W trakcie wdrożenia systemu transakcyjnego SAP S/4HANA w Sokpol-Koncentraty, które miało miejsce w lipcu 2020 r., dużo uwagi poświęcono na poprawę jakości procesów obsługi skupu surowców oraz rozliczeń z kontrahentami. Celem kolejnego dużego projektu było objęcie nowoczesnym rozwiązaniem cloudowym kolejnego ważnego ogniwa łańcucha dostaw – zarządzania gospodarką magazynową. Parterem wdrożeniowym w tym przedsięwzięciu była firma All for One Poland (dawniej SNP Poland).
W pierwszym etapie systemem SAP EWM objęto przyjęcie do magazynu wyrobów gotowych i półproduktów, zarządzanie zapasami na poziomie wyrobu gotowego oraz sprzedaż do klienta. W planach jest także docelowe uruchomienie funkcjonalności SAP Extended Warehouse Management dla magazynu surowców i opakowań oraz zaopatrzenia produkcji. W chwili obecnej procesy te są realizowane za pomocą transakcji (tzw. rozszerzenia Z-owe) przygotowanych przez konsultantów All for One zgodnie ze specyfikacją oczekiwań klienta.
Przyjęcie na magazyn materiałów okołoprodukcyjnych i części surowców
Proces przyjęcia towaru na magazyn materiałów okołoprodukcyjnych oraz części surowców jest realizowany z wykorzystaniem funkcjonalności Inventory Management (część rozwiązań obszaru S/4HANA zarządzania zapasami) oraz transakcji służącej do wydruku etykiet na wyroby gotowe przygotowanej pierwotnie w projekcie wdrożenia S/4, a obecnie rozbudowanej i zmodyfikowanej na potrzeby procesów magazynowych.
Towar przyjęty od dostawców na poziomie Inventory Management w S/4HANA jest oklejany wygenerowaną przez system etykietą w standardzie GS1. Numer SSCC (seryjny numer jednostki wysyłkowej) z etykiety służy do utworzenia jednostki obsługi z takim numerem w magazynie.
W dedykowanej transakcji terminalowej po zeskanowaniu z etykiety kodów kreskowych z identyfikacją IZ (identyfikator zastosowania) odpowiedniego np. dla EAN materiału, numeru partii, ilości materiału, system generuje automatycznie przesunięcie materiału pomiędzy składem zarządzanym w S/4 a składem zarządzanym w EWM. Dodatkowo w tle tworzy się zadanie magazynowe, w którym na podstawie strategii rozmieszczenia towarów w magazynie wskazywane jest konkretne miejsce składowania dla materiału. Operator odwozi jednostkę obsługi pod wskazany adres i potwierdza wykonanie operacji.
W ten sposób odbywa się przyjęcie niektórych surowców, materiałów okołoprodukcyjnych oraz półfabrykatów do struktur EWM (koncentraty, przeciery).
Wydanie na produkcję
Kolejnym krokiem jest przesunięcie materiałów ze składów zarządzanych w EWM na składy przyprodukcyjne, które są zarządzane w S/4HANA. Założeniem klienta było, by operacja wydania materiałów do produkcji była możliwie prosta dla operatorów oraz wykorzystywała już istniejące etykiety SSCC.
Ze względu na swoją specyfikę Sokpol-Koncentraty nie korzysta jeszcze z rozwiązania do planowania produkcji z wykorzystaniem składów zarządzanych w EWM i nie tworzy rozbudowanych harmonogramów zaopatrzenia produkcji. Proces ten zorganizowano, wykorzystując przeksięgowanie odwrotne – czyli ze struktur EWM do S/4.
Operator w transakcji terminalowej sprawdza adres, w którym znajduje się materiał do wydania na produkcję. Następnie po potwierdzeniu miejsca składowania, z którego zabierany jest materiał, oraz ilości materiału, jaka ma zostać wydana na produkcję, również z walidacją numeru jednostki obsługi, następuje przesunięcie materiału na skład przyprodukcyjny, który jest w strukturze w S4H. System w tle odpowiednio generuje dokument przeksięgowania jak i tworzy i potwierdza odpowiednie zadania magazynowe.
EWM – przyjęcie wyrobów gotowych oraz półfabrykatów
Obsługa magazynu wyrobów gotowych, półfabrykatów odbywa się już w rozwiązaniu SAP EWM, z pewnymi modyfikacjami.
Przyjęcie materiałów z produkcji odbywa się z wykorzystaniem wydrukowanych etykiet w standardzie SSCC. Okleja się nimi nośniki z materiałami, które mają zostać przyjęte z produkcji do magazynu. Wykorzystywane są nośniki typu: paleta euro, półpaleta (DHP), plastikowa skrzynia do tubek z musem owocowym, beczki do koncentratów i wiele innych. Wybór nośnika dla materiału może wynikać ze specyfikacji zamówienia klienta oraz z samej charakterystyki materiału. Oprócz standardowych danych na etykiecie dodatkowo umieszczono numer zlecenia produkcyjnego, który jest wykorzystywany do przyjęcia produkcji na magazyn.
