TECE to grupa kapitałowa znana z markowych produktów wysokiej jakości, z siedzibą główną w niemieckim Emsdetten. W Strzelinie na Dolnym Śląsku, gdzie mieści się polski oddział, są zlokalizowane dwa z pięciu zakładów produkcyjnych firmy. Produkują one zarówno wyroby gotowe, jak i elementy instalacji w kooperacji z pozostałymi zakładami.
Współpraca z niemiecką centralą, współdziałanie przy realizacji zleceń dla klientów oraz złożone wewnętrzne procesy rozliczeń pomiędzy spółkami firmy wymagają dokładnej koordynacji działań produkcyjnych i sprzedażowych, a także precyzji i szybkości w rozliczeniach finansowych pomiędzy oddziałami.
Powyższe przesłanki stanowiły najważniejsze argumenty za uruchomieniem w TECE Polska korporacyjnego systemu SAP ERP. W połowie maja 2014 r. w Strzelnie rozpoczął się projekt rolloutu i niezbędnego dostosowania SAP w zakresie finansów i kontrolingu, sprzedaży i dystrybucji, gospodarki materiałowej oraz zarządzania produkcją. Dodatkowo zakres prac został poszerzony o wdrożenie funkcjonalności SAP WM, wspierającej zarządzanie magazynem. Rozwiązanie SAP WM stanowi osobną instalację, zintegrowaną z wzorcem korporacyjnym SAP.
I rollout i wdrożenie
W Polsce TECE to dwie oddzielne spółki: produkcyjna TPS, dla której głównymi klientami są TECE Niemcy, oraz spółka handlowa TECE Polska, prowadząca sieć dystrybucyjną w kraju i sprzedająca także za granicę. Ze względów organizacyjnych prace projektowe były prowadzone równolegle dla organizacji handlowej oraz produkcyjnej. Starty produkcyjne dla tych jednostek zaplanowano w kilkumiesięcznym odstępie czasowym. We wrześniu 2015 został uruchomiony system wspierający pracę organizacji handlowej, a grudniu 2015 w organizacji produkcyjnej.
W pracach projektowych uczestniczyli konsultanci z niemieckiej centrali firmy, a także pracownicy TECE Polska. Decydując się na uruchomienie projektu rolloutu SAP i wdrożenia SAP WM, w TECE postanowiono, że na potrzeby prac projektowych, a także na potrzeby dalszej bieżącej obsługi serwisowej i rozwoju systemu firma zbuduje własny zespół specjalistów o odpowiednich kompetencjach. Dodatkowo do projektu zaproszono firmę konsultingową BCC (aktualnie All for One Poland), specjalizującą się w usługach SAP. Prace konsultantów z BCC koncentrowały się wokół zbudowania koncepcji rozwiązania dla polskiego oddziału, pomocy w identyfikacji najważniejszych rozbieżności pomiędzy wzorcem a polskimi uwarunkowaniami biznesowymi i prawnymi (fit & gap analysis) oraz opracowania rozwiązań uwzględniających te różnice. W późniejszych etapach, gdy nowo stworzony zespół specjalistów SAP w TECE odpowiednio się rozrósł i był w stanie realizować większość prac we własnym zakresie, konsultanci BCC służyli pomocą w obszarach, w których TECE nie rozwijało własnych kompetencji.
Uruchomienie systemu w TECE Polska zostało poprzedzone weryfikacją i czyszczeniem danych podstawowych w poprzednim systemie ERP, bazującym na relacyjnej bazie danych Oracle rozwiązaniu FOSS. Migracja do SAP ERP została wykonana za pomocą standardowych narzędzi SAP, jak LSMW, oraz specjalnie na potrzeby projektu pisanych programów. Objęła dane klientów, materiałów, dostawców, cenniki oraz warunki cenowe zarówno po stronie zaopatrzenia, jak i sprzedaży, konta księgowe, środki trwałe, miejsca powstawania kosztów itd.
Dobre przygotowanie tego procesu zaowocowało sprawnym przebiegiem migracji. Wystarczy powiedzieć, że różnica w saldzie bilansu zamknięcia i otwarcia stanów magazynowych między kontami w SAP oraz starym systemem wyniosła zaledwie 20 groszy.
