Szybka sprzedaż w SAP ERP

Złożona sieć dystrybucyjna

Wysokiej jakości surowce, nowoczesne zakłady produkcyjne i doskonałe produkty to nie wszystko. Do sukcesu na konkurencyjnym rynku mięsnym potrzebny jest jeszcze trzeci element – sprawna dystrybucja i stała dostępność towaru.

Rozbudowa i unowocześnianie sieci dystrybucyjnej w Grupie Sokołów to jeden z priorytetów programu rozwoju firmy i umacniania pozycji rynkowej. Produkty firmy są dostępne we wszystkich województwach, w różnych kanałach dystrybucji. Znaczącym odbiorcą (dającym ponad 30% przychodów) są duże sieci super- i hipermarketów, obsługiwane bezpośrednio przez zakłady produkcyjne i przynależne do nich magazyny logistyczne. Ponad 27% przychodów pochodzi ze sprzedaży na eksport. Ważnym odbiorcą są też hurtownie prywatne.

Kanałem dystrybucji, generującym blisko 24% przychodów, jest nowocześnie zorganizowana sieć własnych hurtowni i centrów dystrybucyjnych mięsa i wędlin, rozsianych na terenie całego kraju. Każda z 42 hurtowni odpowiada za terminową realizację dostaw, obejmujących pełen asortyment Sokołowa, ze wszystkich siedmiu zakładów produkcyjnych.

Klientami centrów dystrybucyjnych są głównie pojedyncze sklepy lub małe, lokalne sieci handlowe, zrzeszające po kilka-kilkanaście sklepów.

Taki model dystrybucji – choć nowoczesny i co ważniejsze, efektywny – stanowi nie lada wyzwanie organizacyjne, wymaga równoczesnego radzenia sobie z obsługą dwóch różnych kanałów sprzedaży.

Sprzedaż prowadzona bezpośrednio przez zakłady jest bardziej uporządkowana, bo zazwyczaj odbywa się na podstawie długoterminowych umów lub przynajmniej uzgodnionych zasad współpracy. Jednorazowe transakcje są znaczenie większe, a ich liczba mniejsza.

Hurtownie firmowe również podpisują umowy ze swoimi klientami, ale działają głównie na podstawie bieżących zamówień, składanych przez wielu klientów. Znaczną grupę stanowią też odbiorcy jednorazowi, niezwiązani żadnymi stałymi kontraktami z Sokołowem. Zamówienia są przyjmowane zwykle w bardzo wczesnych godzinach porannych i realizowane jeszcze tego samego dnia. Ich liczba jest bardzo duża – łącznie hurtownie obsługują ponad milion transakcji sprzedaży rocznie – ale zamawiane partie towaru są stosunkowo niewielkie.

Rejestracja sprzedaży w hurtowniach

Grupa Sokołów korzystała wcześniej z dedykowanego rozwiązania rejestrującego sprzedaż hurtowni własnych. Od momentu wdrożenia w Grupie centralnego systemu SAP aplikacja za pomocą interfejsu była połączona z SAP. Istotną wadą takiego rozwiązania było bardzo duże opóźnienie w dostarczaniu danych sprzedażowych do SAP. Niekorzystne było też to, że w poprzednim systemie raportowanie trwało zawsze bardzo długo, a w centralnym systemie dane z hurtowni w ogóle nie były dostępne.

Niezadowalająco działało także przesyłanie interfejsem informacji o stanach magazynowych do SAP ERP. W starym systemie i w SAP stany nigdy nie były takie same, co uniemożliwiało wiarygodną wycenę wartości zapasu. Oprócz braku dostępu do aktualnych informacji dużą bolączką był też brak możliwości zarządzania w systemie pracą hurtowni w czasie rzeczywistym, np. poprzez centralne ustalanie cen. Cenniki były przygotowywane w plikach Excel i wysyłane faksem lub mailem. W hurtowni ktoś te ceny musiał wpisać do aplikacji sprzedażowej ręcznie, co wiązało się z opóźnieniami w ich wprowadzaniu i możliwością pomyłki.

