SAP w branży mleczarskiej

Koncentracja na najważniejszym

Ostatnie lata w Spółdzielni Mleczarskiej Rotr to dynamiczny rozwój firmy, systematyczny wzrost mocy przerobowych, nowoczesne linie produkcyjne, poszerzanie asortymentu o nowe produkty i konsekwentne umacnianie marek Rotra.

Rosnący biznes przestał się mieścić w ograniczonych ramach dotychczas wykorzystywanych rozwiązań IT. Wymagający obszar integracji działań sprzedażowych z planowaniem produkcji, ograniczone możliwości śledzenia partii w łańcuchu logistycznym, a także brak pełnej informacji zarządczej na przykład o rentowności produktów ograniczały dalsze szanse na wzrost biznesu.

W branży spożywczej – a szczególnie w mleczarstwie liczy się czas. Dlatego decyzja zapadła szybko.

Zarząd Spółdzielni zdecydował o wdrożeniu zintegrowanego systemu SAP. Projekt rozpoczął się w listopadzie 2008 r.

Na dostawcę rozwiązania wybrano firmę 7milowy z Grupy BCC (aktualnie All for One Poland), która zaproponowała rozwiązanie SPRINT – gotowy system SAP dla firm średniej wielkości, pozwalający na przeniesienie do firmy najlepszych praktyk zarządzania w obszarach objętych projektem.

Zaproponowana przez BCC strategia wdrożenia zakładała uruchomienie pełnego zakresu funkcjonalności SAP zawartych w SPRINT, bez angażowania się w budowanie rozszerzeń, być może docelowo przydatnych, ale nie krytycznych z punktu widzenia potrzeb firmy. Takie podejście było uzasadnione dzięki zaszytym w SPRINT najlepszym praktykom biznesowym dla firm produkcyjnych.

Rotr ocenił, że SPRINT pozwoli na osiągnięcie co najmniej 80% korzyści, możliwych do uzyskania dzięki posiadaniu tak rozbudowanego narzędzia informatycznego, jakim jest SAP. Efektywność na poziomie znanym z zasady Pareto (80% korzyści za 20% zaangażowania) była dla Rotr w pełni satysfakcjonująca.

Zaufanie do dostawcy rozwiązania zaowocowało akceptacją zaproponowanej strategii wdrożenia. Takie podejście przyniosło dwojakie korzyści. Po pierwsze pozwoliło obniżyć koszty, a po drugie możliwe było szybkie i terminowe ukończenie prac.

Kolejna istotna decyzja dotyczyła modelu utrzymania systemu SAP. Rotr zdecydował się na wykorzystanie SAP w modelu outsourcingu, zawierając z BCC kontrakt na hosting systemu w centrum przetwarzania danych BCC oraz na administrację rozwiązania przez specjalistów serwisowych BCC. To kolejny element, który pozwolił ograniczyć koszty inwestycji w SAP, uprościć projekt wdrożeniowy oraz zwolnić firmę z konieczności budowania własnych kompetencji w zakresie administracji SAP.

Dzięki temu informatyką w Rotrze nadal – tak jak przed wdrożeniem – może się zajmować tylko jedna osoba. „W firmach takich jak Rotr wszystkie działania są podporządkowane procesom produkcyjnym i logistycznym. Umowa outsourcingowa z BCC (aktualnie All for One Poland) gwarantuje dostępność i bezawaryjność systemu na poziomie oczekiwanym przez Rotr i niezbędnym dla ciągłości działania naszego biznesu, a to jest dla nas najważniejsze” – podkreślił Ryszard Piotrowski, kierownik wdrożenia po stronie Rotr.

Sztuka motywacji

Działalność Spółdzielni Rotr, oprócz procesów produkcyjnych stanowiących podstawę biznesu, jest silnie zorientowana na utrzymywanie dobrych relacji z jednej strony z dostawcami, a z drugiej z odbiorcami, w tym zwłaszcza sieciami handlowymi.

