Zarządzanie danymi podstawowymi

Utrzymywanie danych podstawowych w systemie ERP to złożony i trudny w zarządzaniu proces. Wynika to zarówno z samej struktury danych, jak również z konieczności zaangażowania w niego znacznej liczby osób o różnych kompetencjach. Ponieważ zarządzanie danymi podstawowymi nie jest zadaniem głównym, takim jak realizacja produkcji czy zakupów, często jest to proces, któremu nie poświęca się należytej uwagi. Takie podejście ma niestety negatywne konsekwencje podczas operacyjnej pracy z systemem. Jakość danych podstawowych jest bowiem determinantem jakości procesów głównych.

Dane podstawowe – typowe problemy

Każdego dnia z linii produkcyjnych lubelskiego zakładu Stock Polska zjeżdżają dziesiątki tysięcy butelek alkoholi gatunkowych i wódek czystych. Firma produkuje alkohole przeznaczone do sprzedaży zarówno na rynku polskim, jak i na rynkach zagranicznych. Realizowane są także specjalne zamówienia dla sieci handlowych. Marki firmy, takie jak: Wódka Żołądkowa Gorzka czy Stock Prestige cieszą się dużym uznaniem klientów.

Od strony systemu SAP asortyment firmy Stock Polska to ponad trzy tysiące indeksów materiałowych reprezentujących wyroby gotowe, półprodukty, surowce, opakowania i inne materiały. Przed standaryzacją i wdrożeniem procesów zarządzania danymi podstawowymi w  firmie występowały typowe problemy związane z brakiem zorganizowanego procesu utrzymania danych podstawowych materiałów. Najważniejsze z nich to: utrudnienia we wprowadzaniu danych do systemu na czas; problemy przy kompletacji danych; znaczne ryzyko popełnienia błędu przy wprowadzaniu wartości do pól sterujących; duplikaty itp.

SAP ERP w firmie Stock Polska został uruchomiony pod koniec 2010 r. Podczas wdrożenia procedury utrzymania danych podstawowych zostały opracowane w minimalnym zakresie i de facto ograniczały się do informacji, jakich transakcji należy używać do określonych działań. W szczególności brakowało podejścia procesowego do zarządzania danymi podstawowymi. Nie było określone, kiedy należy rozpocząć proces i od czego, kto ma to wykonywać, w jakiej kolejności, kto komu powinien przekazać, kiedy i jakie informacje.

Utrzymanie danych podstawowych realizowane było zatem jako szereg działań wykonywanych w trybie ad hoc, opartych na komunikacji poprzez telefon oraz e-mail z wykorzystaniem formularzy MS Excel opracowanych podczas wdrożenia systemu SAP. Dużym problemem był również brak możliwości stwierdzenia w dowolnym momencie, na jakim etapie jest wprowadzanie danych podstawowych, np. w ramach przedsięwzięcia wprowadzania nowej marki na rynek. Brak tego typu informacji powodował trudności w koordynacji działań mających na celu opracowanie danych podstawowych.

Opisane powyżej problemy z utrzymaniem danych podstawowych to bolączka, z którą zmaga się wiele firm, szczególnie tych, w których katalog indeksów materiałowych liczy wiele pozycji.

Departament Informatyki Stock Polska zainicjował, a następnie przeprowadził projekt wprowadzenia zmian w tym obszarze, zdając sobie sprawę, jak  ważny jest to problem, który powoduje ogromne utrudnienia w codziennej pracy oraz dodatkowe koszty. W lutym 2012 roku firma zwróciła się do BCC (aktualnie All for One Poland) o pomoc w zakresie usprawnienia procesów zarządzania danymi podstawowymi materiałów w systemie SAP ERP.

