Rockawork: E-Teczki i inne procesy kadrowo-płacowe

Rockawork (dawniej ECM) to elastyczna platforma pozwalająca na szybką i bezpieczną digitalizację zarządzania sprawami i zasobami informacyjnymi w organizacji. To bezpieczna i efektywna kosztowo archiwizacja dokumentów elektronicznych oraz elektroniczny obieg dokumentów. Skanowanie, elektroniczna archiwizacja i udostępnianie dokumentów, a także przepływ pracy oraz zarządzanie procesami biznesowymi w Rockawork są efektywne, bezpieczne i przyjazne dla pracowników. Zastosowana koncepcja low-code co pozwala wdrażać i rozwijać kolejne scenariusze biznesowe bez udziału specjalistów IT.

Rozwiązanie może być wykorzystane w różnych scenariuszach i procesach, w tym także w obiegu i archiwizacji dokumentów HR.

Gromadzenie i przechowywanie akt osobowych to jeden z podstawowych procesów w administracji kadrami. Rockawork E-Teczki to dostępna zarówno w modelu SaaS, jak i on-premise platforma, pozwalająca na tworzenie i przechowywanie akt osobowych w formie dokumentacji elektronicznej, w integracji z wykorzystywanym przez firmę systemem HR. Rozwiązanie pozwala także na łatwą aktualizację i daje możliwość przeszukiwania dokumentów.

Elektroniczne dokumenty są przypisane do odpowiednich typów dokumentów umieszczonych w dedykowanych częściach elektronicznych akt osobowych. Rozwiązanie może być zasilane przez dokumenty utworzone już w formie elektronicznej lub przez skany dokumentów (zwykle w formacie PDF). Jeśli typ dokumentu tego wymaga (np. umowa o pracę, aneksy), uprawnieni pracownicy mają możliwość złożenia podpisu kwalifikowanego.

E-Teczki działają w oparciu o platformę Rockawork, która łączy zalety systemu typu content management do zarządzania i archiwizacji wszelkiego typu dokumentacji elektronicznej oraz systemu workflow. Rozwiązanie integruje się z innymi aplikacjami, w tym systemami OCR oraz systemami do podpisywania dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną różnych dostawców.

W Polsce ustawodawca wymaga zachowania jednolitej struktury akt osobowych w podziale na foldery i typy dokumentów (e-teczka HR zawierająca np. umowy o pracę, aneksy, zaświadczenia, świadectwa pracy itp.). Struktura ta jest podzielona na sekcje A, B, C, D oraz E. Rockawork E-Teczki spełnia te wymagania zarówno po względem formy, jak i sposobu przechowywania danych pracowniczych.

Rozwiązanie jest elastyczne i łatwe w konfiguracji. Przygotowanie analogicznego do wersji polskiej E-Teczek jednolitego elektronicznego modelu akt osobowych, który będzie dostosowany do potrzeb konkretnej organizacji oraz lokalnych wymogów prawnych, jest możliwe w krótkim czasie. Oczywiście rozwiązanie jest wielojęzyczne. Obecnie obsługa może się odbywać języku polskim, angielskim i niemieckim, możliwa jest także łatwa implementacja innych języków.

Prezentujemy przykład wykorzystania Rockawork E-Teczek u jednego z naszych klientów, międzynarodowej firmy z branży automotive. To duży koncern, obecny w na całym świecie. Jednak w Polsce zatrudnia tylko kilkadziesiąt osób, w dodatku rozproszonych w różnych lokalizacjach. Organizacyjne pracownicy ci są przypisani do oddziału firmy w Niemczech, gdzie ich obsługą administracyjno-kadrową zajmują się odpowiednie zespoły HR.

W zglobalizowanym świecie i w nowoczesnej firmie nie jest to oczywiście problem. Jednak pewnie wyzwanie wiąże się z koniecznością organizacji i przechowywania akt osobowych w narzuconej przez polskie prawo formie.

I tu pojawia się rola dla Rockawork E-Teczek. W tym modelu głównym zadaniem rozwiązania jest utrzymywanie repozytorium dokumentów w formie elektronicznej dla polskich pracowników, zgodnie z wymaganiami prawnymi. Rozwiązanie jest przygotowane w trzech językach – angielskim, niemieckim i polskim.

Oczekiwaniem firmy było jak najszybsze uruchomienie rozwiązania w standardowej wersji. Rozpoczęliśmy od warsztatów dla użytkowników, na których zaprezentowaliśmy narzędzie i zebraliśmy informacje o oczekiwaniach firmy. Zaledwie miesiąc później poinformowaliśmy klienta o przeniesieniu przetestowanego rozwiązania na serwer produkcyjny. W kolejnych etapach, już na działającym systemie, wykonywano dostosowania (customizowanie listy typów dokumentów). W ramach przygotowania do uruchomienia rozwiązania odbyło się szkolenie dla pracowników prowadzących administrację kadrami. Jego głównym celem było zaznajomienie użytkowników z działaniem narzędzia. Dużą wartość oddaną stanowił także transfer wiedzy z zakresu polskich przepisów dotyczących prowadzenia akt osobowych.

