W drodze do doskonałości
Knorr-Bremse to firma z ponad stuletnią tradycją. W tym czasie wypracowała markę technologicznego pioniera w zakresie nowoczesnych systemów hamulcowych do różnych zastosowań w pojazdach szynowych i użytkowych. Z roku na rok dynamicznie rozwija się, podejmując inicjatywy, które zwiększają jakość produktów.
Jedną z takich inicjatyw było np. wprowadzenie projektu PROGRESS. Zakłada on, że wszystkie systemy zarządzania zasobami w grupie Knorr-Bremse zostaną przeniesione na platformę SAP. Rozwój międzynarodowej działalności firmy spowodował, że stary system stał się niewystarczający. Podjęto decyzję o ujednoliceniu ogólnoświatowych procesów i odwzorowaniu ich na wspólnej platformie zarządczej. Do tej pory większość firm wchodzących w skład grupy KB (ok. 8000 użytkowników) przeszła już na platformę SAP. Projekt PROGRESS jest największym dotychczas programem optymalizacji w historii Knorr-Bremse. Planowane jest, że do końca 2013 roku wszystkie odziały KB oraz wszystkie firmy w grupie będą pracować na platformie SAP.
Na polskim rynku Knorr-Bremse Systemy dla Kolejowych Środków Lokomocji jest obecny od 2001 r. Od 2006 r. siedzibą firmy jest Kraków. KB Polska posiada kompetencje w zakresie: projektowania systemów hamulcowych, kierowania projektami, prowadzenia lokalnego serwisu urządzeń dostarczonych na polski rynek, dystrybucji produktów Grupy Knorr-Bremse na terenie polski, w szczególności systemów hamulcowych, drzwiowych, klimatyzacji i osprzętu elektrycznego do pojazdów szynowych. W KB Polska zatrudnionych jest obecnie około 70 osób.
Korporacyjnie i lokalnie
KB Polska już korzystał z systemów SAP: finansowo-księgowego, a także korporacyjnego SAP HR, który służył wyłącznie jako narzędzie do raportowania danych HR dla centrali. W 2011 r. zapadła decyzja o przeprowadzeniu „lokalnego” wdrożenia SAP HR dla potrzeb polskiego oddziału. Układ „administracja kadrami i płace w Optimie; raportowanie danych do centrali w centralnym SAP” miał zostać zastąpiony znacznie wydolniejszym, bezbłędnym i komfortowym układem „wydzielony SAP HR dla potrzeb polskiej spółki; raportowanie dla centrali w centralnym SAP”.
Projekt został zaplanowany na 5 miesięcy (rozpoczęcie w grudniu 2011 roku i start produktywny w kwietniu 2012 roku). W prace zostali zaangażowani – oprócz pracowników KB Polska i BCC – również pracownicy z KB IT w Monachium, a dokumentacja musiała być zgodna ze standardami korporacji. Część zadań projektowych ze względu na wymagania centrali była przeprowadzona na szczeblu korporacyjnym przez pracowników KB IT, w szczególności administracja techniczna (zgodnie z zakresem prac zdefiniowanie użytkowników i przypisanie ról zostało wykonane przez BCC (aktualnie All for One Poland), zgodnie z wskazaniami KB Polska. KB IT tylko administracyjnie założyło użytkowników i przypisało im zdefiniowane już profile).
Pejzaż systemowy i migracja danych
Pierwszym wyzwaniem był nietypowy pejzaż systemowy. W centralnym systemie globalnym (HR Global) już istnieli zarejestrowani pracownicy KB Polska oraz struktura organizacyjna. Inne informacje HR (w tym płacowe) funkcjonowały w aplikacji Optima.
Zatem dane musiały zostać zaimportowane do nowego, lokalnego systemu SAP HR z dwóch źródeł. Struktura organizacyjna wraz z numerami osobowymi i podstawowymi danymi kadrowymi trafiły z systemu globalnego do docelowego systemu, a następnie informacje o pracownikach zostały uzupełnione danymi z OPTIMY.
Po uwzględnieniu konieczności przeprowadzenia wielokrotnej iteracji migracji (testowej, a później produktywnej), ów proces przejmowania danych stał się relatywnie złożonym działaniem.
