Wdrożenie SAP EWM

Wydawnictwa Szkolne i Pedagogiczne to jedna z najbardziej rozpoznawalnych marek w naszym kraju. Firma działa we wszystkich sektorach edukacyjnych. W portfolio ma zarówno tradycyjne książki dla uczniów i nauczycieli, jak i materiały cyfrowe. W ofercie swojego sklepu internetowego ma ponad 4 tys. produktów, tylko w 2023 r. sprzedała ponad 4,7 mln podręczników.

Wydawnictwa kładą bardzo duży nacisk na rozwój cyfrowy. W ostatnich latach uruchomiono wiele nowych systemów, takich jak platforma edukacyjna wspierająca dzieci w nauce online, nowy sklep e-commerce oraz platforma do zamawiania dla szkół i nauczycieli obsługująca zarówno podręczniki dotowane, jak i dla przedszkoli.

Kolejnym krokiem było wdrożenie systemu zintegrowanego klasy ERP, który będzie centralnym miejscem zarządzania działalnością operacyjną firmy, a równocześnie zagwarantuje bezpieczeństwo i stabilność. Dodatkowo będzie zintegrowany z automatyką działającą w magazynie oraz z aplikacjami firm spedycyjnych.

Wybrano system SAP S/4HANA, który spełniał wszystkie oczekiwania spółki. Zakres wdrożenia obejmował obszary finansów i kontrolingu, gospodarkę materiałową i magazynową oraz sprzedaż i dystrybucję. W ramach projektu przygotowano też interfejsy integrujące system S/4 z innymi rozwiązaniami. Partnerem wdrożeniowym WSiP była firma All for One Poland.

Jednym z najważniejszych wyróżników systemów SAP jest metodyka wdrożeniowa, której integralną częścią są SAP Best Practices, czyli predefiniowane, gotowe do uruchomienia procesy analityczne, operacyjne i integracyjne dla wszystkich obszarów biznesu (np. cały proces zakupowy czy produkcyjny). Po ich wgraniu na system otrzymujemy gotowe i skonfigurowane środowiska, które możemy dostosowywać do potrzeb firmy. To znacznie ułatwia i skraca czas potrzebny na przygotowanie koncepcji i uruchomienie systemu.

Innym ważnym akceleratorem projektu są gotowe środowiska testowe dla procesów oraz prekonfigurowane skrypty testowe, które prowadzą użytkowników krok po kroku przez etap testów. Skrypty opisują i sprawdzają cały proces np. zakupu, który przechodzi przez ofertowanie, zamówienia, harmonogramowanie dostaw, przyjęcie do magazynu, rozmieszczenie w magazynie, aż po rozliczenie się z dostawcami i faktury zakupowe.

Kolejny przydatny element akceleratorów w SAP to Business Sets. Jest to zestaw konfiguracji biznesowej, narzędzie do zarządzania, które pomaga użytkownikom rejestrować, zapisywać i udostępniać standardowe ustawienia systemu. To duża pomoc dla konsultantów i narzędzie, dzięki któremu już na wczesnym etapie użytkownicy mogą zobaczyć „na żywo” działający system, dostosowany do ich wymagań

W dalszej części artykułu skupimy się na opisie rozwiązania SAP EWM zaimplementowanego w obszarze zarządzania magazynem, który był kluczowy dla projektu we WSiP.

Elementem kluczowym w każdym nowoczesnym magazynie jest skaner. SAP udostępnia takie rozwiązanie w wersji mobilnej, wykorzystujące RFID. Pozwala ono w dwóch prostych krokach wykonać transakcje w magazynie, a także sprawdzić stan zapasu. Można wykonać kilka czynności magazynowych, w tym: wydruk etykiet i oklejenie palety na wejściu i wyjściu.

Wcześniej wiele czynności w magazynie WSiP wykonywano ręcznie. Podczas dostawy do magazynu pracownik spisywał dokument, w którym dodawał informacje o dostawie, w tym wadze produktu, a następnie przekazywał go do administracji magazynu. Teraz wszystkie czynności wykonuje nawet bezpośrednio z wózka. Drukarka drukuje etykiety, a system kieruje w odpowiednie miejsce w magazynie.

Poprzednio kilkunastu magazynierów pracowało z dużą ilością dokumentów papierowych i było odpowiedzialnych za ich dystrybucję wewnątrz firmy. Obecnie pracują z terminalami przenośnymi, które znacznie ograniczyły liczbę wydruków i są zintegrowane z systemem centralnym.

SAP komunikuje się z urządzeniami mobilnymi, co umożliwia generowanie raportów, które obejmują wszystkie operacje. Wcześniej uzyskanie podobnych raportów było wręcz niemożliwe.