Jak podkreśla Arkadiusz Grzanka, Senior PP/QM konsultant w TECE: „Właściwe przygotowanie danych podstawowych dla zakładu produkcyjnego zawsze zabiera ogrom czasu, ale jest konieczne do prawidłowego uruchomienia systemu. Poprawność danych pozwala na uniknięcie błędów w wielu obszarach”.
Od pierwszego dnia pracy w SAP wszystkie dane sprzedażowe, zapotrzebowania, dane z obszaru kontrolingu COPA oraz stany magazynowe są na bieżąco przekazywane do systemu raportowania SAP BW. Oprócz bieżących danych sprzedażowych do SAP zaimportowano, dla obu jednostek gospodarczych, historyczne wartości sprzedażowe (do 8 lat wstecz).
SAP ERP został zintegrowany z systemem archiwizacji wydruków DMS. Uruchomiono także automatyczną wymianę danych pomiędzy systemem i klientami na platformie EDI, w obszarze czterech protokołów, od zamówienia klienta do faktury sprzedażowej (ORDERS, ORDERSP, DESADV oraz INVOICE). Dzieki temu w obsłudze procesu sprzedaży znacząco zmniejszono liczbę dokumentów drukowanych.
Projektowi wdrożeniowemu przyświecała idea utrzymania daleko idącej spójności z firmowym wzorcem systemu i wprowadzenia jedynie koniecznych zmian, dobrze uzasadnionych odmiennością procesów lub koniecznością dostosowania do wymagań polskiego prawa.
Dwa obszary, które stanowiły największe wyzwanie projektowe, to procesy rozliczeń wewnętrznych (pomiędzy spółkami grupy) oraz wdrożenie funkcjonalności SAP WM do zarządzania magazynem.
Krzysztof Ogrodowicz, IT Manager, TECE
Od rolloutu do centrum kompetencyjnego
Jak każdy projekt, wdrożenie systemu ERP niesie za sobą duży nakład emocjonalny po stronie użytkowników. Zastosowane rozwiązania SAP nie były, w mniemaniu kierownictwa projektu, żadnym innowacyjnym rozwiązaniem, ale dla pracowników, którzy wiele lat swoje codzienne zadania realizowali w starym sprawdzonym systemie, były wystarczająco rewolucyjne i racjonalizatorskie, aby wielu osobom „spędzić sen z powiek”.
Uruchomienie systemu było możliwe tylko po wcześniejszym szczegółowym zweryfikowaniu procesów w instancji testowej, z udziałem użytkowników kluczowych ze wszystkich zakładów, gdzie SAP już funkcjonuje. Wydłużyło to w pewnym stopniu proces implementacji, ale dało kierownictwu projektu pewność, że przejście na nowy system odbędzie się bez niepotrzebnych przestojów.
Konsolidacja systemu dla obu spółek przyniosła ogromne korzyści w obszarze realizacji zakupów i sprzedaży. Natychmiastowa informacja o zmianach w SAP oraz jedno miejsce przechowywania wydruków przyśpieszyło realizację procesów logistycznych. Poza nowym, ujednoliconym korporacyjnie designem wydruku, większość naszych klientów nie odczuła zmian po uruchomieniu SAP w polskich spółkach. W relacjach z większymi klientami, posiadającymi system ERP z zaimplementowaną platformą EDI, zyskaliśmy możliwość elektronicznej wymiany danych.
Grupa TECE postawiła na stworzenie własnego zespołu konsultantów SAP. Spośród zatrudnionych administratorów wybraliśmy grupę z umiejętnościami programistycznymi i inwestując w ich szkolenia, zyskaliśmy kompetentny zespół ABAP-erów.
Dysponowanie własnym zespołem programistów ABAP, znających biznesowe procesy w firmie, znacznie przyspieszyło i ułatwiło realizację oczekiwań, takich jak zmiany w zakresie transakcji terminalowych dla gospodarki magazynowej, wydruków czy raportów.
