Oszczędzamy 8 dni pracy w miesiącu

Zakład w Swarzędzu to – jak z dumą podkreśla R. Twining and Company sp. z o.o. – największa fabryka herbaty w Europie. Jest nie tylko duża, ale też nowoczesna i w wysokim stopniu zautomatyzowana. To ostatnie określenie odnosi się nie tylko do produkcji, ale także do obsługi procesów administracyjnych i biznesowych z wykorzystaniem nowoczesnych systemów i narzędzi IT.

W ostatnim roku procesami, które z powodzeniem udało się zautomatyzować, było generowanie oraz dystrybucja faktur handlowych, a także przygotowanie dodatkowych dokumentów towarzyszących wysyłce towarów do klientów, które są niezbędne do prawidłowej i zgodnej z przepisami prawa poszczególnych krajów procedury dopuszczenia towarów do obrotu handlowego.

Faktury i inne dokumenty

Produkcja żywności to z oczywistych względów jedna z bardziej regulowanych branż. Sprzedaż i dystrybucja produktów spożywczych obwarowane są szeregiem wymogów, przepisów i regulacji, które skutkują koniecznością przygotowania zestawu dokumentów wymaganych przez różne instytucje administracji państwowej, w tym sanitarne i celne, zarówno w kraju wysyłki, jak i w kraju docelowym. Komplet takich dokumentów musi być przygotowany i dostępny do każdej wysyłki, których tygodniowy wolumen wynosi ponad 300 i dla których w wysokim sezonie trzeba przygotować prawie 400 dokumentów dodatkowych (nie licząc faktury!).

Różne kraje mają różne wymagania w tym zakresie, co skutkuje tym, że eksporter taki jak Twinings, który ma klientów w ponad 120 krajach, musi być gotowy, by przygotować dokument wymagany np. tylko w Australii czy tylko w USA, o różnym stopniu szczegółowości i w akceptowanym formacie. Dodatkowo trzeba wykazać się dużą elastycznością i być gotowym na szybką reakcję na zmieniające się wymogi prawne krajów docelowych w zakresie np. prezentacji danych i ich formatów w dokumentach, a także zmiany nazewnictwa i wyglądu samych dokumentów.

Oprócz faktur sprzedażowych firma przygotowuje kilkanaście różnych dokumentów dodatkowych (niektóre w kilku wariantach), które są dołączane do wysyłek w zależności od kraju docelowego, a nawet w zależności od rodzaju produktów w konkretnym transporcie. W ten proces jest zaangażowanych kilka systemów informatycznych (w tym SAP i platforma SharePoint), a także opiekunowie klientów z zespołu Customer Service.

Projekt i narzędzia

W 2022 r. we współpracy z All for One Poland firma Twinings zainicjowała projekt automatyzacji procesu fakturowania (pierwszy projekt) i przygotowania dokumentów dodatkowych towarzyszących wysyłce i dystrybucji herbaty (drugi projekt, w pierwszej połowie 2023 r.).

Do automatyzacji procesów wykorzystano Automation 360 – platformę RPA (Robotic Process Automation) firmy Automation Anywhere. Środowisko deweloperskie postawiono na zdalnej maszynie. Proces został zbudowany z wykorzystaniem chmurowej wersji Automation 360. Za podstawę posłużyły przygotowane przez pracowników Twinings specyfikacje i opisy przebiegu procesów i ich wariantów, w których powstają poszczególne dokumenty, a także podprocesów pomocniczych, służących do odczytania plików konfiguracyjnych znajdujących się na wirtualnej maszynie, pobierających i aktualizujących dane z listy na platformie SharePoint. W rozwiązaniu wykorzystano również SharePoint REST API oraz skrypty napisane w Pythonie i Visual Basic.

W związku z tym, że w drugim projekcie proces był mocno rozbudowany, a całość prac (od konfiguracji środowiska deweloperskiego do wdrożenia ostatniego podprocesu) trwała sześć miesięcy, zdecydowano, by rozwiązanie uruchamiać sukcesywnie. Gdy kolejny podproces był gotowy, dodawano go do harmonogramu. Od momentu rozpoczęcia budowy pierwszego podprocesu do jego wdrożenia minęło półtora miesiąca, a następne publikowano średnio co trzy tygodnie.

Takie podejście pozwoliło w krótkim czasie od rozpoczęcia prac uruchomić pierwsze automatyzacje dla dokumentów dodatkowych. Dodatkowo w trakcie pracy nad kolejnymi podprocesami mogliśmy na bieżąco wprowadzać poprawki dla wcześniej nieuwzględnionych przypadków.

