Konwersja SAP w TECE – dobrze przygotowana

Ambicją TECE jest konwersja do SAP S/4HANA wszystkich spółek przed końcem 2027 r., czyli datą zakończenia wsparcia starej wersji systemu SAP. By osiągnąć ten cel w firmie liczącej kilkadziesiąt podmiotów, pierwsze przygotowania należało zacząć odpowiednio wcześniej.

Pierwsze przymiarki do konwersji do S/4 zakładały wykonanie projektu w podejściu greenfield, zakładającym implementację systemu od zera. W tym modelu czas trwania projektu dla dziewięciu spółek oszacowano na ponad trzy lata, przy bardzo dużym zaangażowaniu zarówno specjalistów IT, jak i kluczowych użytkowników. Ponadto konieczne byłoby utrzymywanie równolegle przez kilka lat dwóch systemów produkcyjnych. Ogólny szacowany koszt projekty był bardzo wysoki, a dodatkowo zapowiadało się, że rollouty S/4 do pozostałych spółek grupy to zadanie na długie lata, bez szans na zdążenie przed 2027 r. Jednak jako najważniejszy problem identyfikowano długotrwały stan przejściowy niosący ryzyko ograniczeń w rozwoju biznesu, udoskonalaniu i automatyzacji procesów.

W TECE uznano, że te warunki są nie do przyjęcia. W rezultacie do złożenia oferty zaproszono spółkę All for One, która zaproponowała podejście Bluefield łączące uruchomienie S/4 z dostępnością danych historycznych.

Współpraca TECE z All for One Poland (wtedy BCC) zaczęła się w 2015 r., od projektów rolloutów SAP z Niemiec do dwóch polskich spółek. Obie strony uznały współpracę za udaną i kontynuują ją do dziś. Zaangażowanie pracowników z Polski w tamten projekt zostało docenione w TECE. W Strzelinie powstało centrum kompetencyjnego SAP dla całej grupy, odpowiedzialne za rozwój i utrzymanie systemu.

Zaproponowane przez All for One podejście do migracji zyskało akceptację TECE. W trwający od lutego do grudnia 2023 r. projekt byli zaangażowani pracownicy centrali TECE w Niemczech oraz specjaliści z centrum kompetencyjnego w Strzelinie. Ze strony All for One w pracach także uczestniczyli konsultanci z Niemiec i z polskiej spółki. Kluczowe zadania związane z automatyzacją i wykorzystaniem narzędzi CrystalBridge wykonali konsultanci z Digital Transformation Center, działu All for One Poland wyspecjalizowanego w projektach transformacji SAP.

Efekt: migracja dziewięciu spółek z Niemiec, Polski, Austrii, Holandii i Chin zakończona w czasie krótszym niż rok (od fazy testowej TM0 do startu produktywnego), mniejsze zaangażowanie pracowników TECE, niższe ryzyko projektowe. Ogólny koszt czterokrotnie niższy niż szacowano dla podejścia greenfield oraz realistyczny harmonogram kolejnych fal projektów dla kolejnych spółek zamykający się przed zakończeniem wsparcia SAP ECC.

Jak podkreśla Krzysztof Ogrodowicz, IT Manager w TECE: „Po kilkumiesięcznej analizie doszliśmy do wniosku, że procesy w grupie TECE nie wymagają reimplementacji, a wdrożenie greenfield zajmie zbyt dużo czasu. Nie było to dla nas najkorzystniejsze rozwiązanie. Nie dawało też możliwości przejścia do S/4HANA wszystkich jednostek gospodarczych w tak krótkim czasie. Dlatego wybraliśmy podejście Bluefield. Wybór tego scenariusza determinował wybór partnera, czyli All for One”.

Pierwsze szacunki wykazały, że ze względu na ograniczenia techniczne i wolumen danych eksport danych z bazy TECE do S/4 zajmie – bagatela – 240 godzin. Oczywiście był to czas nieakceptowalny.

Zaletą podejścia Bluefield – oprócz metodyki – jest bogata paleta narzędzi wspierających konwersje systemów SAP zebranych w platformie transformacji danych CrystalBridge. Za ich pomocą dostosowano reguły selekcji oraz kod programu, tak aby zmniejszyć obciążenie bazy danych i w efekcie skrócić czas eksportu. Selektywna migracja danych polegała w tym przypadku na wyborze tylko danych powiązanych z określonymi przez klienta jednostkami organizacyjnymi, a także danych podrzędnych, tylko jeśli są wykorzystywane w nadrzędnych tabelach. Dodatkowo zostały też zmigrowane dane historyczne.

W efekcie – zamiast 240 godzin – eksport danych został zredukowany do 12 godzin, co było akceptowalnym dla biznesu czasem niedostępności systemu.

Warunkiem udanego startu są rzetelnie przeprowadzone testy. Ta stara prawda projektowa także tym razem się sprawdziła. To zadanie przede wszystkim dla pracowników firmy.

Krzysztof Ogrodowicz podsumowuje: „W fazie testów uczestniczyło ponad 100 osób ze wszystkich jednostek zaimplementowanych w SAP. Do skoordynowania takiego wydarzenia konieczne było użycie odpowiedniego narzędzia. TECE postawiło na sprawdzony SAP Solutions Manager. Dzięki temu na bieżąco mogliśmy śledzić progres testów oraz analizę błędów. Zakończone z bardzo dobrym wynikiem testy po pierwszej migracji danych spowodowały zmianę w założeniach projektowych. Zrezygnowaliśmy z konieczności ponownych kompleksowych testów przy drugiej migracji danych, a skupiliśmy się tylko na błędnych z pierwszej fazy”.

