I Twoja firma może zaoszczędzić na banku

Z funkcjonalności SAP w obszarze e-bankingu, polegających na wysyłaniu elektronicznych przelewów i automatycznym wczytywaniu wyciągów, korzysta bardzo duża część firm, które użytkują system SAP.

Polkowicki Volkswagen Motor oraz producent serów Hochland, poszli dalej. Przy wsparciu BCC (aktualnie All for One Poland) uruchomili nie tylko standardowe rozwiązanie SAP w tym zakresie, ale także innowacyjne rozszerzenia. Korzyści są bardzo wymierne: mniejsze koszty przelewów, lepsza kontrola kredytu kupieckiego.

Volkswagen Motor: Mniejsze koszty przelewów zagranicznych

Standardowe funkcje SAP w obszarze e-bankingu działają w następujący sposób: na podstawie zaksięgowanych faktur dostawcy (lub innego zobowiązania, żądania zaliczki, żądania płatności itp.) SAP tworzy listę płatności do realizacji (propozycja płatności).

Po weryfikacji propozycja jest akceptowana i powstaje w systemie płatność. Następnie tworzony jest nośnik danych (plik z przelewami w postaci elektronicznej o ustalonym formacie), który jest importowany do programu home-bankingowego. Po akceptacji przelew jest realizowany.

Innowacja wdrożona w Volkswagen Motor dotyczy sytuacji, gdy do jednego dostawcy w danym dniu tworzony jest przelew dotyczący wielu faktur, a pole opisu nie wystarcza do wyspecyfikowania numerów zapłaconych faktur. Wtedy trzeba zdecydować, czy tworzymy wiele przelewów (każdy za np. 6 faktur), czy też  tworzymy jeden przelew i przesyłamy dostawcy informacje o dokumentach, których płatność dotyczyła w inny sposób.

Jeśli wybierzemy wydruk papierowy załącznika, powstaje problem, ponieważ ktoś musi go wysłać do dostawcy (faxem czy listem), co powoduje powstawanie dodatkowych kosztów oraz niedogodności (koszty pracy pracownika, koszty połączeniu faxowego, przesyłki pocztowej itp.).

Przygotowane przez BCC rozwiązanie pozwala na automatyczne powiadamianie dostawcy o numerach zapłaconych faktur, gdy tworzony jest jeden przelew. Jednocześnie z przelewem z systemu SAP generowany jest automatyczny e-mail do dostawcy, z wydrukiem załącznika identycznego z papierowym – w formacie pdf.

Gdzie zatem jest oszczędność? Po pierwsze, na kosztach bankowych, zwłaszcza przy przelewach zagranicznych. Jeden zagraniczny przelew średnio licząc to ok. 100 PLN. W wyniku redukcji liczby przelewów, w skali roku można zaoszczędzić niebagatelne pieniądze. Po drugie, jeśli wcześniej przesyłane były faxy czy listy, to oszczędza się kosztach pracy pracowników, oraz usług telekomunikacyjnych i pocztowych.

Hochland: Lepsza kontrola kredytu kupieckiego

Standardową korzyścią wynikającą z użytkowania SAP w zakresie e-bankingu jest automatyczne wczytywanie wyciągów bankowych do SAP. Dzięki temu nie trzeba tych danych „wklepywać” (odpada ryzyko pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych), a automatyczna dekretacja zapewnia właściwe księgowania na kontach. Dodatkowo możliwe jest rozliczanie pozycji (np. przy zapłatach od odbiorców).

Z punktu widzenia osób odpowiedzialnych za sprzedaż i kontrolę limitu kredytowego, bardzo ważne jest, aby dane o dokonanych przez odbiorców zapłatach ewidencjonowane były w systemie jak najszybciej – tak by uniknąć sytuacji, gdy np. odmawia się sprzedaży odbiorcy, który rzekomo przekroczył ustalony dla niego limit kredytu kupieckiego (ponieważ dział sprzedaży nie ma jeszcze informacji o wpływie na konto).

Jak to osiągnąć? Warto odwołać się do przykładu rozwiązania przygotowanego przez BCC dla firmy Hochland, w uzgodnieniu z jej bankami.

Po pierwsze, transakcje zrealizowane w banku należy wczytywać na bieżąco, nie czekając na wyciąg bankowy, który dostępny jest zwykle następnego dnia rano. Taką możliwość oferują niektóre banki (np. BRE czy BPH).

Oznacza to, iż transakcje oznaczone jako wpływy od kontrahentów pobieramy z banku w trakcie dnia i księgujemy na kontach odbiorców, co automatycznie zmniejsza wykorzystanie limitu kredytowego odbiorcy.

Zauważmy, że aby szybko i w pełni automatycznie wczytywać takie transakcje do systemu SAP, potrzebna jest jednoznaczna identyfikacja odbiorcy. Tu znowu potrzebna jest współpraca z bankami (np. BRE, BPH), które oferują usługę identyfikacji odbiorcy. Polega ona na tym, iż podczas wystawiania faktury w module SD SAP na fakturze podawany jest numer konta bankowego, który ma „zaszyty” numer odbiorcy z systemu SAP.

Wszystkie wpływy dotyczące takich wirtualnych rachunków są w banku kierowane na jeden (jedyny fizycznie istniejący) rachunek własny z informacją o numerze odbiorcy, który dokonał wpłaty. Dodatkowa interpretacja pola tytułem (gdzie powinien się znajdować numer lub numery faktur) pozwala automatycznie zaksięgować płatność z rozliczeniem, lub w przypadku różnicy jako wpływ na konto.

Całość rozwiązania działa w pełni automatycznie i nie wymaga interwencji użytkownika, a odbiorca, który dokonał płatności, jeszcze w tym samym dniu może pobierać towar bez konieczności okazywania potwierdzenia przelewu.

Ile można zaoszczędzić?

W przypadku kontroli limitu kredytowego korzyści nie można wyliczyć w prosty sposób, na pewno jest to zadowolenie klienta, podniesienie jakości usług (przez to budowanie wizerunku firmy), a także uniknięcie ewentualnych kosztów i strat przy transakcjach z nierzetelnymi kontrahentami.

Natomiast w przypadku mailingu awiz można pokusić się o wyliczenie oszczędności (przykładowa symulacja w tabeli poniżej).

Zakładamy, iż średni koszt jednego przelewu zagranicznego wynosi 100 PLN. Następnie przyjmijmy prosty model, iż raz w tygodniu wykonujemy płatności zagraniczne dla jednego dostawcy dotyczące 100 pozycji (faktur). W przypadku płatności z wykorzystaniem standardowego paczkowania (po 6 faktur na jeden przelew) mamy 100/6 = 17 przelewów, czyli 1700 PLN. W przypadku płatności jednym przelewem mamy 100 PLN (pomijając koszty telekomunikacyjne).

Przeanalizujmy oszczędności:

(dane przykładowe, w żaden sposób niezwiązane z działalnością firmy VW Motor Polska)

Jak widać, korzyści z SAP w zakresie e-bankingu mogą znacznie wykraczać poza automatyzację czynności i oszczędność czasu służb księgowych. „Zwykły” element infrastruktury informatycznej firmy, jakim są tego typu funkcje programu finansowo-księgowego, można przy użyciu innowacyjnych rozszerzeń wykorzystać do redukcji kosztów i podniesienia jakości obsługi klientów.