Założona w 1949 r. przez Waltera Wirthweina firma z Creglingen zajmuje się przetwórstwem tworzyw sztucznych, w tym produkcją form wtryskowych na zlecenie klientów z branży AGD, jak również motoryzacyjnej, kolejowej, energetycznej i medycznej takich światowych koncernów jak chociażby Bosch i Siemens.
Wirthwein AG był jedną z pierwszych zachodnioniemieckich firm, które tuż po upadku muru berlińskiego zdecydowały się zainwestować we Wschodnich Niemczech. Później Wirthwein otworzył zakłady kolejno w New Bern (Północna Karolina, USA), w Łodzi, w chińskim Kunshan a także w hiszpańskiej Saragossie. Jednocześnie zwiększyła się ilość zakładów należących do Grupy Wirthwein w samych Niemczech. Obecnie Wirthwein tworzy 19 podmiotów w pięciu krajach na trzech kontynentach. Nie byłoby tak dynamicznego rozwoju w ostatnich latach, gdyby Wirthwein nie decydował się na inwestowanie w nowoczesne narzędzia i innowacyjne rozwiązania.
Strategia IT Wirthwein AG i projekty SAP
Jednym z nich jest odpowiedni system informatyczny, który umożliwia globalne zarządzanie. Wybór oprogramowania jest niezwykle istotny – odpowiedni system ułatwia i przyspiesza wiele procesów, również decyzyjnych. W tym przypadku wybór padł na SAP. Jest to rozwiązanie, które daje nieograniczone możliwości rozwoju i bardzo dobrze sprawdza się w firmach działających w środowisku międzynarodowym. W standardzie SAP jest kilkadziesiąt wersji językowych, a oprogramowanie SAP działa w zgodzie z lokalnymi przepisami wszystkich krajów, w których obecny jest Wirthwein AG.
Punktem wyjścia były rozwiązania SAP utrzymywane lokalnie w niektórych oddziałach. Chcąc wykorzystać potencjał wielojęzycznego systemu, zarząd Wirthwein postanowił ujednolicić istotną część procesów w poszczególnych spółkach, decydując się na centralne zarządzanie wybranymi modułami, w pierwszej kolejności – finansami. Zaletą takiego rozwiązania jest nie tylko zmniejszenie kosztów administracji systemów, ale przede wszystkim korzyści biznesowe, m.in. przyspieszenie obiegu informacji (np. poprzez zmniejszenie czasu zamknięcia miesiąca/roku i przygotowanie niezbędnych raportów), standaryzacja i ujednolicenie procesów i procedur we wszystkich jednostkach, usprawnienie wewnętrznej organizacji oraz zwiększenie stopnia automatyzacji procesów, wyeliminowanie niektórych ręcznych operacji.
W ciągu ostatnich kilku lat kierownictwo firmy zadecydowało o objęciu koncernowymi rozwiązaniami SAP zakładów w Polsce, Chinach i w USA. W projekcie polskim i amerykańskim partnerem wdrożeniowym Wirthwein było BCC (aktualnie All for One Poland).
Finanse i kontroling w Polsce
Projekt wdrożeniowy obejmujący system SAP w zakresie finansów i kontrolingu oraz sprzedaży i dystrybucji w Polsce polegał na przeniesieniu korporacyjnego rozwiązania SAP wraz z dostosowaniem go do polskiej specyfiki prawnej. Został udostępniony użytkownikom na początku 2011 roku. Najważniejszym wyzwaniem wspomnianego projektu było przystosowanie istniejącej struktury SAP do wymogów specjalnej strefy ekonomicznej, jak również polskiego, nie najłatwiejszego, prawodawstwa. Jednym z elementów było przeniesienie globalnego rozwiązania dla skonta na grunt polskiego prawa, przy zachowaniu spójności rozwiązania z pozostałymi podmiotami w grupie. Według zgodnej opinii projekt poziomem złożoności nie odbiegał od wcześniej zrealizowanego wdrożenia w Chińskiej Republice Ludowej.
Udana współpraca i wysoka ocena kompetencji konsultantów BCC, biorących udział w polskim projekcie, była przyczyną, dla której Wirthwein AG zdecydował się skorzystać ze wsparcia BCC również w rolloucie SAP do USA.
Czas na Amerykę
Rozpoczęty w marcu 2012 r. projekt rolloutu SAP do spółki Carolina Technical Plastics (CTP) w USA obejmował 3 zasadnicze wyzwania.