W tej fazie do zadań konsultantów All for One należało reagowanie na zgłaszane błędy i rozwiązywanie problemów. Kluczowa jest dobra komunikacja między użytkownikami kluczowymi odpowiedzianymi za testy i konsultantami. W testach wykorzystano narzędzia wspierające przygotowanie i realizację scenariuszy testowych.

Faza testów pochłonęła znaczną cześć zasobów projektowych, ale było warto. Dzięki rozwiązaniu ujawnionych problemów downtime systemu podczas startu produktywnego udało się skrócić do minimum. Warto podkreślić, że liczba błędów zgłaszanych podczas startu była na tyle niewielka, że część działań w tych krytycznych dniach udało się przyspieszyć, co pozwoliło na bieżąco korygować harmonogram i szybciej przechodzić do kolejnych kroków.

Start systemu zaplanowano na przełom 2023 i 2024 r. Downtime (przygotowanie, migracja techniczna, działania po migracji, pretesty przed uruchomieniem systemu) trwał od godz. 8 czasu UTC 27 grudnia do wieczora 29 grudnia (godz. 20). Okres świąteczny wiąże się z mniejszym natężeniem pracy i liczbą transakcji w systemie, a co za tym idzie, mniejszym ryzykiem niespodziewanych zdarzeń ingerujących w ostatnie przygotowania.

Krzysztof Ogrodowicz mówi: „Wybraną metodą startu był big bang – równoczesne uruchomienie systemu we wszystkich podmiotach objętych migracją. Jest to trudniejsza metoda – wymagająca doskonałej koordynacji prac w kilku krajach. Zaletą jest skrócenie czasu niedostępności systemu i skrócenie czasu migracji w skali całej firmy – kolejne fale projektu mogą być realizowane wcześniej.

Większość z nas w okresie świąteczno-noworocznym lubi spędzić czas z rodziną. Mając to na uwadze, staraliśmy się tak przygotować działania w systemie, aby zminimalizować potrzebę aktywności użytkowników kluczowych. Wcześniejsza dwukrotna symulacja przejścia na S/4 utwierdziła nas w przekonaniu, że wszystko działa prawidłowo. Wykorzystanie dostarczonych narzędzi do sprawdzenia spójności bazy oraz weryfikacji skopiowanych danych umożliwiło nam skrócenie konieczności aktywności poszczególnych osób z biznesu do 2-3 godzin”.

Wspólną mapą drogową podczas tych trzech dni był szczegółowy plan startu, który powstawał i był walidowany przez cały czas trwania projektu. Poszczególne zadania i sekwencje czynności były rozpisane co do minut, z przydziałem zadań do konkretnych osób. Dodatkowym zabezpieczeniem były scenariusze „what if” – plany zapasowe na wypadek wystąpienia nieprzewidzianych zdarzeń.

Większość spółek objętych projektem to spółki europejskie. Wyjątkiem jest oddział z Chin, w którym ze względu na różnice czasowe i kulturowe (brak przerwy świątecznej) start wyglądał nieco inaczej.

„Nie jest niczym zaskakującym, że firmy produkcyjne nie lubią przestojów. Mając na uwadze, fakt, że w Chinach nie obchodzi się świąt Bożego Narodzenia, oraz 7-godzinną różnicę w strefie czasowej, zdecydowaliśmy, że pozostawimy dostęp do SAP ECC jak najdłużej było to możliwe. Prace związane z przeniesieniem danych rozpoczęliśmy 27 grudnia o 8:00 czasu UTC, co w Szanghaju pozwoliło na nieprzerwaną pracę do godziny 15:00. Czas bez dostępu do bazy ERP w spółkach produkcyjnych został wykorzystany do fizycznej inwentaryzacji magazynowej” – opowiada Krzysztof Ogrodowicz.

Podejście Bluefield zakłada możliwość wykonania kilku transformacji biznesowych w ramach jednego projektu. W TECE łącznie z migracją do S/4 wykonano migrację do Nowej Księgi Głównej, która w podejściu greenfield jest rekomendowana jako oddzielny projekt, przez konwersją.

Przyjętym założeniem było ograniczenie zakresu projektu do niezbędnego minimum, by jak najszybciej doprowadzić do udanego startu i oddać w ręce użytkowników w pełni funkcjonalny system. Kolejne półtora roku przeznaczono na ustabilizowanie systemu, prace rozwojowe i dostosowujące S/4 do specyfiki firmy. Dopiero po tym czasie zaplanowano kolejne fale rolloutów.

Ostateczny koszt projektu zrealizowanego w podejściu Bluefield był czterokrotnie niższy niż wskazywały szacunki dla modelu greenfield. To twardy fakt i duże oszczędności w pieniądzu. Znacznie trudnej wyliczyć korzyści dla biznesu wynikające ze skrócenia czasu trwania projektu.

Bluefield pozwolił organizacji szybciej osiągnąć gotowość do rozwoju i rolloutów S/4 do kolejnych spółek. W stosunku do pierwszych przymiarek blisko o dwa lata. W drugiej połowie 2024 r. ruszyły prace w Rumunii, Czechach, Słowacji, na Litwie, w Niemczech, a także w kolejnej spółce w Chinach. W kolejce czekają kolejne spółki. Zakończenie ostatniej fali migracji jest planowane na koniec 2026 r.