Od ponad 24 lat wywodząca się z Francji grupa energetyczna EDF jest obecna na polskim rynku energii elektrycznej i ciepła. Od tego czasu, realizując politykę silnego zaangażowania na rynkach lokalnych, konsekwentnie umacnia swoją pozycję, przejmując udziały w największych polskich elektrociepłowniach i zakładach z sektora energetycznego. Podmiotem koordynującym działania spółek zależnych EDF w Polsce jest EDF Polska Centrala. W jej strukturach funkcjonuje Centrum Usług Wspólnych (CUW), którego główne zadania polegają na świadczeniu kompleksowej obsługi spółek grupy w zakresie finansów i księgowości, zarządzania zasobami ludzkimi oraz wsparcia IT (w tym także administracji systemem SAP HR).
Organizacja Centrum Usług Wspólnych dla grupy kapitałowej złożonej z podmiotów o różnej historii, modelu zarządzania i strukturze organizacyjnej to nie lada wyzwanie, jednak, jak podkreślają w EDF, reorganizacja i centralizacja usług pomocniczych w CUW jest kluczowym elementem na drodze do osiągnięcia efektywności ekonomicznej grupy.
Jednym z obszarów wspólnych realizowanych w krakowskim CUW jest administracja i zarządzanie kadrami oraz naliczanie wynagrodzeń dla wszystkich ponad 3500 pracowników grupy EDF w Polsce. Centralizację zadań kadrowo-płacowych w grupie ułatwia zintegrowany z innymi obszarami system SAP HR.
Oprócz efektów finansowych inne korzyści z takiego modelu obsługi pracowników są oczywiste: jedno źródło danych o zatrudnionych, szerokie możliwości raportowania informacji kadrowo-płacowych, ujednolicenie procesów HR we wszystkich spółkach grupy, wykorzystanie efektu skali dzięki skupieniu obsługi pracowniczej dla wielu spółek w jednym miejscu i budowanie spójnej polityki zatrudnienia i rozwoju kadr to tylko podstawowe z nich. Jednak to punkt widzenia pracodawcy.
Dla pracownika konsekwencją wejścia jego macierzystej firmy w struktury grupy kapitałowej czy też centralizacji procesów w CUW może być „oddalenie się” działu kadr i płac i utrudniony dostęp do ważnych dla niego informacji kadrowych.
Informacja podstawą komunikacji z pracownikiem
Przepływ informacji kadrowych w każdej firmie jest bardzo istotny. Ma on szczególne znaczenie w dużych firmach o rozproszonej strukturze, które zatrudniają znaczną liczbę osób. W tak dużej organizacji, jaką jest EDF, centralizacja procesów kadrowych w CUW nie oznacza, że wszyscy pracownicy odpowiedzialni za kadry i płace pracują w Krakowie. Oprócz centrali w poszczególnych spółkach działają oddziały lokalne, które zapewniają bieżącą obsługę pracowników, przygotowując dla nich potrzebne zaświadczenia czy zbierając informacje o zdarzeniach (zmiana danych, zwolnienia lekarskie itp.).
Jednak podobnie jak w każdej firmie działy kadrowe i płacowe spółek Grupy zasypywane są pytaniami: ile pozostało mi urlopu, kiedy mam pójść na badania okresowe, kiedy dokładnie mam wrócić do pracy po urlopie macierzyńskim, kiedy będą robione przelewy z wynagrodzeniami i ile wyniesie moja wypłata w tym miesiącu… Przekazanie tych informacji pojedynczo każdej osobie generuje znaczną ilość pracy.
W dużej bądź rozproszonej organizacji – szczególnie w firmach produkcyjnych czy usługowych, gdzie nie wszyscy pracownicy mają dostęp do firmowej poczty lub portalu – często brakuje narzędzia, które pomagałoby w pilnowaniu terminów i wysyłaniu odpowiednio wcześniej informacji o obowiązkowych szkoleniach, terminie ocen pracowniczych, konieczności dostarczenia dokumentów lub zaświadczeń. Dlatego pracodawcy poszukują rozwiązania, które usprawni i zautomatyzuje dystrybucję takich informacji.
Powiadomienia o zdarzeniach kadrowych
Od grudnia 2011 roku Centrum Usług Wspólnych Grupy EDF w Polsce korzysta z aplikacji All for One EasyReminder. Jest to rozwiązanie, które w oparciu o system SAP HR pozwala na definiowanie, a następnie wysyłanie powiadomień o zdarzeniach kadrowych poprzez SMS i/lub e-mail. Celem wdrożenia było usprawnienie procesu informowania pracowników i menedżerów w spółkach EDF Centrala, EDF CUW, Elektrownia Rybnik Elektrociepłownia Kraków, Energokrak, Elektrociepłownia Wybrzeże, Everen, wrocławska Kogeneracja, toruńska Cergia i PEC Tarnobrzeg.