Na terminalach są dostępne dedykowane menu transakcyjne dla poszczególnych grup pracowników, na przykład osób, które pracują tylko na przyjęciach czy przy wydaniach, na produkcji lub kompletacji wysyłek. Do systemu dodajemy zadania magazynowe, które są przyporządkowane do odpowiednich grup i kolejek pracowników. Tutaj dochodzą inne zasoby, takie jak sprzęt w magazynie, w tym wózki wysokiego wysięgu i wózki do zbierania. Zadania w systemie są odpowiednio rozdzielane i automatycznie dopasowane do użytkownika oraz urządzenia, na którym się zaloguje/pracuje.

We WSiP sezon zwrotów następuje zaraz po sezonie zakupowym i wysyłkowym (jesienią, zgodnie z kalendarzem roku szkolnego).

Do obsługi procesu zwrotów zastosowaliśmy kilka rozwiązań niestandardowych, przy których jednak wykorzystaliśmy standardowe narzędzia SAP (np. BADI, BAPI).

Głównym sposobem wysyłki z magazynu WSiP są wysyłki paczkowe. Wcześniej brakowało bezpośredniej integracji z przewoźnikami. Wysyłki opierały się na puli numerów paczek przekazanych przez firmy kurierskie i utrzymywanych w bazie danych. Jednak kurierzy często zmieniają trasy, powstają nowe paczkomaty czy nowe huby, przez co paczki musiały wrócić do magazynu WSiP, bo sortownia przewoźnika nie miała możliwości ich przekazania do innego oddziału. Kolejnym problemem było ręczne generowanie plików spedycyjnych i ich umieszczanie na serwerze FTP operatora.

Integracja pomogła nam usprawnić proces, co rozwiązało też problemy z paczkami pobraniowymi.

Obecnie SAP EWM jest połączony interfejsami z systemami firm kurierskich za pomocą API. Proces zaczyna się od wprowadzenia zlecenia sprzedażowego, dalej przygotowywana jest dostawa i są generowane informacje wymagane do utworzenia przesyłki (różne zestawy danych w zależności od tego, czy dostawa odbywa się na adres pocztowy, czy do paczkomatu). Integracja jest kilkuetapowa. Jeżeli dane są poprawne, do EWM przesyłana jest informacja zwrotna od firmy kurierskiej.

W kolejnym kroku następuje przesłanie etykiety kurierskiej w formacie wymaganym przez operatorów logistycznych, ale z dodatkowymi informacjami dla pickera o miejscach zbiórki, rodzaju kartonu itp. Dopiero po połączeniu informacji wymaganych przez kuriera z danymi potrzebnymi do skompletowania wysyłki następuje wydruk online danej etykiety.

Wąskim gardłem całego procesu wysyłkowego jest automatyczna kontrola jakości w magazynie. Specyfiką produktu, jakim są książki, są odchylenia w wadze. W poprzednim systemie waga była utrzymywana na poziomie indeksu. Integracja SAP z automatyką wagową i przesunięcie informacji o wadze materiału na partię materiału (kontrola już spikowanych przesyłek) umożliwiły większy stopień automatyzacji tego procesu oraz lepszą precyzję ważenia przesyłek, a co za tym idzie, redukcję skali reklamacji w magazynie.

Warto zaznaczyć, że w SAP EWM wykorzystujemy proces kilkuetapowy do tworzenia zadań magazynowych, tak zwane sterowanie magazynowaniem zorientowanym na układ oraz zorientowanym na proces, które stosowane są naprzemiennie.

Po typowej kompletacji pracownik dostaje komunikat, że ma odstawić paczkę na rolotok. W systemie to zadanie magazynowe jest zamykane, a kolejne aktywowane, gdy paczka wjeżdża na wagę. Poprzez skan numeru przesyłki mamy dostęp do informacji o wadze systemowej, która następnie porównywana jest z fizyczną wagą przesyłki (komunikacja pomiędzy rolotokami, wagą a EWM S/4 została przygotowane przez konsultantów All for One). Jeżeli dane z wagi i systemu się nie zgadzają, następuje wizualne sprawdzenie paczki. W przypadku braku lub nadwyżki towaru, zawartość jest uzupełniania lub dodatkowe książki są wyjmowane. Kolejnym krokiem jest ponowna weryfikacja wagi lub bezpośrednie zwolnienie paczki do następnego kroku w procesie wysyłki.

Wszystkie ważenia przesyłek są zapisywane, więc dostępna jest weryfikacja historyczna.

Kolejnym krokiem jest zamknięcie przesyłki i wydruk odpowiednich dokumentów, w zależności od wymagań klienta (faktura lub paragon). W komunikacji z firmą kurierską paczka zmienia status na „gotowa do odbioru”.

Największe obciążenie wysyłkowe magazyn WSiP występuje od lipca do września. Przy tak dużej skali wysyłek i w oparciu o wiedzę na temat tego, co zwykle zamawiają uczniowie i nauczyciele, stworzyliśmy rozwiązanie Set.

