SAP zamiast Qguara

Produkcja i dystrybucja kawy dla wielu kanałów sprzedaży wymaga sprawnego systemu informatycznego w zakresie gospodarki magazynowej. W Strauss Cafe od 1999 r. takim systemem był Qguar, specjalizowana aplikacja do zarządzania magazynem.

Qguar obsługiwał proces rozmieszczenia, przechowywania i wysyłek z dokładnością do palety i miejsca składowania. Jego unikalną cechą był moduł planowania transportu i zarządzania objętością wysyłek zgodnie z wymaganiami klientów. W Qguarze działał także mechanizm zarządzania partiami oraz ich śledzenia. Aplikacja Qguar była zintegrowana z systemem SAP ERP Strauss Cafe. Przyjęcia wyrobu gotowego na produkcji wykonane w Qguarze były księgowane w systemie SAP poprzez stały interfejs. Również za pomocą interfejsu wysyłki utworzone w SAP były przenoszone do Qguara w celu skompletowania towarów do wysyłki.

Taka architektura rozwiązania powodowała, że wszystkie innego rodzaju wydania, operacje magazynowe wykonywane w Qguarze związane z paletami były księgowane w SAP z dokładnością do artykułu za pomocą interfejsu. Jeśli chodzi o dane podstawowe, to artykuły oraz kontrahenci utworzeni w SAP byli przenoszeni do Qguara i tam dane były uzupełniane o szczegółowe dane logistyczne.

W 2007 r. podjęto decyzję o zastąpieniu Qguara funkcjonalnością modułu SAP WM (Warehouse Management). Na decyzję o wdrożeniu SAP WM wpłynęły następujące fakty:

• utrzymanie dwóch różnych systemów (SAP i Qguar) łączyło się z dodatkowymi kosztami (koszty budowy i utrzymania interfejsów, kompetencji z różnych technologii);
• zmiany bądź upgrade któregoś z systemu wiązały się z problemami i dodatkową pracochłonnością na styku obydwu aplikacji;
• Strauss Cafe korzysta z zewnętrznych usług wsparcia i outsourcingu systemów IT – zaś wielu dostawców od różnych systemów wymaga dużego zaangażowania w koordynację ich działań, przy czym rozmywa się granica zakresu ich odpowiedzialności.
• Funkcjonalności Qguara spełniały większość oczekiwań firmy, jednak bilans wyżej opisanych korzyści z przejścia na system SAP WM, rozważanych w długoterminowej perspektywie, przeważył szalę.

Przebieg wdrożenia

Prace wdrożeniowe trwały od lipca 2007 r. do czerwca 2008 r. Partnerem wdrożeniowym Strauss Cafe w tym projekcie było BCC (aktualnie All for One Poland). Wdrożenie wymagało dużego zaangażowania pracowników Strauss. Zespół wdrożeniowy składał się z pracowników działu logistyki, magazynu oraz IT, a kierowany był przez duet: kierownik działu logistyki oraz kierownik działu IT. Takie „mieszane” zarządzanie przyniosło bardzo dobre efekty: z jednej strony kwestie zmian funkcjonalności były prawidłowo oceniane i nadawano im priorytet zgodnie z ich wagą biznesową, z drugiej był zachowany rygor zarządzania projektem i spójność z innymi częściami  systemu.

Na różnych etapach do współpracy byli włączani również użytkownicy kluczowi modułów finansów (FI), sprzedaży i dystrybucji (SD) oraz kontrolingu (CO). Dodatkowo wybrane rozwiązania, przygotowywane w ramach projektu, weryfikowano z pomocą firm zewnętrznych, np. poprawność etykiet logistycznych, kodów kreskowych oraz zawartych informacji była oceniana przez Instytut Logistyki i Magazynowania w Poznaniu.

Zmiana systemu wiązała się również z przeniesieniem i opracowaniem części danych w systemie SAP. Każdy materiał, który znajduje się w magazynie zarządzanym przez moduł WM, w systemie SAP musi mieć określonych szereg parametrów (waga, przeliczniki dla alternatywnych jednostek miary, np. karton, paleta). Dane te przed przeniesieniem do systemu SAP musiały być zweryfikowane, co przy wielu pozycjach było zadaniem wymagającym dużego nakładu pracy od pracowników firmy Strauss Cafe.

Szkolenia oraz testy funkcjonalności – konieczne etapy projektu – napotykały na perturbacje wynikające z pracy zmianowej i dostępności osób. Dodatkowym wyzwaniem była duża różnorodność procesów związanych z różnymi wymaganiami dla poszczególnych kanałów dystrybucji i różnego asortymentu. Inne są oczekiwania dotyczące kompletacji, opakowania i załadunku dużej sieci handlowej zamawiającej duże ilości jednolitego towaru, inne mniejszych klientów działu retail, a jeszcze inne oddziałów terenowych zaopatrujących punkty gastronomiczne w niewielkich ilościach, ale w bardzo szerokim asortymencie produktów kawowych oraz urządzeń.