Andrzej Gorec, Zastępca Dyrektora Sprzedaży Tradycyjnej ds. Handlu w Sieci Własnej, Grupa Sokołów

Wyzwania nas mobilizują
Jak powszechnie widomo, sieć własna działająca w ramach Biura Sprzedaży Tradycyjnej Sokołów jest największą tego typy strukturą dystrybucyjną w polskiej branży mięsnej. Dzięki rozproszeniu jednostek handlowych jest w stanie zaopatrywać w sposób ciągły klientów na terenie całego kraju. Zapewnienie odpowiedniej obsługi kilkunastu tysiącom kontrahentów wymaga od nas doskonałej koordynacji działań logistycznych i marketingowych przy zachowaniu wzorowej jakości.
Mamy do czynienia z bardzo wymagającym produktem, jakim jest mięso i jego przetwory, musimy więc działać sprawnie i błyskawicznie reagować np. na sytuację rynkową. Ta z kolei nierzadko zmienia się z dnia na dzień. Nie jest to łatwe zadanie, dlatego mobilizuje nas do ciągłego udoskonalania sposobu zarządzania.
Z jednej strony musimy analizować i wyciągać wnioski z działań własnych oraz konkurencji, z drugiej zaś przestrzegać obowiązującej w firmie polityki cenowej. Konieczna jest też nieustanna analiza kosztów zarówno produktu, jak i logistycznych i osobowych. System informatyczny, z którego rezygnujemy na rzecz SAP ERP, z wieloma wyzwaniami nie był w stanie sobie poradzić. Działający w trybie offline, zcentralizowany system nie dostarczał wiarygodnych i aktualnych danych. Mechanizmy synchronizacji, choć z zasady stabilne, nie gwarantowały sprawnej dystrybucji np. tak istotnych z punktu widzenia handlu cenników promocyjnych.
Samo ustalanie akcji promocyjnych jest bardzo skomplikowane. Mamy przecież do czynienia z ponad czterdziestoma hurtowniami zorganizowanych w pięć regionów sprzedaży, a każda z nich obsługuje kilkuset klientów. Są to przeróżnej wielkości sklepy, sieci handlowe działające na różnych obszarach, hurtownie, jednostki budżetowe, a nawet klienci detaliczni. Nie zapominajmy również o sklepach własnych. Każdy z nich wymaga indywidualnego podejścia i opracowania indywidualnych warunków cenowych. Oprócz tego musimy dotrzeć do wszystkich klientów z konkretnym produktem lub ich grupą. Kombinacji klient–produkt–obszar jest bardzo wiele i bez sprawnie działających mechanizmów cenowych nie jesteśmy w stanie funkcjonować.
SAP ERP w obecnej konfiguracji bardzo sprawnie radzi sobie z tym wyzwaniem, mimo że nie wykorzystujemy jeszcze w pełni jego potencjału. Fakt, że system pracuje online, wpływa zasadniczo na szybkość i skuteczność naszych działań.
Bezcenne dla kreowania strategii naszej sieci są dostarczane przez SAP informacje zbierane na podstawie realizowanej sprzedaży. Mamy możliwość monitorowania słuszności i skuteczności podejmowanych działań marketingowych oraz diagnozowania obszarów, na które należy zwrócić uwagę.
Z punktu widzenia użytkowników końcowych najważniejsze jest, aby system dawał możliwość szybkiej i sprawnej obsługi sprzedaży. Porównywanie naszej konfiguracji i standardów SAP jest co najmniej niezasadne. Przygotowany dla nas mechanizm tzw. szybkiej sprzedaży umożliwia operatorowi w ciągu kilku minut obsłużyć całkiem sporą sprzedaż. Przyjazny interfejs użytkownika pozwala kilkoma prostymi czynnościami utworzyć dokument sprzedażowy wraz dokumentami magazynowymi, księgowymi i rozliczeniem należności w przypadku płatności gotówką.
Bardzo zadowoleni jesteśmy z przebiegu wdrożenia. Wspomniana wcześniej prostota obsługi sprawiła, że nie mieliśmy żadnych opóźnień w dostawach do klientów, a ci z kolei domyślili się, że mamy nowy system, otrzymując inny – jak sami podkreślają – bardziej czytelny formularz wydruku.

