W 2007 r. sprzedano pierwszą niewielką partię e-papierosów, a już 6 lat później osiągnięto wynik na poziomie 80 mln zł. Podawanie informacji o liczbie punktów handlowych eSmoking Word to zadanie ryzykowne, bo jest ich więcej praktycznie z miesiąca na miesiąc. Obecnie jest to ponad 1100 punktów sprzedaży detalicznej – głównie stoiska własne oraz franczyzowe i wyspy w centrach handlowych. Do tego dochodzi 27 tys. punktów w sieciowych sklepach typu convenience, na stacjach benzynowych i salonikach prasowych.
Spółka również dobrze radzi sobie online – platforma e-commerce eSmoking World obsługuje tysiące polskich i zagranicznych klientów. Właściciele idą za ciosem – na początku tego roku w Ostrzeszowie, gdzie mieści się siedziba firmy, otworzyli nowoczesny zakład produkcyjny z laboratorium badawczym.
SAP Business One centralnym systemem dla retailu
Grupa Chic w ciągu zaledwie kilku lat stała się głównym graczem na rynku e-papierosów w Polsce i Europie. Dynamiczny wzrost wolumenu sprzedaży, konieczność zarządzania coraz większą siecią punktów handlowych, a także dążenie do skrócenia czasu obsługi klienta i podniesienia jej jakości wpłynęły na decyzję o inwestycji w system zintegrowany.
Głównym celem projektu wdrożeniowego była optymalizacja procesów biznesowych oraz wsparcie kluczowego obszaru działalności – sprzedaży detalicznej. Nowy system miał zastąpić rozwiązanie ERP polskiego producenta, które m.in. przestało nadążać za dynamicznym rozwojem biznesu eSmoking World.
Zdecydowano się na system SAP Business One jako stabilny, elastyczny i sprawdzony w wielu firmach system klasy ERP, który pozwala uporządkować procesy biznesowe i dostarczyć rzetelnej informacji zarządczej, pozyskiwanej także z innych, krytycznych dla branży klienta rozwiązań IT (np. systemy branżowe, rozwiązania autorskie). Jako partnera wdrożeniowego zaangażowano firmę 7milowy, specjalizującą się w dostarczaniu rozwiązań SAP dla sektora małych i średnich przedsiębiorstw.
Zakres projektu został opracowany podczas analizy przedwdrożeniowej. Zdefiniowano źródła problemów w dotychczasowym działaniu firmy, nazwano procesy retailowe wymagające wsparcia i ustanowiono cele do osiągnięcia.
Projekt rozpoczął się w sierpniu 2013 r., a start produktywny SAP Business One nastąpił w lipcu 2014 r. Zakres prac wdrożeniowych SAP Business One był szeroki i obejmował:
- finanse i księgowość,
- logistykę,
- sprzedaż krajową, zagraniczną i internetową,
- magazyn i pakownię,
- produkcję,
- punkty detaliczne POS,
- reklamacje i obsługę klienta (CRM),
- raportowanie (Business Intelligence).
SAP Business One stał się centralną platformą „spinającą” zarządzanie biznesem. Jednak z uwagi na specyfikę branży detalicznej równie istotne było zintegrowanie z SAP aplikacji umożliwiających obsługę punktów handlowych, portalu do sprzedaży internetowej, a także portalu B2B do obsługi dużych klientów (np. stacje paliw).
Dlatego oprócz wdrożenia SAP Business One istotną częścią prac wykonanych przez BCC było dostarczenie i wdrożenie rozwiązania do zarządzania punktami handlowymi eSmoking World (Positano), a także integracja platformy sprzedaży online oraz portalu sprzedaży hurtowej B2B z systemem SAP Business One.
W ramach projektu BCC przygotował również funkcjonalność SAP Business One przygotowaną zgodnie z potrzebami Grupy Chic. Rozwiązanie określane jako Pakownia SAP jest wykorzystywane do kompletowania zamówień – obsługi przygotowania i wysyłki towaru z magazynu centralnego w Ostrzeszowie do punktów handlowych i klientów indywidualnych w całym kraju i za granicą.