Idea aplikacji opiera się na wykorzystaniu danych zgromadzonych w systemie SAP HR (np. informacje o dacie powrotu z urlopu, końcu ważności badań okresowych, dacie zakończenia umowy) i przetworzeniu ich w krótkie komunikaty tekstowe, wysyłane do wybranych adresatów lub grup adresatów.
Różne typy powiadomień
Spośród możliwości, jakie oferuje All for One EasyReminder, EDF na początek zdecydował się na wykorzystanie trzech typów powiadomień pracowników:
- powiadomienie o nieobecności,
- przypomnienie o terminie wykonania badań okresowych,
- informacja o przelewach wynagrodzeń.
Powiadomienia o nieobecności generowane są po powrocie pracownika do pracy, zawierają informację o tym, z nieobecności jakiego typu powrócił (urlop, opieka nad dzieckiem, L4) oraz ile dni urlopu pozostało mu do wykorzystania w ciągu roku. Tego typu komunikaty wysyłane są jedynie do pracowników. Do pracownika zaś i do jego bezpośredniego przełożonego (menedżera) wysyłane są przypomnienia o zbliżającym się terminie wykonania badań okresowych. Ostatni typ informacji otrzymują również tylko pracownicy – są to informacje o przelewach wynagrodzeń – kwota wynagrodzenia.
Data wysłania informacji jest definiowana w All for One EasyReminderze i może być skorelowana z informacją z działu finansowego. Komunikat o wynagrodzeniu powstaje automatycznie po wygenerowaniu w systemie listy płac oraz odpowiadającej jej informacji o przelewach, a następnie jest buforowany i wysyłany dopiero po wykonaniu przelewu (przygotowanie listy płac w dziale płacowym może się odbywać nawet kilka dni wcześniej niż rzeczywista data przelewu). Możliwe jest także ustawienie powtórnego komunikatu (np. informacja o upływającym za miesiąc terminie ważności badań lekarskich i ponowne przypomnienie na dwa tygodnie przed upływającym terminem).
E-mail czy SMS?
All for One EasyReminder umożliwia wysyłanie informacji za pomocą dwóch kanałów dystrybucji: e-maila i SMS-a. Choć wysyłanie SMS-ów przez bramki operatorów sieci telefonii komórkowej pociąga za sobą pewne koszty (w przeciwieństwie do poczty elektronicznej), Grupa EDF zdecydowano się korzystać z wiadomości SMS z kilku powodów. Po pierwsze – nie wszyscy pracownicy mają dostęp do komputera i firmowej poczty elektronicznej. Drugi i ważniejszy powód wynika z charakteru przekazywanych informacji. Są to dane wrażliwe, zawierające dane osobowe i wysokość wynagrodzenia. W EDF oceniono, że SMS jest bezpieczniejszym kanałem komunikacji, gdyż transmisja danych do operatora jest szyfrowana. Dodatkowo SMS jest szybszy od e-maila.
Informacje przesyłane są tylko do pracowników, którzy podali swoje numery telefonów i wyrazili zgodę na otrzymywanie takich wiadomości. W spółkach grupy EDF liczba osób zainteresowanych tego typu komunikatami rośnie z miesiąca na miesiąc.
Z SAP-a na SMS
Zasada działania aplikacji All for One EasyReminder jest dość prosta. Dla poszczególnych zdarzeń, o których chcemy informować na podstawie danych w systemie, definiuje się adresata lub grupę adresatów, czy komunikat trafia tylko do pracowników, czy też do ich przełożonych, kiedy w stosunku do zdarzenia informacja zostanie wysłana (przed czy po zdarzeniu) oraz czy będzie powtarzana. W wypadku powiadomień stałych (cyklicznych) można również wprowadzić datę, w której stosowne powiadomienie lub komunikat zostanie wysłany.
Aplikacja jest automatycznie uruchamiana raz dzienne (w razie potrzeby może też zostać uruchomiona ręcznie) i podczas tego cyklu zbiera dane z systemu konieczne do wygenerowania zdefiniowanych komunikatów.
Sama treść wiadomości tworzona jest dynamicznie. Do stałych fragmentów tekstu przechowywanych w EasyReminderze aplikacja pobiera dane z odpowiednich infotypów bądź tabel systemu SAP (np. informacja o urlopie do wykorzystania z infotypu 2001, wysokość wynagrodzenia z tabeli z informacjami o przelewach oraz z klastra płacowego).
