Automotive – kluczem jest logistyka

Specyfika automotive

Samochód – efekt końcowy produkcji sektora motoryzacyjnego – składa się z tysięcy podzespołów. Tylko niewielka część z nich jest wytwarzana w fabryce produkującej samochody. Łańcuch dostaw automotive to złożona sieć powiązań pomiędzy licznymi producentami, ich dostawcami i dostawcami tych dostawców.

Największe wyzwanie dla przedsiębiorstw z branży stanowi dotrzymywanie terminowości dostaw, wyśrubowanych parametrów technicznych, spełnianie wymagań standardów motoryzacyjnych, restrykcyjna kontrola jakości, dotrzymywanie warunków dostępności produktów czy wynikające z umów żądania zwiększenia produkcji w krótkim czasie. Zakład, z którego wyjeżdża gotowy samochód, nie jest w stanie przechowywać wszystkich elementów składających się na auto w swoich magazynach, ponieważ liczba modeli, wersji wyposażenia itd. każdej marki jest duża. Wystarczy odwiedzić dowolny salon samochodowy i poprosić o listę wersji silnikowych i wyposażenia dodatkowego. Otrzymamy tabelę składającą się przeważnie z 5 kolumn i 20 wierszy dla jednego tylko modelu auta.

Aby sprostać wymaganiom rynku i dostarczyć produkt „skonfigurowany” przez klienta salonu samochodowego w rozsądnym czasie, producent musiałby zapewnić dostępność niemal wszystkich części w każdej konfiguracji na magazynie, po to aby natychmiast po otrzymaniu zamówienia przystąpić do produkcji. Utrzymywanie wysokich stanów magazynowych jest wysoce nieopłacalne. Dlatego w branży automotive wypracowano rozwiązanie polegające na precyzyjnym zsynchronizowaniu dostaw podzespołów od kooperantów bezpośrednio do fabryki finalnej (assembly line) tuż przed chwilą, kiedy dana część będzie montowana.

Tak zwane dostawy JIT (Just in Time) stanowią duże wyzwanie dla dostawców. Synchronizacja z planami producentów wymaga dużej dokładności przy planowaniu dostawy konkretnych materiałów w z góry ustalonej ilości i kolejności dla danego klienta (producenta samochodów). Pomagać w tym powinien system informatyczny, który może wspomagać przyjmowanie zamówień, prowadzić kontrolę zdolności produkcyjnych, potwierdzać datę dostępności wyrobów, informować odbiorcę o fakcie rozpoczęcia wysyłki wyrobu. Takie właśnie wymagania legły u podstaw projektu kompleksowej rozbudowy systemu SAP w polkowickim zakładzie Sitechu.

W rodzinie Volkswagena

Sitech jest częścią koncernu Volkswagen. Fabryka jest jednym z głównych dostawców foteli do różnych modeli samochodów marek Volkswagen, Seat i Skoda. Przynależność do rodziny Volkswagen oznacza konieczność spełniania niezwykle wysokich standardów w odniesieniu do procesów produkcji i logistyki oraz dostosowania własnej infrastruktury IT do:

• standardów motoryzacyjnych (VDA),
• standardów elektronicznej wymiany danych w całej grupie VW,
• charakterystycznych dla całej grupy Volkswagen wysokich wymogów dotyczących dostaw, jakości i terminowości.

Coraz więcej SAP

SAP jest powszechnie używanym rozwiązaniem ERP w firmach grupy Volkswagen – korzysta z niego większość zakładów produkcyjnych w Europie, również w Polsce. Także Sitech od początku działalności w Polkowicach użytkował SAP, sukcesywnie zwiększając zakres obsługiwanych funkcjonalności i procesów. W 1999 r. w ramach wdrożenia prowadzonego siłami korporacyjnymi uruchomiono SAP w finansach i kontrolingu. W kolejnych latach ze wsparciem BCC (aktualnie All for One Poland) wdrażano m.in. funkcjonalności zarządzania projektami i inwestycjami (PS/IM), a także gospodarki materiałowej i zaopatrzenia (MM), planowania produkcji (PP) oraz gospodarki remontowej i utrzymywania ruchu (PM) – dla wybranych wydziałów produkcyjnych.