Intensywna praca i duże zaangażowanie wszystkich pracowników magazynu oraz kompetencje zespołu wdrożeniowego BCC pozwoliły wszystkie te trudności przezwyciężyć i zaimplementować oczekiwaną funkcjonalność w SAP.

Start w jeden weekend

Konieczność utrzymania ciągłości sprzedaży spowodowała, że uruchomienie systemu musiało być zrealizowane w ciągu jednego weekendu. Dodatkowo projekt obejmował uruchomienie w SAP zarządzania partiami na wyrobach gotowych, które realizowane było dotychczas w Qguarze. Operacja ta wymaga wyksięgowania wszystkich zapasów, zamknięcia zleceń sprzedaży, zamówień i zleceń kontrolingowych.

Start produktywny w zaplanowanym czasie, i to równocześnie w zakładzie produkcyjnym i ośmiu oddziałach terenowych, wymagał precyzyjnego zaplanowania (zmiany dotyczyły w sumie kilku tysięcy obiektów). Należało też sprawdzić, czy stany magazynowe są poprawnie rozmieszczone w nowym systemie. W czasie wykonywania tych zmian wstrzymano również wprowadzenie zamówień klientów (sieci handlowych), które wprowadzane są do systemu automatycznie poprzez EDI.

Końcowym testem potwierdzającym poprawność działania systemu produktywnego było przyjęcie pierwszej palety z produkcji w poniedziałek rano i jej umieszczenie w odpowiednim miejscu, wskazanym przez SAP WM.

Retail i horeca – dobra partia

Obsługa magazynowa w Strauss Cafe obejmuje magazyny wyrobów gotowych, towarów handlowych i ekspresów do kawy. Dwa główne kanały dystrybucji produktów firmy – retail i sektor horeca – wiążą się z różnymi wymaganiami klientów co do asortymentu, opakowań czy transportu. System musiał być więc przygotowany do kompletowania na przykład jednej palety, na której znajdzie się kawa Pedros w opakowaniach 250 g, Sahara 100 g oraz słoiczki z rozpuszczalną kawą Fort.

W firmie obsługą podmiotów z branży horeca zajmuje się oddzielny dział – Coffee Services. Dział Strauss Coffee Services ma osiem oddziałów terenowych rozlokowanych w największych miastach Polski. Każdy z takich oddziałów zajmuje się dystrybucją produktów kawowych oraz sprzedażą, instalacją i serwisem urządzeń – kawomatów. Oddziały terenowe posiadają własne niewielkie magazyny, które są zaopatrywane z magazynu centralnego w Swadzimiu koło Poznania (większość asortymentu), jak również bezpośrednio od dostawców (w przypadku towarów handlowych).

Z uwagi na lokalizację poszczególnych oddziałów (często w centrach dużych miast) mają one specjalne wymagania, które również uwzględniono w przygotowanym w SAP rozwiązaniu, np. oczekiwania co do maksymalnej wysokości palety czy samochodu. Inną zmianą dla działu Coffee Services po wdrożeniu SAP WM było pojawienie się zarządzania partiami również na poziomie ich transakcji logistycznych i oddziałów terenowych. Dotychczas partie były obecne w Qguarze i w związku z tym widoczne tylko dla operacji wykonywanych w magazynie centralnym.

Ujęcie w jednym systemie procesu zarządzania partiami w skali całej firmy było zresztą jedną z ważniejszych przyczyn podjęcia decyzji o wdrożeniu SAP WM. Zarządzanie partiami i datami przydatności do spożycia jest wymagane przepisami prawa Unii Europejskiej dla producentów żywności (rozporządzenia 178/2002 i 1935). Obecnie dzięki utrzymywaniu informacji o partiach w jednym systemie Strauss Cafe może optymalizować zarządzanie partiami: przygotowywać do wysyłki najstarszy lot produkcyjny, kontrolować daty przydatności do spożycia zapasów, by nie dopuścić do ich przeterminowania się, a także śledzić miejsce docelowe konkretnej partii, która opuściła już magazyny Strauss.

