Obecnie rozwiązania e-commerce, jako kanał dystrybucji, są powszechną metodą dostępu klienta do asortymentu firmy. Aktywny tryb życia powiązany z brakiem czasu, wygoda, a także ograniczony dostęp do innych metod pozyskania produktu powoduje, że konsumenci chętnie korzystają z takich rozwiązań. Naturalnym więc jest fakt, że przedsiębiorstwa, które chcą liczyć się na rynku klientów detalicznych, posiadają sklepy internetowe lub rozważają wdrożenie ich u siebie. Niewątpliwą zaletą, oprócz dostępu do segmentu nowoczesnego klienta, jest także ciekawa forma reklamy własnych produktów.
Kawa świeżo palona szybciej u klientów
Dotychczasowe formy sprzedaży towarów i usług w Strauss Cafe opierały się na sprzedaży pośredniej produktów i towarów w segmencie detalicznym poprzez sieci handlowe oraz handel tradycyjny, jak również sprzedaży bezpośredniej do klientów kanału HoReCa przez własną sieć filii do obsługi gastronomii. Decyzja o rozpoczęciu sprzedaży przez kanał e-commerce wiązała się z perspektywicznym rozwojem tego kanału, była również częścią strategii rozwoju Strauss Cafe zakładającej, obok sprzedaży przez B2B, bezpośrednie dotarcie także do finalnego konsumenta kawy. Koncept sklepu internetowego opiera się na kawie świeżo palonej, która prosto z palarni (Manufaktury kawowej MK Cafe Fresh) trafia do rąk konsumenta. Prowadząc sprzedaż bezpośrednią i kontrolując cały proces produkcji i dostawy, firma jest w stanie zagwarantować maksymalną świeżość kaw (na każdym opakowaniu znajduje się ręcznie stemplowana data wypalenia danej partii kawy).
Podjęcie decyzji o wejściu na rynek sprzedaży detalicznej przez e-sklep, wiązało się z wprowadzeniem zupełnie nowych procesów biznesowych. W takim modelu konieczna jest możliwość szybkiego sprawdzenia dostępności produktu online, aby proces sprzedaży mógł przebiegać sprawnie. W tym celu firma zdecydowała się na wdrożenie internetowej platformy handlowej Magento w integracji z SAP.
Pierwsze kroki
Strauss Cafe Poland w listopadzie 2015 roku podjął decyzję o powierzeniu firmie BCC opracowania planu wdrożenia interfejsu e-sklepu w SAP. Wybór BCC (aktualnie All for One Poland) nie był przypadkowy, ponieważ Strauss jest wieloletnim klientem firmy BCC, co powoduje, że konsultanci BCC doskonale znają procesy klienta i jego potrzeby.
Projekt został przygotowany na podstawie analizy wymagań klienta. Założenia dotyczyły zmian w obszarze SD (strona konfiguracyjna), takich jak np. nowy obszar zbytu, jednakże najbardziej istotnym, z punktu widzenia całej integracji, było opracowanie procesu i interfejsu połączenia platformy Magento z SAP. Po akceptacji klienta, przystąpiono do realizacji (w postaci developmentu i dostosowania) rozwiązania.
Start prac projektowych miał miejsce pod koniec stycznia 2016 roku, tymczasem pierwsze zamówienia z mkfresh.pl do SAP zrealizowano po upływie 4 miesięcy.
Zbigniew Iwański, E-Commerce Manager, Strauss Cafe Poland
W sklepie obsługiwani są zarówno klienci indywidualni, jak i B2B. Początkowo sklep był bardziej nakierowany na klienta indywidualnego, ale obecnie wprowadzane są również specjalne oferty współpracy dla segmentu B2B wraz z dedykowaną opieką klienta. W ten sposób Strauss Cafe pozyskuje wiele firm, które regularnie zamawiają kawę dla swoich pracowników.
Zbigniew Iwański, E-Commerce Manager, Strauss Cafe Poland
Integracja procesu z SAP
Etap I – ZAPYTANIE MATERIAŁOWE
Proces rozpoczyna się w sklepie internetowym, gdzie składane jest zamówienie. Klient wybiera żądane towary oraz ich ilość. Zamówienie jest przetwarzane przez sklep internetowy.
W kolejnym kroku dochodzi do sprawdzenia dostępności magazynowych produktu oraz przygotowania cen. Krok ten jest pierwszą w procesie metodą opracowaną przez BCC, opartą o usługę Web Service.
