SAP HR w mniejszej organizacji

Sytuacje, w których mniejsze, lokalne oddziały dużych przedsiębiorstw korzystają z wzorca korporacyjnego SAP są dość częste. Jednak, z uwagi na specyfikę przepisów krajowych, obszar HR często pozostaje poza zakresem wdrożenia. Zwłaszcza w przypadku podmiotów o niewielkiej liczbie zatrudnionych, firmy decydują się nawet na wdrożenie systemu HR innego producenta. Tworzy to dodatkowe wyzwania związane z uruchomieniem, integracją i administracją dwóch zupełnie różnych aplikacji biznesowych. Tymczasem SAP HR (a także dostępne w chmurze aplikacje z rodziny SAP SuccessFactors) stanowią przyjazne środowisko również dla mniejszych organizacji.

W przypadku MAPAL-u decyzję o wdrożeniu w polskim oddziale systemu SAP HR podjął niemiecki właściciel. Z uwagi na trwające wówczas intensywne prace związane z wielostronną rozbudową systemu, MAPAL szukał do realizacji projektu partnera gwarantującego profesjonalne wykonanie, bezpieczny start i bezproblemową eksploatację. Najlepsze propozycje i referencje przedstawiło SNP (aktualnie All for One Poland, jeszcze wówczas BCC). Zaoferowaliśmy nasze doświadczenie przy realizacji systemów kadrowo-płacowych zintegrowanych z oceną czasu pracy.

Realizacja projektu była dla SNP ważnym doświadczeniem z dwóch powodów. Po pierwsze – ze względu na bardzo dobrą współpracę z klientem; po drugie – dlatego, że wypracowana metodyka wdrażania okazała się  równie skuteczna w przypadku projektu dla kilkudziesięcioosobowej organizacji.

Specyfika wdrożenia

Mimo stosunkowo niewielkiej liczby 50 pracowników, projekt nie pozwalał na żadne uproszczenia. Rozwiązanie miało zapewnić obsługę pracowników wynagradzanych miesięcznie, godzinowo oraz zleceniobiorców. Należało też uwzględnić mocno zróżnicowane zasady płacowe dla pracowników godzinowych.

Nasi konsultanci wspólnie z pracownikami działu finansowego MAPAL-u przeprowadzili analizę potrzeb, zestawili jej wyniki ze standardowymi funkcjonalnościami SAP i zidentyfikowali punkty, w których standard SAP trzeba było wesprzeć rozwiązaniami indywidualnymi. Jak zwykle okazało się, że takich punktów jest kilka.

Gdzie rozwiązania indywidualne?

W płacach: ubruttowienie wskazanych elementów płacy, składniki związane ze specyfiką systemu premiowego, system dodatków. Trzeba też zwrócić uwagę, że integralnym elementem wdrożenia jest przejęcie danych z systemu klienta, zapewniających ciągłość naliczeń i raportowania (w tym generowania spójnych deklaracji PIT).

W ocenie czasu pracy: rozproszenie rejestracji czasu pracy, zasady rozliczeń okresowych godzin ponadwymiarowych – zgodne z Kodeksem Pracy, ale i uwzględniające wymagania klienta.

W części kadrowej konieczne było dostosowanie się do pewnych rozwiązań wprowadzonych wcześniej przez niemieckiego właściciela systemu (tabela T503, dodanie  pól do założonego przez Klienta IT 0002, przetłumaczenie struktury organizacyjnej).

Wdrożenie SAP-HR uzupełnione zostało również przez autorski, wielokrotnie sprawdzony, program All for One e-Deklaracje, przygotowany dla aktualnych wersji formularzy PIT-11, PIT-8C, PIT-40, PIT-4R, PIT-8AR i IFT-1R w formie elektronicznej, zaakceptowanej przez polskie Ministerstwo Finansów. Program wykorzystuje pliki PIT, utworzone przez standardowe raporty HPLC* i zapisane w centralnym archiwum w systemie SAP w formacie XML (i dodatkowo w formacie PDF).

