SAP S/4HANA w branży spożywczej

Zakład produkcyjny spółki Sokpol-Koncentraty jest zlokalizowany w miejscowości Zagłoba, na lubelskim „Powiślu”, jednej z większych baz surowcowych w Polsce. Od kilkudziesięciu lat pozyskuje owoce od lokalnych sadowników i plantatorów. Rocznie firma przetwarza około 70 tys. ton owoców, głównie jabłek, produkując soki owocowo-warzywne i koncentraty.

W celu poprawy jakości procesów w obszarze łańcucha dostaw, w tym szczególnie obsługi skupu surowca i relacji z dostawcami (rolnikami i indywidualnymi i innymi przetwórcami), firma zdecydowała się na wdrożenie systemu SAP S/4HANA. Partnerem wdrożeniowym była firma SNP (aktualnie All for One Poland). Projekt rozpoczął się w listopadzie 2019, start produktywny miał miejsce w lipcu 2020. Wdrożenie zostało zrealizowane z wykorzystaniem pakietu All for One SPRINT – dedykowanego rozwiązania dla firm średniej wielkości, obejmującego zestaw kluczowych funkcjonalności biznesowych, wraz ze sprawdzoną metodyką wdrożeniową i narzędziami organizacyjnymi i informatycznymi wspierającymi projekt. SNP SPRINT to oparte na S/4HANA rozwiązanie certyfikowane przez SAP.

Prace były prowadzone w czasie pandemii COVID-19. Z tego powodu fazę konfiguracji systemu, a także testy wewnętrzne oraz testy modułowe i integracyjne były realizowane zdalnie. Jedynie fazę koncepcji udało się zakończyć przed lockdownem. Pomimo tych trudności start projektu odbył się zgodnie z planem. Było to możliwe dzięki zaangażowaniu zespołów projektowych i konstruktywnej współpracy pomiędzy Sokpol-Koncentraty i SNP.

Zakres wdrożenia obejmował następujące obszary: finanse i kontroling, sprzedaż i dystrybucję, a także gospodarkę materiałową i planowanie produkcji. Przygotowano także interfejsy integrujące S/4 z zewnętrznym systemem kadrowo-płacowym.

Ze względu na profil firmy – przetwórstwo owocowo-warzywne – najważniejsze cele wdrożenia systemu koncentrowały się wokół łańcucha logistycznego i obejmowały:

• usprawnienie raportowania,
• standaryzację procesów w obszarze logistyki,
• transparentność przepływu materiałowego,
• podniesienie efektywności procesów operacji magazynowych,
• zwiększenie kontroli zapasów w magazynach.

Skup, waga, self-billing

Dla firm zajmujących się przetwórstwem i produkcją spożywczą, istotnym obszarem działalności jest zaopatrzenie w surowiec, czyli często skup mięsa, mleka czy płodów rolnych bezpośrednio od ich producentów, w tym rolników indywidualnych. Niejednokrotnie skup odbywa się na podstawie wcześniejszej kontraktacji czy stałych umów z dostawcami. Także w Sokpol-Koncentraty ten proces znalazł się w zakresie dostosowań standardu SAP do wymagań klienckich.

W obszarze gospodarki materiałowej istotnym rozszerzeniem funkcjonalności, przygotowanym zgodnie ze specyfikacją klienta, jest kokpit skupowy. Dzięki niemu osiągnięto automatyzację m.in. procesu skupu świeżych owoców i warzyw w systemie SAP.

Rozwiązanie obejmuje połączenie się z wagą towarową, na której odbywa się ważenie pojazdów z surowcem wjeżdżających na teren zakładu. Na życzenie klienta proces został dodatkowo wzbogacony o aplikację SAP Fiori do tworzenia przepustek. Z dostępnej przez przeglądarkę internetową aplikacji korzystają portierzy, którzy rejestrują w niej wjazdy i wyjazdy dostawców z terenu firmy.

Głównym zadaniem aplikacji jest systemowe tworzenie kolejki dostawców owoców, którzy przed bramą czekają na rozładunek i wpuszczani są dopiero na wezwanie ochrony. Docelowo będzie można także monitorować czas, jaki dany pojazd spędził na terenie firmy.

Utworzona na portierni przepustka z minimalnym zestawem informacji służy potem do identyfikacji dostawcy na wadze, gdzie odbywa się ważenie pojazdu z towarem. Towar może być zarówno luzem, jak i w opakowaniach zwrotnych dostawcy.

Po pierwszym ważeniu pojazd zjeżdża z wagi i następuje rozładunek. Następnie wjeżdża ponownie na wagę, na drugie ważenie, po którym ustalana jest waga towaru netto. Po zakończonym rozładunku kierowcy mogą zabierać opakowania zwrotne dostarczone podczas wcześniejszych dostaw owoców i warzyw.