Pierwszym z nich był fakt, że amerykańska spółka koncernu korzystała już z lokalnej instalacji SAP, ale obsługującej wyłącznie logistykę (gospodarka materiałowa, produkcja, planowanie i sprzedaż). Zatem „nowe” finanse musiały zostać bezboleśnie wpięte w funkcjonujące już w SAP procesy operacyjne. W ramach projektu, oprócz wdrożenia SAP w zakresie rachunkowości finansowej, środków trwałych oraz kontrolingu, trzeba było uruchomić „na nowo” procesy logistyczne systemu, tym razem w zintegrowanym środowisku SAP Wirthweina.
Drugim wyzwaniem była konieczność uwzględnienia wymogów prawnych i to zarówno tych na poziomie USA, jak i lokalnych na poziomie stanu Karoliny Północnej, między innymi w obszarze podatków. Prawodawstwo odbiega pod wieloma względami od tego, z czym konsultanci mierzą się przy realizacji projektów europejskich, chociażby ze względu na federacyjny charakter kraju, czy chociażby brak podatku VAT (w US występuje Sales and Use Tax, który jest czymś zupełnie innym niż europejski VAT).
Trzecie wyzwanie to kwestie organizacyjne. W zaledwie 6 miesięcy trzy strony projektu (Wirthwein AG, CTP i BCC) musiały skutecznie doprowadzić do uruchomienia oczekiwanej funkcjonalności SAP.
Mimo tych wyzwań projekt zakończył się sukcesem, zgodnie z planem Go-Live w sierpniu 2012 r.
Podział ról
Jednym z istotnych kryteriów decyzji Wirthweina na ten dość nietypowy mariaż był fakt, że konsultanci BCC znali już i rozumieli sposób funkcjonowania systemu SAP w Wirthwein. Jedyną „luką”, którą należało wypełnić, były kompetencje związane z lokalną specyfiką prawną. W tym obszarze BCC wsparło się wiedzą zewnętrznego podwykonawcy, który pracował wcześniej dla firm w Północnej Karolinie.
BCC (aktualnie All for One Poland) brało udział w projekcie od samego początku, czyli od fazy przygotowania projektu obejmującej takie działania jak: potwierdzenie zakresu i celów projektu, powołanie zespołu projektowego czy opracowanie harmonogramu projektu, aż do fazy wsparcia po starcie, obejmującej bieżące wsparcie użytkowników w pracy z systemem oraz dodatkowe sesje szkoleniowe on-line.
Ze względu na zaangażowanie wielu stron, niezwykle ważny był jasny podział ról w projekcie. Za wdrożenie w obszarze FI i FI-AA odpowiedzialne było BCC wraz z podwykonawcą.
Za wdrożenie w obszarach logistyki i kontrolingu odpowiedzialny był doświadczony zespół IT Wirthwein. Tam, gdzie było to potrzebne i zaakceptowane przez Kierowników Projektu, angażowani byli dodatkowo konsultanci BCC (np. w obszarze SD czy migracji danych).
Za kierowanie projektem odpowiedzialna była doświadczona Kierownik Projektu z centrali Wirthwein, która była wspierana przez Kierownika Projektu BCC.
Realizacja projektu nie byłaby możliwa bez kluczowych użytkowników CTP, którzy byli odbiorcami wdrażanego systemu. Do realizacji projektu oddelegowanych zostało dwóch kluczowych użytkowników: w obszarze logistyki oraz w obszarze finansów, którzy również od początku uczestniczyli w pracach projektowych.
Tylko 6 miesięcy
Projekt został zaplanowany na 6 miesięcy, co powodowało, że harmonogram prac był dość napięty, zwłaszcza w okresie przygotowania do startu, kiedy pracownicy musieli godzić bieżące obowiązki z niezwykle ważnym zadaniem przygotowania i weryfikacji danych do migracji. Pomogło tutaj szczegółowe planowanie działań i monitorowanie postępów na poziomie opracowania pojedynczych zbiorów danych.
Inną istotną kwestią dla planowania prac projektowych było uwzględnienie dostępności osób z CTP – konieczne było dużo wcześniejsze planowanie podróży i rezerwacja biletów lotniczych. Dodatkowo w tym samym czasie w polskim oddziale Wirthwein prowadzone było wdrożenie modułu WMS. Należało zatem tak ustalić harmonogram prac, aby zmiany wykonywane w ramach jednego projektu nie wpływały na prace realizowane w drugim projekcie. Dzięki bardzo dobrej znajomości obu projektów przez KP Wirthwein udało się całkowicie bezboleśnie realizować prace równolegle.