Jak podkreśla Hubert Urban, członek zarządu Grupy Chic: „Ciągle jesteśmy w fazie intensywnego wzrostu. Cieszy nas ten proces, ale z drugiej strony tak szybki rozwój stwarza wiele wyzwań. Liczba procesów, nad którymi musimy zapanować, danych do przetworzenia i decyzji biznesowych, jakie musimy podejmować, rośnie praktycznie z dnia na dzień. Mamy coraz więcej pracowników, partnerów handlowych, klientów. Tak złożoną siecią zależności nie można zarządzać bez rzetelnych informacji dostępnych w zintegrowanym systemie. Oczekiwaliśmy, że wdrożenie SAP Business One będzie okazją do uporządkowania i ujednolicenia procesów biznesowych – od sprzedaży pojedynczego e-papierosa, po ogólny wynik finansowy”.
Podwójne wyzwanie projektowe
W projekcie prowadzonym w Grupie Chic to nie szeroki zakres prac czy złożoność integracji stanowiły największe wyzwanie. W trakcie realizacji prac spółka zanotowała bardzo intensywny wzrost. Zwiększyła liczbę pracowników, dwukrotnie urosła docelowa liczba użytkowników systemu SAP oraz liczba zlokalizowanych w całym kraju punktów sprzedaży, które musiały zostać objęte wdrożeniem. Nawiązano także współpracę partnerską z sieciami sklepów oraz stacji benzynowych, co znacznie zwiększyło liczbę klientów oraz wolumen sprzedaży. Firma kontynuowała otwieranie oddziałów zagranicznych w Europie, które również wymagają obsługi informatycznej.
„Od samego początku projekt był wymagający. To nie było klasyczne wdrożenie systemu ERP, ale pełna informatyzacja biznesu przedsiębiorstwa. Dodatkowo, w odniesieniu do pierwotnych założeń, skala projektu drastycznie się zwiększyła. Musieliśmy aktywnie reagować na zmiany, m.in. weryfikować zakresy i terminy poszczególnych etapów. Udowodniliśmy tym samym nasze wysokie kompetencje w zarządzaniu projektem, które gwarantują bezpieczną realizację prac u klientów” – komentuje Michał Lorenz, Kierownik Projektu w 7milowym, odpowiadający za realizację wdrożenia.
Wdrożenie systemu SAP Business One
Dostawa licencji SAP
Wsparcie serwisowe SAP maintenance
Opracowanie autorskich funkcjonalności SAP Business One
Dostawa i wdrożenie rozwiązania POS
Integracja systemu SAP i POS
Integracja systemu SAP z platformą e-commerce
Integracja systemu SAP z platformą B2B
Positano, czyli obsługa punktów sprzedaży
Sukces eSmoking World opiera się na gęstej sieci detalicznych punktów handlowych. Model współpracy z partnerami handlowymi zakłada praktycznie bezkosztowe uruchomienie punktów sprzedaży i niskie koszty działalności i serwisowania.
W tę strategię wpisuje się autorskie rozwiązanie POS przygotowane przez partnera wdrożeniowego, firmę 7milowy. Positano pełni dwojaką rolę – wspiera procesy sprzedażowe w punktach handlowych i dostarcza informacje do centralnego systemu ERP, dzięki zintegrowaniu obu rozwiązań.
Jako typowy POS system umożliwia szybką ewidencję sprzedaży wraz z kontrolą stanów magazynowych. Sprzedaż jest dokumentowana wydrukami z drukarek fiskalnych, a program ewidencjonuje podstawowe operacje kasowe. Co ważne, program został zaprojektowany tak, aby operator miał dostęp do wszystkich funkcji z poziomu ekranu głównego. Rozwiązanie posiada przyjazny interfejs i jest intuicyjne w obsłudze – nie wymaga skomplikowanego szkolenia pracowników. Platforma umożliwia punktom handlowym m.in. aktualizację produktów, cenników, stanów magazynowych, pobranie informacji o aktualnych promocjach, a centrum operacyjnemu Chic w Ostrzeszowie gwarantuje bieżący wgląd w dane sprzedażowe.