Ewa Zandecka, International Customer Supply Manager, R. Twining and Company sp. z o.o.

Bot do fakturowania

Do obsługi procesu sprzedaży i fakturowania Twinings wykorzystuje system SAP. Z kolei platforma SharePoint jest centralnym repozytorium zarówno szablonów, jak i dokumentów wysyłkowych, przechowywanych w folderach. Jest to zarazem centralne miejsce obsługi wysyłek, gdzie – do dedykowanego folderu (listy ładunkowej) – trafiają dane o gotowych do wysłania przesyłkach.

Po uruchomieniu przygotowany przez All for One Poland bot „czyta” listę ładunkową, przetwarza nowo dodane wysyłki i inicjuje fakturowanie po stronie SAP. Jeśli wszystkie wymagane pola są poprawnie wypełnione, faktura (w formacie PDF, uzupełniona o zdefiniowane informacje dodatkowe) zostaje wygenerowana i przesłana do odpowiedniej lokalizacji na SharePoint oraz e-mailem do opiekuna klienta. Lista ładunkowa uzupełniania jest również o wygenerowany przez bota numer faktury.

Jeśli wymagane warunki dla danej wysyłki nie są spełnione, w raporcie pojawia się odpowiedni alert i jednocześnie generowany jest e-mail informujący o kategorii błędu. E-mail taki otrzymują wskazane osoby odpowiedzialne za nadzorowanie całego procesu.

Po zakończeniu procesu generowany i wysyłany jest e-mail podsumowujący liczbę zidentyfikowanych wysyłek, zarówno poprawnie przetworzonych, jak i  zawierających błędy (jeżeli wystąpiły), w podziale na kategorie.

Bot pracuje według ustalonego harmonogramu, tzn. uruchamiany jest w określonych godzinach, na dziennej zmianie średnio co dwie godziny. W razie potrzeby możliwe jest wprowadzenie zmian w harmonogramie pracy bota, np. przez zwiększenie częstotliwości jego pracy w ciągu dnia lub zmianę dni w tygodniu.

Warto dodać, że bot może być konfigurowany bez dodatkowych prac deweloperskich. W łatwy sposób można dodać nową kategorię produktów, zmienić schemat nazw, informacje wyjściowe, warunki cenowe, liczby generowanych dokumentów, lokalizacje, logi, adresatów e-maili z informacją o statusie.

Dokumenty dodatkowe

Skuteczne wdrożenie automatyzacji procesu fakturowania zachęciło do podjęcia wyzwania związanego z usprawnieniem kolejnego procesu, tj. generowania dodatkowych dokumentów eksportowych. Z powodzeniem udało się zastąpić ręczne wypełnianie szablonów dokumentów i tworzenie plików rozpoznawanych przez klientów jako raporty i certyfikaty pracą kolejnego bota.

A było o co walczyć. Z kilkunastu różnych dokumentów generowanych ręcznie przez pracowników zespołu Customer Service wybrano sześć najczęściej powtarzających się w wymaganiach klientów, te najbardziej czasochłonne, wypełniane na zasadzie „kopiuj-wklej” i do tworzenia których dane wyjściowe pobierano z różnych źródeł.

Dodatkowe trudności w manualnym generowaniu tych dokumentów sprawiały różne wymagania klientów odnośnie do wyglądu dokumentów i szczegółowości danych, jak również formatu (arkusz Excel, dokument w formacie .pdf lub .docx) dla tego samego rodzaju dokumentu.

W rezultacie osoby odpowiedzialne za realizację procesu sprzedażowego i kontakty z klientami znaczną część swojego czasu poświęcały na „papierologię” – powtarzalne i żmudne wypełnianie rubryczek w szablonach, przeklejanie danych i sprawdzanie samych siebie, aby wyeliminować i ograniczyć błędy i pomyłki.

Jak to działa

Przygotowanie do automatyzacji tworzenia dodatkowych dokumentów wymagało uporządkowania procesu, stworzenia listy wszystkich podprocesów i przypadków wyjątkowych, a także ujednolicenia wyglądu szablonów oraz konwencji nazewnictwa plików, co jest wartością dodaną w całym obszarze dodatkowych dokumentów. W tym procesie danymi wyjściowymi dla bota jest faktura (wygenerowana wcześniej przez bota fakturowego), z której pobiera wskazane dane oraz raporty z SAP.

