Upgrade SAP do ECC 6.0

Firma Żabka Polska SA stanowi sieć sklepów typu „convenience”, na którą obecnie składa się ponad 1700 punktów sprzedaży na terenie Polski. Swoją działalność rozpoczęła w 2000 r., a już w marcu 2001 r. nastąpił produktywny start systemu SAP R/3 (mySAP ERP), który pomimo krótkiego terminu realizacji projektu wdrożenia zakończył się pełnym sukcesem.

Wdrożenie rozwiązania branżowego mySAP Retail w Żabka Polska SA było pierwszym tego typu projektem w Polsce.

Kontynuując ten trend, Żabka Polska jako pierwsza w Polsce wykonała upgrade SAP do wersji ECC 6.0. Wersja mySAP ERP 2005 Enterprise Central Component 6.0 została udostępniona przez SAP AG w maju 2006 r., a prace projektowe ruszyły już w lipcu.

Upgrade – dlaczego i jak?

Podjęcie decyzji o wykonaniu upgrade’u podyktowane zostało m.in. brakiem dostępu do rozwiązań oferowanych przez SAP AG w wyższych wersjach tego systemu. Rosnąca liczba własnych rozwiązań i „odchodzenie od standardu SAP” przekłada się na koszt utrzymania takiej instalacji. Nie bez znaczenia pozostaje również fakt, że wersja, którą wówczas firma dysponowała, miała być wspierana przez SAP AG tylko do końca 2006 r.

Ze względu na to, że system SAP jest rdzeniem infrastruktury informatycznej Żabka Polska oraz funkcjonuje w trybie wysokiej dostępności, wsparcie procesów biznesowych nie mogło zostać zakłócone działaniami projektowymi. Główny cel, jaki przyświecał nam podczas realizacji projektu, koncentrował się na aktualizacji wersji SAP z 4.6B do mySAP ERP 2005 (ECC 6.0). Nowe rozwiązania, które udostępniała wersja ECC 6.0, były adaptowane na potrzeby Żabka Polska wówczas, gdy nie można było wykorzystać dotychczas używanych w wersji 4.6B.

Metodologia wykonywania upgrade’ów ASAP SAP AG, na której została oparta metodologia firmy BCC, zaleca „zamrożenie” na czas trwania projektu prac rozwojowych, jednak w tym przypadku, wskutek uwarunkowań biznesowych, nie było to możliwe. Wieloserwerowa, trzysystemowa struktura SAP Żabka Polska SA została dodatkowo rozszerzona o system rozwojowo-testowy. Wymagało to wypracowania procedury postępowania w wypadku modyfikacji systemu produktywnego w czasie trwania projektu.

Ludzie i architektura IT

Nieuniknioną konsekwencją upływu czasu są ruchy kadrowe w firmach, a projekt upgrade’u SAP wymagał dużej wiedzy merytorycznej w każdym z aktualizowanych modułów.

W związku z tym zakres projektu przewidywał również zrewidowanie zasobów personalnych w ramach poszczególnych modułów SAP, gdyż poprzedni tak duży międzydep artamentowy projekt miał miejsce w firmie wiele lat temu. Pozyskanie nowych użytkowników kluczowych miało również na celu ich angażowanie w przyszłe projekty związane z systemem SAP.

Żabka Polska w zakresie SAP wykorzystuje następujące moduły: FI (finanse), FI-AA (majątek trwały), CO (kontroling), TR (Treasury), MM (gospodarka materiałowa), SD/Retail (sprzedaż i dystrybucja), WF (Workflow), interfejsy, Basis (technologia). SAP jest połączony interfejsami z kilkoma systemami informatycznymi, tj. Lotus Domino, SAP Business Warehouse, RSTD (Rozproszony System Transmisji Danych).

Instalacja SAP w Żabka Polska SA jest jedną z największych w Polsce. Z systemu korzysta 142 użytkowników, a wielkość produktywnej bazy danych SAP przekracza 3 TB.

SAP w wersji ECC 6.0 wymagał wykonania aktualizacji bazy danych Oracle z wersji 9i do 10g, dzięki temu wszystkie składowe naszego najważniejszego z systemów mają długoletni support. Na moc obliczeniową platformy sprzętowej SAP Żabka Polska SA składa się 26 procesorów oraz 67 GB RAM, co stanowi 7 serwerów RISC. System produktywny pracuje w architekturze wysokiej dostępności IBM HACMP. Pozwala to na nieprzerwaną pracę podczas awarii jednego z serwerów węzła.

Bazy danych systemów SAP składowane są na wydajnych macierzach IBM DS4500. Takie zestawienie platformy sprzętowo-programowej oraz właściwe jej skonfigurowanie zapewnia firmie wysoki poziom bezpieczeństwa danych oraz dużą wydajność.

