Wdrożenie rozwiązań EDI

Dlaczego rozwiązania EDI w Sanitecu?

Jednym z głównych czynników, zmieniających Sanitec Koło z typowej firmy produkcyjnej w elastyczną organizację rynkową, było wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego SAP. Rozwiązania SAP pomogły Sanitecowi uporządkować i zoptymalizować kluczowe procesy wewnątrz firmy, mające wpływ na efektywność prowadzonego biznesu – przede wszystkim poprzez redukcję kosztów.

Tam jednak, gdzie procesy zaopatrzenia lub sprzedaży „stykały” się z partnerami biznesowymi (zaopatrzenie – dostawcy, sprzedaż – odbiorcy, księgowość – urzędy i banki), sytuacja nie zmieniła się diametralnie. Takie dokumenty, jak zamówienia przesłane faksem, listem lub zgłoszone telefonicznie – nadal musiały być wprowadzane ręcznie do systemu – a wysyłane potwierdzenia zamówień, dokumenty dostaw i faktury – wprowadzane przez kontrahentów do ich systemów.

Wielokrotne przetwarzanie tych samych danych stwarzało okazje do opóźnienia, lub nawet zaginięcia pojedynczych dokumentów, czy też przekłamania danych podczas ręcznego przepisywania długich tabel z kodami materiałów, cenami i ilością.

Kolejnym więc, logicznym krokiem było rozszerzenie korzyści ze stosowania narzędzi informatycznych na obszar komunikacji z partnerami biznesowymi. Wdrożenie rozwiązań EDI zostało uznane za priorytetowe przedsięwzięcie informatyczne, którego celem jest obniżenie kosztów współpracy z partnerami, usprawnienie komunikacji z nimi – a w konsekwencji, dalsza poprawa wyników finansowych całej firmy.

EDI ze spółką-siostrą w Niemczech

Projekt EDI z partnerami biznesowymi ma odmienny charakter od wdrożenia systemu wewnątrz firmy. Oprócz koordynowania prac własnego zespołu i dostawców sprzętu, oprogramowania i usług wdrożeniowych, niezbędne jest dostosowanie tempa i zakresu prac do możliwości organizacyjnych i technologicznych partnera EDI (np. dostawcy lub odbiorcy).

W przypadku Sanitecu, pierwszym partnerem EDI stała się siostrzana spółka firmy w Niemczech – Keramag. Obie firmy wykorzystują SAP i są dla siebie zarówno dostawcami, jak i odbiorcami. Dzięki istniejącej infrastrukturze korporacyjnej, nie występował problem uzgadniania formatów wymiany danych ani kanału transmisji. Konfiguracja ograniczyła się do wyboru typów dokumentów, zapisywanych przez SAP (zamówienie, potwierdzenie, dowód dostawy, faktura) i wskazania serwera po drugiej stronie połączenia.

Usługi tworzenia, przechowywania, konwersji i przekazywania komunikatów zapewniają standardowe mechanizmy SAP – Application Link Enabling (ALE). Utworzenie dokumentu w systemie przez użytkownika po jednej ze stron połączenia ALE (np. zamówienie) powoduje natychmiastowe utworzenie odpowiednika na drugim końcu (np. zlecenie sprzedaży tych samych towarów).

EDI w komunikacji z mniejszymi podmiotami

Partnerzy biznesowi wykorzystujący SAP, to tylko kilku kontrahentów Sanitecu, z którymi firma może uruchomić bezpośrednią wymianę danych poprzez ALE. Pozostałych partnerów można podzielić na dwie grupy:

• mniejsze podmioty, które nie przewidują inwestycji w projekt wdrożeniowy EDI
• firmy posiadające podsystem EDI lub przygotowujące się do jego wdrożenia

Kolejny projekt integracji systemu SAP Sanitecu z otoczeniem miał umożliwić wprowadzanie i elektroniczną transmisję zamówień, przez partnerów z pierwszej grupy – nieposiadających podsystemu EDI zintegrowanego z systemem zaopatrzenia.

Powstały dwie wersje rozwiązania. Pierwszy wariant opierał się na wyspecjalizowanej aplikacji w Windows, komunikującej się z SAP poprzez email. Drugie rozwiązanie to baza danych opracowana w Lotus Notes, replikująca dokumenty z centralną bazą zlokalizowaną w Sanitecu, która następnie również przesyła te dokumenty do SAP. Obecnie około 30 odbiorców Sanitecu wprowadza zamówienia, przeglądając katalog produktów i tworząc dokumenty w Lotus Notes.

Niewątpliwe korzyści obu rozwiązań to oszczędność pracy działu sprzedaży Sanitecu. Odbiorcy „wyręczają” Sanitec przy manualnej czynności wprowadzania zamówienia do systemu. Korzyść dla kontrahentów polega natomiast na możliwości wglądu w codziennie aktualizowany katalog towarów z cenami, jednostkami miary itp.

Nadal jednak liczba etapów przetwarzania danych jest większa niż to konieczne – po stronie odbiorcy te same informacje są wprowadzane do własnego systemu informatycznego obsługi zaopatrzenia oraz lokalnego programu-klienta, komunikującego się z SAP Sanitecu. Manualne powtarzanie tych samych czynności powoduje opóźnienia w przebiegu procesu i niebezpieczeństwo przekłamania danych.