Marcin Lubawski, Dyrektor IT, Stock Polska

Lepsza efektywność operacyjna
Standaryzacja i wdrożenie procesów zarządzania danymi podstawowymi w systemie SAP wpłynęło pozytywnie na naszą efektywność operacyjną, jak również usunęło obserwowane problemy przy pracy „manualnej”. Mam tu na myśli nie tylko Departament IT, ale całą firmę. Rola Departamentu IT niewątpliwie się zmieniła. Teraz stanowimy wsparcie dla biznesu, nadzorujemy procesy i pomagamy w rozwiązywaniu problemów. Warto tu nadmienić, iż poprawnie wdrożone procesy, przy odpowiednim wsparciu technologicznym i organizacyjnym, pozostawiają więcej miejsca na koncentrowanie się na jakości pracy i jej wydajności. Dają większy komfort pracy i motywują do działania.
Modelowanie procesów danych podstawowych rozpoczęliśmy z firmą BCC w lutym 2012 r. Po zakończonej fazie analizy rozpoczęliśmy implementację rozwiązania docelowego. W styczniu 2013 r. z powodzeniem uruchomiliśmy część dotyczącą materiałów. Zależało nam na jakości rozwiązania docelowego, a nie jedynie na terminie uruchomienia, stąd niemalże rok poświęcony na prace nad tym rozwiązaniem. Bardzo ważne jest, aby dobrze zaprojektować procesy, które następnie zostaną odwzorowane w systemie. Pośpiech na tym etapie może skutkować błędami na późniejszych etapach wdrożenia, jak i w samym rozwiązaniu. Przed nami jeszcze prace nad procesami dotyczącymi dostawców. Dotychczasowa współpraca z BCC przebiegała bez zastrzeżeń. Konsultanci wykazali się wymaganą wiedzą i umiejętnością współpracy na różnych szczeblach organizacji.
Marcin Lubawski, Dyrektor IT, Stock Polska

Projekt – założenia – cele

Celem przeprowadzonego projektu było usprawnienie zarządzania danymi podstawowymi materiałów poprzez zaprojektowanie procesowego modelu zarządzania tymi danymi oraz wdrożenie rozwiązania informatycznego, które wesprze zaprojektowany model od strony systemowej.

Projekt był poprzedzony analizą stanu obecnego (AS-IS), która uwidoczniła opisane powyżej problemy. W oparciu o wcześniejsze doświadczenia w przeprowadzaniu podobnych projektów BCC od początku rekomendowało zastosowanie technologii SAP Business Workflow jako najlepsze z technicznego punktu widzenia podejście. Założono zatem, że zostaną zaprojektowane docelowe modele procesów (TO-BE), które zostaną zaimplementowane w systemie SAP ERP w postaci tzw. wzorców workflow.

Wysoka użyteczność technologii SAP Business Workflow wynika z faktu, iż zapewnia ona automatyzację wykonania procesu biznesowego (kontrola sekwencji działań oraz przydział zadań do wykonawców) oraz umożliwia kompleksowe śledzenie i audytowanie procesów. Rozwiązanie zostało zaprojektowane, zaimplementowane w systemie i wdrożone. Od stycznia bieżącego roku Stock Polska zarządza danymi podstawowymi materiałów w nowym narzędziu i według nowego modelu procesowego.

Proces podstawowy – obieg wniosku materiałowego

Procesy tworzenia danych podstawowych materiałów rozpoczynają się, gdy gdzieś w organizacji pojawia się potrzeba utworzenia nowego materiału w systemie. Kupcy opakowań Stock Polska potrzebują systemowych reprezentacji nowych butelek czy kartonów. Technologom płynów potrzebne są założone reprezentacje tzw. maceratów czy surowców używanych w procesie produkcji, takich jak aromaty.

Potrzeby zawsze pojawiają się w różnych działach firm. To sytuacja typowa dla większości organizacji. Dostrzeżono zatem analogię do innych procesów, takich jak realizacja zakupów kosztowych (gdzieś w organizacji pojawia się potrzeba zakupu np. papieru), czy akceptacja urlopów (potrzeba wzięcia urlopu przez pracownika). W procesach tego typu szczególnie przydatne są wszelkiego rodzaju formatki mające charakter wniosku. Dla zakupów kosztowych często stosuje się tzw. zgłoszenia zapotrzebowania w SAP ERP. W przypadku urlopów używane są wnioski urlopowe itp.

