Zarządzanie cenami w Pricing for Profit

Ustalanie cen produktów to jeden z ważniejszych aspektów w prowadzeniu działalności. Od wysokości cen zależy zysk operacyjny, dlatego firmy przykładają olbrzymią wagę do opracowania odpowiedniej strategii cenowej. Na wyznaczenie ceny końcowej składa się wiele danych, które należy wziąć pod uwagę. Nie może być mowy o przypadkowości lub pomyłkach, dlatego ważną rolę odgrywają odpowiednie narzędzia analityczne. Stock Polska zdecydował się na rozwiązanie All for One Pricing for Profit, które agreguje w jednym miejscu dane związane z cenami materiałów, uwzględniając również podatki, rabaty oraz dopłaty dla klientów. Umożliwia również przegląd tego, co firma oferuje na co dzień swoim klientom, bez żmudnej i czasochłonnej analizy warunków cenowych.

Początki projektu

W listopadzie 2016 roku Stock Polska zwrócił się do firmy SNP Poland (aktualnie All for One Poland) o opracowanie rozwiązania, które umożliwiałoby zmiany cen w systemie SAP zgodnie z kryteriami przyjętymi przez Stock i opisanymi w wewnętrznej polityce firmowej. Jednym z jej kluczowych wymagań była możliwość zmiany ceny w zgodzie z zasadą czterech oczu – jeden użytkownik dokonuje zmiany, inny musi tę zmianę potwierdzić. Pozostałe wymagania to umożliwienie szerszej kontroli zmian cen, w tym autoryzacje oraz unikalny i jednakowy sposób wprowadzania/opracowywania danych.

SNP Poland zaproponowało rozwiązanie, które nie tylko będzie spełniało kryteria obowiązkowe dla wewnętrznej polityki klienta, ale także będzie narzędziem wygodnym i ułatwiającym pracę użytkownikom końcowym. Po webinarach oraz licznych spotkaniach biznesowych, zarówno w siedzibie firmy Stock w Lublinie, jak również online, zdecydowano o implementacji produktu All for One Pricing for Profit jako rozwiązania, które w pełni pokryje wymagania klienta, jednocześnie dostarczając wielu dodatkowych opcji.

A dlaczego nie standard?

Można zadać pytanie – dlaczego nie wykorzystano standardowych narzędzi SAP, modyfikując jednocześnie procesy w firmie? Głównym powodem były właśnie oczekiwania klienta, które, przy użyciu standardowych narzędzi, były niemożliwe do zrealizowania w sposób zapewniający bezpieczeństwo danych, jak chociażby wymieniona wcześniej zasada czterech oczu poparta odpowiednimi autoryzacjami.

Dodatkowo – narzędzia standardowe nie umożliwiają powiązania zmian cen z SAP Workflow, a co najważniejsze, nie pozwalają na masowe zmiany cen. Dodatkowo, zmiana cen transakcjami standardowymi powoduje bezpośredni wpływ na biznes, nie dając swobody i bezpieczeństwa szczegółowych analiz zmian oraz podjęcia decyzji bez zbędnego pośpiechu, co umożliwia z kolei narzędzie All for One Pricing for Profit, w którym można pracować na cenach planowanych.

Schemat działania All for One Pricing for Profit

Wymagania procesowe

Cały proces został w ramach przygotowań do wdrożenia produktu omówiony i dopracowany w szczegółach, aby zwiększyć efektywność wdrożenia i w pełni zaspokoić potrzeby klienta.

Najważniejsze ustalenia to:

Osoba przygotowująca dane:

• opracowuje propozycję danych w Excelu,
• sprawdza poprawność danych (np. przez symulację), po czym przekazuje dane do akceptacji.

Aby wysłać dane, system żąda od odpowiedzialnych osób zatwierdzenia zmian cen za pomocą SAP Workflow.

 Osoba akceptująca dane:

• odbiera żądanie potwierdzenia zmian cen,
• weryfikuje dane (na tym etapie możliwa również symulacja),
• akceptuje zmiany ceny (przeniesienie cen planowanych na ceny rzeczywiste) lub odrzuca scenariusz.

Podział procesu na część przygotowania danych oraz część akceptacyjną w pełni zrealizował założenia polityki klienta. Dodatkowym elementem bezpieczeństwa danych i decyzji jest praca na podstawie cen planowanych. Ceny planowane, do momentu finalnej akceptacji, są tylko propozycjami i nie mają wpływu na procesy biznesowe, stąd komfort pracy osoby przygotowującej dane jest większy, a odpowiedzialność za ceny rozłożona na kilka etapów.

Celem finalnym rozwiązania było wyeliminowanie przypadkowości w polityce zmiany cen.

Kontrola cen a narzędzia dodatkowe

Stock Polska, decydując się na rozwiązanie All for One Pricing for Profit, chciał pozyskać narzędzie, które – z jednej strony będzie proste w użyciu i bezpieczne, a z drugiej – dające możliwość łatwego dostosowania do zmieniających się oczekiwań czy uzupełnienia w przyszłości o dodatkowe funkcje.

All for One Pricing for Profit jest właśnie takim narzędziem. Przez szeroki wachlarz konfiguracyjny, a także przez możliwość dopasowania za pomocą wbudowanego systemu rozszerzeń pozwala na dostosowanie oprogramowania do konkretnych oczekiwań klienta.