Zatrudnieni w procesie zewnętrznej rekrutacji doświadczeni konsultanci oraz nasi programiści ABAP to solidny zespół, który stał się centrum kompetencyjnym SAP dla całej grupy. Już dziś nasza instancja SAP jest zaimplementowana w siedmiu jednostkach gospodarczych, a zespół ze Strzelina świadczy dla nich usługi supportowe. Strategia Grupy TECE zakłada, że każdy zakład, niezależnie, czy jest to spółka stricte handlowa, czy firma produkcyjna, będzie posiadał system SAP ERP.
Krzysztof Ogrodowicz, IT Manager, TECE
Rozliczenia wewnętrzne – intercompany
Uruchomienie systemu SAP wiązało się ze zmianami w organizacji i koniecznością utworzenia nowej jednostki Zarządzanie Łańcuchem Dostaw (ang. Supply Chain Management). Przejęła ona część obowiązków działu International Business oraz zaopatrzenia. Wśród nich jest obsługa procesu zakupu pomiędzy TECE Polska i TECE Niemcy (w SAP ten proces nazywa się STO „Stock Transfer Order”) oraz generowanie zamówień. Obecnie, we współpracy z działem zaopatrzenia ze Strzelina, jednostka ta troszczy się o terminową realizację dostaw. Celem wprowadzonych zmian organizacyjnych było zagwarantowanie dotrzymywania terminów dostaw oraz pełna i rzetelna informacja o dostępności materiału.
W Grupie TECE występuje dość złożona struktura zamówień/produkcji. Produkcja odbywa się między innymi w zakładach Polsce, Niemczech czy Chinach. Część produkcji ze Strzelna trafia bezpośrednio do magazynu w Polsce, część jest wysyłana do Niemiec – do magazynu centralnego lub bezpośrednio do klienta (np. często zamówienia elementów instalacji sanitarnych na wymiar klienta trafiają prosto na budowę). Zdarza się też, że element produkowany w Polsce jest podzespołem większej całości wytwarzanej w Niemczech, a więc najpierw trafia do Emsdetten, a następnie wraca do Polski. Ponadto część podzespołów jest kupowana od dostawców zewnętrznych.
Wszystkie wewnątrzgrupowe procesy rozliczeń zostały odwzorowane w standardowym scenariuszu SAP intercompany. W TECE zidentyfikowano dwa podstawowe scenariusze biznesowe dla rozliczeń tego typu:
- Wariant prosty: niemiecka spółka składa zamówienie w zakładzie produkcyjnym w Polsce. Po wykonaniu zlecenia w Strzelinie jest wystawiana faktura wewnętrzna (dzięki zintegrowaniu systemu SAP z DMS oraz odpowiednim przydzielonym uprawnieniom faktura wystawiona w sprzedażowej jednostce gospodarczej jest automatycznie księgowana w jednostce zakupowej, a jej wyprowadzenie z SAP jest tylko jednorazowe, z automatycznym umieszczeniem w DMS.
- Wariant rozszerzony: stosowany w odniesieniu do dużych instalacji sanitarnych wykonywanych zgodnie ze specyfikacją klienta. W skrócie typowy proces wygląda następująco: klient (np. inwestor budowlany z Berlina) składa zamówienie w TECE Niemcy na segmenty instalacyjne (gotowe elementy sanitarne pod suchą zabudowę z płyt gipsowo-kartonowych; takie modułowe systemy są bardzo popularne w Niemczech). Z kolei niemiecka spółka TECE zleca wykonanie zamówienia w Polsce (obsługując to samo zlecenie sprzedaży, z określeniem zakładu dostarczającego). Po jego realizacji polski zakład wysyła gotowe wyroby bezpośrednio do inwestora w Berlinie, a do TECE Niemcy fakturę wewnętrzną. Na koniec TECE Niemcy wystawia fakturę do klienta.
W wariancie rozszerzonym standardowy scenariusz intercompany został połączony z funkcjonalnością obsługi wariantów produktów w planowaniu produkcji w SAP.