To znajduje swoje odzwierciedlenie w strukturze zatrudnienia. Spośród blisko 250 zatrudnionych około 180 pracuje na produkcji, silne są też działy handlowy oraz zajmujący się skupem i kontraktacją. Systemami informatycznymi, jak wspomniano, zajmuje się jedna osoba.

Podczas wdrożenia dla pracowników uczestniczących w pracach zespołów roboczych zajmujących się poszczególnymi obszarami systemu istotnym czynnikiem motywującym była świadomość, że tworzą rozwiązania stanowiące ich codzienny warsztat pracy. Przekładało się to na duże zaangażowanie i dobre przygotowanie na poszczególnych etapach.

W ramach każdego obszaru funkcjonalnego konsultanci 7milowego przeszkolili jednego lub maksymalnie dwóch użytkowników kluczowych. Oni z kolei przejęli odpowiedzialność za szkolenia użytkowników końcowych. W efekcie użytkownicy kluczowi posiadają wysokie kompetencje w swoich obszarach.

Do sprawnego przebiegu wdrożenia mocno przyczyniło się osobiste zaangażowanie Prezesa w prace komitetu sterującego, a także jasny komunikat do pracowników, że wdrożenie SPRINT jest przedsięwzięciem o najwyższej wadze dla firmy.

W komunikacji wewnętrznej o projekcie jasno artykułowano przekaz o przyjętej strategii wdrożenia – w tym o koncentracji na najważniejszych potrzebach oraz o przejęciu dobrych praktyk biznesowych zawartych w SPRINT.

Współpraca pracowników Rotr i konsultantów BCC oraz wsparcie zarządu owocowały terminowym zamykaniem poszczególnych faz przedsięwzięcia, a także bezproblemowym startem produktywnym, który odbył na początku maja 2009 r. Tym samym Rotr rozpoczął użytkowanie funkcjonalności SAP w zakresie finansów, kontrolingu, sprzedaży i dystrybucji, gospodarki materiałowej, planowania produkcji oraz kadr i płac.

„Wprowadziło to element dyscypliny do prac projektowych. Członkowie zespołów roboczych koncentrowali się na tym, jak najlepiej wykorzystać potencjał rozwiązań dostępnych w SPRINT. Nie marnowaliśmy czasu na dyskusje o tym, co jeszcze by nam się przydało w przyszłości” – podsumował Ryszard Piotrowski.

Mówiąc o efektach przedsięwzięcia, warto zwrócić uwagę na trzy obszary odpowiadające trzem filarom biznesu Rotra: efektywne procesy na styku produkcji i sprzedaży, relacje z dostawcami mleka – hodowcami; i efektywną współpracę z głównymi odbiorcami produktów, którymi dla spółdzielni są duże sieci handlowe.

Planowanie produkcji w mleczarstwie

Uruchomienie funkcjonalności planowania produkcji w SAP pozwoliło uporządkować procesy produkcyjne. Przede wszystkim została wprowadzona elektroniczna rejestracja produkcji, umożliwiająca efektywniejsze dzienne rozliczenia zużycia surowca. Warto podkreślić, że dla mleka kontrola zużycia prowadzona jest w litrach oraz jednostkach tłuszczu. Dzięki zastosowaniu składników aktywnych system pozwala na rejestrowanie przy skupie mleka ważnych w mleczarstwie parametrów, takich jak np. jednostki tłuszczu oraz jednostki plazmy.

W Rotrze zastosowano model produkcji seryjnej, którego przewagą jest uproszczony system potwierdzeń, minimalizujący czas potrzebny do obsługi systemu. Potwierdzanie produkcji na podstawie norm produkcyjnych, a także raportowanie dodatkowych kosztów na dedykowanych MPK na bieżąco zasilają danymi narzędzia kontrolingowe.

