ROTR Spółdzielnia Mleczarska w Rypinie od 2009 roku korzysta z systemu SAP ERP. Doceniając korzyści biznesowe i oszczędności płynące z wykorzystania narzędzi informatycznych, firma wdraża kolejne rozwiązania wspomagające nowoczesne zarządzanie organizacją, m.in. z rodziny Business Intelligence (SAP BW).
Jak podkreśla Mariusz Trojakowski, Prezes Zarządu ROTR: „Wdrożenie systemu ERP i Business Intelligence przyniosło spółdzielni ogromne korzyści i wniosło dużą wartość dodaną do biznesu. Usprawnionych zostało wiele operacji biznesowych, ale z czasem otoczenie biznesowe wymusiło na nas poszukiwanie rozwiązań, które pozwolą nam uporać się z problemami związanymi z zarządzaniem dokumentami. Towarzyszą one bowiem większości realizowanych przez nas procesów biznesowych”.
Rosnąca liczba operacji wewnętrznych i transakcji zewnętrznych, wymagania rynku oraz chęć usprawnienia procesów back office stały się głównymi motywami poszukiwania narzędzia, które pozwoli zoptymalizować procesy związane z dokumentami, angażujce jednocześnie osoby z różnych działów firmy.
Pod koniec 2013 r. ROTR rozpoczął poszukiwanie systemu elektronicznego obiegu dokumentów (workflow), który pozwoli na kompleksowe zarządzanie dokumentami wszystkich komórek organizacyjnych, dla pracowników będzie przyjazny w użytkowaniu i łatwo będzie się integrował z funkcjonującym już w organizacji systemem SAP ERP.
„W systemie ERP zgromadzone są dane, w oparciu o które realizujemy procesy biznesowe i integracja SAP oraz workflow była dla nas kluczowa dla zachowania spójności danych w skali całej organizacji. Wiedzieliśmy, że dzięki takiemu podejściu wyeliminujemy wiele zbędnych czynności w procesach, jak np. powielanie czy kontrola informacji na różnych etapach obiegu dokumentu. Po przeglądzie rozwiązań dostępnych na rynku zdecydowaliśmy się na wykorzystanie platformy klasy Enterprise Content Management, która oprócz zarządzania obiegiem dokumentów w integracji z SAP pozwoli nam także na ich archiwizację. Wybraliśmy system All for One ECM (obecnie Rockawork), bo spodobał nam się potencjał tego autorskiego rozwiązania. Ważne były też pozytywne doświadczenia ze współpracy z czasów wdrożenia i rozwoju SAP oraz fakt, że firma nieprzerwanie od siedmiu lat świadczy dla nas komplet usług outsourcingu SAP. Doceniliśmy również model licencjonowania ECM oraz to, że jeden, sprawdzony dostawca gwarantuje zarządzany przez siebie hosting oferowanego systemu ECM” – podkreśla Ryszard Piotrowski, Kierownik IT w SM ROTR.
All for One Enterprise Content Management (ECM) – aktualnie Rockawork – to kompleksowe i elastyczne rozwiązanie informatyczne, wspierające elektroniczne przetwarzanie, archiwizację i obieg dokumentów oraz informacji.
Rockawork jest autorskim rozwiązaniem przygotowanym w All for One Software Factory. All for One zapewnia komplet usług potrzebnych do uruchomienia, rozwoju i utrzymania, w tym m.in. różne modele utrzymania i licencjonowania (SaaS, outsourcing IT w oparciu o organizację i infrastrukturę Managed Cloud, dedykowana instalacja).
Wyróżniki Rockawork to:
– jeden system obsługujący zarówno dokumenty archiwizację, jak i procesy obiegu dokumentów,
– architektura zapewniająca wysoki poziom bezpieczeństwa,
– wygodę wdrożenia oraz zaawansowane zarządzanie uprawnieniami,
– obsługa wielojęzyczności,
– obsługa pracy grupowej, zastępstw, eskalacji zadań, powiadomień,
– środowisko pracy użytkownika dopasowane do jego indywidualnych potrzeb,
– budowa procesów workflow bez wiedzy programistycznej – skrócenie czasu dostarczenia rozwiązania dla biznesu,
– integracja z systemem SAP ERP z wykorzystaniem standardów SAP.
Na początek ROTR zdecydował się wdrożyć rozwiązanie ECM m.in. w następującym zakresie:
- elektroniczny obieg korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
- workflow faktur i zleceń,
- elektroniczna archiwizacja dokumentów kadrowych (z wykorzystaniem modułu Content Management Rockawork).
Uruchomienie narzędzia klasy ECM, które wymusza na pracownikach zupełnie nowe podejście do realizacji zadań, zawsze jest dla organizacji dużą zmianą. Automatyzację pracy zdecydowano się zatem wprowadzać stopniowo, dzieląc wdrożenie na kilka etapów, aby nie zakłócić bieżącej działalności i stopniowo przyzwyczajać użytkowników do obsługi procesów workflow, zastępujących tradycyjny papierowy obieg dokumentów.