Andrzej Gorec, Zastępca Dyrektora Sprzedaży Tradycyjnej ds. Handlu w Sieci Własnej, Grupa Sokołów

Szybka sprzedaż w SAP

Interfejs pomiędzy poprzednim rozwiązaniem a SAP był jednak tylko rozwiązaniem tymczasowym. Po uruchomieniu systemu zintegrowanego we wszystkich zakładach produkcyjnych przystąpiono do kolejnego etapu projektu – przygotowania i uruchomienia rozwiązań dla hurtowni firmowych, wspierającego w SAP sprzedaż hurtową i detaliczną.

Rozwiązanie stanowi zestaw funkcjonalności SAP ERP, które wspierają tzw. szybką sprzedaż – typowe czynności dla specyfiki działalności sieci hurtowni, będących własnością firmy produkcyjnej. W maju 2011 r. rozwiązanie zostało uruchomione w hurtowniach w Sokołowie Podlaskim i Siedlcach, kolejne były centra w Szczecinie i Białymstoku. W startach systemu w tych lokalizacjach uczestniczyli konsultanci BCC, kolejne starty pracownicy Grupy Sokołów realizują już we własnym zakresie. Do końca 2011 r. z systemu SAP ERP będzie korzystać ponad 100 pracowników we wszystkich hurtowniach.

System tworzy ergonomiczne środowisko pracy, pozwalające szybko i sprawnie obsłużyć klienta hurtowni i sklepu firmowego. Podstawowa innowacja w stosunku do obsługi klasycznego procesu sprzedaży w SAP SD polega na uproszczeniu i ograniczeniu do niezbędnego minimum czynności, jakie ma do wykonania operator. Bez konieczności wdrażania rozbudowanych aplikacji IT dedykowanych dla firm typowo handlowych udało się znacznie skrócić czas realizacji zakupu.

W typowym procesie SD w SAP, żeby wystawić fakturę, należy wykonać kolejno kilkanaście czynności i utworzyć cztery lub pięć elektronicznych dokumentów w systemie. Każdy z tych dokumentów wygląda inaczej, jest odmiennie obsługiwany, wymaga nieco innych kompetencji i poruszania się w innych obszarach SAP. Takie podejście jest konsekwencją założenia, że poszczególne czynności są wykonywane przez różne osoby, w różnym czasie. Na przykład biuro obsługi klienta przyjmuje zamówienie, magazyn przygotowuje wysyłkę, fakturzysta wystawia fakturę itp. Tak właśnie wygląda sprzedaż w zakładach produkcyjnych Sokołowa, bezpośrednio obsługujących sieci handlowe.

W hurtowniach własnych wszystkie te czynności w systemie wykonuje jedna osoba, w jednej chwili, nie ma więc potrzeby dzielenia procesu na etapy, a wręcz przeciwnie – mogłoby to powodować niepotrzebne zamieszanie i znacznie wydłużać obsługę klienta.

W zaimplementowanym rozwiązaniu użytkownik, pracując wyłącznie na dokumencie zlecenia sprzedaży, w krótkim czasie może dokonać wszystkich czynności związanych z transakcją (przyjęcie gotówki, drukowanie WZ wraz z podaniem liczby kopii, księgowanie wydania materiałów, wystawienie i drukowanie faktur). Pozostałe elementy tworzą się automatycznie, bez ingerencji użytkownika.

System ułatwia wyszukiwanie produktów zamówionych przez klienta. Teraz wystarczy wpisać fragment nazwy indeksu materiałowego, a SAP poda jego numer. Dodatkowo podpowie także produkty z podobnymi indeksami.

Istotną cechą szybkiej sprzedaży jest dostęp do aktualnej informacji o dostępności stanów magazynowych. Osoba przyjmująca zamówienie w hurtowni musi wiedzieć natychmiast, czy może je zrealizować. Po wyszukaniu produktu SAP jednocześnie prezentuje informację o dostępności i cenie danego materiału. To jedna z istotnych zalet rozwiązania. Firma zyskała możliwość centralnego kontrolowania stanów magazynowych poszczególnych hurtowni w czasie rzeczywistym. Wcześniej uzyskanie takich samych danych zbiorczo (dla wielu hurtowni) trwało dość długo, nawet do kilku dni.

