W grudniu 1999 roku został podpisany kontrakt wdrożeniowy z BCC (aktualnie All for One Poland). Głównym czynnikiem, który przesądził o wyborze BCC jako partnera wdrożeniowego, było duże doświadczenie BCC w prowadzeniu tego typu przedsięwzięć.

Przebieg wdrożenia

Prace wdrożeniowe rozpoczęły się w styczniu 2000 roku. Wdrożenie objęło warszawską centralę firmy, agencje handlowe oraz spółkę zależną – Schneider Electric Bukowno, zlokalizowaną w pobliżu Olkusza. Pierwszym etapem przedsięwzięcia była analiza i dokumentacja modelowych praktyk biznesowych, wykorzystywanych i sprawdzonych w spółkach Schneider Electric w innych krajach. Analiza dała odpowiedź, które z rozwiązań można bezpośrednio przenieść do polskiego oddziału, a które wymagają dostosowania. Podczas analizy zidentyfikowano też procesy, których obsługę trzeba było zaprojektować od początku, ze względu na brak modelowych praktyk biznesowych. W trakcie analizy wykorzystano dokumentację koncernową i procesy biznesowe realizowane w Schneider Electric Węgry. Na podstawie analizy tych rozwiązań specjaliści BCC wsparli pracowników firmy w opracowaniu koncepcji generalnej rozwiązań SAP dla polskiej części koncernu. W maju 2000 rozpoczęło się właściwe wdrożenie, prowadzone zgodnie z metodyką wdrożeniową BCC. W grudniu 2000 system był gotowy do pracy. W styczniu 2001 Schneider Electric Polska rozpoczął korzystanie z rozwiązań SAP w następujących obszarach: rachunkowość finansowa, kontroling, zarządzanie projektami i przedsięwzięciami, gospodarka materiałowa i zaopatrzenie, gospodarka magazynowa, planowanie produkcji oraz sprzedaż i dystrybucja.

Korzyści z wykorzystania SAP – Planowanie i sterowanie produkcją

Wdrożeniem funkcjonalności SAP w zakresie planowania i sterowania produkcją została objęta produkcja seryjna urządzeń elektrotechnicznych zakładu w Bukownie oraz produkcja zleceniowa na zamówienie klienta, realizowana w Warszawie. Obsługiwana jest zarówno produkcja wyrobów powtarzalnych o niezmiennych specyfikacjach materiałowych, jak i urządzeń projektowanych zgodnie z indywidualnymi wymaganiami klientów. Część specyfikacji materiałowych jest przejmowana do aplikacji SAP z zewnętrznych programów. Rozwiązania SAP wspierają sporządzanie zgrubnych planów sprzedaży i produkcji, bieżące planowanie potrzeb materiałowych, obsługę zleceń produkcyjnych i realizację produkcji seryjnej. Oprócz typowych procesów produkcyjnych obsługiwane są: produkcja na potrzeby projektów, podwykonawstwo, demontaże urządzeń.

 Zarządzenie projektami

Rozwiązania SAP wykorzystywane są w Schneider Electric do kompleksowej obsługi procesów projektowania, nabycia (poprzez zakup lub produkcję własną) i instalacji urządzeń elektrotechnicznych wysokich oraz średnich i niskich napięć, a także przedsięwzięć polegających na opracowaniu aplikacji automatyki przemysłowej. Funkcjonalność systemu projektowego SAP pozwala na odwzorowanie struktury projektów, obsługę ich logistyki oraz prowadzenie rachunkowości. W logistyce SAP obsługuje przypisywanie wyrobów, towarów, usług do projektów w celu ich zakupu, względnie uruchomienia produkcji. W SAP rejestrowane są także potwierdzenia usług wykonywanych na rzecz projektów oraz obsługiwana wysyłka urządzeń do miejsc ich instalacji. Rachunkowość projektów polega na wprowadzaniu planowanych przychodów (automatycznie z wpływających zamówień klientów) i kosztów projektów, bieżącej rejestracji rzeczywistych kosztów i przychodów oraz operacji wykonywanych okresowo: obciążania projektów kosztami pośrednimi, ustalania wyniku projektów na podstawie stopnia ich zaawansowania oraz rozliczania projektów. Poza kosztami zewnętrznymi, na projekty Schneider Electric rozliczane są koszty pracowników przedsiębiorstwa przy pomocy między aplikacyjnego arkusza czasu pracy (CATS).Wdrożenie rozwiązań SAP dostarczyło kierownikom projektów narzędzia, ułatwiającego zarządzanie prowadzonymi przez nich przedsięwzięciami, pozwalającego np. odpowiedzieć, czy potrzebne do projektu urządzenia zostały już zamówione i kiedy spodziewana jest ich dostawa. Kontrolerzy otrzymali narzędzie systematyzujące i ułatwiające finansową ocenę projektów, okresowe ustalanie ich wyniku oraz wczesne wykrywanie niekorzystnych odchyleń.

Gospodarka materiałowa i zaopatrzenie

Aby przybliżyć skalę gospodarki materiałowej, czy szerzej logistyki Schneider Electric, celowe jest wskazanie na kilkudziesięciotysięczną listę indeksów (referencji) materiałowych oraz na wielosetpozycyjne dokumenty zaopatrzeniowe, które nie stanowią wcale wyjątków. Wdrożone rozwiązania SAP kompleksowo wspierają zakupy dokonywane przez Schneider Electric Polska, począwszy od zakupów towarów handlowych (przede wszystkim import), poprzez zakupy surowców i komponentów do produkcji, urządzeń na rzecz projektów, usług, środków trwałych, a skończywszy na zakupach materiałów biurowych. Zapotrzebowania powstające w różnych działach przedsiębiorstwa (sprzedaż, produkcja, centrum projektów, zarząd i administracja) są przetwarzane przez logistykę Schneider Electric, która tworzy i monitoruje zamówienia do dostawców. Dzięki wykorzystaniu rozwiązań EDI (elektronicznej wymiany danych), komunikacja z podstawowymi dostawcami odbywa się z pominięciem dokumentów papierowych. Zamówienia Schneider Electric są wysyłane elektronicznie, tą samą drogą dostawcy przekazują ich potwierdzenia, ewentualne zmiany i awiza dostaw. Również faktury za dostawy przesyłane są elektronicznie, a następnie wczytywane i automatycznie księgowane w SAP.