Typowy dla Niemiec model budowy instalacji wodno-kanalizacyjnej w budynkach wielopiętrowych opiera się na wcześniejszym przygotowaniu gotowych segmentów, tzw. registrów (np. w zakładzie produkcyjnym TECE w Strzelinie), według dokładnej specyfikacji inżynieryjnej i materiałowej, a następnie szybkim ich łączeniu, już na placu budowy. Poszczególne moduły, zgodne ze specyfikacją klienta, są definiowane bezpośrednio w SAP, gdzie ekran po ekranie wybiera się wszystkie elementy – od przekroju rur kanalizacyjnych, po model przycisku spłuczki. System wspomaga użytkownika konfigurującego segment, udostępniając listy wybieralne, warianty rozwiązań technicznych, podpowiedzi itp.
Na podstawie gotowej specyfikacji produktu w SAP generowane jest zlecenie sprzedaży, a następnie faktura według scenariusza intercompany.
Zarządzanie magazynem
Zarządzanie gospodarką magazynową nie było objęte korporacyjnym wzorcem SAP. Z tego względu prace w tym obszarze nie były rolloutem, ale klasycznym projektem wdrożeniowym SAP WM. W ramach prac system SAP WM został uruchomiony w magazynie wyrobów gotowych firmy TECE Polska oraz w magazynie zaopatrzenia produkcji firmy TPS.
Głównym założeniem wdrożenia SAP WM w TPS było zachowanie wypracowanych i zoptymalizowanych za pomocą kart Kanban przepływów materiałów. Z kolei w TECE największym wyzwaniem dla WMS było zagwarantowanie sprawnej realizacji procesów magazynowych przy zachowaniu elastyczności w relacjach z klientami końcowymi, między innym możliwości wielokrotnego domawiania towaru przez klientów.
W obu firmach zostało przyjęte podejście zakładające stopniową ewolucję dotychczasowego modelu biznesowego oraz polepszenie wydajności procesów przez zastosowanie mechanizmów SAP WM.
Zgodnie z założeniami opracowanymi w korporacji dla rozwiązań SAP, w implementacji narzędzi WM zastosowano – na ile to było możliwe – standardowe rozwiązania systemowe.
Obecnie wszystkie procesy magazynowe, zarówno dla regałów wysokiego składowania, jak i regałów podręcznych są obsługiwane w SAP WM. Ruchy magazynowe, jak przyjęcia i wydania materiału, są kompleksowo obsługiwane przez urządzenia mobilne – czytniki skanujące w pełni zintegrowane i współpracujące online z SAP. Do obsługi terminali radiowych zastosowano technologię ITS. Dodatkowo w tej technologii zostało dopisanych kilka kluczowych transakcji radioterminalowych, między innymi: obsługa dwuetapowego pickingu, obsługa dekonsolidacji palet przychodzących wymieszanych pod względem dokumentów SAP i towarów oraz obsługa wydania materiałów na produkcję.
Arkadiusz Grzanka, Senior PP/QM Konsultant, TECE
Wypracowane rozwiązanie do obsługi magazynów jest efektem ścisłej współpracy kierowników magazynów oraz konsultantów SAP po stronie TECE i BCC (aktualnie All for One Poland), których zadaniem było płynne włączenie i integracja z SAP nowego obszaru funkcjonalnego.
Oprócz optymalizacji przepływów materiałów oraz zachowania elastyczności obsługi klientów duży nacisk położono także na ergonomię pracy z rozwiązaniem – nie tylko dla pracowników magazynu.
Jednym z przykładów takich działań może być uproszczenie obsługi sprzedaży dla przedstawicieli handlowych. Działając na terenie całego kraju, do celów promocyjnych są oni wyposażeni w pokazowe zestawy podtynkowe. Po przekazaniu pracownikowi, zestaw nadal jest widoczny w systemie na stanie magazynowym (jako magazynek mobilny przedstawiciela). Jeśli klient jest zainteresowany bezpośrednim zakupem tego egzemplarza okazowego (taka sytuacja zdarza się często), sprzedawca może to zrobić bezpośrednio, bez konieczności wycofywania zestawu na stan magazynu i sprzedaży w kolejnym kroku (jak odbywało się to poprzednio).
