SAP HANA: Transakcje i analityka – szybciej i lepiej

W 2010 r. Grupa Sokołów wdrożyła system SAP ERP. Jego szeroki zakres funkcjonalny pokrywa prawie wszystkie obszary biznesowe firmy. System jest odpowiedzialny za inanse, kontroling i logistykę. Zapewnia platformę raportową (hurtownia danych) i integracyjną (EAI), wraz z interfejsami i portalowym dostępem do danych.

Ale apetyt rośnie w miarę jedzenia i w następnych latach kolejne projekty rozwoju już posiadanych i wdrożenia nowych rozwiązań SAP trwały praktycznie cały czas, z krótkimi przerwami. Rollouty rozwiązania do kolejnych zakładów, implementacja kolejnych narzędzi, jak np. autorskie rozwiązanie BCC (aktualnie All for One Poland) wspierające w systemie SAP działalność hurtowni firmowych – w tym sprzedaż hurtową i detaliczną, wreszcie system SAP HR z innowacyjnymi funkcjami do oceny czasu pracy i rozliczania akordów uruchomiony nie tylko dla centrali i przedsiębiorstw produkcyjnych grupy, ale także spółek dystrybucyjnych z hurtowniami firmowymi włącznie. Partnerem wdrożeniowym we wszystkich tych projektach była firma BCC.

Nie będzie przesadą stwierdzenie, że Grupa Sokołów ma jedną z najbardziej rozbudowanych funkcjonalnie instalacji SAP w Polsce. Aby dalszy dynamiczny rozwój biznesu nie napotkał na ograniczenia technologiczne i wydajnościowe, już zawczasu, pod koniec 2011 r., zaczęto poszukiwać bardziej perspektywicznej platformy sprzętowej.

Lawinowy przyrost danych

Liczba procesów obsługiwanych za pomocą SAP rośnie z roku na rok, a wraz z upływem czasu narasta także wolumen danych przetwarzanych online w systemie. W Sokołowie ze względu na ciągłą obsługę procesów logistycznych (np. przygotowywanie wysyłek, ładowanie i wysyłanie dostaw) system IT musi działać w czasie rzeczywistym przez 24 godziny na dobę.

Lawinowy przyrost bazy danych, nowe systemy włączane do pejzażu SAP, a także rozwój biznesu potentata mięsnego (nowe jednostki biznesowe) – tak intensywny rozwój instalacji SAP i skali biznesu, przy ograniczeniach platformy sprzętowej zaczął się negatywnie odbijać na wydajności. Długi czas odpowiedzi systemu stał się już odczuwalny w pracy użytkowników. Zbyt długie oczekiwanie na wygenerowanie istotnych raportów to nie tylko niewygoda i powód do irytacji, to także ryzyko obniżenia sprawności operacyjnej i negatywnego wpływu na wynik spółki.

Powody biznesowe, a także kwestie technologiczne i finansowe (kończący się okres wsparcia starej platformy sprzętowej i rosnące koszty jej utrzymania) nieuchronnie prowadziły do wniosku, że Grupie Sokołów potrzebna jest nowa – szybka, niezawodna i wydajna platforma, która zniesie ograniczenia wydajnościowe, nie będzie stanowić bariery dla rozwoju biznesu i pozwoli obniżyć całkowite koszty utrzymania infrastruktury IT.

Rewolucja SAP HANA

SAP HANA (High-Performance Analytic Appliance) to rewolucyjna platforma IT zmieniająca oblicze zarówno systemów rozwijanych przez firmę SAP AG, jak i aplikacji innych producentów.

Integruje nowoczesną bazę danych opartą w całości na przetwarzaniu w pamięci (in-memory), wyposażoną w narzędzia pozwalające na niesłychanie szybki zapis i odczyt danych z agregacją lub bez agregacji, w systemie zarządzania tą bazą. Platforma HANA posiada biblioteki usprawniające wykonywanie standardowych działań na danych (np. funkcje statystyczne, funkcje planistyczne), narzędzia pozwalające na wczytywanie danych (ETL) oraz wiele standardowych interfejsów dostępowych, pozwalających na podłączanie aplikacji i systemów raportowych innych dostawców. Ścisła współpraca oprogramowania i warstwy technologicznej jest zapewniona poprzez certyfikowanie przez firmę SAP sprzętu dla tej platformy.

