. Obecnie, po zmianach właścicielskich, naszym kluczowym partnerem jest All for One – największy partner SAP w obszarze niemieckojęzycznym, z bazą ponad 2,5 tys. klientów, wśród których znaczna część planuje bądź już realizuje migracje do S/4. Obsługujemy także klientów pozyskanych bezpośrednio przez All for One Poland.

Jesteśmy także partnerem SAP w zakresie wykorzystania narzędzi SAP Business Transformation Center przygotowanych do realizacji projektów transformacyjnych w podejściu Lean Selective Data Transition.

Pracujemy dla różnych partnerów biznesowych: większość stanowią firmy niemieckie, są też grupy kapitałowe o zasięgu globalnym. Prace są realizowane dla spółek w różnych krajach w Europie oraz w Azji i obu Amerykach. Jedno z największych przedsięwzięć, w których brali udział konsultanci STC, obejmowało ponad 30 krajów.

Prace w znakomitej większości są prowadzone zdalnie, co pozwala realizować równolegle zadania dla wielu jednostek. To znacznie przyspiesza cały proces i pozwala na jego lepszą organizację i kontrolę. Klient nie ponosi dodatkowych kosztów związanych z logistyką, a konsultanci nie tracą czasu w podróży.

Przez kilka najbliższych lat migracje do S/4 będą stanowiły większość prac STC. Wymieńmy kilka najciekawszych zrealizowanych z udziałem naszych konsultantów. U jednego z największych międzynarodowych dostawców dla branży automotive w zakresie kucia stali i dalszej obróbki braliśmy udział w migracji do S/4 z równoczesną realizacją wstępnych projektów optymalizacyjnych w środowisku planowania biznesowego i internetu rzeczy.

Dla światowego lidera produkującego urządzenia do zagęszczania gruntu, asfaltu i śmieci, a także stabilizatorów i recyklerów realizowaliśmy projekt, w którym oprócz migracji do S/4 we wszystkich oddziałach na świecie został zaimplementowany nowy zoptymalizowany model globalnego raportowania finansowego.

Kolejny z projektów – dla producenta materiałów ogniotrwałych dla budownictwa – to klasyczna migracja dla kilku spółek, obejmująca dodatkowo reorganizację struktur organizacyjnych i odpowiadających im procesów.

Oprócz migracji do S/4 najczęstszy typ projektów to carve-outy – czyli wyodrębnienia systemu dla wybranych jednostek biznesowych, oraz połączenia i harmonizacje systemów. Do najciekawszych projektów tego typu należą harmonizacje, w których zmienia się dane w systemie SAP, by dostosować się do zmieniających się z czasem wymagań biznesowych. Dotyczy to zarówno danych podstawowych, jak i danych transakcyjnych. Potrafimy także zmienić historię w systemie SAP!

Mówi się, że obecnie największym ryzykiem związanym z projektami SAP jest ograniczony dostęp do kompetencji, co oznacza po prostu brak na rynku konsultantów. Dlatego w naszym podejściu do transformacji duży nacisk kładziemy na wykorzystanie narzędzi wspierających i automatyzujących poszczególne etapy projektu, w tym czyszczenie i migrację danych. Do takich narzędzi należą SAP Business Transformation Center oraz platforma CrystalBridge.

Platforma transformacji danych CrystalBridge, której producentem jest SNP – światowy lider w zakresie rozwiązań do transformacji systemów SAP, to bogate portfolio narzędzi transformacyjnych automatyzujących wiele etapów projektów według różnych scenariuszy, takich jak migracja do SAP S/4HANA, połączenie jednostek biznesowych (merge), modernizacja architektury systemu, harmonizacja (np. planu kont, danych podstawowych podczas konwersji do partnera biznesowego, do nowej księgi głównej), move (przejście np. na inną bazę danych lub system operacyjny, migracja do chmury), wydzielenie jednostki (carve-out), zarządzanie danymi testowymi, a także ocena (assessment) i zarządzanie interfejsami.

Dzięki wykorzystaniu tych narzędzi realizujemy projekty szybko i bezpiecznie, zachowując kontrolę nad ich przebiegiem na każdym etapie.

Automatyzacja pozwala zminimalizować ręczny nakład pracy na przykład w fazie analizy zakresu projektu, podczas sprawdzania spójności danych lub przeprowadzania testów na poziomie aplikacji. Czas niedostępności systemu diametralnie się skraca (near-zero downtime). Możliwa – i bezpieczna – jest także równoległa realizacja kilku projektów, zakończonych wspólnym startem.

SAP Business Transformation Center udostępnia ograniczony zbiór możliwych selekcji i transformacji, ale nie zwiększa pracochłonności projektu w porównaniu do podejścia Brownfield i jest dla klientów SAP bezpłatne (wymaga SAP CALM, które jest włączone w subskrypcje SAP Cloud Service i w SAP Enterprise Support).