Korespondencja przychodząca i wychodząca
W pierwszym etapie wdrożenia zdecydowano się na uruchomienie elektronicznego obiegu korespondencji przychodzącej. Wybór tego procesu nie był przypadkowy, bowiem analiza przedwdrożeniowa wykazała, że jest to optymalny proces do „przetarcia szlaku” dla ECM i zapoznania wszystkich pracowników z narzędziem. Proces obiegu korespondencji został zoptymalizowany i następnie w takiej formie odzwierciedlony w systemie ECM.
Obecnie każde pismo przychodzące do ROTR ma nadany wewnętrzny numer (powiązany z kodem kreskowym generowanym automatycznie z systemu All for One ECM) i jest skanowane. Tym samym każdy z ok. 2000 dokumentów (miesięcznie) jest klasyfikowany w jednym z 18 typów. Dzięki takiemu podejściu osiągnięto pełną przejrzystość w ewidencji poczty przychodzącej i wychodzącej, a liczba dokumentów przetwarzanych w poszczególnych działach (w prosty sposób przekładająca się na pracochłonność) jest widoczna jak na dłoni. Wyeliminowano powielanie dokumentów w niepotrzebnych kopiach, a oryginały są ewidencjonowane i nie krążą niepotrzebnie po firmie. Cała organizacja pracuje na dokumentach elektronicznych.
Funkcja wyszukiwania pełnotekstowego pozwala na błyskawiczne odnalezienie dowolnego pisma. Wystarczy wpisać szukaną frazę, a ECM – zgodnie z uprawnieniami danego użytkownika – wyświetli dostępne dla niego dokumenty w formie elektronicznej. Dodatkowo menedżerowie mają pełen wgląd w obieg pisma i decyzje pracowników związane z ich obsługą.
W systemie jest również ewidencjonowana korespondencja wychodząca.
Ewa Laskowska, Starszy Referent ds. Controllingu oraz Kierownik Projektu wdrożenia Rockawork po stronie SM ROTR, mówi: „W obszarze obiegu korespondencji oszczędzamy pieniądze głównie na czasie jej przetwarzania. Rutynowe, ale konieczne czynności przestały być absorbujące, a poczta szybciej znajduje swoich adresatów, zarówno tych wewnętrznych, jak i zewnętrznych partnerów biznesowych. Mamy pełen wgląd w status dokumentu, wiemy, u kogo się znajduje, i czy z jego przetwarzaniem wiążą się jakiekolwiek bieżące lub zaległe zadania, kto jest autorem i inicjatorem wysyłki. Szybko odkryliśmy, że nie potrzebujemy aż tylu wewnętrznych kopii, i od momentu uruchomienia systemu pracownikom łatwej jest się odnaleźć w całym procesie. Dodatkowo zużywamy mniej papieru, co jest korzyścią nie tylko dla nas, ale też dla środowiska”.
Obieg faktur i zleceń
W kolejnym etapie wdrożenia zoptymalizowano procesy związane z przetwarzaniem dokumentów finansowych. Przy ich realizacji wykorzystuje się dwa systemy informatyczne, tj. ECM (aktualnie Rockawork) oraz SAP ERP, dlatego tak ważna była integracja obydwu narzędzi. Z uwagi na fakt, że procesy obiegu faktur kosztowych w naturalny sposób dotykają również zamówień, wdrożenie All for One ECM obejmowało oba typy dokumentów, to jest zlecenia i faktury.
W odniesieniu do zleceń wyodrębniono kilka typów, m.in. zlecenia dotyczące zakupu usługi, materiałów, zlecenia zapłaty, zlecenia techniczne i zlecenia stałe. Genezą takiego podejścia była chęć uchwycenia wszystkich wydatków (płatności) w skali całej spółdzielni i doprowadzenie do sytuacji, gdy każdy wydatek (w momencie wpływu dokumentu generującego zobowiązanie finansowe) ma swoje źródło, uzasadnienie i został zaakceptowany przez uprawnione osoby. Każdy typ zlecenia ma zbudowany w ECM dedykowany sposób obsługi, z dedykowanymi polami formularza, które są uzupełniane przez różne osoby na właściwych etapach obiegu dokumentu (procesu) związanego z jego akceptacją. Efekt jest taki, że każde zlecenie ma pełną i możliwą do przeanalizowania historię, a dla przełożonych dostępna jest wyczerpująca informacja o planowanym wydatku.