Jednym z rozszerzeń, które zostało zrealizowane dla Stock Polska, był podmoduł Symulacji Ceny Transakcyjnej. Podmoduł ten umożliwia użytkownikom, zarówno na etapie przygotowania danych do zmiany ceny, jak i akceptacji cen planowanych, prześledzenie wpływu tych zmian na cenę transakcyjną wyliczoną na bazie reguł zdefiniowanych przez klienta (w sposób podobny jak standardowy Pricing). Symulacja poprzez przejrzystą prezentację wartości rzeczywistej ceny transakcyjnej i porównanie jej z wyliczoną wartością na bazie cen planowanych pozwala klientowi na szczegółową analizę danych, zwłaszcza w fazie akceptacji. Rozszerzenie, które klient zamówił, spełnia więc następujące podstawowe aspekty:

• sprawdzenie wpływu i wartości ceny transakcyjnej po ewentualnych zmianach,
• uniknięcie błędnych lub nieopłacalnych decyzji odnośnie zmiany ceny,
• wyeliminowanie przypadkowych błędów użytkowników.

Przykładowy ekran symulacji

Przykładowy ekran selekcji

Przykładowy panel akceptacji

Logi systemowe All for One Pricing for Profit

Przegląd produktu

Mówiąc o produkcie i procesach, które za pomocą narzędzia All for One Pricing for Profit pracownicy Stock Polska obsługują w codziennej pracy, warto przyjrzeć się bliżej, jak produkt jest zbudowany oraz jak jego poszczególne elementy są realizowane przez użytkowników. Pracownicy rozpoczynają pracę z przygotowaniem danych w Excelu, upraszczając – przygotowują propozycję zmian cen wraz z możliwością symulacji oraz wczytują te dane do przygotowanego wcześniej scenariusza. Tutaj od razu warto wspomnieć, że są to ceny planowane, ten etap nie ma więc żadnego wpływu na procesy biznesowe, oraz że wykonanie tego kroku jest możliwe tylko przez osoby do tego uprawnione. Następnie przekazują wniosek o akceptację scenariusza (zmianę cen) do osób odpowiedzialnych za akceptację. W tym miejscu produkt wspomagany jest przez SAP Workflow zdefiniowany i dopasowany do procesów Stock Polska.

W kroku następnym, zgodnie z regułą czterech oczu, osoby uprawnione do akceptacji dokonują przeglądu danych; zasada czterech oczu nie pozwala w narzędziu All for One Pricing for Profit na akceptację przez tę samą osobę, która wprowadziła dane.

Na tym etapie użytkownicy, mający uprawnienia do akceptacji cen za pomocą panelu akceptacyjnego, podejmują decyzję o zatwierdzeniu cen planowanych (w całości lub częściowo) lub całkowitym odrzuceniu scenariusza.

All for One Pricing for Profit w zgodzie z polityką naszej firmy
Wdrożenie narzędzia All for One Pricing for Profit w Stock Polska zainicjowane zostało wymaganiami naszej polityki cenowej. Realizacja, zgodnie z zasadami wdrożeń, rozpoczęła się od przygotowania koncepcji, poprzez spisanie BluePrint i implementację. Fazą finalną były PCT (testy wewnętrzne) oraz UAT (testy klienta), które zakończyły się go-live narzędzia. Rozwiązanie SNP (aktualnie All for One Poland) nie tylko spełniło nasze założenia i wymagania, ale jednocześnie dostarczyło narzędzie, które pozwala z pełną kontrolą i bezpieczeństwem danych podejmować decyzje dotyczące zmian cen, również w sposób masowy.
Oprócz samego narzędzia użytkownicy, otrzymali również wsparcie powdrożeniowe, które pozwoliło na dostosowanie produktu do potrzeb, jakie wyniknęły w czasie pracy rzeczywistej. Do takich dostosowań zaliczyć można dynamiczne daty symulacji, tworzenie nowych rekordów warunków cenowych czy uproszczenia w procesie akceptacyjnym.
Produkt, jako kompletne narzędzie, można nazwać hybrydą, która łączy rozwiązania autorskie, jak masowa zmiana cen, z rozwiązaniami standardowymi SAP, jak Workflow, tworząc w całości rozwiązanie unikalne na rynku.
Aziz Seker, Group SAP Architect, Stock

Proces akceptacji

Oczywiście w tej fazie również mogą posiłkować się podmodułem symulacji w celu uzyskania pewności potwierdzanych lub odrzucanych informacji.

Symulacja + panel akceptacyjny pozwalają osobom odpowiedzialnym na wyłapanie nie tylko nieprawidłowych wartości, jeżeli chodzi o wynik końcowy, ale też przypadkowych błędów użytkowników przygotowujących propozycje. Etap ten, oprócz zwiększenia bezpieczeństwa danych, pozwala także, co ważniejsze, na podejmowanie decyzji w sposób świadomy, a co za tym idzie, na ograniczenie negatywnego wpływu podjętych przypadkowo decyzji na procesy biznesowe firmy.

Użytkownik poprzez weryfikację i akceptację wniosku (scenariusza) zmian cen, dokonuje zlecenia przeniesienia cen planowanych na rzeczywiste, które dopiero po akceptacji stają się wiążące w ujęciu rekordów warunków cenowych. Dla zwiększenia bezpieczeństwa przetwarzanych danych, całość procesu od momentu utworzenia wniosku (scenariusza) jest logowana, co daje osobom uprawnionym możliwość przeglądu zmian oraz poprawności wykonanych procesów.