Na podstawie reguł ustalonych ze Strauss na etapie analizy, procedury weryfikacyjne sprawdzają możliwość założenia zlecenia sprzedaży (m.in. dostępność materiałów, sprawdzanie cen, stawek VAT itp.) i przygotowują odpowiednio zdefiniowaną informację zwrotną (m.in. ceny towarów) tak, aby dowolna platforma internetowa obsługująca e-sklep mogła takie dane przetworzyć.
Etap II – ZLECENIE
Po otrzymaniu pozytywnej informacji zwrotnej, klient wybiera metodę płatności (wybierając tym samym proces, którym dalej będzie realizowane jego zamówienie). Platforma internetowa przetwarza dane tak, aby przygotowane kolejne procedury integracji mogły z nich skorzystać.
Etap rozpoczyna się od automatycznego założenia zlecenia sprzedaży. Dzięki opracowanym przez BCC (aktualnie All for One Poland) metodom interfejsowym, zlecenie SD tworzone jest bez ingerencji użytkownika. Oczywiście nie dzieje się to bez walidacji, czy złożonych konfiguracji, gdyż takowe na etapie koncepcji zostały ustalone. W ramach funkcjonalności zakładania zlecenia (interfejsu) system umożliwia m.in. realizację zamówienia klienta jednorazowego (One-Time-Customer). Rozwiązanie takie nie wymaga wcześniejszego zakładania kartoteki klientów, którzy, być może, kupią produkt tylko raz. Oszczędzany jest nie tylko czas, ale też, biorąc pod uwagę aspekt techniczny, koszt utrzymania „zaśmieconej” bazy danych.
W kolejnych krokach realizowane są następujące funkcje:
- Jeżeli klient wybrał formę płatności elektronicznej, zostaje ustawiona blokada dostawy do momentu, aż będzie dostępna informacja z platformy e-commerce o pomyślnie dokonanej przez klienta płatności. W przypadku zlecenia za pobraniem, zostaje ono zwolnione do dostawy.
Na tym etapie warto wspomnieć, że w procesie integracji e-sklepu, dostawy tworzone są automatycznie (Auto-Delivery).
- W przypadku, gdy klient wybrał płatność elektroniczną, do zlecenia automatycznie utworzy się faktura zaliczkowa. Funkcjonalność faktur zaliczkowych w aspekcie sklepu internetowego została dostosowana na podstawie istniejącego rozwiązania. Faktura zaliczkowa w końcowym etapie integracji jest automatycznie rozliczana z fakturą końcową dostarczaną klientowi.
- Sprawdzana jest także wysokość udzielonego rabatu tak, aby nie przekraczał zdefiniowanego przez Strauss Cafe bezpiecznego poziomu.
Etap III – POTWIERDZENIE PŁATNOŚCI (tylko dla płatności elektronicznych)
Jeżeli klient w sklepie internetowym, na etapie składania zamówienia, wybrał metodę płatności elektronicznej, zlecenie w SAP zostaje zablokowane do dostawy po to, aby mieć pewność, że płatność została rzeczywiście zrealizowana. Może bowiem zdarzyć się, że płatność elektroniczna zostaje przez operatora odrzucona. Na tym etapie również została przygotowana dla Strauss Cafe, metoda interfejsu, która analizuje informacje przekazywane przez platformę internetową (to za jej pośrednictwem komunikuje się operator płatności). Jeżeli informacja zwrotna jest pozytywna (płatność została dokonana poprawnie), interfejs dokonuje w kolejnym kroku odblokowania zlecenia, co powoduje automatyczne utworzenie dostawy. Takie rozwiązanie zdecydowanie przyspiesza realizację procesu zakupowego. Pozwala również uniknąć ciągłego monitorowania systemu przez osoby go obsługujące.
Dodatkowo na etapie wdrożenia, został opracowany mechanizm, który powoduje przejście procesu do kolejnego dopuszczalnego kroku, jeżeli z jakiś powodów (np. dni wolnych od pracy, dni kalendarzowe itp.) system dostawy nie utworzył.
Marek Jakubczak, Młodszy analityk systemów IT, Strauss Cafe Poland
Myśląc o sklepie internetowym, najważniejszym naszym założeniem był jak najkrótszy termin dostawy do klienta. W przypadku świeżo palonej kawy jest to szczególnie istotne. Integracja sklepu z systemem SAP, na którym pracuje nasza firma, spowodowała zdecydowane usprawnienie procesu zamówienia.