Proces obiegu faktur realizowany jest w systemie etapowo, a jego „sterem” w systemie ECM, podobnie jak w przypadku każdego innego procesu, jest graficzna mapa, która określa etapy, decyzje, zadania oraz osoby odpowiedzialne za ich realizację. W ECM zdefiniowane są też wszystkie reguły biznesowe (schematy akceptacji) warunkujące obieg danego dokumentu finansowego. Jeżeli wynikiem realizacji zlecenia jest faktura kosztowa (przychodząca), zostaje ona przypisana do zlecenia. W systemie zaimplementowano taką sytuację tak, że na liście zadań aktywnych osoby tworzącej zlecenia pojawia się zadanie do wykonania. Gdy faktura zostanie zarejestrowana w systemie ECM, wraz ze zleceniem zaczyna ona tworzyć swego rodzaju „parę”.
Ewa Laskowska, Starszy Referent ds. Controllingu, Kierownik Projektu wdrożenia All for One ECM, ROTR Spółdzielnia Mleczarska
Ponadto dla faktur przychodzących pobierane są dane zamówienia z systemu SAP, m.in. numer zamówienia i numer dostawcy, data, zlecenia i MPK. Faktura, analogicznie do każdego innego dokumentu w All for One ECM, ma swój dedykowany formularz, który ją opisuje. Formularz ten jest sukcesywnie uzupełniany przez pracowników na etapach procesu obiegowego.
W celu integracji po stronie systemu SAP ERP zostały udostępnione webservice’y, które są wywoływane przez ECM jako zadania w tle, uruchamiane z wybraną częstotliwością. Dzięki takim możliwościom ECM proces integracji nie zakłóca codziennej pracy użytkowników z dokumentami, ponieważ jest dla nich niewidoczny i nieodczuwalny.
„Dzięki połączeniu kompetencji SAP i autorskiego workflow u jednego dostawcy udało nam się ograniczyć liczbę podmiotów trzecich w projekcie. Liczbę dostawców postrzegaliśmy jako istotny czynnik ryzyka projektu, a jego wyeliminowanie ma nie tylko pozytywny wpływ na tempo dostarczania rozwiązań dla biznesu, ale również pozwala nam szybciej realizować nowe pomysły, doskonalić wdrożone aplikacje i błyskawicznie oddawać nowe wersje. Ważne jest również to, że utrzymanie (serwis) obu systemów, zarówno SAP, jak i All for One ECM spoczywa na jednym dostawcy. W ten sposób udało nam się skupić odpowiedzialność za działanie obu rozwiązań w tych samych rękach. Doceniamy to podejście teraz, po uruchomieniu produkcyjnym All for One ECM i wiedząc, jak dużo prac integracyjnych było koniecznych” – podkreśla Ewa Laskowska.
Po zarejestrowaniu faktury w kancelarii odpowiedni pracownik otrzymuje w systemie All for One ECM fakturę do zatwierdzenia. Jeśli takie zadanie trafia do grupy pracowników, po podjęciu go przez jednego z nich, pozostałym znika ono z listy. Uruchomienie zadania powoduje wyświetlenie dokumentu faktury i wymusza wprowadzenie danych, które nie mogły zostać podane na etapie rejestracji dokumentu, np. data wykonania usługi, zlecenie bądź zamówienie z SAP, PZ (obraz dokumentu PZ jest podpinany jako załącznik do faktury), MPK, status, opis, komentarz.
Następnie faktura przesyłana jest do osób w dziale finansowo-księgowym. Po podjęciu zadania system All for One ECM wyświetla fakturę, a pracownik weryfikuje, czy wszystkie dane i informacje są prawidłowe. Jeżeli nie, wycofuje zadanie (fakturę) do użytkownika, od którego zostało ono przesłane. W dalszej kolejności faktura przesyłana jest do głównego księgowego, na którego liście zadań aktywnych pojawia się zadanie do podjęcia. Faktura może być na tym etapie ostatecznie odrzucona (All for One ECM obsługuje w tym momencie wyjątek faktury niezatwierdzonej) bądź zaakceptowana i przesłana dalej w celu akceptacji Prezesa Zarządu. Po zaakceptowaniu finalnym uruchamiany jest interfejs wstępnie księgujący fakturę w SAP ERP i następuje zmiana statusu faktury na „zaksięgowana wstępnie”.
„Dzięki wdrożeniu ECM zyskaliśmy pełną kontrolę nad wydatkami i ujednoliciliśmy proces od strony organizacyjnej i finansowej. Sprawnie wymieniamy dane pomiędzy SAP i ECM i dzięki temu obsługa dokumentów kosztowych jest dużo mniej problematyczna. Czynności związane z kontrolą poprawności danych zyskały nowy wymiar, ryzyko procesu obsługi faktur znacznie się obniżyło” – dodaje Ewa Laskowska.