Jednak większość procesów logistycznych była obsługiwana przez specjalistyczny system informatyczny. Wiązało się to z koniecznością utrzymywania interfejsów łączących go z SAP. Wraz z rozwojem firmy oczywista stała się konieczność przeniesienia obsługi wszystkich kluczowych procesów do jednego zintegrowanego systemu informatycznego. Poprzedni system wraz z interfejsami coraz częściej stanowił „wąskie gardło” w procesach biznesowych, dostarczając wielu danych jedynie okresowo (np. danych dotyczących sprzedaży). Wykorzystywane interfejsy nie zapewniały także automatyzacji danych, co ograniczało dostęp do pełnego zakresu istotnych dla biznesu informacji. Wzrastający nakład pracy manualnej, np. przy naliczaniu zużycia materiału bądź obliczaniu kosztu wytworzenia, przyczyniał się do powiększania istniejących ograniczeń.

Obsługa skomplikowanych i wielowariantowych procesów logistycznych stanowi największe wyzwanie w zarządzaniu w Sitechu. Kierownictwo firmy oceniło, że wdrożenie SAP dla pełnego zakresu logistyki – od zamawiania komponentów, poprzez zaawansowane planowanie produkcji na wszystkich wydziałach, po sprzedaż i integrację z odbiorcami – wprowadzi nową jakość w zarządzaniu. Dlatego w początkach 2007 r. zdecydowano o kompleksowej rozbudowie SAP. Założeniem było skupienie się na tych obszarach firmy i systemu, które mają największy wpływ na sprawność operacyjną i rentowność działalności – czyli na szeroko pojętej sferze logistycznej.

Od mapowania procesów po start systemu informatycznego

W celu lepszego przygotowania firmy do wdrożenia projekt SAP poprzedzony został projektem mapowania procesów biznesowych. Jego rezultatem były:

• kompletny opis organizacji zgodnie z koncepcją zarządzania procesowego na potrzeby IT i Systemu Zarządzania Jakością (mapy procesów biznesowych i struktura organizacyjna),
• jednolity opis procesów biznesowych z możliwością wykorzystania danych w kolejnych projektach,
• ewidencja powiązań z centralą (miejsca w procesie, dokumenty, wykonawcy),
• przygotowanie do spełniania wymagań koncernu Volkswagen w zakresie zarządzania procesowego,
• przygotowanie organizacyjne do projektu SAP.

Projekt mapowania procesów został zakończony z sukcesem w końcu 2006 r., i przygotował solidny grunt pod sprawne przeprowadzenie rozbudowy SAP w Sitechu. Wdrożenie, realizowane we współpracy z BCC, trwało od kwietnia do grudnia 2007 r. O skali prac świadczy ilość zaangażowanych konsultantów BCC – niemal 30 osób.

Projekt objął wszystkie istotne sfery działalności wpływające na rentowność firmy – gospodarkę magazynową, planowanie produkcji, zarządzanie jakością, sprzedaż i dystrybucję. W ramach przedsięwzięcia rozbudowano też część finansową systemu – wdrożono m.in. kontroling kosztów produkcji oraz zarządzanie środkami pieniężnymi (Treasury). Zrealizowano również pierwsze prace wdrożeniowe w zakresie kadr i płac oraz kontroli jakości (kontynuację wdrożenia SAP HR i SAP QM zaplanowano na kolejne etapy). Zgodnie z planem, użytkownicy zaczęli pracować w nowym systemie w styczniu 2008 r.

Poniżej chcielibyśmy przybliżyć najważniejsze z nowo wdrożonych funkcji SAP, wiążące się z uzyskaniem największych korzyści i usprawnień.

VDA: w zgodzie ze standardami

Wymaganiem branży jest stosowanie się do norm standaryzujących współpracę firm na poziomie technicznym oraz organizacyjnym. Jedną z najbardziej rozpowszechnionych jest niemiecka norma VDA (Verband der Automobilindustrie). Możemy się z nią spotkać na przykład przy zakupie auta – znajdując odwołania do normy VDA w specyfikacji technicznej (np. pojemność bagażnika wielu producentów podaje w kalkulacji zgodnie z tą normą).

Stosowanie normy wiąże się z koniecznością jej uwzględnienia w rozwiązaniach w systemie ERP firmy. Efektem opisywanego projektu jest implementacja normy VDA w systemie SAP Sitechu. Większość komunikatów procesowych (zarówno elektronicznych, jak i wydruków) w Sitechu jest obecnie zbudowana zgodnie z VDA. Uwzględniono zarówno merytoryczną zawartość komunikatów i ich wydruków, jak i ich graficzną formę zdefiniowaną w normie, w nielicznych przypadkach dokonując dostosowania do specyficznych wymagań samego Volkswagena.