Różnica nie tylko czasowa
Kwestia, która może niepokoić przy tego rodzaju projektach, to różnica czasowa w postaci 6 godzin. Nie musi być ona przeszkodą w realizacji projektu – jak się okazało, są i dobre strony tych kilku godzin różnicy w czasie. Sygnalizowane w trakcie projektu przez zespół CTP problemy i zagadnienia były specyfikowane w trakcie amerykańskiego dnia pracy. Odpowiedź i rozwiązanie były wypracowywane podczas europejskich godzin pracy – i oczekiwały w skrzynce odbiorczej pracowników CTP.
Bardzo ciekawy był zupełnie odmienny, wynikający z różnych uwarunkowań kulturowych i doświadczeń sposób realizacji zadań. W Europie decyzja o finalnym kształcie rozwiązania zawsze należy do klienta i jest w większości przypadków niepodważalna. W USA to konsultant, jako specjalista z branży, decyduje w dużej mierze o kształcie finalnego rozwiązania. Bazuje to na przekonaniu o sile wieloletnich doświadczeń firm wdrożeniowych. Amerykański pragmatyzm również i tym razem przekłada się na korzyści w firmie w postaci mniejszego obciążenia projektowego regularnych pracowników firmy. Najważniejszy w USA jest rezultat końcowy – im prostsza metoda na osiągnięcie celu, tym lepiej.
W ramach projektu rolloutu do CTP zespół wdrożeniowy musiał dokonać kilka innych zmian m.in.: wprowadzenia procedury podatkowej zależnej od czasu, jak również od poziomu naliczania podatku uzależnionego od poziomu jurysdykcji, odzwierciedlający nie tylko stan, gminę ale i poszczególne miasto. Z tego też względu w wyjątkowych przypadkach stosuje się zewnętrzne aplikacje jak np. Vertex. W CTP z sukcesem zastosowano procedurę dla USA – TAXUS bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania i innego interfejsu.
Kolejnym niestandardowym elementem była potrzeba zmiany formatu wszystkich wydruków z A4 na US LETTER, dla którego format jest nie tylko krótszy, ale i szerszy. To oznacza nie tylko fakt, że stopki z numerami bankowymi pozostają poza wydrukiem, ale również prawidłową kalibracje stopki adresu do odmiennego formatu kopert. Analizując dane finansowe za okres również należy zwrócić uwagę na odmienny format daty, który w przypadku US przyjmuje format miesiąc, dzień, rok. Również i w tym przypadku system SAP pozwala za pełną elastyczność w zależności od użytkownika i jego strefy czasowej.
Prowadzenie projektu na tak dużą odległość, z udziałem uczestników z różnych lokalizacji, nie musi oznaczać również wysokich kosztów logistycznych. W trakcie realizacji projektu w CTP zorganizowano 4 sesje „onsite”: 2 w Łodzi (podczas opracowania koncepcji oraz podczas testów integracyjnych) i 2 w New Bern (szkolenie użytkowników w fazie koncepcji oraz wsparcie Go-Live). W pozostałym czasie z sukcesem wykorzystano telefony, emaile oraz wideokonferencje, a część prac konfiguracyjnych konsultanci BCC wykonali zdalnie.
Melanie Hojsak – SAP Application Manager FI/CO, Witrhwein AG
Na pytania o rolę SAP oraz korzyści wynikające z rolloutu SAP w zakresie finansów i kontrolingu, odpowiada Melanie Hojsak – SAP Application Manager FI/CO, Witrhwein AG
Mają Państwo 19 oddziałów na świecie, jaką rolę odgrywa system SAP w firmie działającej w taki sposób?
Melanie Hojsak: Istnieje kilka korzyści wynikających z korzystania z SAP jako naszego globalnego systemu ERP. Z jednej strony możemy działać i reagować bardzo szybko, ponieważ mamy w jednym systemie wszystkie dane odnoszące się do prawie wszystkich naszych zakładów. Z drugiej strony jednolite raportowanie i udostępniane informacji to jeden z najważniejszych elementów, który musi być zagwarantowany w dowolnym miejscu oraz czasie. Korzystanie z jednego systemu oznacza również możliwość obniżenia naszych kosztów, ponieważ nie jest konieczne utrzymywanie równolegle kilku systemów. Zredukowane są również nakłady na interfejsy pomiędzy systemami. SAP umożliwia także konfigurację wspólnych standardów procesów, które są zatwierdzone w Wirthwein.