Interfejs Rockawork przygotowany dla SAP obsługuje wstępne księgowanie faktury w systemie SAP ECC. Faktury z przypisanym zamówieniem księgowane są za pomocą transakcji MIR6, przy czym może nastąpić księgowanie na zamówienie bądź zlecenie oraz na konta księgi głównej. Gdy zamówienie ma więcej pozycji niż jedna, we wstępnie zaksięgowanym dokumencie pojawiają się wszystkie pozycje. W przypadku faktur w euro księgowanych do zamówienia następuje przeliczenie pozycji zamówienia po odpowiednim kursie. Faktury bez przypisanego zamówienia, ale z przypisanym MPK bądź zleceniem księgowane są za pomocą transakcji FB60 (księgowanie na konto techniczne), środki trwałe (rodzaj faktury ZA) księgowane za pomocą transakcji F-90. Zaliczki księgowane są ostatecznie za pomocą transakcji F-02.
Dokumenty kadrowe
Oprócz funkcji związanych z elektronicznym obiegiem dokumentów (workflow), ROTR wykorzystuje również moduł Content Management All for One ECM, wspomagający archiwizację treści korporacyjnej. Obecnie jest on używany w obszarze kadrowym. All for One pomogło zorganizować proces skanowania zasobu archiwalnego (poprzez dostawę skanerów i specjalistycznych aplikacji skanujących z funkcjami OCR) oraz zaprojektowało archiwum elektroniczne. W ECM są tworzone teczki pracowników, w których znajdują się dane zaimportowane z SAP: nazwisko i imię, numer oraz adresy pracownika. Skanowane dokumenty podłączają się automatycznie jako załączniki do teczek w ECM, za pomocą indywidualnego kodu kreskowego naklejonego na dany dokument.
Dzięki temu odszukanie dowolnej informacji dla każdego z 1500 pracowników (obecnych i tych, których dane są zarchiwizowane) trwa kilka sekund i angażuje kilka razy mniej osób niż dotychczas. Akta pracownicze zostały podzielone z odzwierciedleniem archiwum tradycyjnego, to znaczy w podziale na części A, B i C. W momencie skanowania zasobu archiwalnego każda z części została opatrzona indywidualnym kodem kreskowym. Kod jest generowany z systemu ECM i pełni rolę separatora w procesie skanowania, ułatwia również odnalezienie dokumentu w archiwum fizycznym.
Z punktu widzenia dokumentów kadrowych i zarządzania nimi w formie elektronicznej kluczowe było zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa, zarówno na poziomie technicznym, jak i organizacyjnym. Rockawork wykorzystuje zaawansowane mechanizmy szyfrowania danych oparte na kluczu 256-bitowym i mechanizmie AES. Fizyczne oddzielenie plików od dokumentów i metadanych sprzyja osiągnięciu bardzo zadowalających parametrów wydajnościowych. Dodatkowo model hostingowy, z jakiego korzysta ROTR, dzięki infrastrukturze All for One Data Centers gwarantuje profesjonalne utrzymanie systemu w wymaganych rygorach SLA, włączając w to aktywną administrację, kopie zapasowe i procedury odtworzeniowe.
Korzyści z wdrożenia
Niewątpliwie największą korzyścią z wdrożenia systemu jest przejrzystość. Każdy dokument przychodzący do firmy jest ewidencjonowany w ECM (dodatkowo dzieje się to w jednym dziale, dzięki czemu zmniejsza się ryzyko zagubienia formy papierowej dokumentu), co umożliwia kontrolę i wgląd w każdym momencie. Odszukanie dokumentu jest bardzo proste dzięki indywidualnym numerom rejestru dla każdego z typów wprowadzanych i tworzonych dokumentów.
Na obecnym etapie całego programu organizacyjnego, którego celem jest ograniczenie do minimum pracy na dokumentach papierowych, ROTR zaczyna odczuwać realne korzyści z zastosowania ECM. Procesy realizowane są szybciej, a proporcje pomiędzy czasem potrzebnym na zebranie informacji niezbędnych do wykonania danego zadania (realizacji etapu w procesie) a czasem potrzebnym na wykonanie samego zadania mają już odpowiednią wartość.
Odczuwalne są efekty połączenia różnych systemów informatycznych wykorzystywanych w tym samym procesie biznesowym, wiele zadań i czynności (również tych bardzo złożonych) zostało zautomatyzowanych i nie ma konieczności angażowania w nie pracowników. Tym samym ryzyko zniekształcenia informacji w trakcie obiegu w wyniku błędów ludzkich stało się ryzykiem kontrolowanym i zarządzalnym.
System przyczynił się również do organizacyjnego uporządkowania spółdzielni, ponieważ budowa map procesów, które warunkują prawidłową realizację workflow, niejako wymusza ich optymalizację, choćby przez jednoznaczne przypisanie i rozliczanie odpowiedzialności, określenie warunków przepływy dokumentów, wskazanie ścieżek zrównoleglenia zadań i zaoszczędzenia tak cennego w biznesie czasu.