W rezultacie powstaje gotowy komunikat.
Poniżej treści SMS-ów, jakie otrzymują pracownicy Grupy EDF.
- Powrót z nieobecności:
„Informujemy, że do dnia dd.mm.rrrr wykorzystałeś/aś urlop
<nazwa_podtypu_dla_ktorego_powrot>: <wartość_zmniejszenia>
Pozostało DNI:
wypocz: <wartość dla podtypów (A+B+…) (w tym na żądanie <wartość>) >
zaległy: <wartość> (podtyp A dla dat zmniejszenia…)
stażowy: <wartość> (podtyp E)
4 bryg.: <wartość> (podtyp F)”
- Przelew wynagrodzeń
„Informujemy, że dokonaliśmy przelewu na kwotę: <wartość>”
- Badania okresowe:
„Informujemy, że dnia dd.mm.rrrr kończy się ważność badań okresowych”.
Budowanie polityki kadrowej
Choć EDF wykorzystuje na razie trzy typy powiadomień, rozwiązanie jest na tyle elastyczne, a przy tym łatwe w obsłudze i administracji, że w przyszłości, wraz z rosnącymi potrzebami kadrowymi, administratorzy SAP w CUW będą mogli rozszerzać zakres komunikatów wysyłanych do pracowników i menedżerów o inne zdarzenia, np. informacje o szkoleniach, powiadomienia o upłynięciu terminu ważności uprawnień technicznych itp. Praktycznie rzecz biorąc, można wysyłać powiadomienie niemal o każdej danej dotyczącej pracownika, która jest określona w czasie.
Wdrożenie aplikacji All for One EasyReminder to realizacja strategicznych celów Centrum Usług Wspólnych EDF w praktyce. Rozwiązanie jest jednym z elementów wdrażania polityki porządkowania procesów HR w organizacji i standaryzacji wymogów informowania. Automatyczne generowanie i dystrybucja komunikatów dla pracowników to także znaczna oszczędność w czasie pracy działów kadrowych.
Ale oprócz tych korzyści dla EDF ważny jest także punkt widzenia pracowników. Łatwy dostęp do istotnych dla niego informacji o wymiarze urlopu czy wysokości wynagrodzenia to jeden z elementów budujących lojalność i zaufanie dla pracodawcy.
Andrzej Nowak, Kierownik Centrum Kompetencyjnego SAP, EDF Polska CUW
Coraz więcej chętnych na SMS
Decyzja o wdrożeniu All for One EasyRemindera w Grupie EDF w Polsce to efekt rozmów pomiędzy dyrekcjami HR i IT na temat możliwości lepszego wykorzystania oraz dalszego rozwoju narzędzi informatycznych wspierających procesy HR w spółce. EasyReminder okazał się atrakcyjną, łatwą w obsłudze aplikacją spełniającą te oczekiwania. Stosunkowo niewielkim kosztem narzędzie to umożliwia lepsze wykorzystanie SAP-a, który jest zintegrowanym systemem informatycznym do obsługi procesów kadrowo-płacowych w grupie.
W systemie SAP HR obsługiwanych jest ponad 3500 pracowników spółek Grupy EDF w Polsce, ponad 1500 z nich to użytkownicy pracujący bezpośrednio w systemie. Ze względu na ich geograficzne rozproszenie All for One EasyReminder istotnie ułatwia kontakt na linii dział HR – pracownik, stanowiąc dodatkową płaszczyznę komunikacji i podnosząc wizerunek spółki w oczach pracowników.
Do tej pory chęć otrzymywania komunikatów SMS z EasyRemindera wyraziło ok. 500 osób (z powodu wysyłania danych wrażliwych, każdy musi wyrazić pisemną zgodę na ich otrzymywanie). W ostatnim miesiącu system wysłał prawie 1600 takich komunikatów. Ich liczba jest zmienna, w zależności od liczby zdarzeń kadrowo-płacowych, które występują w danym okresie.
O nowym narzędziu, a tym samym nowej możliwości komunikacji informowaliśmy pracowników w naszym miesięczniku „Wspólna Energia” oraz za pośrednictwem e-maili i rozmów z bezpośrednimi przełożonymi. Sama inicjatywa odbierana jest przez pracowników pozytywnie, z dnia na dzień rośnie liczba chętnych do otrzymywania informacji z EasyRemindera. Nieufność wzbudza jedynie przesyłanie danych o wynagrodzeniu. Narzędzie jest bardzo elastyczne, dlatego nie wykluczamy dalszego rozszerzania zakresu informacji, o których będziemy chcieli informować pracowników.
Andrzej Nowak, Kierownik Centrum Kompetencyjnego SAP, EDF Polska CUW