Po dostarczeniu materiału do magazynu na miejsce odkładcze operator magazynowy w dedykowanej transakcji terminalowej skanuje z etykiety numer zlecenia produkcyjnego (numer zlecenia produkcyjnego, do którego w referencji nastąpi uzysk produkcji) oraz kod z numerem SSCC i ilością. Na podstawie tych danych jest tworzona wewnętrzna dostawa przychodząca do magazynu oraz generowana i pakowana jednostka obsługi w dostawie z numerem SSCC z etykiety. Dodatkowo w transakcji operator ma możliwość zmiany nośnika dla materiału, ponieważ pierwotne dane o rodzaju nośnika są pobierane z danych podstawowych materiału.
Uwiarygodnienie określające, na jakim rodzaju nośnika jest materiał, jest o tyle ważne, że znaczną większość magazynu Sokpol-Koncentraty stanowią struktury blokowe, które mają różną pojemność składowania w zależności od tego, jaki rodzaj nośnika będzie składowany. Po zaksięgowaniu dostawy system generuje zadanie magazynowe na umieszczenie materiału, jednostki obsługi w konkretnym miejscu składowania. Miejsce jest wybierane przez system na podstawie strategii rozmieszczenia materiału, która znajduje się w danych podstawowych materiału. Ostatnim krokiem jest potwierdzenie umieszczenia materiału w miejscu składowania poprzez zeskanowanie miejsca składowania, w którym materiał jest umieszczony. Również po stronie S/4 zlecenie produkcyjne o ilość materiału przyjętego do magazynu jest aktualizowane automatycznie.
Struktury blokowe i regałowe
W czasie gdy powstawała koncepcja wdrożenia SAP EWM, blisko 95% magazynu stanowiły struktury blokowe. Jednak równolegle w firmie powstawał nowy magazyn regałowy. Dlatego w projekcie przygotowano strategie także dla magazynu wysokiego składowania, łącznie z logiką i ograniczeniami wynikającymi ze stosowania wielu rodzajów nośników dla materiałów (np. palety euro tylko składowanie w dolnej części regałów, plastikowe pojemniki na górnych regałach).
Rozwiązanie zostało przetestowane w ramach projektu (mimo że fizycznie magazyn jeszcze nie powstał). Już po starcie systemu zakładano nowe dodatkowe miejsca składowania dla struktur regałowych i automatycznie materiały, które miały w swoich danych podstawowych strategie rozmieszczenia materiału do magazynu uwzględniające struktury regałowe, trafiały w pierwszej kolejności do typu magazynu regałowy.
Sławomir Malarczyk, Dyrektor Operacyjny, Sokpol-Koncentraty
SAP EWM – nieodzowny krok w rozwoju firmy
Wybór SAP EWM był celowym i planowanym działaniem przesuniętym w czasie od wdrożenia SAP S/4 HANA, aby dać użytkownikom możliwość poznania modułu MM, zapoznania się z jego funkcjami oraz ograniczeniami. Przez co proces koncepcyjny EWM jak również świadomość potrzeb przy omawianiu możliwości i zasad, jakie daje SAP EWM, był bardziej świadomy i rzeczowy. Pozwoliło to na miękkie przejście z moduł MM systemu S/4 na SAP EWM i skupienie się na obsłudze i nauce nowych transakcji terminalowych, które dotychczas w firmie Sokpol-Koncentraty nie miały zastosowania.
Podobnie jak przy wyborze firmy All for One (SNP Polska), zdecydowaliśmy się na moduł EWM firmy SAP, gdyż mimo istnienia na rynku wielu podobnych systemów WMS, chcieliśmy uniknąć ryzyka braku kompatybilności międzymodułowej. Ponadto przy wdrożeniu systemów różnych producentów i przez różnych dostawców wydłuża się czas projektu i generują dodatkowe koszty. Nam udało się tego uniknąć.
Wdrożenie nowoczesnego systemu magazynowego było nieodzownym krokiem w rozwoju firmy z racji wzrastającego udziału produkcji detalicznej i tendencji do skracania cyklu życia produktu na rynku. Przez to tak ważne staje się śledzenie nie tylko partii, ale jednostki paletowej, na co pozwala system SAP EWM, a nie daje takiej funkcjonalności moduł MM S/4HANA. Można powiedzieć, że EWM prowadzi magazyniera za rękę, przez co nie musi on łamać ustalonych reguł FIFO czy FEFO przy braku możliwości zlokalizowania partii w module MM, gdzie w zasadzie magazyny funkcjonują jako magazyny otwarte i wyszukiwanie partii opierało się na wiedzy eksperckiej.
