Gromadzenie i przechowywanie akt osobowych to jeden z podstawowych procesów w administracji kadrami. Rockawork E-Teczki to dostępna zarówno w modelu SaaS, jak i on-premise platforma, pozwalająca na tworzenie i przechowywanie akt osobowych w formie dokumentacji elektronicznej, w integracji z wykorzystywanym przez firmę systemem HR. Rozwiązanie pozwala także na łatwą aktualizację i daje możliwość przeszukiwania dokumentów.
Elektroniczne dokumenty są przypisane do odpowiednich typów dokumentów umieszczonych w dedykowanych częściach elektronicznych akt osobowych. Rozwiązanie może być zasilane przez dokumenty utworzone już w formie elektronicznej lub przez skany dokumentów (zwykle w formacie PDF). Jeśli typ dokumentu tego wymaga (np. umowa o pracę, aneksy), uprawnieni pracownicy mają możliwość złożenia podpisu kwalifikowanego.
E-Teczki działają w oparciu o platformę Rockawork, która łączy zalety systemu typu content management do zarządzania i archiwizacji wszelkiego typu dokumentacji elektronicznej oraz systemu workflow. Rozwiązanie integruje się z innymi aplikacjami, w tym systemami OCR oraz systemami do podpisywania dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną różnych dostawców.
W Polsce ustawodawca wymaga zachowania jednolitej struktury akt osobowych w podziale na foldery i typy dokumentów (e-teczka HR zawierająca np. umowy o pracę, aneksy, zaświadczenia, świadectwa pracy itp.). Struktura ta jest podzielona na sekcje A, B, C, D oraz E. Rockawork E-Teczki spełnia te wymagania zarówno po względem formy, jak i sposobu przechowywania danych pracowniczych.
Rozwiązanie jest elastyczne i łatwe w konfiguracji. Przygotowanie analogicznego do wersji polskiej E-Teczek jednolitego elektronicznego modelu akt osobowych, który będzie dostosowany do potrzeb konkretnej organizacji oraz lokalnych wymogów prawnych, jest możliwe w krótkim czasie. Oczywiście rozwiązanie jest wielojęzyczne. Obecnie obsługa może się odbywać języku polskim, angielskim i niemieckim, możliwa jest także łatwa implementacja innych języków.