Rozwiązanie nie tylko usprawniło działalność punktów handlowych, ale też przyczynia się do szybkiego tempa rozwoju całej sieci. Od strony obsługi informatycznej do otwarcia nowego punktu potrzebne są jedynie laptop, wgranie aplikacji Positano, do której program instalacyjny może zostać przesłany e-mailem, oraz dwa razy dzienne dostęp do internetu (przy otwarciu i zamknięciu zmiany) w celu aktualizacji produktów i cen oraz przesłania raportu sprzedaży do systemu.
Integracja SAP z platformą e-commerce
Integrując e-sklep www.esmokingworld.com z systemem SAP Business One, firma zyskała pełną kontrolę online nad dostępnością towarów w magazynie, co wpływa na poprawę obsługi klientów poprzez skrócenie czasu realizacji zamówień, wyeliminowane pomyłek i opóźnień oraz zmniejszenie liczby reklamacji.
Od strony operacyjnej główne korzyści integracji platformy e-commerce i systemu SAP Business One to:
- automatyzacja procesów biznesowych,
- aktualizacja stanów magazynowych w czasie rzeczywistym,
- zwiększenie wydajności pracowników (poprzez wyeliminowanie powtarzalnych czynności, np. wielokrotnego wpisywania tych samych danych).
Dla firm, które tak jak eSmoking World prowadzą sprzedaż online, integracja sklepu internetowego z systemem ERP to biznesowa konieczność. Przygotowana przez 7milowego platforma integracyjna gwarantuje szybką i poprawną wymianę danych między tymi dwoma rozwiązaniami. Podczas prac integracyjnych BCC (aktualnie All for One Poland) wykorzystał oprogramowanie TaskCentre firmy Orbis Software.
Pakownia SAP: o krok za magazynem
W Ostrzeszowie funkcjonuje nowoczesny magazyn centralny o powierzchni ponad 1500 m kw., który obsługuje wszystkich partnerów handlowych Grupy Chic. Każdego dnia firma wysyła kilkaset paczek realizowanych według zamówień. Do dyspozycji klienci mają blisko 3000 produktów, w tym e-papierosy jednorazowe, zestawy, baterie, akcesoria, wkłady i liquidy różnych marek, o różnej pojemności, mocy, smaku…
Bogaty asortyment jest tym, co przyciąga klientów, jednak zapewnienie szybkiej i bezbłędnej realizacji zamówień stanowi spore wyzwanie. W celu usprawnienia kompletacji i skrócenia czasu od zamówienia do wysyłki towaru do klienta 7milowy przygotował autorskie rozszerzenie SAP Business One: Pakownię SAP.
Pracownicy magazynu centralnego korzystają z intuicyjnych interfejsów SAP połączonych magistralą danych z centralnym SAP Business One. System dostarcza informacje o czasie pakowania, przy uwzględnieniu wielkości zamówienia i różnorodności asortymentu, oraz mierzy opóźnienia w odniesieniu do przyjętej normy. Na postawie tych danych można generować raporty, np. z informacjami o średnim czasie przygotowania wysyłki, wydajności pracowników.
Pakownia SAP jest połączona z funkcjonalnością obsługującą centralny magazyn, co pozwala na śledzenie w czasie rzeczywistym poziomu zapasów i bieżące uzupełnianie braków.
Projekt wdrożeniowy w Grupie Chic został wyróżniony w piątej edycji międzynarodowego konkursu SAP Quality Awards dla regionu Europy Środkowo-Wschodniej. Wdrożenie SAP Business One zrealizowane przez spółkę 7milowy zostało nagrodzone w kategorii „Rapid Delivery – Najkrótszy czas wdrożenia”. Kategoria obejmuje projekty o zasięgu mniej niż 500 użytkowników i trwające nie dłużej niż 1000 osobodni.
Międzynarodowe jury konkursu wybiera zwycięzców w oparciu o ściśle zdefiniowane kryteria, takie jak m.in. jakość wdrożenia, zastosowana metodyka, kompleksowość wsparcia ze strony partnerów, innowacyjność wdrażanych rozwiązań oraz przejrzystość kanałów komunikacyjnych. O wyróżnieniu Chic, według werdyktu jury, zadecydowały:
– wyniki projektu: zakończona sukcesem integracja systemu ERP z POS i platformą e-commerce oraz budowa niestandardowych funkcjonalności pakowni w systemie SAP Business One,
– jakość wdrożenia: wykorzystanie analizy przedwdrożeniowej i metodologii ASAP,
– korzyści biznesowe: poprawa efektywności procesów, wzrost produktywności pracowników, usprawnienia w obszarze logistyki,
– wyzwanie projektowe: dynamiczny wzrost firmy podczas wdrożenia.