Ze względu ogromną szybkość przetwarzania danych SAP HANA może pełnić funkcje zarówno platformy analitycznej, jak i systemu bazodanowego, wykorzystując w tym celu technologię in-memory do przetwarzania gigantycznych wolumenów danych w czasie rzeczywistym. Dotychczas podobne rozwiązania były dostępne wyłącznie dla obszaru analitycznego, oferując przetwarzanie w pamięci i układ kolumnowy danych w celu przyspieszenia raportowania. SAP poszedł o krok dalej, tworząc uniwersalną platformę SAP HANA, którą można wykorzystać do dowolnych zastosowań zarówno analitycznych, jak i transakcyjnych. SAP HANA może być wykorzystana we współpracy z większością systemów SAP.

Odważna decyzja Sokołowa

Znaczny przyrost danych w firmowym systemie SAP (2,5 terabajta danych w SAP ERP w chwili migracji na SAP HANA) oraz szybko rosnąca liczba przetwarzanych transakcji w połączeniu z ograniczeniami związanymi z bieżącą platformą IT i wysokimi kosztami jej utrzymania i rozbudowy wpłynęły na podjęcie przez zarząd przedsiębiorstwa Sokołów decyzji o wyborze platformy SAP HANA.

Cały program migracji został rozpoczęty we wrześniu 2013 roku. Upgrade i migracja systemu hurtowni danych SAP BW zostały zakończone do końca 2013 roku. Migracja systemu SAP ERP zajęła więcej czasu ze względu na znacznie większy zakres koniecznych do wykonania testów oraz brak możliwości zamrożenia innych zmian w systemie na czas projektu. Ostatecznie, po uwzględnieniu dostępnych okien serwisowych, uzgodniono migrację systemu produktywnego SAP ERP na 29 czerwca 2014. Projekt przebiegł zgodnie z planem i zarówno pierwsze dni pracy, jak i procedura zamknięcia miesiąca przebiegły bezproblemowo i z zauważalnym przyspieszeniem wykonywania transakcji i raportowania.

Warto podkreślić, że o ile migracja SAP BW jest już dobrze przetestowanym i opisanym procesem, to migracja systemu SAP ERP na SAP HANA w Sokołowie to projekt pionierski – pierwszy tego typu w Polsce i jeden z pierwszych w Europie. Także ten projekt zdecydowano się przeprowadzić wspólnie z BCC (aktualnie All for One Poland).

Wytyczanie nowych szlaków zawsze wiąże się z ryzykiem. By je zminimalizować i rozpatrzyć korzyści biznesowe, wykonano szereg kroków wstępnych. Między innymi wcześniej BCC wykonało projekt testowej migracji danych z hurtowni danych na platformę SAP HANA (projekt proof of concept, 2012 r.,), który m.in. pozwolił oszacować spodziewane korzyści.

Dodatkowo w zakresie SAP ERP, oprócz przeszkolenia konsultantów i zakupu własnego sprzętu dla platformy HANA, BCC zmigrowało własne systemy ERP na platformę SAP HANA. Ten „trening” pomógł też zebrać unikatowe na rynku wdrożeń SAP doświadczenia.

W zakresie SAP BW projekt testowej migracji na nową platformę wykazał możliwość wielokrotnego przyspieszenia wykonania raportów oraz znacznego uproszczenia zarządzania hurtownią danych i zwiększenia samoobsługi pracowniczej. Osiągalne stało się tworzenie raportów przez użytkowników biznesowych bez konieczności przygotowywania elementów optymalizujących wydajność przez dział IT. Testowa migracja systemu ERP wykazała znaczne przyśpieszenie raportowania danych i wykonywania transakcji w systemie ERP. Po tak zachęcających wynikach testów rozpoczęto projekt docelowy.

Janusz Jastrzębski, Wiceprezes Zarządu ds. Finansowych, Grupa Sokołów

SAP HANA – szybkość i komfort
W chwili podejmowania decyzji o przejściu na platformę SAP HANA Zarząd Grupy Sokołów rozdarty był między dwoma problemami. Z jednej strony ogromne spowolnienie raportowania sprawozdań ze względu na stopień skomplikowania oraz ich liczbę (w owym czasie Grupa Sokołów miała dwóch różnych udziałowców z dwoma odrębnymi systemami sprawozdawczości analitycznej i finansowej), a także rosnącą presję na terminy przekazywania wyników finansowych (jeden z udziałowców był notowany na Helsińskiej Giełdzie Papierów Wartościowych).
Z drugiej obawa przed wdrażaniem rozwiązań informatycznych, które nie zostały gruntownie sprawdzone przez rynek. W podjęciu ostatecznej decyzji zdecydowanie pomogła informacja o zapewnieniu niespotykanego dotychczas wsparcia technicznego wszystkich uczestników procesu wdrożenia.
SAP na HANA to jak wymiana starego samochodu na nowy, z supermocnym silnikiem i bogatym wyposażeniem. Niby podstawowe funkcje są takie same, ale szybkość i komforty jazdy zupełnie nieporównywalne.
Janusz Jastrzębski, Wiceprezes Zarządu ds. Finansowych, Grupa Sokołów