Efektem tego projektu – oprócz elektronicznego repozytorium akt osobowych zgodnego z przepisami prawa pracy – jest także duża samodzielność pracowników zespołu HR z zakresie zarządzania rozwiązaniem, dodawania nowych typów dokumentów oraz pracowników.

A jak to działa w praktyce? Dokumenty formalne pomiędzy pracodawcą i pracownikiem są wymienianie i podpisywane w tradycyjnej formie papierowej. Następnie są skanowane i automatycznie umieszczane w odpowiedniej sekcji teczki pracowniczej. Jeśli następuje zmiana formy papierowej dokumentu na elektroniczną, to przed umieszczeniem w E-Teczce dokumenty są kierowane do podpisu kwalifikowanego (z możliwością masowego podpisu wewnątrz aplikacji). Integracja z zewnętrznym rozwiązaniem do elektronicznego podpisywania dokumentów została wykonana ze wsparciem konsultantów All for One.

W chwili zatrudnienia nowego pracownika w Polsce pracownik działu HR w Niemczech zakłada dla niego elektroniczne akta osobowe.

E-Teczki w standardzie mają możliwość integracji z systemami HR różnych dostawców (w tym SAP HCM, SAP SuccessFactors). Jednak w tym wypadku dużą zaletą dla klienta była samodzielność pracowników działu HR w tym zakresie prowadzenia elektronicznych akt osobowych, bez ingerowania w centralny system HR.

To znana praktyka w dużych korporacjach, ze złożonym pejzażem centralnie utrzymywanych systemów i restrykcyjną polityką security. Rozwiązanie o małym zasięgu, które z jakichś powodów jest konieczne, ale nie realizuje procesów krytycznych z punktu widzenia zarządzania organizacją (jak np. utrzymywanie akt osobowych w specyficznym układzie dla nielicznej grupy pracowników) korzystniej (i łatwiej) jest wdrożyć i utrzymywać jako rozwiązanie izolowane.

Takie podejście nie zwalnia jednak z obowiązku zachowania korporacyjnych standardów bezpieczeństwa. Uprawnieni pracownicy logują się do E-Teczek kontem Microsoft (Single Sign-on), co jest zgodne z korporacyjnym standardem bezpieczeństwa i zarządzania hasłami. W przygotowanie rozwiązania do bezpiecznego logowania zaangażowali się specjaliści z dedykowanych zespołów All for One Poland w porozumieniu z pracownikami z centralnego działu IT firmy.

To pokazuje, że w międzynarodowej firmie nawet niewielki projekt IT ma zasięg globalny. A wartością dodaną z wybrania rozwiązań All for One Poland jest nasze „zaplecze techniczne” – zespoły konsultantów z kompetencjami w zakresie integracji z różnymi technologiami, którzy mogą być równorzędnymi partnerami dla korporacyjnych działów IT.

Jedną z zalet E-Teczek na platformie SaaS Rockawork jest jej skalowalność. Wśród naszych klientów są firmy, które obecnie wykorzystują je dla pracowników liczonych w tysiącach. Jednak w tym projekcie zaletą było to, że szybko wdrożyła elastyczne rozwiązanie obsługujące podstawowe procesy HR dla nielicznej załogi w standardzie wymaganym w korporacji (security, integracja z podpisem, wielojęzyczna obsługa).

W pakiecie firma zyskała wsparcie merytoryczne w postaci szkolenia z meandrów polskiego prawa pracy, a także pomoc techniczną.

Elektroniczne akta osobowe (E-Teczki) to jedno z zastosowań platformy Rockawork w procesach kadrowych. Automatyzacja obiegu dokumentów HR, w tym obsługa procesu zatrudnienia pracownika, łącznie z podpisaniem umowy o pracę, a także przeprowadzenie onboardingu całkowicie paperless to cel, jaki osiągnęła inna firma korzystającej z tego rozwiązania. Integracja z kwalifikowanym podpisem elektronicznym oraz firmowym systemem kadrowo-płacowym pozwalają organizacji na digitalizację procedowania i zatwierdzanie dokumentów w zgodzie ze skonfigurowanymi ścieżkami akceptacji.

W rozproszonych organizacjach, w erze pracy zdalnej, wobec oczekiwań ograniczenia zużycia papieru – wykorzystanie możliwości, jakie daje platforma Rockawork w HR to krok w kierunku lepszej jakości obsługi pracowniczej w połączeniu ze znacznymi oszczędnościami.

Maciej Święcicki, Manager Obszaru Rozwoju Produktów, All for One Poland, o Rockawork: „To platforma low-code od All for One, która wspiera optymalizację różnych procesów w organizacji. Oprócz obiegu dokumentów HR rekomendujemy wykorzystanie rozwiązania do obiegu faktur zakupowych, dokumentów współpracy z klientami i kontrahentami, a także dokumentacji technicznej czy obsługi procesu reklamacji. Wszystkie te rozwiązania wspierane są przez AI, która znacząco zmniejsza konieczność wykonywania powtarzalnych czynności przez ludzi.

Możliwych zastosowań jest wiele, wykorzystana koncepcja low-code z AI pozwala implementować kolejne scenariusze biznesowe bez udziału specjalistów IT".