Ze względu na możliwą zmianę formy formularzy PIT przez Ministerstwo Finansów, co może skutkować zmianą schematu XML elektronicznych deklaracji podatkowych, zapewniamy dodatkową usługę wsparcia. Nie będzie potrzeby korzystania z niej, jeśli formularze PIT nie zostaną zmienione.

Główne fazy realizacji

Faza 1 – Blueprint

Pierwszym etapem było opracowanie szczegółowej koncepcji, w której zostały ustalone, wspólnie z klientem, a następnie spisane wszystkie zasady działania i wymagania wobec systemu. W dokumencie opisane są zarówno procesy biznesowe we wszystkich modułach, struktury i zakresy danych podstawowych, zasady migracji danych ze „starego” systemu klienta oraz szczegółowy harmonogram wdrożenia.

W zakresie listy płac przygotowano szczegółowy wykaz składników wynagrodzenia, zasady raportowania i interfejsowania. Ocena czasu pracy opisana została od strony interfejsu (zdecydowano się na wykorzystanie PTMW, jako wciąż skutecznego rozwiązania SAP), od strony procesowej, wynikowej i raportowej. Uwzględniono różne rodzaje zatrudnienia, w tym pracowników niepełnoetatowych, niepełnosprawnych, młodocianych. Opisano zasady integracji z listą płac, czyli generowane przez ocenę czasu pracy składniki wynagrodzenia.

Faza 2 – Realizacja prototypu i testy

Po etapie koncepcji nastąpił dla klienta krótki okres relaksu – oczywiście w zakresie projektu. W tej fazie całość prac skupiła się po stronie SNP (aktualnie All for one Poland). Skoncentrowaliśmy się na budowie prototypu i jego testowaniu. Po testach wewnętrznych prototyp został przeniesiony na system testowy, gdzie klient przeprowadził, przy wsparciu SNP, testy akceptacyjne. Po pozytywnych testach, prototyp „powędrował” na system produkcyjny i został ostatecznie przygotowany do pracy.

Integracja

Współpraca z administratorami systemu po stronie klienta okazała się bardzo efektywna – szybko udało się zyskać zaufanie klienta i stworzyć jasne zasady współdziałania; było to o tyle ważne, że system integrowany był z modułami finansowymi SAP, międzynarodowymi tabelami oraz raportami zbiorczymi. W efekcie powstało efektywne rozwiązanie, które w pełni jest dostosowane do codziennej pracy w polskim oddziale firmy, a jednocześnie zaspokaja potrzeby centrali – w zakresie integracji i raportowania.

Mały system, duże korzyści
Mogłoby wydawać się, że rozliczanie płac to sprawa prosta i zajmuje mało czasu, jeśli firma – tak jak nasza zatrudnia ok. 50 pracowników.
Jednak, gdy tak jak u nas, w grę wchodzą różne modele rozliczeń: wynagrodzenia miesięcznie, godzinowe, do tego oddzielnie zleceniobiorcy czy osoby niepełnosprawne, wtedy ilość składników płacowych, które trzeba wziąć pod uwagę, rośnie.
Podczas wdrożenia zdefiniowaliśmy wspólnie z konsultantami SNP (aktualnie All for One Poland) wszystko to, co jest nam potrzebne. Dzięki temu w tej chwili dysponujemy rozwiązaniem, które jest dokładnie dopasowane do naszych potrzeb, a do tego możemy  je w razie potrzeby rozwijać.
Obecnie naliczanie płac przebiega znacznie szybciej – przygotowanie listy płac zajmuje mniej czasu, niż przed wdrożeniem. Zredukowaliśmy też ryzyko pomyłek ludzkich, gdyż dane „zaciągają” się automatycznie. Dzięki integracji z innymi modułami SAP uprościliśmy też raportowanie.
Cały projekt wdrożenia przebiegł sprawnie i bez problemów. Konsultanci SNP dołożyli wszelkich starań, żeby przekazać nam narzędzie dostosowane dla naszej firmy, ułatwiające nam pracę i spełniające wymagania korporacji.
Aneta Ligma-Józefowska, Samodzielna księgowa, MAPAL Narzędzia Precyzyjne