Projekt: organizacja, przebieg, zarządzanie

Pod względem zakresu migracja na platformę SAP HANA została podzielona na dwa równoległe projekty – migracja hurtowni danych SAP BW i migracja systemu SAP ERP. Równocześnie pozostałe systemy SAP (portal, system wymiany komunikatów XI, Solution Manager, serwery aplikacyjne) były migrowane z platformy IBM iSeries na platformę opartą na systemie Linux SLES na sprzęcie firmy Dell. Podział na mniejsze części pozwolił ograniczyć ryzyko projektu i lepiej rozłożyć w czasie zaangażowanie osób kluczowych.

Dalej każdy z projektów migracji został podzielony na dwa kolejne podprojekty – upgrade do wersji kompatybilnej z SAP HANA i sam projekt migracji. Ponieważ każdy z systemów SAP BW/ERP składał się z kilku środowisk – rozwojowego, testowego i produkcyjnego, każdy z podprojektów zajmował się kolejno tymi środowiskami.

Ze względu na wyjątkowy charakter projektu (pierwsza migracja SAP Business Suite w Polsce), oraz konieczność ścisłej współpracy programowo-sprzętowej (certyfikowany sprzęt firmy HP do SAP HANA) rozszerzono zakres zarządzania projektem. Do jego standardowych stron (Sokołów i BCC) dołączony został dostawca sprzętu dla platformy – firma HP i pracownicy producenta SAP HANA zarówno z SAP AG z Walldorf, jak i z SAP Polska.

Tak wielu uczestników to oczywiście dodatkowe wyzwania w zarządzaniu projektem, jak np. identyfikacja osób zaangażowanych w dany proces czy ustanowienie ścieżek raportowania, ale takie podejście zapewniło firmie Sokołów wymagane bezpieczeństwo i możliwość skutecznego rozwiązywania potencjalnych problemów projektowych.

Dobra współpraca wszystkich stron projektu zaowocowała bezproblemowymi startami i zadowoleniem klienta z osiągniętego rezultatu. Wypracowana metodyka migracji na platformę HANA (oparta na autorskiej metodyce All for One Go Forward) będzie zapewne wykorzystywana w kolejnych projektach migracji systemu SAP Business Suite do SAP HANA.

Po pierwsze – przyspieszenie

Po migracji SAP BW i SAP Business Suite na platformę SAP HANA prędkość ładowania danych i planowania wzrosła dziesięciokrotnie, a raportowania z poziomu SAP BW ponad stukrotnie. Jeszcze szybciej generowane są raporty bezpośrednio z SAP Business Suite, gdzie wydajność wzrosła tysiąckrotnie.

Te dane uzyskano w pierwszych dniach po migracji. Dalsze przyspieszenie nastąpi zapewne po uruchomieniu dostępnych w HANA narzędzi do akceleracji oraz optymalizacji systemu, co pozwoli na jeszcze wydajniejsze korzystanie z bazy danych.

Wdrożenie platformy HANA przyniosło wymierne korzyści biznesowe związane nie tylko z wielką szybkością przetwarzania danych przez platformę SAP HANA. Szybszy dostęp do rzeczywistych danych przekłada się na wyższy komfort oraz lepszą jakość pracy zarówno analityków biznesowych, jak i pozostałych pracowników, którzy wykorzystują aplikacje SAP Business Suite przy zarządzaniu m.in. finansami, księgowością, zaopatrzeniem czy obsługą klienta. I jedni, i drudzy mogą też tworzyć raporty biznesowe bez konieczności angażowania działu IT.

Użytkownicy biznesowi mogą obecnie sami tworzyć raporty na poziomie pozycji pojedynczych, nie zważając na ograniczenia zagregowanych danych (agregaty mogą być nadal wykorzystywane, ale nie są dłużej konieczne). Wiele raportów może być tworzonych ad hoc, co przedtem ze względu na ograniczoną wydajność przetwarzania danych nie było możliwe. Zarządzanie danymi w hurtowni danych jest teraz prostsze, a dane pobierane z systemu SAP ERP mogą być częściej odświeżane.

Przetwarzanie transakcji logistycznych stało się bardziej płynne, a czas wykonania funkcji zamknięcia miesiąca w finansach został skrócony o ponad połowę.