Schemat połączenia z globalnym systemem SAP HR i finansowo-księgowym SAP ERP
Połączenie z systemami: globalnym SAP HR i finansowo-księgowym SAP ERP
Po starcie produktywnym rola systemu globalnego trochę się zmieniła – nie był on już źródłem danych dla kadr i płac, ale odbiorcą. Dane rejestrowane w nowym, „lokalnym” systemie SAP HR są automatycznie klonowane w systemie globalnym. Oczywiście zakres kopiowanych danych jest dość ograniczony – są to numery i podstawowe dane osobowe oraz przypisanie organizacyjne. Dodatkowo zestawiony został interfejs ALE pomiędzy systemem FI/CO a systemem HR (w celu pobierania obiektów kosztowych i wysyłania kwot z list płac do zaksięgowania).
Konfiguracja dla polskiej jednostki gospodarczej zaczęła funkcjonować w systemie, który już był użytkowany przez spółki z Niemiec i Austrii. Dlatego polskie ustawienia przygotowane zostały w dwóch wersjach językowych: polskiej i angielskiej (język angielski jest standardem korporacyjnym).
Zespół projektowy z KB Polska, od lewej: Jolanta Maślanka, Beata Strumińska, Ewa Piwowar. W projekcie brała również udział Iwona Kurlit.
Korzyści biznesowe
Z perspektywy kilku miesięcy użytkowania nowego, lokalnego systemu SAP HR, można określić kluczowe korzyści rozwiązania. Są to m.in.:
- system raportowania – bogaty zestaw raportów oraz zapytania ad-hoc, które zastąpiły nieefektywne raportowanie ze starego systemu Optima;
- historia danych – obsługa w systemie danych historycznych (poprzedni system był pod tym względem niezadowalający);
- pełna integracja z korporacyjnym systemem FI/CO – trudno przecenić tę funkcjonalność – obecnie można z dokumentu księgowego dotrzeć automatycznie do pojedynczych kwot, które wpłynęły na dekretację;
- przeliczenia wsteczne – automatyczne wyrównywanie wynagrodzeń w przypadku zmian w przeszłości listy płac – to kamień milowy w obsłudze płacowej.
Fakt posiadania wydzielonego systemu HR pozwala KB Polska na wdrażanie przydatnych rozszerzeń SAP HR. Pierwszym z nich jest dostarczony przez BCC pakiet e-deklaracje w SAP HR. Możliwość rozliczenia PITów w wersji elektronicznej znacznie zwiększa komfort pracy pracowników, redukuje ryzyko powstania błędów i skraca czas procesu.
Decyzja globalna, korzyści lokalne
W Knorr-Bremse istnieje globalna polityka kadrowa, która jest wspierana intensywnie przez narzędzia IT, w tym SAP. Stąd też decyzja o wdrożeniu SAP HR została podjęta na szczeblu globalnym. Jednakże bardzo duże różnice w regulacjach prawnych, definiujących system kadrowo-płacowy, sprawiają, że w tym przypadku znaczące jest również podejście danej jednostki oraz jej indywidualna ocena. Lokalne wdrożenie SAP HR przyniosło nam wiele korzyści. Bezpośrednio – ujednolicenie systemu, jego uszczelnienie – eliminacja możliwości popełniania błędów (ograniczenia systemowe), automatyzacja procesu, indywidulana, „szyta na miarę” konfiguracja poszczególnych składowych systemu kadrowego i płacowego, możliwość automatycznego sporządzania raportów, przejrzystość i porównywalność raportów(w tym raporty ad hoc), likwidację czynności związanych z podwójną ewidencją pracowników (local i global). W efekcie – szybsza, efektywniejsza i mniej czasochłonna obsługa pracowników, co przyczynia się do wzrostu ich zadowolenia, oszczędność czasu w obszarze HR – możemy go poświęcić na rozwój i szkolenia, zwiększenie bezpieczeństwa ewidencji i rozliczeń personalnych, lepszy komfort pracy pracowników HR i optymalizacja procesu w odniesieniu do spółki. Wszystkie te korzyści spowodowały, że już w bieżącym roku planujemy, wspólnie z BCC (aktualnie All for One Poland), projekt automatycznej rejestracji czasu pracy (RCP).
Beata Strumińska
Dyrektor Finansowy i Personalny, Kierownik Projektu, Knorr-Bremse Polska