Dlaczego została podjęta decyzja o przeprowadzeniu rolloutu SAP w Polsce, Chinach oraz USA w zakresie finansów?
M.H.: Główną przyczyną instalacji rozwiązania SAP FI w naszych zakładach w Polsce, Chinach oraz teraz w USA była potrzeba jednolitego raportowania opartego na SAP. Obecnie możemy uruchamiać miesięczny raport sprzedaży w dowolnym czasie, w momencie gdy jest on potrzebny. Kadra kierownicza podczas podejmowania decyzji, może polegać na otrzymanych danych. Szybciej realizowane są również procesy zamknięcia miesiąca, ponieważ integracja finansów w SAP usprawnia również procesy w ramach logistyki.
Rollout rozwiązań SAP w zakresie finansów i controllingu jest ważnym projektem dla każdej firmy i wybór podwykonawców wymaga starannego rozważenia. Dlaczego zdecydowali się więc Państwo na firmę BCC jako podwykonawcę, a nie na firmę z USA?
M.H.: Po dokładnym porównaniu wszystkich ofert kilku firm konsultingowych, Wirthwein zdecydował się na wybór firmy BCC (aktualnie All for One Poland) jako podwykonawcy. Powodem tej decyzji były dobre doświadczenia zgromadzone podczas rolloutu SAP FI/CO w naszym zakładzie w Polsce. Konsultanci oraz menedżerowie projektów firmy BCC mają szerokie doświadczenia, a współpraca pomiędzy kierownikami projektów BCC a konsultantami wewnętrznymi SAP firmy Wirthwein była zawsze satysfakcjonująca. Nawet podczas negocjowania oferty firma BCC wykazała się elastycznością i zapewniła kilka różnych modeli umów, abyśmy mogli wybrać najbardziej odpowiedni model dla tego szczególnego projektu.
Jak oceniają Państwo przebieg projektu? Terminy, zobowiązania po stronie BCC, umiejętności komunikacyjne?
M.H.: Podczas naszego spotkania rozpoczynającego projekt określiliśmy kamienie milowe projektu, a wszystkie terminy związane z projektem zostały dotrzymane. Ponieważ konsultanci SAP mówią biegle w języku angielskim, a wielu również w języku niemieckim, nigdy nie mieliśmy problemów z komunikacją. Środki komunikacji, takie jak e-mail, telefon czy nawet wideokonferencje sprawdziły się w czasie prac, gdy nie mogliśmy spotykać się w sposób tradycyjny. Podsumowując, w mojej opinii projekt był przeprowadzony bardzo sprawnie.
Proces rolloutu został zakończony, jak oceniają Państwo korzyści wynikające z tego projektu – z punktu widzenia Wirthwein AG oraz CTP?
M.H.: Pomyślny start produktywny 1-go sierpnia udowodnił, że możliwe jest odpowiednie zarządzenie projektem nawet w niestandardowych warunkach. Projekt prowadzony przez osoby z trzech krajów na 2 kontynentach został zrealizowany na czas i zostały przy tym spełnione wszystkie wymagania oraz wyzwania związane z tego rodzaju projektami. Spotkania w ramach projektu odbywały się w Creglingen, w Łodzi, Poznaniu oraz w New Bern. Biorąc pod uwagę odległości oraz różnice czasowe myślę, że było to naprawdę niezwykłe, a jednocześnie wspaniałe doświadczenia dla nas wszystkich. Ale wracając do samego pytania, korzyścią wynikającą z projektu jest to, że centrala ma teraz dostęp do wszystkich danych potrzebnych do podejmowania decyzji lub uzyskiwania raportów za pomocą jednego kliknięcia. Korzyści dla CTP to korzystanie z wszystkich funkcji SAP oraz możliwość wykonania zamknięcia na koniec okresu w ramach jednego systemu bez zewnętrznych dostawców usług. Oczywiście wprowadzanie nowego systemu na początku powoduje większe obciążenie, ponieważ pracownicy muszą nauczyć się obsługi wszystkich funkcji, ale mają obecnie możliwość uzyskania potrzebnego wsparcia ze strony BCC, gdyż większość procesów jest obecnie wspólna w Wirthwein.