Marek Jakubczak, Młodszy analityk systemów IT, Strauss Cafe Poland
Etap IV – DOSTAWA, TRANSPORT i FAKTURA KOŃCOWA
Utworzenie dokumentów dostawy jest jednoznaczne z wywołaniem dalszego przepływu pracy w SAP, zgodnie z przygotowaną na etapie wdrożenia konfiguracją. W ramach procesu warto wspomnieć o automatycznym powiązaniu z systemem transportowym istniejącym u klienta.
Ostatnim etapem jest utworzenie faktury. System SAP w momencie potwierdzenia dostarczenia przesyłki, oznacza proces jako gotowy do fakturowania. Stworzona w ramach integracji z e-sklepem metoda interfejsowa fakturowania wykonuje następujące operacje:
- Utworzenie faktury sprzedaży na podstawie konfiguracji definiowanej na etapie wdrożenia.
- W przypadku faktury dla procesu z płatnością za pobraniem tworzona jest faktura końcowa,
- W przypadku faktury dla procesu płatności elektronicznej, system automatycznie rozlicza wcześniejszą fakturę zaliczkową tak, aby przedstawić klientowi ostateczną wartość do zapłaty.
- Wygenerowana informacja wyjściowa jest automatycznie konwertowana na plik PDF i udostępniona do pobrania przez platformę e-commerce.
- Platforma e-commerce za pośrednictwem metod interfejsowych, otrzymuje informacje o powodzeniu wystawienia faktury, wraz z załącznikiem PDF, który w kolejnym kroku wysyła e-mailem do klienta.
- Księgowanie faktury sprzedaży, uwzględniając również faktury zaliczkowe i ich rozliczenia.
- Księgowanie faktur bierze także pod uwagę wykorzystane vouchery, rozksięgowując je w chwili wystąpienia na kontach KG.
Ewa Kędra, Kierownik IT, Strauss Cafe Poland
Dzięki e-Commerce możemy dotrzeć bezpośrednio do wszystkich, w tym bardziej wymagających konsumentów, omijając pośredników oraz skracając cykl sprzedaży, co daje możliwość dostarczenia produktu o najwyższej jakości (m.in. absolutna świeżość, unikalność kompozycji itp.) w atrakcyjnej cenie. Nasze oczekiwania wiązały się również z uświadomieniem konsumentom, że kawa świeżo palona oferuje smak i aromat nieporównywalny z produktem, który jest dostępny na półce sklepowej. Największą satysfakcją jest coraz większa liczba klientów, którzy przekonują się do tego, że warto zamówić przez Internet kawę prosto z Manufaktury. Obecnie tylko parę kliknięć dzieli każdego potencjalnego klienta od zamówienia świeżo palonej kawy, która w ciągu 24 h od zamówienia jest wysyłana w dowolne miejsce kraju, niezależnie od naszej dystrybucji w danym regionie.
Sklep synchronizuje z SAP stany magazynowe oraz listę SKU, łącznie z cenami, wagami itp. Dodatkowo proces księgowania (generowanie faktur, zwalnianie zamówień do realizacji na magazynie) realizowany jest także przy udziale SAP. Wykorzystanie systemu SAP i integracja z nim sklepu pozwoliły na automatyzację wielu procesów, które np. dla zamówień detalicznych odbywało się ręcznie. Ma to kluczowe znaczenie dla funkcjonowania i płynności sklepu internetowego. Dzięki temu jesteśmy w stanie zagwarantować sprawne działanie 24/7, a także skrócić cały proces realizacji zamówienia tak, aby od momentu przyjęcia zamówienia do wysyłki nie upłynęło więcej niż 24h.
Ewa Kędra, Kierownik IT, Strauss Cafe Poland
Zbudowaliśmy most
Podsumowując, realizacja integracji systemu SAP z platformą e-commerce dla Strauss Cafe Poland dotykała wielu elementów obszarów SD, jednocześnie automatyzując wiele procesów, co zdecydowanie usprawniło pracę. Pracownicy Strauss Cafe, oprócz wdrożenia integracji SAP z platformą e-commerce, otrzymali również wsparcie powdrożeniowe, które pozwoliło na dostosowanie produktu do potrzeb pojawiających się w czasie pracy rzeczywistej. Do takich prac zaliczyć można dopasowanie wydruków i dodatkowych, zgłoszonych przez klientów uwag. Zostały opracowane także mechanizmy raportujące i monitorujące procesy związane z e-commerce.
Całość procesów składa się na kompletny produkt, który wykorzystuje w pełni pozytywne cechy nowoczesnych technologii internetowych, jednocześnie integrując je z istniejącymi procesami w SAP. Produkt ten można nazwać mostem łączącym dwa niezależne obszary, które już za parę lat mogą być przeważającym obszarem działalności przedsiębiorstw.