Gospodarka magazynowa

Zarządzanie magazynem, oprócz wykorzystywanej w wielu polskich firmach Gospodarki zapasami (obsługa ilościowo-wartościowej ewidencji magazynowej wraz z ruchami materiałowymi), jest wspierane przez zaawansowane funkcje Gospodarki magazynowej. Gospodarka magazynowa w SAP pozwala na obsługę magazynu wysokiego składowania, zarządzanie magazynem z dokładnością do miejsc składowania (np. konkretnych półek), obsługę rozmieszczania materiałów w magazynie, ich wydań do produkcji, wysyłki do klientów (towary) czy na projekty.

Sprzedaż i dystrybucja

Wdrożeniem rozwiązań SAP w Sprzedaży i dystrybucji została objęta całość sprzedaży Schneider Electric, tzn. sprzedaż towarów handlowych (w tym także sprzedaż pośrednia, w której towary dostarczane są bezpośrednio do odbiorców końcowych z pominięciem magazynów Schneider Electric), sprzedaż wyrobów, projektów, usług, środków trwałych oraz refakturowanie kosztów. Dzięki instalacji SAP w agencjach handlowych możliwe jest rozproszenie rejestracji zamówień klientów, przy jednoczesnej centralizacji zaopatrzenia, składowania towarów, ich wysyłki oraz fakturowania. Zastosowanie kontroli dostępności pozwala na potwierdzanie klientom terminów dostaw na podstawie bieżących stanów magazynowych, oraz czasów uzupełniania zapasów. Kontrola kredytowa odbiorców zabezpiecza natomiast przed transakcjami, za które trudno byłoby otrzymać zapłatę. Informacje rejestrowane podczas wprowadzania zamówień klientów, wysyłek i fakturowania, stanowią podstawę dla analiz wielowymiarowego systemu informacyjnego sprzedaży oraz raportów, stworzonych specjalnie na potrzeby Schneider Electric.

Finanse i kontroling

Wdrożenie funkcjonalności finansowych SAP pozwala wykorzystywać system do sporządzania zarówno sprawozdań wymaganych przez polskie prawo, jak i raportów tworzonych na wewnętrzne potrzeby koncernu. Umożliwiają to odpowiednio zaprojektowany plan kont oraz obiekty kontrolingowe, stanowiące układ analityczny. Ze względu na szeroki zakres wdrożenia funkcjonalności logistycznych, większość danych w finansach rejestrowana jest automatycznie (np. ruch materiałowy powoduje zaksięgowanie odpowiednich wartości na kontach, utworzenie faktury skutkuje księgowaniem należności, przychodu oraz podatku należnego). Rozwiązania SAP obsługują w Schneider Electric następujące obszary kontrolingu: kontroling sprzedaży, rachunek kosztów produktu, rachunek kosztów pośrednich. W kontrolingu sprzedaży, z analizą marż pokrycia, rejestrowane i raportowane są nie tylko dane o sprzedaży zafakturowanej, lecz także wartości wpływających zamówień klientów. Kontroling sprzedaży prowadzony jest z dokładnością do segmentów rynku, dostarczając informacji o rentowności poszczególnych produktów, grup produktów ujętych w hierarchiczną strukturę, klientów, grup klientów, agencji handlowych i dowolnych kombinacji tych przekrojów. Oprócz rejestracji danych rzeczywistych, przejmowanych z dokumentów sprzedaży i faktur oraz rozliczenia kosztów, kontroling sprzedaży wykorzystywany jest do sporządzania rocznych i kroczących planów marż. W zakresie planowania rachunek kosztów produktu wykorzystywany jest w Schneider Electric do planowania kosztów wyrobów, zleceń produkcyjnych, a także zamówień klientów. Dzięki wdrożeniu planowania i sterowania produkcją możliwe jest wykorzystanie ilościowych struktur wyrobów do planowania ich kosztów. W zakresie rachunku rzeczywistych kosztów produktów (tzw. rachunek nośników kosztów) system SAP wspiera produkcję zleceniową zakładu Schneider Electric w Warszawie oraz seryjną zakładu w Bukownie. Obsługiwana jest bieżąca rejestracja kosztów produkcji, rozliczenie kosztów pośrednich, automatyczne ustalanie i księgowanie produkcji w toku oraz odchyleń produkcyjnych. Miejsca powstawania kosztów wykorzystywane są jako podstawowe narzędzia analityki pośrednich kosztów produkcji, kosztów ogólnego zarządu i kosztów sprzedaży. W przypadkach, w których wymagana jest większa szczegółowość danych, stosowane są zlecenia wewnętrzne. W rachunku kosztów pośrednich wprowadzane są budżety kosztowe jednostek organizacyjnych Schneider Electric oraz monitorowana jest ich realizacja. Oprócz standardowych metod rozliczeniowych, do rachunku kosztów pośrednich przejmowane są szczegółowe dane o kosztach samochodów służbowych pozyskiwane z systemu zewnętrznego.