Analizy i przygotowania

Przygotowania do upgrade’u SAP rozpoczęły się w styczniu 2006 r. Przeprowadzony został wówczas sizing platformy sprzętowo-programowej pod kątem wykonania upgrade’u systemu SAP do wersji ECC. Od początku zakładano współpracę przy projekcie pracowników Żabki i BCC (aktualnie All for One Poland). Konsultanci techniczni firmy BCC wykonali w tym czasie analizę środowiska systemu mySAP ERP. Na podstawie analizy opracowano w BCC raport, który określał, w jaki sposób rozbudować i zmodyfikować środowisko systemu produktywnego mySAP ERP na potrzeby projektu upgrade’u.

Dwuosobowy Zespół Basis Żabka Polska SA zreorganizował oraz zmodernizował strukturę sprzętowo-programową SAP, przenosząc bazę danych na wydajniejszą macierz oraz dostawiając dodatkowy serwer do istniejącej konstelacji serwerowej SAP. Przebudowano system rozwojowy (DEV) oraz testowy (QAS), migrując zasoby bazy danych ze starej technologii SSA do infrastruktury SAN.

Tylko w zakresie systemu produktywnego uzyskano 22 procesory (w tym 4 dwukorowe) i 48 GB pamięci fizycznej – rozłożone na 4 serwerach, oraz bezpieczną i wydajną przestrzeń dyskową, wymaganą do pracy bazy danych o wielkości ponad 3 TB.

Największym utrudnieniem tych działań było niewielkie „okno czasowe”, na które pozwalają procesy biznesowe firmy zaimplementowane na systemie SAP, a tak duża liczba danych wymagała precyzyjnych obliczeń wszystkich prac oraz zaplanowania procedur na wypadek wystąpienia sytuacji awaryjnych.

Prace nad przygotowaniem projektu kontynuowano w czerwcu 2006 r. Opracowano Kartę Projektu oraz harmonogram szczegółowy, powołano zespoły robocze, przygotowano wzorce dokumentów projektowych. Wykonano harmonogram prac Basis, który zawierał scenariusze upgrade’u systemów SAP: rozwojowego (DEV), testowego (QAS), produkcyjnego (PRD).

W lipcu 2006 r. na kolejnych spotkaniach specjalistów IT firmy Żabka i konsultantów technicznych firmy BCC określono sposób wykonania upgrade’u technicznego oraz jego ramy czasowe. Harmonogram zakładał kroki milowe wyszczególnione w tabeli poniżej. W lipcu zostały również zorganizowane pierwsze szkolenia delta dla użytkowników kluczowych mające na celu wykazanie różnic pomiędzy wersją SAP 4.6B a ECC 6.0.

Upgrade na systemie rozwojowym

Kolejnym krokiem było wykonanie kopii systemu rozwojowego oraz utworzenie połączenia w TMS (Transport Management System) pomiędzy nim a systemem produktywnym. Od tej pory system ten miał służyć jako środowisko rozwojowo-testowe wersji 4.6B.

Kopia systemu rozwojowego była bardzo istotnym elementem rozciągniętego w czasie projektu upgrade’u. Pozwalała na zachowanie możliwości przenoszenia zmian z kopii systemu rozwojowego do systemu produktywnego mySAP ERP w sytuacji, gdy system rozwojowy był już w wersji docelowej (po upgradzie).

Następnie wykonany został upgrade techniczny systemu rozwojowego do wersji ECC 6.0. Upgrade systemu testowego (kopii produkcji) pozwalał na wykrycie wszystkich okoliczności towarzyszących właściwemu upgrade’owi systemu produktywnego. Pozwalał także na oszacowanie czasu potrzebnego do wykonania upgrade’u systemu produktywnego.

Później rozpoczęły się prace nad dostosowaniem m.in. wszystkich używanych przez Żabkę modyfikacji. Rozpoczęto wykonywanie testów modułowych systemu SAP, interfejsów oraz odwzorowano środowisko testowe RSTD.

Indywidualny podręcznik

Na podstawie danych z upgrade’u systemu rozwojowego, który odbył się w sierpniu 2006 r., wykonano dokumentację techniczną zawierającą procedurę aktualizacji wersji systemu SAP Żabka Polska SA, ułatwiającą wykonanie kolejnych upgrade’ów – opracowanie ma formę podręcznika projektowego.

Metodyka przeprowadzania projektów upgrade’u stosowana przez firmę BCC zakłada przygotowanie szczegółowego podręcznika czynności technicznych wykonywanych w trakcie upgrade’u. Podręcznik to kompilacja wymagań określonych przez producenta – dostępnych w portalu firmy SAP, oraz doświadczeń zbieranych przez konsultantów technicznych BCC w trakcie danego projektu, przy upgrade’ach kolejnych systemów SAP wchodzących w skład pejzażu.

Efektem takiego podejścia było uzyskanie podręcznika upgrade’u systemu produktywnego, który zawiera opis obsługi wszystkich okoliczności, które mają wystąpić w jego trakcie. Przy tak dużej skali upgrade’u systemu, którego baza danych zawierała ponad 3 TB danych, bardzo istotne było zastosowanie indywidualnego podejścia.