Ponieważ nie inaczej jest z materiałami, w Stock zaprojektowano nowy obiekt systemowy, tzw. wniosek materiałowy. Oczywiście można by powiedzieć, że wystarczyłoby przeszkolić użytkowników z różnych działów, by sami zakładali materiały w SAP ERP. Takie podejście jednakże nie zdaje egzaminu, ponieważ użytkownicy, którzy tych danych potrzebują, są specjalistami w swojej dziedzinie, ale nie w obszarze danych podstawowych. Ponadto taka decentralizacja doprowadziłaby do braku spójności (np. opisy raz wielkimi, raz małymi literami).

Z wszelkiego rodzaju wnioskami zawsze związane są procesy ich obiegu. Wniosek jest tworzony przez użytkownika wnioskującego, a następnie wysyłany do użytkownika akceptującego. Akceptujący może wniosek zaakceptować lub odrzucić. Jeśli wniosek zostaje zaakceptowany, wnioskujący otrzymuje informację o akceptacji, jeśli odrzucony – wraca do użytkownika w celu jego wycofania lub poprawienia i ponownego przedłożenia do akceptacji.

Taki model procesu podstawowego został zaproponowany Stock Polska przez BCC.

Akceptującym w tym wypadku jest specjalista ds. danych podstawowych. W Stock Polska rolę tę pełni Bożena Teleńczuk-Kurowska, Starszy Specjalista SAP ds. danych podstawowych, która brała aktywny udział w projekcie i przyczyniła się do jego sukcesu.

Bożena Teleńczuk-Kurowska, Starszy Specjalista SAP ds. Danych Podstawowych, Stock Polska

Jakość, komfort, mobilizacja
Z mojego punktu widzenia jedną z najważniejszych zmian, jaka nastąpiła po wdrożeniu automatycznej obsługi procesów danych podstawowych w systemie SAP, była zmiana trybu pracy. Nastąpiło przekształcenie jednostanowiskowej obsługi danych podstawowych w Departamencie Informatyki na pracę zespołową, realizowaną przez osobę lub grupę osób z różnych jednostek organizacyjnych, odpowiedzialnych biznesowo za te dane na każdym etapie procesu.
Dla mnie, jako osoby zarządzającej całością prac związanych z danymi podstawowymi, MDM zdecydowanie podniósł bezpieczeństwo pracy w firmie, jak również poprawił jej komfort i jakość. Na bieżąco mogę śledzić postęp prac – kto, kiedy i jakie dane zaakceptował – w łatwy sposób mogę zweryfikować i oceniać działania poszczególnych uczestników procesów. System sam porządkuje pracę i kolejkuje zadania. Dzięki swojej transparentności na bieżąco uwidacznia odpowiedzialność, rezultaty i konsekwencje działań poszczególnych osób. Niewątpliwie mobilizuje to uczestników procesu do rzetelnego wykonywania zadań.
To daje mi poczucie bezpieczeństwa, że wszystkie dane, po przejściu standardowej ścieżki  zatwierdzania, są kompletne i merytorycznie bez zarzutu, co bezpośrednio przekłada się na ciągłość działania firmy.
Bożena Teleńczuk-Kurowska, Starszy Specjalista SAP ds. Danych Podstawowych, Stock Polska

Następnie zaprojektowano mechanizm, który w ramach akceptacji wniosku materiałowego miał prowadzić do automatycznego utworzenia rzeczywistego indeksu materiałowego w SAP ERP oraz spowodować wysyłkę kolejnych zadań do pozostałych osób biorących udział w przygotowaniu materiału do użycia, np. do technologa wysłać zadanie opracowania specyfikacji materiałowej, do kupca – wprowadzenie cennika. Model procesu podstawowego został przedstawiony na schemacie.