Inną ważną funkcjonalnością wprowadzoną w Rotrze jest zintegrowane zarządzanie partiami. Dzięki możliwościom systemu SAP identyfikacja poszczególnych partii w całym procesie logistycznym jest bardzo prosta. Jest to szczególnie ważne w branży spożywczej, gdzie organy kontroli sanitarnej w każdej chwili mogą zażądać szczegółowych informacji o produktach z danej partii, od konkretnego hodowcy czy wytworzonych w danym dniu.

Identyfikowanie partii ma także duże znaczenie przy obsłudze ewentualnych reklamacji, gdy zaistnieje na przykład potrzeba wycofania z obrotu wszystkich produktów wytworzonych na bazie danej partii surowca, a dostarczonych już do różnych odbiorców.

Zarządzanie partiami pozwala również uporządkować pracę magazynu. Magazynier może jedną operacją w systemie dokonać przesunięcia materiału niezbędnego do zaspokojenia wszystkich zapotrzebowań produkcyjnych wynikających z określonego terminu. Zasada FIFO (first in, first out) w pełni automatyzuje ten proces. SAP pozwala także na bieżące kontrolowanie stanów magazynowych.

Hodowcy a SAP

Obsługa kontraktacji, skupu i rozliczeń z dostawcami to zagadnienie typowe i ważne w kilku sektorach rynku spożywczego – w produkcji mięsa, piwa, w cukrownictwie, przetwórstwie zbóż czy tytoniu – oraz oczywiście w mleczarstwie.

W Rotr rozliczenia z dostawcami mleka są prowadzone w aplikacji Mikrodom 2000, przeznaczonej dla spółdzielni i zakładów mleczarskich skupujących mleko bezpośrednio od dostawców. Rozwiązanie to jest rekomendowane przez Agencję Rynku Rolnego.

Mikrodom jest narzędziem odpowiedzialnym za obsługę rolników oraz raportowanie do Agencji Rynku Rolnego. Dlatego też istotna była integracja tej aplikacji z SAP.

Dzięki dwustronnemu interfejsowi, jaki został zbudowany przez konsultantów 7milowego z Grupy BCC (aktualnie All for One Poland), wszelkie dane wymagane do wystawienia faktury RR dla rolnika są wprowadzane do Mikrodomu lub importowane z systemu SAP. Wystawione faktury oraz inne dane finansowe trafiają z Mikrodomu do systemu SAP, w którym jest prowadzona obsługa płatności dla rolników oraz obsługa księgowo-finansowa firmy.

Integracja z systemami sieci handlowych

Większa część produkcji Rotr jest sprzedawana za pośrednictwem dużych sieci handlowych, m.in. Makro Cash and Carry i Carrefour. Dlatego ważną częścią wdrożenia SAP było rozwiązanie do elektronicznej komunikacji (EDI) z systemami informatycznymi głównych odbiorców. Obecnie poprzez system elektronicznej komunikacji zamówienia najważniejszych klientów Rotra trafiają bezpośrednio do systemu SAP w obszarze sprzedaży i dystrybucji spółdzielni. Po zrealizowaniu dostawy system automatyczne generuje fakturę, która za pośrednictwem EDI jest wysyłana do odbiorcy.

System elektronicznej komunikacji pozwala na efektywniejsze zarządzanie zamówieniami, wyeliminowanie błędów w tym obszarze, usprawnienie i przyspieszenie procesu fakturowania, a w rezultacie skrócenie czasu spływu należności od odbiorców.

Maksimum korzyści

Efektem wdrożenia SAP w Spółdzielni Mleczarskiej Rotr jest znaczne usprawnienie procesów biznesowych i poprawa efektywności działania we wszystkich kluczowych obszarach. Poczynione na początku założenie, by w pełni wykorzystać funkcjonalności SAP zawarte w SPRINT, a także decyzja o skorzystaniu z hostingu outsourcingu rozwiązania pozwoliły znacznie ograniczyć czas wdrożenia oraz zaangażowanie pracowników Rotr w projekt. W rezultacie niższe były też koszty całego przedsięwzięcia.

Jak widać, zasada Pareto: maksimum korzyści przy minimalnych nakładach – obowiązuje także w mleczarstwie.