Od przyjęcia do wydania

Aby zarejestrować produkcję, użytkownik systemu skanuje kod kreskowy EAN na opakowaniu zbiorczym wyrobu. Na jego podstawie uzupełniane są takie dane jak numer indeksu materiałowego oraz ilość. Dodatkowo ręcznie wprowadzany jest numer partii, po czym dane są zapamiętywane. W wyniku tych działań mają miejsce następujące zdarzenia:

• utworzenie dokumentu materiałowego przyjęcia,
• utworzenie dokumentu zlecenia przeniesienia (wskazuje on docelowe miejsce rozmieszczenia palety na magazynie),
• nadanie palecie seryjnego numeru jednostki wysyłkowej (SSCC),
• automatyczny wydruk etykiety z kodami kreskowymi jak również informacją o docelowej lokalizacji.

Aby potwierdzić rozmieszczenie palety, magazynier skanuje kod kreskowy SSCC na etykiecie palety. Następnie zgodnie z wskazaniem systemu umieszcza ją w docelowym miejscu składowania w magazynie. Funkcjonalność zarządzania jednostką składowania pozwala na jednoznaczne zidentyfikowanie palety poprzez nadanie jej jedynego, niepowtarzalnego numeru. Numer palety jest uwzględniany przy wszelkich ruchach i transakcjach związanych z daną paletą.

Jednostki obsługi identyfikują spakowane materiały poprzez nadanie opakowaniu unikalnego numeru. Numer ten może być drukowany z użyciem etykiety SSCC. Jednostki obsługi są widoczne w systemie SAP na poziomie modułu SD, bowiem w powstają one w wyniku pakowania dostawy wychodzącej. Zastosowanie jednostek obsługi umożliwia wydruk etykiet SSCC dla wysyłek w następujących przypadkach:

• kompletacji mieszanego asortymentu,
• dostosowanie palet do specjalnych wymagań klientów np. maksymalna wysokość, każdy asortyment na oddzielnej palecie.

Lepsza logistyka wewnątrz

SAP WM planuje i optymalizuje rozmieszczenie zapasów zgodnie z założeniami przyjętymi dla danego typu magazynu, np. wysokiego składowania, blokowego, w których przestrzeń magazynowa jest podzielona ze względu na sposób składowania materiałów według zróżnicowanych wymagań dla poszczególnych asortymentów. Niektóre towary mogą być składowane z innymi w jednym miejscu składowania, inne zaś nie.

Część magazynu jest wydzielona do składowania maszyn (np. kawomatów), gdzie system kontroluje również numery seryjne poszczególnych urządzeń. W tym obszarze rozwiązanie WM jest zintegrowane z funkcjonalnością SAP odpowiedzialną za zarządzanie serwisem (CS). Zadaniem systemu jest także zasilanie tzw. „zbiórki”, czyli części magazynu, w której kompletuje się palety z niewielką liczbą różnorodnych produktów. Planowanie załadunku odbywa się według specjalnych wymagań klienta i typu transportu. Obliczana jest liczba palet w transporcie (z podziałem na palety jednorazowe i zwrotne) oraz wykonywana jest optymalizacja środka transportu (uwzględniająca jego wysokość i ładowność).

Przed wdrożeniem SAP WM po każdej zmianie produkcyjnej konieczne było uzgadnianie stanów magazynowych pomiędzy SAP (moduł MM) a Qguarem. W przypadku pomyłki trzeba było analizować, w którym systemie nastąpił błąd, i go korygować. Obecnie przekazywanie zmiany ogranicza się do analizy niepotwierdzonych przez magazyn palet – jeżeli nie ma ich fizycznie, trzeba skorygować źle zaraportowaną produkcję.

Na teraz i na przyszłość

Funkcjonalność SAP WM dobrze wpisuje się w architekturę IT Strauss Cafe, w której SAP jest podstawowym systemem obsługującym procesy biznesowe i logistyczne. Takie ujednolicenie infrastruktury wiąże się z mniejszymi kosztami utrzymania i rozwoju oraz pozwala ograniczyć zaangażowanie specjalistów Strauss w prace związane z integracją oraz konieczność utrzymywania kompetencji z dwóch różnych technologii w dziale IT. Mniejsza liczba dostawców usług związanych administracją IT oznacza łatwiejsze zarządzanie relacjami z nimi i bardziej jednoznaczny zakres ich odpowiedzialności. Obecnie za całość utrzymania systemu SAP odpowiada BCC.

System SAP WM spełnia oczekiwania Strauss Cafe „na teraz” i posiada duży potencjał rozwoju „na przyszłość”. Ten kolejny krok na drodze do unifikacji wszystkich kluczowych systemów IT firmy znacznie ułatwi rozwój SAP o kolejne funkcjonalności obsługujące procesy logistyczne, bez konieczności budowy interfejsów z zewnętrznym systemem WM. Jest to warte podkreślenia szczególnie w kontekście planów wdrożenia funkcjonalności do planowania produkcji w SAP.