Wniosek materiałowy – nowy obiekt systemowy SAP

Podczas prac koncepcyjnych rozważano, jak ma być zaimplementowany wniosek materiałowy. Czy ma to być np. plik w formacie MS Excel, czy obiekt systemowy w SAP ERP. Ostatecznie Stock Polska zdecydował, że wniosek będzie zaimplementowany bezpośrednio w systemie SAP. Wartość dodana takiego rozwiązania jest bardzo duża. Wniosek materiałowy spełnia następujące funkcje i charakteryzuje się następującymi atrybutami:

• Pozwala zarejestrować potrzebę założenia nowego materiału (również zmiany istniejącego) tam, gdzie ta potrzeba oryginalnie powstaje.
• Potrzeba jest rejestrowana w ustrukturyzowany, systemowy sposób. Wniosek jest nowym dokumentem systemowym, który otrzymuje unikatowy numer identyfikacyjny.
• Użytkownik wypełnia wniosek najlepiej, jak potrafi, tzn. wprowadza odpowiednie wartości pól. Jednakże ma ten komfort, że wartości nie musząbyć od razu wpisane prawidłowo (są bowiem weryfikowane przez specjalistę ds. danych podstawowych). Ponadto wartości nie są zapisywane w tabelach materiałowych np. MARA, MARC. Są zapisywane w zupełnie odrębnym zbiorze tabel.
• Podczas wprowadzania wniosku możliwe jest użycie trzech pomocnych mechanizmów, to znaczy wniosek materiałowy napełnia się sam wartościami z indeksu referencyjnego, wszystkie pola mają aktywne standardowe pomoce wyszukiwania i pomoce informacyjne, a wprowadzone wartości są walidowanie przez standardowe mechanizmy sprawdzania poprawności.
• Całość pracy zarówno po stronie użytkownika wnioskującego, jak i akceptującego odbywa się na wniosku materiałowym (w procesie podstawowym). Wnioskujący w pewnym momencie decyduje o zwolnieniu wniosku do akceptującego. System automatycznie uruchamia właściwy proces workflow w zależności od rodzaju materiału i wysyła wniosek na skrzynkę workflow specjalisty ds. danych podstawowych. Specjalista również pracuje na wniosku. Po weryfikacji/poprawieniu wartości pól jednym kliknięciem generuje indeks materiałowy bezpośrednio z wniosku materiałowego. Nie ma potrzeby przepisywania treści wniosku.

Wniosek materiałowy składa się z dwóch obszarów danych: nagłówka i szczegółów. Nagłówek określa, jaki rodzaj materiału należy utworzyć (lub jaki materiał zmienić), jakie wglądy danych są potrzebne i na jakich poziomach organizacyjnych dane mają być założone/zmienione. Ekran szczegółów zawiera wartości pól (zobacz zrzut ekranu poniżej). Wnioski materiałowe mogą być raportowane i monitorowane niestandardowym raportem ALV. Raport umożliwia również przejście do standardowego logu workflow związanego z danym wnioskiem, co umożliwia śledzenie całego procesu.

Wdrożone procesy workflow

Rozwiązanie służące do kompleksowego zarządzania materiałami w SAP ERP nie może służyć wyłącznie do sprawnego tworzenia czy zmiany samych indeksów materiałowych. W Stock Polska wyroby gotowe wymagają dodatkowo założenia w systemie specyfikacji materiałowych, marszrut taktowych, wykonania kalkulacji, założenia zbieracza kosztów i zwolnienia ceny standardowej. Półprodukty (płyny) mają podobne wymagania, choć zamiast marszrut tworzone są receptury podstawowe i nie są potrzebne zbieracze kosztów. Dla opakowań i surowców zakładane są zaś długoterminowe kontrakty ilościowe.