Klienci składają zamówienia na pojedyncze elementy, a w SAP EWM zadania magazynowe generowane są na gotowe zestawy. Set składa się maksymalnie z 21 SKU (Stock Keeping Unit), które są przygotowane na oddzielnych paletach. W procesie tworzenia Setu odbywa się rekompletacja oraz przepakowywanie z 21 jednostek obsługi do jednej wielopozycyjnej jednostki obsługi (21 SKU) z nowo nadanym numerem materiału opakowaniowego. Forma Setu ułatwia przygotowanie tego materiału do wysyłki. Magazynier nie musi się udawać w kilka-kilkanaście różnych miejsc, tylko pobiera wszystko z jednej lokalizacji. Dzięki temu ścieżka pickingu skróciła się nawet kilkunastokrotnie.

Dodatkowo, aby jeszcze bardziej skrócić czas kompletacji, stworzyliśmy w SAP tak zwany Prepack Setu, w którym do kartonu wkładamy określoną liczbę setów. Zadania magazynowe na Prepaki Setów obsługiwane są innym rodzajem procesu magazynowego, w którym następuje oklejenie etykietą kurierską tak przygotowanych Prepak Setów, a następnie ostateczny załadunek przesyłek na jednostki transportowe. Prepacki są kompletowane z oddzielnej strefy magazynowej.

Głównym odbiorcą przesyłek z magazynu WSiP są szkoły. Zwykle z jednej szkoły zamówienie składa kilku-kilkunastu nauczycieli. Żeby zmniejszyć koszty dystrybucji, wprowadziliśmy tak zwaną multipaczkę – opakowanie zbiorcze zawierające zamówienia nauczycieli z danej szkoły. W jeden karton (jedno nadanie kurierskie) pakujemy oddzielne koperty z zamówieniami dla poszczególnych nauczycieli.

Implementacja tego procesu w SAP EWM stanowiła nie lada wyzwanie. Wszystkie koperty z pojedynczymi zamówieniami, które wchodzą do multipaczki, są pakowane z jedną zbiorczą etykietą kurierską. Od strony systemu należało uwzględnić wagę poszczególnych zamówień (pilnując, by suma nie przekraczała maksymalnej wagi 29,5 kg), do tego dobrać odpowiedniej wielkości karton z odpowiednią pojemnością. Kolejnym krokiem jest rozbicie multipaczki na poszczególne zamówienia i wydruk poszczególnych dokumentów dla każdego zamówienia oddzielnie.

Oczywiście dla multipaczki wykorzystywany jest oddzielny rodzaj procesu magazynowego, w którym wszystkie podręczniki są zwożone do specjalnej strefy magazynowej przeznaczonej do pakowania multipaczki i po spakowaniu są gotowe do wysyłek.

Szkoły podstawowe kupują podręczniki ze środków otrzymanych z dotacji wypłacanych przez samorządy. Zamówienia w systemie WSiP szkoły składają dużo wcześniej i podają w nich terminy wysyłek, zgodnie z planowanymi terminami otrzymania dotacji i tym samym wykonania płatności.

By rozłożyć obciążenie magazynu w czasie i zredukować koszty zmienne, wprowadzono wysyłkę opóźnioną w czasie, tak zwany depozyt.

Depozyt opiera się na przygotowaniu wysyłek przed planowaną datą wysyłki. Dzięki temu zapewniamy dotarcie podręczników do szkół przed 1 września.

Od strony systemu proces wysyłek depozytowych przebiega podobnie jak przy podstawowej wysyłce detalicznej. W ostatnim kroku, już po przygotowaniu i spakowaniu wydruku zawartości paczki oraz zaklejeniu paczki, magazynier otrzymuje informację, że to jest wysyłka depozytowa, z czym wiążą się dodatkowe zadania magazynowe, czyli: paczki układane są na palety, z podziałem na przewoźników, a następnie odstawiane do magazynu, gdzie czekają na konkretną datę wysyłki. Załadunek jest bardzo uproszczony, operator magazynowy podaje datę wysyłki i dane operatora logistycznego, a następnie dostaje informację, z jakich miejsc w magazynie ma pobrać jednostki paletowe i do jakich miejsc załadunku mają zostać przetransportowane.

Nowoczesny system magazynowy, jakim jest SAP EWM, dostosowany do procesów logistycznych firmy i zintegrowany z automatyką magazynową oraz aplikacjami firm kurierskich to wartość sama w sobie. Wdrożone optymalizacje pozwoliły skrócić czas obsługi przyjęcia i wydania towaru. Rozładowanie sezonowych pików i lepsza terminowość dostaw w okresie zwiększonych zamówień to wyższe zadowolenie klientów, a także redukcja kosztów zmiennych.

Oprócz tego do istotnych korzyści należy zaliczyć poprawę bezpieczeństwa i stabilności poprzez wyeliminowanie niewspieranych systemów i nakładek systemowych. Ponadto poprawiła się wydajność systemu. Dodatkowo w ramach usług serwisu aplikacyjnego SAP Wydawnictwa Szkolne i Pedagogiczne zyskały stałe wsparcie konsultantów All for One.