Kokpit menedżera, centrum dowodzenia

Artykuł poświęcony jest prezentacji zmiany w systemie raportowania, jakie wprowadzono w Scanclimberze przy okazji wdrażania zintegrowanego systemu zarządzania SAP.

Bez współrzędnych

Jednym z kluczowych aspektów, mających wpływ na wybór nowego, zintegrowanego systemu zarządzania w firmie Scanclimber były ograniczenia związane z uzyskiwaniem informacji zarządczych. Ograniczenia systemowe uniemożliwiały komórkom kontrolingowym nie tylko tworzenie raportów zarządczych, ale również konfrontowanie danych planistycznych z wynikami rzeczywistymi.

System raportowania oparty był na typowych wskaźnikach analitycznych, ujętych w 4 obszarach: rentowności, płynności finansowej, sprawności działania firmy (obrotowości) i stopnia zadłużenia (wypłacalności). Na gruncie wskaźnikowej metody pomiaru i oceny sytuacji finansowej, przedsiębiorstwo Scanclimber prowadzi analizę bazującą na analizie piramidalnej Du Ponta, której zadaniem jest kompleksowa ocena sytuacji finansowej podmiotu gospodarczego za pomocą systemu wskaźników (schemat na następnej stronie).

Pomimo tego, że z wykorzystywanej w Scanclimber piramidy wskaźników finansowych można było poprzez dezagregację głównych zmiennych zidentyfikować i zlokalizować czynniki, od których zależy poziom głównej zmiennej opisanej tożsamością Du Ponta, nie istniała możliwość uzyskania informacji, będących powiązaniem założeń strategicznych, z uzyskanymi przez firmę rezultatami finansowymi.

Parametry opisujące rentowność sprzedaży, rotację aktywów, czy rentowność aktywów netto prezentowane były w oderwaniu od założeń budżetowych oraz wyników uzyskiwanych przez konkurentów.

Sytuacja zarządu przypominała sytuację kapitana zasypywanego informacjami na temat pogody i prędkości wiatru, ale nieznającego współrzędnych i kursu swojego statku.

Niezbędny kompas

Kokpit menedżera to narzędzie stosowane do kompleksowej analizy sytuacji firmy, w której mierniki ekonomiczne, niczym współrzędne w kompasie, pozwalają na graficzne zobrazowanie obecnego położenia firmy i realizację przyjętej strategii działania.

Kokpit menedżera prezentuje globalny obraz stanu rzeczy organizacji biznesowej i jej potencjału, w stosunku do wzrostu w postaci odpowiednio dobranych wskaźników strategicznych i operacyjnych w czterech obszarach: finansowym, relacji z klientem, efektywności procesów wewnętrznych oraz potencjału innowacji, samoszkolenia i wzrostu.

Dzięki jego zastosowaniu, firmie Scanclimber udało się powiązać funkcjonujący przed wdrożeniem SAP system raportowania operacyjnego ze strategicznym. Tym samym, zgodnie z założeniami poczynionymi przez zarząd firmy w fazie koncepcyjnej, wyeliminowane zostały kwestie przyczyniające się do powstawania luki informacyjnej.

O ile zamieszczone w tabeli wskaźniki finansowe wykorzystywane do zarządzania przedsiębiorstwem informowały jedynie o przeszłości, to bazujące na Balanced Scorecard (czyli zrównoważona strategiczna karta wyników) informacje zawarte w Kokpicie managera uzupełniane są o dane dotyczące przyszłej wydajności.

Za pomocą tego narzędzia zarząd może monitorować proces tworzenia przez jednostki biznesowe wartości dla obecnych i przyszłych klientów, inwestorów oraz innych właścicieli kapitału, a także kierować rozwojem i inwestycjami w personel, systemy oraz procedury niezbędne do poprawienia przyszłej wydajności.

Dzięki temu system SAP, opierając się na koncepcji strategicznej karty wyników, umożliwił firmie Scanclimber wdrożenie takich procesów zarządzania, jak: planowanie strategiczne i symulacja, monitorowanie efektywności oraz komunikacja z właścicielami kapitału.

W wielu wymiarach i poziomach

Funkcjonalność strategicznej karty wyników w SAP posłużyła firmie Scanclimber do ustalenia celów strategicznych poprzez przypisanie ich do odpowiednich perspektyw. Do każdego celu strategicznego przyporządkowane zostały tzw. kluczowe wskaźniki efektywności (KFI) które są pomocne zarówno w planowaniu, jak i w ocenie efektywności działania firmy. Wielowymiarowe ujęcie KFI gwarantuje firmie, że w określonych przypadkach oprócz zadań i wskaźników finansowych brane są pod uwagę także inne zagadnienia, takie jak: rynek, klienci, logistyka, jakość procesu i produktu, innowacje, zasoby ludzkie, jakość organizacji i systemów informacyjnych.

Patrząc z drugiej strony, uwzględnienie różnych obszarów firmy umożliwi uzyskanie równowagi pomiędzy wiodącymi i wynikowymi, wewnętrznymi i zewnętrznymi oraz jakościowymi i ilościowymi wskaźnikami efektywności. Zarząd firmy Scanclimber zamierza wykorzystywać funkcjonalność strategicznej karty wyników w SAP nie tylko na centralnym poziomie firmy, czy w jednostkach zajmujących się planowaniem strategicznym.

Kolejnym bowiem krokiem będzie stworzenie strategicznych kart wyników umożliwiających usprawnienie komunikacji dotyczącej celów przedsiębiorstwa na wszystkich poziomach operacyjnych, oraz na poziomie indywidualnym – pomiędzy kluczowymi pracownikami firmy.

Ergonomia i obrazowość

Kokpit menedżera jest narzędziem służącym do wizualizacji wyników, podejmowania decyzji, jak również do komunikacji. Dzięki kokpitowi komunikaty strategicznej karty wyników wyświetlane są w sposób klarowny, ergonomiczny i obrazowy, co usprawnia komunikację oraz podejmowanie decyzji strategicznych i operacyjnych.

Precyzyjniej, skuteczniej, wygodniej

W procesie wdrażania systemu SAP w Scanclimber powstały obszerne zasoby informacji, które są wykorzystywane do efektywnego wspomagania procesów zarządzania strategicznego.
Z tego punktu widzenia wdrożenie systemu SAP w firmie Scanclimber przyczyniło się do:

• zwiększenia skuteczności pomiaru efektywności przedsiębiorstwa poprzez powiązanie ze sobą tradycyjnych sposobów zarządzania operacyjnego (wskaźniki analityczne) z aspektami strategicznymi (strategiczna karta wyników)
• pomiaru efektywności funkcjonowania firmy w tradycyjnych obszarach związanych z finansami i logistyką, oraz w pozostałych sektorach funkcjonowania firmy
• wykorzystania szablonów kluczowych wskaźników efektywności, odpowiednich dla branży w jakiej działa Scanclimber
• poszerzenia tradycyjnego spektrum wskaźników finansowych o mierniki niefinansowe, które pozwalają na oszacowanie stopnia osiągnięcia celów
• poprawy wizualizacji tworzonych raportów oraz szybkości ich generowania (nie zachodzi konieczność eksportu danych źródłowych do arkusza kalkulacyjnego oraz dalszej jej obróbki)
• opracowania raportów w stylu charakterystycznym dla artykułów prasowych, dzięki którym teksty, obrazy graficzne i tabele, przeznaczone dla różnych grup odbiorców, mogą być wykorzystane w formie prezentacji multimedialnej.