Założenie tych danych często musi się odbywać w określonej kolejności, np. by wykonać kalkulację dla wyrobu gotowego, konieczne jest posiadanie wersji produkcji spinającej specyfikację oraz marszrutę. Ze specyfikacji wynikają koszty składników, z marszruty zaś wynikają koszty wykonywanych operacji produkcyjnych. Dane te są zakładane przez różne grupy osób. Istnieją również dane dodatkowe, takie jak cykle sterowania WM, które ze względu na swoją strukturę są zawsze zakładane w Stock Polska w ten sam sposób (możliwość automatyzacji).

Z tego względu dla każdego rodzaju materiału został zaprojektowany i wdrożony odrębny proces, który rozpoczyna się po wykonaniu procesu podstawowego, czyli w momencie utworzenia indeksu materiałowego na bazie opisanego wcześniej wniosku materiałowego. W celu odróżnienia indeksów materiałowych będących w trakcie opracowania od gotowych i aktywnych ustalono, że wykorzystany zostanie status materiału. Materiały w trakcie opracowania posiadają status „WF – W opracowaniu WF”, a aktywne „AT – Aktywny”.

Proces workflow realizuje wysyłkę zadań w wymaganej przez dany rodzaj materiału sekwencji do określonych ekspertów. Sekwencyjność między zadaniami jest zachowana tam, gdzie jest niezbędna, jednakże część zadań wysyłana jest współbieżnie, np. weryfikacja wskaźników odkładania i pobierania w magazynie wysyłana jest współbieżnie w stosunku do zadań utworzenia specyfikacji i marszrut, gdyż dane te nie są od siebie zależne. W momencie, gdy wymagane dane dodatkowe są opracowane, specjalista ds. danych podstawowych otrzymuje zadanie aktywacji materiału. Po aktywacji następuje wysłanie komunikatów e-mail o predefiniowanej treści do wszystkich zainteresowanych zakończeniem danego procesu.

System odczytuje zainteresowanych ze specjalnej listy dystrybucji, różnej w zależności od rodzaju materiału. Zaimplementowane rozwiązanie wykonuje również automatycznie kilka zadań w tle, np. rozszerzenie materiału o wymagane składy czy utworzenie cykli sterowania WM.

Karta projektu danych podstawowych

Podczas prac koncepcyjnych dostrzeżono, że występuje pewien nadrzędny poziom zarządzania tworzeniem danych podstawowych w stosunku do poziomu w rodzaju „1 proces = 1 opracowany materiał”. Indeksy materiałowe w Stock Polska rzadko tworzone są ad hoc. Zazwyczaj potrzeba utworzenia nowych indeksów materiałowych i stowarzyszonych z nimi danych dodatkowych (np. specyfikacji, marszrut) wynika z pewnego przedsięwzięcia biznesowego mającego swoje źródło np. w procesie rozwoju nowego produktu (np. wprowadzanie na rynek nowego alkoholu, nowego opakowania lub zestawu promocyjnego) lub np. procesu Value Engineering mającego na celu redukcję kosztów.

W ramach takiego przedsięwzięcia konieczne jest opracowanie całej grupy indeksów materiałowych: wyrobu, płynu, butelek, kartonów, surowców. To, jakie rodzaje materiałów są niezbędne, zależy od natury przedsięwzięcia. Z tego względu zaprojektowano i wdrożono dodatkowe narzędzie służące do zarządzania projektami tworzenia danych podstawowych materiałów, tzw. kartę projektu danych podstawowych.

Joanna Dawidowicz, Główny Technolog, Stock Polska

Nadrzędna rola Karty projektu
Karta projektu stanowi dla nas nadrzędny poziom zarządzania przy tworzeniu danych podstawowych. Jest elementem, który zbiera wszystkie dane związane z wdrożeniem nowego produktu lub jego zmianą. Dzięki Karcie projektu wiemy, jakie podprocesy wymagane są przy nowym projekcie i kto jest za nie odpowiedzialny. W każdym momencie możemy sprawdzić, na jakim etapie projektu aktualnie jesteśmy, czy prace przebiegają zgodnie z harmonogramem. Poza tym karta jest doskonałym źródłem informacji o danym wyrobie i jego poszczególnych elementach składowych.
Wdrożenie zoptymalizowanych procesów zarządzania danymi podstawowymi przyniosło również wymierne efekty w efektywności współpracy pomiędzy wieloma działami wewnątrz organizacji.
Joanna Dawidowicz, Główny Technolog, Stock Polska