Komunikacja z kluczowymi partnerami

Następnym krokiem było wdrożenie pełnego rozwiązania EDI, integrującego przepływ danych bezpośrednio pomiędzy systemami informatycznymi partnerów biznesowych. W połowie 2001 roku rozpoczęło się, realizowane we współpracy z BCC, wdrożenie rozwiązań EDI łączących Sanitec Koło z pierwszym z kluczowych odbiorców, siecią hurtowni artykułów wyposażenia łazienek.

Jako format opisu dokumentów wybrano XML. Za XML przemawiała powszechna dostępność narzędzi przetwarzania dokumentów XML oraz towarzyszące standardowi XML mechanizmy opisu, walidacji i prezentacji danych. Dla XML jednak nie pojawił się dotychczas żaden dominujący i powszechny standard opisu dokumentów biznesowych. Z tego powodu, do opisu składni dokumentów (oznaczenia oraz interpretacja segmentów i pól) został wybrany standard EDIFACT.

Obaj partnerzy biznesowi mieli dobre doświadczenie wykorzystania poczty elektronicznej SMTP do komunikacji z otoczeniem, jako prostego i ekonomicznego sposobu transmisji danych.

Przesyłanie emaili wymagało zapewnienia poufności i pewności transmisji, co uzyskano poprzez dodanie modułu szyfrującego i podpisu elektronicznego oraz generowanie potwierdzeń otrzymania zamówień przez Sanitec. Jeśli w przyszłości czas transmisji stanie się krytycznym parametrem lub partnerzy biznesowi będą tego wymagać, Sanitec dołączy usługi X.400 lub VAN do serwera komunikacyjnego SAP Business Connector.

System nie pozwala przeoczyć żadnego zamówienia

W uruchomionym rozwiązaniu Sanitec otrzymuje zamówienia i wysyła potwierdzenia zamówień oraz faktury. Proces jest ściśle zintegrowany z modułem sprzedaży i dystrybucji SAP. W systemie powstają gotowe dokumenty zamówień, a pracownicy działu sprzedaży są powiadamiani o ich nadejściu przy pomocy procesu workflow. Prawidłowe dokumenty wymagają jedynie zwolnienia do realizacji dostawy (zmiana pojedynczego pola statusu dokumentu).

Przy zamówieniu z błędami lub niemożliwym do realizacji, dokument może być dowolnie dostosowany w systemie przed jego zaksięgowaniem (np. korekta ilości dostawy, kodu towaru itp.). Workflow wyróżnia zamówienia ze względu na nadawcę (hurtownia) oraz powód zlecenia i generuje odpowiednie komunikaty zależnie od tych wartości.

Dzięki workflow niemożliwe jest „przeoczenie” dokumentu. W każdej chwili można stwierdzić który użytkownik, w którym momencie rozpoczął oraz zakończył obsługę zlecenia klienta. Mechanizmy workflow w SAP umożliwiają m.in. monitorowanie maksymalnych terminów wykonania czynności (np. powiadomienie przełożonego po 3 dniach oczekiwania zamówienia na przetworzenie) lub automatyczne przekazywanie komunikatów do zastępcy pracownika podczas urlopu lub choroby.

Rozwiązania B2B przez przeglądarkę www

EDI, oparte na komunikatach  automatycznie generowanych przez systemy po obu stronach, to rozwiązanie optymalne dla biznesu, lecz wymaga ścisłej współpracy i gotowości obu partnerów biznesowych. Ze względów praktycznych (krótki czas uruchomienia, powszechny dostęp) równolegle rozwijane są rozwiązania B2B, oparte o komunikację dialogową w Internecie, poprzez interfejs oparty na przeglądarce www.

Pierwszym tego typu projektem, zrealizowanym wspólnie z BCC (aktualnie All for One Poland), jest rozwiązanie kontroli dostępności towarów (ATP – avalaible-to-promise). Pracownicy Sanitecu i wybranych partnerów mogą poprzez przeglądarkę www sprawdzać poziom zapasów w danej chwili lub na podaną datę w przyszłości i odpowiednio dostosowywać swoje zamówienia (bez przekroczenia maksymalnej dostępnej ilości). SAP Business Connector analizuje zapytania klientów, realizuje w systemie SAP kontrolę dostępności, a następnie formatuje wynik w postaci strony HTML. Dostęp do tej funkcjonalności jest zabezpieczony przez identyfikatory użytkowników i hasła, a transmisja danych w Internecie jest szyfrowana przy pomocy protokołu HTTPS.

Kolejny projekt B2B, wykorzystujący interaktywne strony www, jest skierowany do dostawców firmy. SAP Business Connector generuje dynamiczne strony, zawierające listę zamówień złożonych przez Sanitec u poszczególnych dostawców (każdy kontrahent ma wgląd tylko w zamówienia skierowane do niego). Dostawcy oceniają możliwości realizacji zamówień i potwierdzają planowane ilości i terminy dostaw. Dane są przenoszone do gospodarki materiałowej w SAP, jako potwierdzenie zamówienia  złożonego w systemie SAP.