Marże, rentowność sprzedaży – to delikatna materia. Co i za ile sprzedawać? Gdy utrudniony jest dostęp do rzetelnej wiedzy, jaka jest rzeczywista rentowność produktu, łatwo o pochopne decyzje. Nie tylko dział kontrolingu potrzebuje zgromadzonych w jednym narzędziu informacji, które umożliwią podejmowanie trafnych decyzji (m.in. o marżach) z iście chirurgiczną precyzją.
O chirurgicznej precyzji mogą najwięcej powiedzieć pracownicy firmy Aesculap Chifa sp. z o.o. z Nowego Tomyśla, która jest producentem narzędzi chirurgicznych. Firma z powodzeniem wykorzystuje od kilku lat system SAP. Do pełnej sprawności w zakresie kontrolingu brakowało tylko jednego – dane o kosztach, marżach i rentowności poszczególnych grup produktów nie były raportowane w SAP, lecz w zewnętrznym narzędziu.
Sprawiało to niemało kłopotu. Co miesiąc pracownicy Działu Kontrolingu Aesculapa przygotowywali raport w arkuszach MS Excel, ręcznie kopiując dane dla kilkudziesięciu grup produktowych – z jednej strony o uzyskanych cenach sprzedaży, a z drugiej – o ich kosztach, wykorzystując dość skomplikowane algorytmy przyporządkowujące koszty do danych pozycji produktowych.
Korzystanie z informacji udostępnianych w różnych miejscach i narzędziach (część bezpośrednio w SAP, a część w MS Excel), było kłopotliwe. A przecież szybki dostęp do zgromadzonych w jednym miejscu danych o cenach i marżach jest konieczny dla prawidłowej pracy nie tylko kontrolingu. Bez rzetelnych, precyzyjnych danych na ten temat decyzja o nawet niewielkiej zmianie marży dla danego produktu jest obarczona sporym ryzykiem – choćby sprzedaży produktu poniżej prawdziwych kosztów jego wytworzenia.
Aby usprawnić proces przygotowania raportów zawierających potrzebne dane, a przede wszystkim w celu udostępnienia danych w jednym, przyjaznym dla użytkownika narzędziu, w marcu br. Aesculap Chifa podjął decyzję o wdrożeniu funkcjonalności CO-PA systemu SAP – rachunku wyników segmentu rynku. Prace wdrożeniowe są realizowane przez BCC. Planowanym efektem prac jest zamodelowanie w systemie SAP procesu zbierania, przetwarzania i raportowania tych wszystkich danych, które dotychczas były „obsługiwane” ręcznie.
Co Aesculap uzyska dzięki uruchomieniu rachunku wyników segmentu rynku? Liliana Wieczorek, Kierownik Działu Kontrolingu nowotomyskiej firmy, ocenia: „Dla mnie główną zaletą wdrożenia CO-PA jest możliwość zgromadzenia w jednym miejscu informacji (a potem tworzenia z nich raportów), które rozsiane są po całym systemie SAP. Jest to narzędzie integrujące informacje pochodzące ze wszystkich użytkowanych przez nas modułów SAP”. Aesculap korzysta z SAP w obszarze rachunkowości finansowej (FI), kontrolingu (CO), gospodarki materiałowej i zaopatrzenia (MM), planowania produkcji (PP) oraz sprzedaży (SD).
Realne dane o sprzedaży na bieżąco są rejestrowane w systemie SAP firmy – teraz będą one automatycznie przyporządkowywane do poszczególnych produktów i ich grup. Podobnie z danymi o kosztach produktów. Na podstawie tych danych system SAP będzie automatycznie generował raport o rentowności, zawierający wszystkie potrzebne dane w rozbiciu na produkty i ich grupy.
Wdrożenie CO-PA umożliwi generowanie jednego zintegrowanego raportu o rentowności poszczególnych przedstawicieli handlowych. Szef sprzedaży będzie dysponował narzędziem, dającym mu dokładną wiedzę, za ile sprzedał każdy z handlowców, i jakie były jego koszty.
Kolejną korzyścią z uruchomienia CO-PA będzie automatyczne generowanie raportów w układzie wymaganym przez korporację, która jest właścicielem przedsiębiorstwa. Liliana Wieczorek zaznacza: „Przygotowanie na potrzeby koncernu segmentowego rachunku wyników aż do poziomu zysku brutto zajmie znacznie mniej czasu.”
Dołożenie tej jednej cegiełki do systemu kontrolingu firmy, jaką jest rachunek wyników segmentów rynku, będzie miało wpływ na zarządzanie dużą częścią sfery sprzedaży Aesculapa. Co znaczą precyzyjne narzędzia w pewnych rękach – to u producenta narzędzi chirurgicznych wiedzą najlepiej.
Liliana Wieczorek podsumowuje: „Jestem przekonana, że dzięki uruchomieniu rachunku wyników segmentu rynku w systemie SAP wzrośnie jakość informacji zarządczej, na której podstawie podejmujemy decyzje cenowe. Ponadto, integracja przetwarzania i raportowania wszystkich danych w SAP pozwoli pracownikom więcej czasu poświęcić na inne zadania, które mają większy wpływ na efektywność działania naszej firmy.”