Terminale przenośne

Jednym z założeń rozbudowy SAP była jego integracja z inteligentnymi terminalami zintegrowanymi ze skanerami kodów kreskowych w celu maksymalnej automatyzacji pracy magazynów wysokiego składowania. W wyniku projektu magazyny zostały objęte przemysłową siecią bezprzewodową zintegrowaną z serwerem SAP Console. Umożliwia to wykonywanie transakcji SAP bezpośrednio na ekranie terminala przenośnego z dowolnego miejsca na terenie magazynu.

Zapotrzebowania na przesunięcie materiału są generowane w SAP. Efektem zatwierdzenia zapotrzebowania jest wygenerowanie specjalnego wydruku (zgodnego z normą VDA) na odpowiedniej drukarce w magazynie. Drukarka jest dobierana w zależności od miejsca, z którego materiał ma być pobrany. Magazynier (operator wózka widłowego wyposażony w terminal mobilny) skanuje wydruk i na ekranie terminala otrzymuje informację o położeniu materiału na magazynie (sekcja, rząd, półka). Następnie udaje się na wskazane przez terminal miejsce i skanując kod kreskowy umieszczony pod regałem, upewnia się, że znajduje się w dobrym punkcie magazynu. Kolejnym krokiem jest zeskanowanie kodu kreskowego znajdującego się na pojemniku i potwierdzenie pobranej ilości materiału. W punkcie docelowym następuje ponowne skanowanie pojemnika, co kończy proces przesunięcia. W tle całego procesu następuje: przesunięcie jednostek obsługi (HUM) pomiędzy składami, rozpakowanie lub spakowanie HUM, przesunięcie pustego pojemnika na docelowe miejsce.

Powyższe rozwiązanie integruje elementy standardowej funkcjonalności MM dotyczącej przesunięć materiałów, rozbudowanej funkcjonalności WM, jednostki obsługi (pakowanie) oraz integracji ze skanerami mobilnymi.

Efektem końcowym jest w pełni skanerowa obsługa od momentu stworzenia zapotrzebowania, przez wyszukanie surowców na magazynie, przetransportowanie ich na halę produkcyjną, potwierdzenie wykonania wyrobu gotowego oraz rozmieszczenie go w magazynie wysokiego składowania praktycznie bez użycia SAP GUI.

Dodatkową korzyścią rozwiązania jest skrócenie procesu inwentaryzacji, która odbywa się w chwili obecnej w sposób bardziej zautomatyzowany. Dzięki nowemu rozwiązaniu osiągnięto znaczne usprawnienie procesów zarządzania magazynami, w tym skrócenie czasu wyszukiwania materiału w hali logistycznej (regały wysokiego składowania w hali logistycznej Sitechu mają ok. 10 tys. m kw. powierzchni), skrócenie czasu przygotowania załadunku na auta, eliminację błędnego przypisania materiału do danego transportu, ograniczenie czynności manualnych w procesie przyjęcia/wydania materiałów z hali logistycznej.

Ważne pojemniki

Wiele elementów wykorzystywanych w produkcji motoryzacyjnej to drobne gabarytowo części i podzespoły. Dlatego w tej branży popularne są standardowe opakowania zbiorcze wielorazowego użytku, wykorzystywane do przechowywania i przemieszczania komponentów wewnątrz firmy i w obrocie z partnerami biznesowymi.

W koncernie VW, również w Sitechu, standardem opakowań jest opakowanie typu KLT. Obrót magazynowy zarówno wewnątrz firmy, jak na zewnątrz odbywa się głównie przy użyciu europalet oraz standaryzowanych pojemników. Pojemniki te krążą pomiędzy Sitechem a klientami i dostawcami.

Celem projektu było wypracowanie rozwiązania, które zapewniałoby pełen monitoring aktualnego położenia, liczby oraz zawartości każdego z pojemników na terenie zakładu oraz kontrolę stanu pojemników u dostawców i klientów. Dzięki temu osoba odpowiedzialna za obieg pojemników może w każdej chwili sprawdzić, czy są wolne pojemniki przeznaczone do wysyłki do konkretnego zamówienia klienta. Aby sprostać wymaganiom, zaimplementowano w SAP następujące komplementarne funkcjonalności:

• HUM (Handling Unit Management) – automatyczne pakowanie i rozpakowywanie materiałów w oparciu o instrukcje pakowania oraz w zależności od rodzaju ruchu materiałowego. W ruchach materiałowych większość materiałów w zakładzie przemieszczana jest jako jednostka obsługi, a nie jako standardowa ilość materiału.
• Automatyczne przemieszczanie pustych pojemników. Zadaniem tej funkcjonalności jest umieszczenie pojemnika w miejscu, w którym jest najbardziej potrzebny, oraz raportowanie stanu pojemników.
• Kontrola pojemników wydanych klientom i dostawcom: ze względu na dużą wartość pojemników należy kontrolować, jakie oraz ile pojemników będących własnością Sitechu jest obecnie u poszczególnych partnerów.