I hurt i detal

Obsługa procesu sprzedaż hurtowej, jak i detalicznej w centrach dystrybucyjnych wygląda bardzo podobnie. Różnica pojawia się jedynie na końcu, gdy wystawiany jest paragon lub faktura.

W hurtowniach zamówienia klientów przyjmowane są przez cały dzień, jednak jak już wspomniano, najwięcej spływa we wczesnych godzinach porannych. Na podstawie otrzymanego zamówienia (e-mailem, telefonicznie lub faksem), magazynier kompletuje asortyment i przygotowuje do go wysyłki. W tym momencie wkracza narzędzie do szybkiej sprzedaży w SAP, w którym tworzone jest zlecenie sprzedaży uwzględniające danego kontrahenta oraz zamówione towary. W tle system dokonuje wstępnej rezerwacji towaru, by nie był on już dostępny do dalszej sprzedaży. Jeśli klient od razu dostaje fakturę, zamówienie jest natychmiastowo wyksięgowywane i fakturowane. Jeśli nie, drukowany jest dokument WZ, zawierający ilości wydane z magazynu wraz z cenami.

Po odebraniu transportu klient potwierdza WZ (zwykle u kierowcy). Podpisany dokument wraca do hurtowni.

Następnie – ciągle na tym samym dokumencie zlecenia sprzedaży – operator aktualizuje ilości towaru potwierdzone na WZ. Jeśli klient odebrał całość towaru i WZ zgadza się ze zleceniem sprzedaży, to ten krok polega jedynie na potwierdzeniu ilości. W tle zostaje stworzona dostawa wychodząca i wyksięgowany zapas. Następnie tworzony jest dokument faktury. Możliwe jest utworzenie faktury dla pojedynczej dostawy lub też faktury zbiorczej, dla wielu dostaw. W tym drugim wypadku warunkiem jest to, by dostawy miały tego samego płatnika.

Gotówką i przelewem

W zależności od wyboru formy płatności, następuje odwołanie do odpowiedniego procesu SAP FI. Jeśli klient płaci gotówką, następuje ewidencja operacji w centrum dystrybucyjnym, jeśli przelewem – system rozlicza należności.

Zapłata za sprzedaż detaliczną zwykle następuje w gotówce. Jej fizyczne przyjęcie przez kasjera musi być zarejestrowane w SAP. W standardzie systemu istnieje służący do tego celu raport kasowy, jednak wymaga on wykonania szeregu dodatkowych czynności. W Grupie Sokołów jego działanie zostało mocno zintegrowane z modułem SD. Naciśnięcie jednego przycisku przez użytkownika wystawiającego paragon powoduje wypełnienie raportu kasowego danymi dotyczącymi konkretnej transakcji i w efekcie samoczynną rejestrację przyjęcia gotówki. To znacznie skraca czas operacji.

Zarejestrowanie gotówki w SAP daje natychmiastową informację o rzeczywistym przychodzie ze sprzedaży w danej hurtowni, a po objęciu systemem wszystkich hurtowni – firma będzie dysponować taką informacją globalnie, dla wszystkich lokalizacji. Wcześniej raport kasowy trafiał do księgowości dopiero po kilku dniach.

Dobra wieść dla firm posiadających hurtownie firmowe
Obsługa szybkiej sprzedaży w SAP to bolączka firm posiadających własne sieci dystrybucyjne – hurtownie czy placówki detaliczne. Standardowe funkcjonalności modułu SD systemu SAP ERP idealnie pasują do organizacji, w których w sprzedaż jest zaangażowanych kilka obszarów – od działu sprzedaży, poprzez magazyn, dystrybucję, po finanse. Rozbudowane możliwości tworzenia i przetwarzania dokumentów sprzedaży są w takich firmach bardzo przydatne. Z kolei w sprzedaży detalicznej czy „szybkiej” sprzedaży hurtowej liczy się czas i prostota obsługi klienta. Oczywiście sprzedaż detaliczną można obsłużyć, wdrażając specjalistyczne oprogramowanie dla sieci detalicznych, jednak dla firmy produkcyjnej jest to nieopłacalne. Dlatego stworzyliśmy rozwiązanie, umożliwiające obsługę „szybkiej” sprzedaży bezpośrednio w SAP ERP. To dobra wiadomość dla firm, które rozwijając ten kanał dystrybucji, chcą jednocześnie centralnie i w czasie rzeczywistym zarządzać sprzedażą w zintegrowanym systemie SAP, bez inwestowania w dodatkowe aplikacje IT.