Obecnie automat uruchamiany jest dwa razy dziennie i generuje wymagane dokumenty dodatkowe dla wszystkich wysyłek będących w realizacji. Automat pobiera dane z listy ładunkowej na SharePoint, gdzie trafiają informacje o wysyłkach. Znajdują się tam m.in. takie dane jak identyfikator wysyłki, numer faktury, link do folderu z dokumentami, informacje o potrzebnych dokumentach dodatkowych oraz kraj, do którego dystrybuowana jest herbata. Na podstawie tych informacji bot uruchamia odpowiedni podproces i pobiera przypisane mu szablony dokumentów źródłowych. Sam decyduje, jakiego rodzaju pliki i w jakim wariancie są wymagane, co eliminuje ryzyko pomyłki czy zapomnienia na przykład o konieczności przygotowania rzadko potrzebnego dokumentu. Połączenie się z SAP służy ekstrakcji potrzebnych danych. W kolejnym kroku następuje edycja dokumentu i zapisanie go w odpowiednim formacie (.docx, .xlsx, .pdf).

Podobnie jak w wypadku faktur, gotowy dokument jest zapisywany w odpowiednim folderze na SharePoint.

Kolejne iteracje są uruchamianie do skutku – tzn. do momentu, gdy dla wszystkich gotowych wysyłek zostaną utworzone wymagane dokumenty lub zostaną zidentyfikowane błędy uniemożliwiające realizację procesu.

W procesie RPA automatycznie tworzonych jest sześć różnych dodatkowych dokumentów eksportowych. Trzy z nich to wnioski, które w kolejnym etapie składane są do dwóch różnych instytucji administracji państwowej (Sanepid oraz WIORIN), na podstawie których wydawane są gotowe certyfikaty i świadectwa potwierdzające zarówno stan zdrowotności produktów roślinnych jako obiektów eksportowanych poza EU, jak i zgodność procesu ich wytworzenia z normami wymaganymi dla produktów spożywczych.

Każdy wniosek jest generowany na odpowiednim szablonie i w formacie .docx wymaganym przez zewnętrzne organy administracyjne i ma inny układ danych wyciągniętych przez bota z faktury w formacie .pdf. Warto w tym miejscu wspomnieć, iż w niektórych przypadkach gotowe certyfikaty i świadectwa podlegają kolejnym procesom legalizacyjnym w innych organach administracji państwowej, co z kolei jest wymogiem niektórych krajów docelowych, do których dostarczane są herbaty Twinings.

Kolejne dwa dokumenty generowane przez bota rozpoznawane są przez klientów jako certyfikaty jakościowe produktów, wytworzone jako wewnętrzne dokumenty niezbędne w bezpośredniej relacji biznesowej. Ze względu na różne wymagania krajów docelowych możliwych jest kilka scenariuszy przygotowania tego samego certyfikatu z uwagi na szczegółowość wskazanych danych, sposób i formę ich prezentacji na dokumencie oraz format dokumentu (.docx i/lub .pdf).

Szósty dokument tworzony w tym procesie to szczegółowy raport wysyłki, zawierający m.in. krytyczne dane numerów palet wraz z detalami partii produkcyjnych. Dokument ten jest przygotowywany przez edycję odpowiedniego raportu wygenerowanego z SAP. Uwzględnione są trzy warianty końcowego dokumentu w dwóch różnych formatach .xlsx i .pdf, w zależności od zapotrzebowania klientów.

Serwis producenta

Przygotowane dla Twinings boty automatyzujące są objęte usługą serwisu w All for One Poland. Programiści odpowiadają za dalsze utrzymanie botów (w tym naprawianie bieżących błędów) i wspierają użytkowników biznesowych w ich działaniu.

Korzyści

Osiągnięte korzyści z automatyzacji przygotowywania faktur i dokumentów dodatkowych to przede wszystkim uporządkowanie i znaczne przyspieszenie tych procesów. Botowi nie zdarzają się błędy w nazywaniu plików lub zapisaniu ich w odpowiednim miejscu, pomyłki pisarskie czy użycie nieprawidłowego szablonu.

Faktury uzupełnione o wszystkie wymagane informacje generowanie są praktycznie na bieżąco i nie mam mowy o wstrzymaniu wysyłki z powodu braku tego krytycznego dokumentu. Przygotowanie pozostałych dokumentów zajmuje od 15 do maksymalnie 45 sekund, z gwarancją, że zawsze będzie to odpowiedni i kompletny zestaw, a jeśli nie – to bot poinformuje o przyczynie błędu.

To wpływa także na poprawę relacji z klientami.

Warto też podkreślić, że przygotowane rozwiązanie może być dostosowywane i wzbogacane, np. poprzez dodanie nowych szablonów dla nowych dokumentów, bez angażowania programistów.