Korzyści, jakie wiążą się z uruchomieniem tego mechanizmu, dotyczą głównie wiedzy na temat liczby i rodzaju pojemników znajdujących się na terenie zakładu oraz u klientów. Dzięki temu z odpowiednim wyprzedzeniem można planować operację ściągnięcia do zakładu następnej partii pojemników.

Ze względu na ścisły rygor terminu wysyłek, liczbę klientów oraz samych pojemników i pasujących do nich wyrobów mechanizm ten pozwala uniknąć sytuacji, w której niemożliwe jest dokonanie wysyłki materiałów do klienta ze względu na brak danego typu pojemnika.

Wersjonowanie produktów

W Sitechu dany wyrób często posiada wiele wersji produkcyjnych, dodatkowo wyroby przechodzą kolejne zmiany technologiczne. Na przykład oparcie fotela do popularnego VW Golfa w zależności od wersji może mieć regulację odcinka lędźwiowego, sportowe boczki lub inne opcje. Konstrukcyjnie wiele wariantów bazuje na modelu podstawowym.

Aby nie mnożyć w systemie SAP oferty asortymentu (co powodowałoby trudności w identyfikacji materiału, problemy przy inwentaryzacji, cennikach itd.), w Sitechu zastosowano wersjonowanie produktów w zależności od specyficznych wymagań danego klienta. Na przykład dla samej platformy tzw. klasy Golfa można doliczyć się kilkudziesięciu wariantów. Takie podejście ma duży wpływ na planowanie produkcji i zaopatrzenia. System musi mieć zdolność do rozpoznawania wersji wyrobów oraz w zależności od nich doboru odpowiednich parametrów (składniki specyfikacji materiałowych, czasy i miejsca przetwarzania, czyli marszruty itd.).

Przesunięcie tego pracochłonnego zadania z dysponenta na mechanizmy systemowe jest niewątpliwą korzyścią. Oczywiście wyniki planowania nadal podlegają weryfikacji, dając możliwość naniesienia niezbędnej korekty przez odpowiedzialnego za dany asortyment pracownika.

Transport na czas

Ze względu na oczekiwania klientów oraz dużą liczbę wysyłek dziennie, transport wychodzący musi być planowany z dokładnością do dwóch godzin. Dla każdego zamówienia należy określić dzień i godzinę wysyłki, uwzględnić odległość do klienta, środek transportu (ciężarówka, statek), wagę towaru i na tej podstawie zamówić w firmie transportowej odpowiedni środek transportu na określoną godzinę.

Aby umożliwić efektywną pracę planistom transportu wdrożono standardowe rozwiązanie SAP LE-TRA wzbogacając je o dedykowane raporty.

Efektem jest „konsola” planisty, gdzie na jednym ekranie planista jest w stanie określić co, na kiedy, do kogo i czym ma wysłać oraz dodatkowo sprawdzić status bieżących wysyłek. Raporty transportowe poprzez wykorzystanie pojęcia „okien czasowych” (czyli określonego czasu, w ramach którego procesowany jest pojedynczy transport na jednym stanowisku) pozwalają pracownikom logistyki na dokładne zaplanowanie procesu załadunku samochodów na terenie zakładu wraz z monitorowaniem jego terminowości – dzięki temu dysponują oni narzędziem pozwalającym na bieżąco reagować na zaistniałe problemu z obsługą transportową.

Lepsza współpraca w łańcuchu dostaw

Większość klientów oraz duża grupa dostawców Sitechu wykorzystuje EDI jako główne medium komunikacji w przesyłaniu zamówień, potwierdzaniu dostaw itd. Niezawodność i wydajność wymiany danych za pośrednictwem EDI ma ogromne przełożenie na jakość współpracy w ramach łańcucha dostaw, którego ogniwem jest polkowicka firma – w tym na zdolność do realizacji zamówień według ustalonych w umowie zapisów. Dlatego istotną częścią projektu rozbudowy SAP było:

• stworzenie kompleksowej platformy komunikacyjnej, ściśle zintegrowanej z rozwiązaniami SAP Sitechu i dającej odpowiednie możliwości elektronicznej wymiany danych z obecnymi i przyszłymi partnerami firmy,
• zaimplementowanie w SAP funkcji wspierających grupę najważniejszych komunikatów w zgodności z normą VDA.