Piotr Bieliński, Menedżer ds. Rozwoju Biznesu w obszarze Zarządzania Relacjami z Klientami (SD, CRM)

EasyPOS, czyli paragon z SAP

Wystawienie paragonu dla transakcji detalicznych wymagało integracji SAP z drukarką fiskalną. Do tego konieczny jest swoisty pomost, przez który dane będą przekazywane z SAP do urządzenia. W tym celu wykorzystano autorski produkt All for One EasyPOS.

All for One EasyPOS składa się z dwóch elementów. Pierwszy to tak zwany program drukujący działający w SAP, odpowiedzialny za wysłanie informacji (nazwa produktu, ilość, cena, wartość, stawka podatku) przy każdym księgowaniu paragonu. Drugi element to program zainstalowany bezpośrednio na stacji roboczej, do której podłączona jest drukarka fiskalna. Jego zadaniem jest „nasłuchiwanie” sygnałów z SAP. Przechwytuje on dane wysłane z systemu i przekazuje je do drukarki fiskalnej, która drukuje paragon i fiskalizuje zapisy księgowe.

Wystawienie paragonu i potwierdzenie przyjęcia gotówki w SAP powoduje księgowanie wpływów gotówkowych w standardowym raporcie kasowym.

Spójna informacja sprzedażowa

Z poziomu poszczególnych hurtowni najważniejsze korzyści z wdrożonego rozwiązania to krótki czas obsługi klienta w maksymalnie uproszczonym i przyjaznym dla użytkownika systemie. Informacja o dostępności towarów w czasie rzeczywistym ułatwia sprzedawcom codzienną kompletacją i realizację zamówień. Sprzedaż detaliczna i hurtowa odbywa się według tych samych zasad, system na żądanie przygotowuje paragon lub fakturę. Sprzedawca nie musi się też martwić, czy ceny w systemie są aktualne i czy nie nastąpiła pomyłka w ich wprowadzaniu.

Z punktu widzenia centralnego zarządzania własną siecią sprzedaży firma uzyskała jedno, spójne źródło danych o wielkości i wartości sprzedaży w tym kanale dystrybucji, kontrolę nad stanem zapasów i możliwość wyceny rzeczywistej wartości towaru. Wszystkie te dane są teraz dostępne online, w jednym systemie, co pozwala na szybki dostęp i raportowanie w ujęciu ogólnym, jak też w wybranych przekrojach.

Obecnie o wiele łatwiej centralnie zarządzać polityką cenową – zmiany cen w systemie wykonywane są automatycznie, zbiorczo dla wszystkich hurtowni, a lokalni użytkownicy nie mają możliwości ingerencji i „ręcznego sterowania”. Ogranicza to dostęp do wrażliwych danych przez osoby niepowołane i ogranicza ryzyko błędu.

Integracja rozwiązania z kasą fiskalną i raportem kasowym w SAP także pozwala skrócić czas od sprzedaży do zaksięgowania wpływów.

Wyeliminowanie poprzedniego systemu sprzedażowego i interfejsu łączącego go z SAP redukuje liczbę aplikacji w firmowym pejzażu IT. To z kolei oznacza niższe koszty utrzymania infrastruktury i kompetencji IT.

Dzięki uruchomionemu rozwiązaniu centra dystrybucyjne Sokołowa są obecnie w pełni zintegrowane z funkcjonującym w firmie od maja 2010 r. SAP ERP. Pod koniec 2011 r., gdy wszystkie hurtownie będą już korzystać z systemu, Sokołów zyska wreszcie kompletną i spójną, dostępną od ręki informację sprzedażową, obejmującą wszystkich klientów, we wszystkich kanałach dystrybucji.