Karta projektu danych podstawowych jest obiektem systemowym umożliwiającym ewidencję projektów tworzenia danych podstawowych materiałów. Każda karta projektu zawiera opis przedsięwzięcia, odpowiedzialnego Brand Managera, określa rodzaj projektu i główne daty harmonogramu: opracowania danych w SAP ERP, gotowości fabryki do produkcji i przewidywaną datę uruchomienia sprzedaży. Możliwe jest również wprowadzanie na karcie długich tekstów wyjaśniających przedsięwzięcie czy załączników, np. w postaci plików graficznych. Szczególnym parametrem w karcie projektu jest rodzaj projektu. Określa on, jakie rodzaje materiałów w danym projekcie mogą być tworzone i kto jest za nie odpowiedzialny po stronie zakładu produkcyjnego.

Karta projektu zakładana jest zazwyczaj przez centralny dział marketingu (mieszczący się w Warszawie), a następnie dystrybuowana (mechanizmem workflow) do osób odpowiedzialnych za rodzaje materiałów w zakładzie w Lublinie. Te osoby potwierdzają swój udział w przedsięwzięciu i następnie składają wnioski materiałowe. We wniosku materiałowym przewidziano możliwość referencji do karty projektu. Utworzenie takiej referencji skutkuje tym, że proces workflow, w którym wniosek jest przetwarzany, widoczny jest w karcie projektu. Ten mechanizm czyni kartę projektu narzędziem do zbiorczego monitorowania postępów prac w ramach całego przedsięwzięcia, które wymaga utworzenia wielu nowych materiałów. W tworzeniu koncepcji karty projektu brała udział Joanna Dawidowicz, Główny Technolog w Stock Polska.

Ku dojrzałości biznesowej

Firma Stock Polska dokonała niebagatelnej inwestycji w uporządkowanie procesów zarządzania danymi podstawowymi materiałów. Wspólnym wysiłkiem obu firm – zespołu użytkowników biznesowych po stronie Stock Polska oraz BCC (aktualnie All for One Poland) zostało zaprojektowane, zaimplementowane i wdrożone zaawansowane narzędzie efektywnie wspierające procesowe podejście do zarządzania danymi podstawowymi materiałów.

Tego typu przedsięwzięcia przyczyniają się do zwiększenia dojrzałości procesowej przedsiębiorstw. Proces zarządzania danymi podstawowymi materiałów nie zależy już od heroizmu i pośpiesznego angażowania konkretnych osób w proces ad hoc. Obecnie są to procesy zorganizowane i zarządzane odpowiednim narzędziem. Wdrożony model procesowy wraz z narzędziem bazującym na technologii SAP Business Workflow zdecydowanie zredukował problemy związane z zarządzaniem danymi podstawowymi materiałów. Praca użytkowników końcowych została usprawniona dzięki zintegrowanemu narzędziu. Zastosowanie mechanizmów workflow skutkuje tym, iż procesy stały się „widoczne” i audytowalne.

W każdej chwili można odpowiedzieć na pytania w rodzaju: „Na jakim etapie jest proces zakładania płynu dla wyrobu A?”.

Przed wdrożeniem nie było dokładnie wiadomo, ile czasu zajmował konkretny proces. Z analiz pochodzących z silnika SAP Business Workflow na systemie produkcyjnym Stock Polska wynika, że 50% procesów tworzenia danych podstawowych wyrobów gotowych trwa średnio 1 dzień 1 godzinę 3 minuty i 27 sekund. Uzyskanie tak precyzyjnej informacji wcześniej nie było możliwe.