Hubert Urban, członek zarządu Grupy Chic, podkreśla, że wyróżnienie SAP Quality Award jest zasługą całego zespołu wdrażającego system. „Słowa uznania należą się naszemu partnerowi, firmie 7milowy, która jest autorem wdrożenia i naszego sukcesu. Spółka miała okazję sprawdzić się w wymagających warunkach biznesowych i udowodniła wysokie standardy pracy. Osiągnęliśmy cele założone podczas analizy przedwdrożeniowej, współpraca z 7milowym układała się bardzo dobrze, a konsultanci potwierdzili swoje kompetencje. Cieszę się, że niezależne jury również to doceniło”.
SAP Quality Award 2014 to konkurs mający na celu wyróżnienie przedsiębiorstw, które wykazały się najlepszym podejściem do realizacji projektów wdrożeniowych. Był on otwarty dla wszystkich klientów SAP z Europy Środkowo-Wschodniej, których projekty zostały zrealizowane w 2013 i 2014 roku. W piątej edycji konkursu nagrody zostały przyznane w pięciu kategoriach: innowacje w dziedzinie chmury, mobilność i platforma HANA, a także najkrótszy czas wdrożenia i największe korzyści biznesowe.
Procesy retailowe na europejskim poziomie
Jednym z głównych celów przedsięwzięcia była optymalizacja procesów biznesowych ze szczególnym naciskiem na informatyzację sprzedaży detalicznej. I ten cel udało się osiągnąć. Wzrost produktywności pracowników i usprawnienia w obszarze logistyki to kolejne ważne korzyści osiągnięte dzięki implementacji SAP Bussiness One.
Zaproponowany przez 7milowego model integracji wszystkich kluczowych aplikacji pod parasolem centralnego systemu SAP Business One pozwolił na obsługę procesów detalicznych na wysokim poziomie, przy zachowaniu niskich kosztów. Dodatkowo, dzięki połączeniu SAP Business One z rozwiązaniem POS, firma zyskała pełną kontrolę nad działalnością retailową. Możliwe jest śledzenie stanów zapasów od poziomu magazynu centralnego, aż do pojedynczego punktu sprzedaży. Każdego dnia dostępny jest szczegółowy raport wielkości i rentowności sprzedaży, który dostarcza dokładnych informacji w wybranych przekrojach, aż do poziomu wybranego punktu sprzedaży.
Grupa Chic znacząco skróciła czas potrzeby do uzyskania kluczowych informacji. W systemie zbierane są dane i statystyki pokazujące m.in. liczbę wysłanych każdego dnia paczek, wydajność pracy pakowni w rozbiciu na pojedynczego pracownika, wyliczaną z ilości zapakowanych linii, sztuk towaru. Jeżeli jest potrzeba, można szybko uzyskać przekrojowe informacje np. na temat średniego czasu realizacji zamówienia czy liczby reklamacji.
Przy tak szybkim tempie wzrostu, jaki przeżywa obecnie Grupa Chic, efektywny centralny system informatyczny SAP pozwolił na usystematyzowanie wyników i zmierzenie ich rzeczywistej wartości z uwzględnieniem nakładów inwestycyjnych. Porządkując procesy biznesowe w systemie ERP, firma zyskała bogatą platformę raportową, która umożliwia wgląd w dane biznesowe: od ogółu (zagregowane informacje) do szczegółu (np. dane sprzedażowe wybranej wyspy handlowej).
Chociaż projekt wdrożeniowy zakończył się w połowie 2014 r., to już w jego trakcie stało się oczywiste, że konieczny będzie dalszy rozwój systemu. Uruchomienie z początkiem 2015 r. własnej produkcji w nowym zakładzie, otwieranie spółek za granicą i nowych rynków zbytu, a także ciągłe poszerzanie sieci sprzedaży w Polsce – rodzą nowe potrzeby w zakresie systemów IT.