Zbigniew Kostka, Dyrektor Biura Kontrolingu, Grupa Sokołów

Kontroling: spektakularny wzrost wydajności
Zespół kontrolingowy odnotował spektakularny wzrost wydajności systemu w zasadzie w każdym obszarze, z którego korzystamy. O połowę skrócił się czas rozliczania i zamykania miesiąca w kontrolingu. Na przykład czasy generowania części raportów skróciły się 20-krotnie! Jest to więc argument za tym, aby w najbliższej przyszłości przebudować większość narzędzi analitycznych. Planujemy konsolidację grupy raportów, które stanowią źródło danych dla bardzo skomplikowanych analiz. Projekt ten, o czym jestem przekonany, skróci jeszcze bardziej proces sporządzania bardzo rozbudowanych analiz, które w tej chwili muszą być realizowane w oparciu o raporty cząstkowe pozyskiwane z BW. Dzięki SAP BW, HANA Live oraz Business Objects mój zespół będzie zupełnie samowystarczalny również na etapie przygotowania nowych raportów bazujących na hurtowni danych jak i danych transakcyjnych SAP ERP.
Zbigniew Kostka, Dyrektor Biura Kontrolingu, Grupa Sokołów

Bez obawy o utratę wydajności infrastruktury IT pracownicy Sokołów SA mogą teraz efektywniej korzystać z rozwiązań SAP, takich jak SAP ERP czy SAP Business Objects, przeprowadzać kilkadziesiąt dodatkowych transakcji, zwiększać liczbę widoków analitycznych i sprawnie posługiwać się nowo wdrożonymi narzędziami: SAP Business Planning and Consolidation, SAP Accounting oraz SAP Cash Management. Zasilane przez SAP HANA aplikacje wspomagają swoich użytkowników w obszarze planowania i budżetowania, zarządzania danymi finansowo-księgowymi oraz kontrolowania i prognozowania przepływu środków pieniężnych w czasie rzeczywistym.

Radykalnemu podniesieniu wydajności hurtowni danych i aplikacji biznesowych na SAP HANA towarzyszyło równie znaczące uproszczenie oraz obniżenie całkowitych kosztów utrzymania infrastruktury IT. Wcześniejsza baza danych mieściła około 2,5 TB, zaś po migracji do SAP HANA została skompresowana do mniej niż 600 GB. Łatwiejsze stały się procedury zarządzania i backupu systemu.

Co ważne, system ma teraz „zapas mocy” na kilka kolejnych lat. W tym czasie rozwój skali biznesu Grupy Sokołów będzie efektywnie wspierany przez systemy SAP oparte na nowoczesnej platformie SAP HANA.

Projekt techniczny, korzyści dla biznesu

Projekty migracji na nową platformę sprzętową mają charakter głównie techniczny, jednak nowe możliwości, jakie niesie SAP HANA, zdecydowanie każą upatrywać najważniejszych korzyści po stronie biznesu.

Nowa platforma udostępnia także narzędzie HANA Live – które daje duże możliwości bezpośredniego raportowania z SAP ERP (analizy), bez BW. Możliwości są ogromne, np. w obszarze samoobsługi pracowniczej czy kontrolingu. SAP HANA zastąpiła tradycyjne bazy danych, stosowane do tej pory przez Sokołów SA pod SAP Business Suite.

Kinga Piecuch, Prezes SAP Polska

In-memory: nowe standardy
Gratulujemy firmie Sokołów SA wyboru najnowszych rozwiązań SAP i sukcesu pionierskiego wdrożenia SAP Business Suite na platformie SAP HANA. Ten projekt wyznacza nowe standardy wykorzystania technologii in-memory w naszej części Europy. Jestem przekonana, że SAP HANA pozwoli firmie Sokołów wzmacniać pozycję rynkową i rozwijać nowe, coraz efektywniejsze procesy biznesowe.
Kinga Piecuch, Prezes SAP Polska

Andrzej Moskalik, Dyrektor ds. Współpracy z Klientami w All for One Poland

Innowacja w IT
Migracja środowisk SAP na platformę SAP HANA to jeden z najbardziej innowacyjnych projektów, zrealizowanych przez BCC w ostatnich latach. Sukces wdrożenia w Sokołowie potwierdza, że dzięki SAP HANA polskie przedsiębiorstwa mogą osiągnąć wyraźny postęp w wykorzystaniu narzędzi IT w zakresie planowania i analizy danych biznesowych.
Andrzej Moskalik, Dyrektor ds. Współpracy z Klientami w All for One Poland