Sławomir Malarczyk, Dyrektor Operacyjny, Sokpol-Koncentraty
Wydanie do klienta
W procesie wydania towaru do klienta Sokpol-Koncentraty korzysta ze standardowych funkcjonalności SAP EWM. Utworzone w S/4HANA zlecenia sprzedażowe oraz dostawy wychodzące do klienta są następnie replikowane do EWM. W dalszej kolejności do dostaw wychodzących są generowane zadania magazynowe (wydania) według strategii. Zadania magazynowe równolegle wpinane są w tzw. zlecenia magazynowe.
Operatorzy w magazynie dokonują kompletacji załadunku w oparciu o kolejki do wydań lub bezpośrednio pobierają zlecenia magazynowe do realizacji. Osoba, która zarządza załadunkami do klientów (np. kierownik zmiany), wysyła na terminal operatora informacje o zadaniu magazynowym do realizacji. Dodatkowo operator jest powiązany ze sprzętem (zasobem), którego w danej chwili używa, tzn. wózkiem o określonych parametrach załadunkowych. W zleceniu magazynowym zawarte są konkretne informacje o kolejności działań, adresach miejsc składowania, z których jednostki obsługi mają zostać pobrane do załadunku, oraz do jakiego miejsca odkładczego mają zostać przetransportowane przed fizycznym załadunkiem materiałów na jednostki transportu. Poszczególne operacje są potwierdzane w dedykowany, sposób np. przez zeskanowanie adresu miejsca składowania lub numeru jednostki obsługi czy inne.
Zakończona dostawa jest księgowana zgodnie ze standardem SAP EWM. Następnie informacja jest wysyłana do modułu sprzedażowego S/4 na poziomie Inventory Management, gdzie otrzymuje status zaksięgowana. W kolejnym kroku jest generowana faktura i są drukowane dokumenty przewozowe.
W podobny sposób – także zgodnie ze standardem SAP EWM, obsługiwane są niepełne dostawy w wypadku braku odpowiedniego towaru w magazynie. Po potwierdzeniu zakończenia załadunku następuje księgowanie wydania rzeczywistej ilości towaru.
Bilans i zatowarowanie
Wdrożony system został uruchomiony tydzień przed oficjalnym startem, tak by wykonać zatowarowanie magazynu. Do zatowarowania wykorzystano opisaną wcześniej transakcję do drukowania etykiet. Na potrzeby tego procesu zmodyfikowano nieco jej logikę, bo fizycznie towar stał już w magazynie. Przy przeksięgowaniu stanów magazynowych z Inventory Management w S/4 na struktury SAP EWM i tworzeniu jednostek obsługi wykonywano dostawę wewnętrzną z potwierdzeniem miejsca składowania.
Pierwsza paleta z produkcji do SAP EWM została przyjęta 14 czerwca 2021 r. – co można uznać za oficjalny start systemu. Wszystkie operacje dla magazynu wyrobów gotowych (w tym przesunięcia, komasacje, inwentaryzacja) są realizowane z wykorzystaniem standardowych transakcji SAP EWM, dla wszystkich towarów składowanych w strukturach systemu (wyroby gotowe, półprodukty).
Prywatna chmura dla SAP
Obecnie wsparcie rozwiązania SAP EWM w Sokpol-Koncentraty świadczą konsultanci serwisu aplikacyjnego All for One, którzy pomagają użytkownikom rozwiązywać codzienne problemy w obsłudze, odpowiadają na pytania oraz prowadzą drobne prace rozwojowe związane z dostrajaniem systemu. Firma korzysta także z usługi serwisu aplikacyjnego SAP dla systemu S/4, a także innych usług zarządzanych dla SAP w All for One (SAP Managed Services), w tym administracji SAP i usług chmury prywatnej (All for One Managed Cloud).
Sokpol-Koncentraty to producent soków owocowo-warzywnych, koncentratów, przecierów oraz aromatów z owoców i warzyw. Siedziba firmy mieści się w Zagłobie k. Kazimierza Dolnego. Nowoczesny zakład produkcyjny zapewnia wysoko rozwinięte zaplecze technologiczne, składające się z najnowszych linii produkcyjnych oraz maszyn i urządzeń technologicznych. Firma przetwarza rocznie około 70 tys. ton owoców, głównie jabłek, produkując około 15 tys. ton koncentratów owocowych, 5 tys. ton przecierów oraz 10 tys. ton soku NFC. Ma odbiorców w Polsce, Niemczech, Austrii, Anglii, Rosji, Czech, Holandii, Estonii, Szwajcarii, Norwegii, Słowacji, Szwecji i innych krajach.