Z jednej strony musiano wziąć pod uwagę wpływ na upgrade aspektów środowiskowych, takich jak wersja systemu operacyjnego, wersja źródłowa i docelowa bazy danych oraz wersja źródłowa i docelowa systemu SAP, jak również interfejsy do systemów współpracujących z SAP. Z drugiej strony należało przewidzieć wpływ wielkości systemu i tak zaplanować upgrade, aby ciągłość procesów biznesowych firmy Żabka była zakłócona w minimalnym stopniu.

Testy

Na początku września 2006 r. pracownicy Żabki Polska SA dokonali „odświeżenia” danych systemu testowego QAS z kopii systemu produktywnego. Dzięki temu uzyskano idealne środowisko testowe pod kątem posiadanych danych. Na systemie zapewnienia jakości QAS wykonano wszystkie pozostałe testy, które nie mogły zostać przeprowadzone w sposób miarodajny na systemie rozwojowym z powodu braku danych.

Brak możliwości odzwierciedlenia platformy sprzętowo-programowej dla systemu QAS powodował, że niezbędne wyniki z przeprowadzonego upgrade’u tego systemu zostały estymowane pod kątem dużo wydajniejszych maszyn systemu produktywnego. Bardzo dobre przygotowanie scenariuszy testów pozwoliło na wykrycie wszystkich „wąskich gardeł” powstałych po upgradzie. Do ich wyeliminowania zostały wykorzystane wszystkie dostępne zasoby w postaci wiedzy i doświadczenia pracowników firmy Żabka SA i konsultantów firmy BCC oraz konsultantów SAP Global Support.

Na przykład zawartość noty SAP nr 932975 – Oracle statistics for RFC tables with Oracle 10g została uaktualniona w wyniku współpracy wspomnianych osób.

Z dokładnością do kilkunastu minut

Pod koniec października 2006 r. został wypracowany szczegółowy harmonogram upgrade’u systemu produktywnego, z terminarzem wykonywania kolejnych kroków. Upgrade systemu produktywnego podzielono na dwa etapy wykonywane w odstępach kilkutygodniowych. Pierwszy obejmował upgrade bazy danych Oracle, a drugi – upgrade samej aplikacji SAP.

Ramy czasowe niezbędne do przeprowadzenia po-szczególnych faz upgrade’u okazały się precyzyjnie obliczone (z dokładnością do kilkunastu minut!) na podstawie danych uzyskanych z upgrade’u systemu QAS oraz różnic w wydajności platformy sprzętowej. Plan upgrade’u systemu produktywnego zawierał również scenariusz No GoLive – zestaw kroków i wymaganych zasobów do przywrócenia wersji źró-dłowej systemu (sprzed upgrade’u) na wypadek odrzucenia w testach systemu po upgradzie.

Plan zakładał oddanie systemu produktywnego użytkownikom, w wersji sprzed upgrade’u, po odtworzeniu z backupu w poniedziałek, 4 grudnia 2006 r., o godzinie 4.00.

Upgrade systemu produktywnego rozpoczęto w piątek, 1 grudnia o godzinie 8.00. System w nowej wer-sji został oddany do użytku w niedzielę, 3 grudnia 2006 r., o godzinie 14.30, zaraz po wykonaniu testów akceptacyjnych przez użytkowników kluczowych.

Pierwszym produkcyjnym zadaniem wykonanym przez produktywny system ECC 6.0 było wygenerowanie indeksów towarowych dla sieci sklepów Żabka Polska SA, które jeszcze w ostatnich tygodniach przed wykonaniem upgrade’u zostały zoptymalizowane przez programistę Żabki Polska przy współpracy z konsultantami BCC.

Następnego dnia rano uruchomiono krytyczne dla działania biznesu firmy zadania przetwarzające zamówienia od ajentów.

Sukces projektu upgrade’u SAP w Żabce potwier-dził po raz kolejny słuszność BCC (aktualnie All for One Poland), koordynowana przez użytkowników kluczowych i konsultantów wiodących w modułach SAP oraz przez kierowników projektu, daje gwarancję sukcesu.

Najważniejszym elementem projektu upgrade’u jest właściwe przygotowanie i przeprowadzenie upgrade’u technicznego. Zaplanowanie i rzetelne wykonanie testów biznesowych i kontroli technicznych w SAP po upgradzie pozwala wykryć i usunąć potencjalne nieprawidłowości.

Dzięki projektowi upgrade’u SAP firma Żabka Polska SA uzyskała nowe możliwości, jakie oferuje aktualna wersja systemu. Projekt został zrealizowany w przewidzianym zakresie, osiągnięto wszystkie stawiane cele, a SAP ECC 6.0 znosi wszelkie ograniczenia, jakie miał system w poprzedniej wersji.