Rozwiązanie EDI zostało zbudowane jako zespół interfejsów pracujących na platformie SAP XI (SAP Exchange Infrastructure), narzędzia z rodziny SAP NetWeaver.

Wykorzystano standard VDA oraz protokół komunikacyjny OFTP. Rozwiązanie takie pozwoliło uzyskać bezproblemową integrację komunikatów przychodzących i wychodzących z SAP, a także zapewnić skalowalność rozwiązania (VDA oraz OFTP są uznanymi standardami w automotive, dzięki czemu dodawanie nowych partnerów i rozbudowywanie komunikatów w oparciu o ten standard jest znacznie prostsze).

Nowe rozwiązania dotyczą komunikatów do klientów i do dostawców. Obszary, które zostały usprawnione w zakresie współpracy z klientami Sitechu, to:

• umowy terminarzowe – za pomocą komunikatów EDI przesyłanych do Sitechu klient precyzuje, ile i jakiego towaru zamawia w Sitechu i na kiedy chce dany towar otrzymać; tak przesłana informacja odkładana jest w umowie terminarzowej jako linie harmonogramowania (dokładna informacja o towarze i terminie dostarczenia). Zamówienia przesyłane przez klienta składane są z pewnym wyprzedzeniem na dłuższy okres (służą wtedy m.in. do planowania produkcji), jednak mogą być doprecyzowywane w kolejnych przesyłanych komunikatach EDI – wszystkie tak przesłane informacje zbierane są w dokumencie umowy terminarzowej. Na przykład w komunikacie określane są ilości towaru, jakie klient chce otrzymać za 3, 4 lub 5 miesięcy; miesiąc przed tym terminem, w kolejnych komunikatach, klient przesyła informacje szczegółowe, precyzując dokładniej, w jakich dniach chce otrzymywać dane dostawy, precyzując jednocześnie za pomocą numeru wyrobu, na który model zgłasza zapotrzebowanie, np. fabryka w Wolfsburgu określa zapotrzebowanie na 320 oparć ze sportowymi boczkami z regulacją odcinka lędźwiowego;
• dostawy wychodzące – każda dostawa do klienta Sitechu musi być awizowana. Dzięki EDI klient otrzymuje informację potwierdzającą, ile jakiego towaru i którego dnia otrzyma. Pozwala to klientowi na przygotowanie się na odbiór towaru, który często trafia bezpośrednio na jego linię produkcyjną;
• Wprowadzone usprawnienia we współpracy z dostawcami działają analogicznie do funkcjonalności zamodelowanych dla relacji z klientami, tyle że niejako w odwrotną stronę – „w tył” łańcucha logistycznego.

I tak, odwracając schemat Schedule Lines, harmonogram dostaw wysyła zawartość umowy terminarzowej zakupowej, obowiązującej między Sitechem a jego dostawcą, oraz wymagany harmonogram dostaw. Dostawcy Sitechu mają obowiązek dotrzymywania terminów dostaw wysyłanych do nich za pomocą tego rozwiązania. Awizo dostawy zaś informuje Sitech o rozpoczęciu realizacji dostawy.

Obecnie Sitech dysponuje kompleksowym rozwiązaniem SAP, obejmującym wszystkie najistotniejsze sfery działalności przedsiębiorstwa. Dotrzymywanie warunków dostaw JIT jest łatwiejsze w głównej mierze dzięki automatyzacji skomplikowanych procesów biznesowych, przenosząc punkt ciężkości na rozwiązania systemowe, pozostawiając jedynie kontrolę bądź ewentualną korektę wyników na poziomie pracownika.

Dzięki sprawniejszej organizacji całego łańcucha logistycznego, od planowania i dostosowania programu produkcyjnego do zamówień klientów, optymalizację zamówień części pojedynczych i surowców oraz optymalizację obrotu wyrobami gotowymi firma osiąga wymierne korzyści związane z niższymi kosztami utrzymywania zapasów, wynikającymi z niższych stanów magazynowych. Pełna integracja procesów logistycznych w jednym środowisku, informacja bez znaczących opóźnień czasowych dostępna z wielu miejsc jednocześnie przyczynia się do jeszcze sprawniejszego wykorzystania potencjału firmy.

Osiągnięte usprawnienia w procesach logistycznych – wewnętrznych i na styku z partnerami biznesowymi firmy, są kluczem do zwiększenia efektywności Sitechu. Umożliwiają też orientację na realizację długofalowych celów przedsiębiorstwa. W końcu „każda jazda zaczyna się od fotela”.