Kolejnym krokiem w rozwoju zarządzania magazynem jest analiza przydatności rozszerzonego modułu SAP EWM, którego plany wdrożenia objęłyby centralny magazyn w firmie w Niemczech oraz w istniejących już w SAP lokalizacjach. Jeśli wstępna analiza wykaże potencjalne korzyści z użycia EWM, to projekt wdrożenia tego rozwiązania Grupa TECE rozpocznie w pierwszym kwartale 2017 r.
Finanse i kontroling w SAP
Poza sferą uwarunkowań polskiego prawa rachunkowego, obszar wdrożenia księgowości opierał się na klasycznym rolloucie, a obie jednostki gospodarcze zostały podpięte do istniejącego planu kont. Przy współpracy konsultantów BCC został przygotowany interfejs łączący SAP z systemem płatności w banku. Firma TPS, jak każda firma produkcyjna, ma bardzo rozbudowaną sieć dostawców i dostępna obecnie możliwość wykorzystania automatycznych płatności zmniejszyła znacznie liczbę godzin potrzebnych do realizacji tego procesu. Większość operacji zakupowo-sprzedażowych jest dokonywanych w walucie obcej. Zaimplementowanie w instancji produkcyjnej SAP autorskiego narzędzia All for One EasyExchangeRates do automatycznego przejmowanie kursów walut NBP do SAP zdjęło z użytkowników konieczność manualnego wprowadzania kursów z tabeli umieszczanej na stronach NBP.
Korzystanie w Grupie TECE z jednego modelu planu kont otworzyło możliwość łatwej konsolidacji danych oraz tworzenia raportów finansowych w oparciu o dane z SAP.
W obszarze kontrolingu w firmie produkcyjnej TPS zostały wdrożone procesy planowania kosztów, kalkulacja ze strukturą ilościową oraz obszerny moduł miesięcznego rozliczenia kosztów. Dzięki uzupełnieniu danych na kontach FI w SAP o miesięczne plany wartości w rozbiciu na rodzaje kosztów oraz miejsca powstawania kosztów zarząd dostał narzędzie do raportowania wykonania budżetu.
Na podstawie istniejących specyfikacji materiałowych oraz marszrut technologicznych materiały produkcyjne są wyceniane cyklicznie. Wynik takiej kalkulacji zostaje zapisany w SAP jako cena standardowa, obrazująca bezpośrednio koszt ewidencyjny. Dzięki skrupulatnej ewidencji kosztów rodzajowych na miejscach powstawania kosztów firma produkcyjna zyskała narzędzie do szczegółowej analizy planowanych obciążeń zleceń produkcyjnych do rzeczywistych poniesionych kosztów. Zamykając miesiąc, SAP oblicza odchylenia na działaniach produkcyjnych pomiędzy działaniami świadczonymi według ustalonej i zaplanowanej stawki a rzeczywiście poniesionymi kosztami na MPK produkcyjnych. Odchylenia te zostają rozliczone na produkt, tym samym urealniając cenę wytworzenia.
Zgodnie z procesami, z uwzględnieniem specyfiki
Od początku 2016 r. już obie spółki TECE w Polsce pracują z wykorzystaniem zintegrowanego środowiska SAP, obejmującego kluczowe obszary biznesu. Duże zaangażowanie wszystkich stron w prace projektowe przełożyło się na płynne „przełączenie” na nowy system.
Narzędzia raportowe FI/CO pozwalają na bieżące raportowanie kosztów produkcji i analizy rentowności. Obsługa klientów w SAP SD umożliwia zarządzanie popytem, z uwzględnieniem prognoz oraz sprawną obsługę zamówień. Zamodelowanie scenariuszy rozliczeń intercompany wpłynęło nie tylko na usprawnienie rozliczeń wewnątrz grupy, ale także na polepszenie relacji z klientami dzięki większej terminowości dostaw.
Włączenie polskiego oddziału w korporacyjny system zarządzania pozwoliło na realizację zadań zgodnie z procesami zaimplementowanymi w korporacji, jednak z uwzględnieniem specyfiki działania w lokalnej spółce.