Po uzyskaniu wszystkich wymaganych danych system automatycznie księguje przyjęcie towaru i dokonuje jego wyceny. Wycena stanowi dalej podstawę do zobowiązania płatności firmy względem dostawcy. Cały proces odbywa się automatycznie, bez udziału pracownika wagi, który odpowiada za czynności techniczne, to jest ważenie, liczenie opakowań, identyfikację partnera biznesowego (w tym wypadku dostawcy). Operacje finansowe związane z faktem dostawy surowca dzieją się w tle.

Jako dowód dostarczenia owoców/warzyw po drugim ważeniu dostawca otrzymuje tak zwany kwit wagowy. Na wydruku znajdują się wszystkie istotne informacje związane z dostawą. Ponieważ proces skupu surowca w dużej części odbywa się bezpośrednio od rolników i plantatorów, firma Sokpol-Koncentraty wystawia faktury w ich imieniu (tzw. self-billing). Na fakturze znajduje się też informacja, którego kwitu wagowego dotyczy faktura, co pozwala dostawcom zachować kontrolę nad rozliczeniami z odbiorcą.

Cały proces jest zautomatyzowany i maksymalnie uproszczony do obsługi przez pracowników firmy Sokpol.

Ponadto proces skupu surowca uwzględnia nałożony przez ustawodawcę obowiązek przekazywania przez rolników ryczałtowych składki na Krajowy Ośrodek Wsparcia Rolnictwa w wysokości 0,1% wartości sprzedanego towaru. Odpowiednie wyliczenie jest wyszczególnione na fakturze.

Sławomir Malarczyk, Dyrektor Operacyjny, Sokpol-Koncentraty

Raportowanie produkcji

Oprócz standardowych rozwiązań systemowych, w obszarze planowania produkcji przygotowano dedykowane rozwiązania służące do wsparcia procesów planistycznych oraz raportowania produkcji.

Planowanie sprzedaży i produkcji jest elastycznym narzędziem S/4HANA służącym do prognozowania i planowania. Za jego pomocą na podstawie historycznych, aktualnych i/lub przyszłych szacowanych danych można określić sprzedaż, produkcję i inne cele operacyjne. Ponadto możliwe jest także przeprowadzenie planowania zdolności produkcyjnych w celu ustalenia, jaka ich liczba jest wymagana do realizacji tych celów. Rozwiązanie zostało skonfigurowane zgodnie z wymaganiami klienta.

W zakresie potwierdzania wykonań zleceń produkcyjnych dodano funkcjonalność polegającą na raportowaniu wykorzystania dostępnych zdolności produkcyjnych REL i EL. Zdefiniowano dedykowane dostępne kategorie i kody przestojów w zależności od danej linii produkcyjnej. Umożliwiło to prostszy sposób zgłaszania oraz precyzyjniejsze raportowanie przestojów produkcji i ich analizę.

Przygotowano raport pracy linii, prezentujący rozliczenie czasu pracy poszczególnych linii produkcyjnych. Uwzględnia on, oprócz zarejestrowanych czasów produkcyjnych, również czasy przygotowania oraz czasy nieplanowanych przestojów z podziałem na kategorie. Dzięki temu raportowi Sokpol uzyskał narzędzie do kontroli bieżącej produkcji oraz raportowania produkcji w zadanym okresie (tygodniowy, miesięczny, kwartalny), włącznie z wyliczaniem podstawowych wskaźników KPI.

Raport zużycia składników pokazuje zużycie teoretyczne według receptury netto, teoretyczne według receptury powiększonej o wskaźniki braków, zużycie rzeczywiste na zleceniach produkcyjnych, odchylenia ilościowe i procentowe oraz na jednostkę miary. Oprócz funkcji raportowej narzędzie to może również być podstawą do wywołania procesu aktualizacji danych podstawowych lub kontroli danej części procesu produkcji.

Utrzymanie systemu

System SAP S/4HANA firmy Sokopl-Koncentraty jest utrzymywany w All for One Managed Cloud. Zapewniamy kompleksowe utrzymanie i serwis systemu, w tym gwarancję ciągłości działania, administrację i proaktywny monitoring.

Użytkownicy systemu w rozwiązywaniu codziennych problemów z obsługą S/4 korzystają ze wsparcia dedykowanych zespołów serwisowych SNP w ramach zdalnej usługi serwisu aplikacyjnego SAP.

Przyjęty przez firmę model utrzymania systemu pozwala korzystać z nowoczesnego systemu wspierającego procesy organizacji, z gwarancją jego niezawodnego i nieprzerwanego działania, bez konieczności budowania własnych kompetencji zarówno w warstwie technicznej, jak i aplikacyjnej.

 Współpraca: Dariusz Bochenek, Paweł Napadłek, All for One Poland