Rola IT w procesie zmian biznesowych
Zakupy nowych spółek, wydzielenie części biznesu do nowej jednostki organizacyjnej, konsolidacje, przejęcia, fuzje… W biznesie takie transakcje są na porządku dziennym. Na rynku mediów, który ostatnio bardzo się zmienia (m.in. wejście nowych mediów elektronicznych, kryzys tradycyjnej prasy drukowanej), zmian właścicielskich jest sporo.
Konsekwencją zbycia lub nabycia podmiotu gospodarczego jest zwykle projekt reorganizacji biznesu: uspójnienie struktury organizacyjnej, wypracowanie nowej strategii działania w kluczowych obszarach, nakreślenie kierunków rozwoju. Jednym z istotnych aspektów takiego projektu są także systemy informatyczne. W wypadku połączenia spółek istotne jest włączenie nowo nabytego podmiotu w struktury korporacyjnego pejzażu systemów, a szczególnie objęcie go systemem ERP, tzw. rollout.
Firma BCC, dostawca rozwiązań i usług SAP, ma wieloletnie doświadczenia w realizacji projektów rolloutu rozwiązania korporacyjnego do nowej spółki/jednostki gospodarczej. Spośród wielu strategii rolloutu SAP do nowego podmiotu, który już ma swój system SAP ERP, można wyróżnić dwa podstawowe modele. W pierwszym centrala dąży do jak największej spójności procesów biznesowych w systemie, „narzucając” swoje rozwiązania jako nadrzędne i zezwalając na odstępstwa od wzorca korporacyjnego jedynie wtedy, gdy wymaga tego inna specyfika prawna (np. różnice w prawie pracy czy podatkowym w różnych krajach). Taki model dominuje w korporacjach z mocno rozbudowanym template’em korporacyjnym, prowadzących w różnych spółkach jednolitą działalność biznesową.
Na drugim biegunie jest pozostawienie włączanej do korporacji spółce dużej swobody w wykorzystaniu systemu i ujednolicenie jedynie na poziomie raportowana dla zarządu. Taka strategia sprawdza się, gdy nowy podmiot w grupie prowadzi zupełnie inny rodzaj działalności lub też różnice w zaimplementowanych procesach biznesowych są duże, a reorganizacja wiązałaby się z kosztownym projektem biznesowym i IT.
Projekt rolloutu korporacyjnego rozwiązania SAP koncernu Ringier Axel Springer do Grupy Onet sytuuje się gdzieś pośrodku tej skali. Obie firmy mają podobny model biznesowy – to spółki mediowe, których głównym źródłem dochodu jest sprzedaż reklam. Przed fuzją obydwa podmioty reprezentowały różne filozofie wykorzystania systemów informatycznych, w tym głównie SAP i systemów dziedzinowych.
Jednym z zasadniczych celów rolloutu było daleko posunięte ujednolicenie procesów biznesowych – i ich odwzorowania w systemach – w poszerzonej grupie kapitałowej Ringier Axel Springer Polska.
Grupa Onet korzysta z systemu SAP ERP od 2011 r. Instalacja obejmuje kluczowe obszary: finansów i kontrolingu (FI/CO), sprzedaży (SD) i zakupów (MM). Dodatkowo dla finansów, kontrolingu i zakupów zostało zaimplementowanych wiele narzędzi raportowych SAP Business Intelligence.
Cechą charakterystyczną instalacji SAP w Onet.pl było to, że jest ona platformą integrującą wiele aplikacji branżowych (wspomagających sprzedaż i publikację reklam). Pejzaż systemów jest bardzo bogaty, większość z nich jest połączona z SAP (wykorzystanie SAP Process Integration). Platforma posiada wiele rozszerzeń klienckich, przygotowanych zgodnie z potrzebami Onetu. Szerokie wykorzystanie dziedzinowych rozwiązań IT to specyfika polskich firm na rynku mediowym.
Ringier Axel Springer reprezentuje inną filozofię pracy z SAP. Przede wszystkim – system jest wykorzystywany przez spółki w wielu krajach, w tym w Polsce, na Węgrzech, Słowacji i w Serbii. Rządzą nim więc inne priorytety, głównie dążenie do spójności i unifikacji, z niewielkim marginesem odstępstw i lokalnych konfiguracji. Z tego m.in. powodu – dostosowując się do polityki firmowej – polski oddział w bardzo wąskim zakresie korzysta z rozwiązań dziedzinowych. Podobnie jak we wzorcach SAP ERP w innych międzynarodowych korporacjach, mocno rozbudowany jest obszar raportowania, zarówno na poziomie lokalnym, jak i na potrzeby centrali.
Nowy model sprzedaży, nowy system
Zanim rozpoczęto prace w „dużym” rolloucie, konieczne stało się przeprowadzenie oddzielnego projektu – jako konsekwencja reorganizacji biznesowej – przygotowania systemu sprzedażowego dla nowej spółki Media Impact Polska.
Media Impact Polska powstała z połączenia dotychczasowych działów sprzedaży obu podmiotów i została powołana do centralnej obsługi sprzedaży reklam dla wszystkich mediów grupy. W tym projekcie największym wyzwaniem była kwestia (krótkiego) czasu. Projekt informatyczny rozpoczął się w listopadzie 2013, a już do nowego roku 2014 spółka rozpoczęła działalność. Zdecydowano się na przejęcie rozwiązania SAP SD sprawdzonego już wcześniej w Onecie, dokonując w nim niezbędnych zmian wynikających ze specyfiki procesów Ringier Axel Springer. Dostosowania w obszarze SD dotyczyły głównie wymagań korporacji w zakresie parametrów księgowań, a także struktury organizacyjnej i obiegu dokumentów.
Na tym pierwszym etapie wykorzystany został też wzorzec Onetu w zakresie integracji z kluczowymi dla grupy systemami dziedzinowymi.
Skorzystanie z „gotowego” rozwiązania pozwoliło zmieścić się w wąskich ramach czasowych i zminimalizować ryzyko biznesowe. Sprzedaż reklam przez nowy podmiot, w nowym systemie wystartowała zgodnie z planem.
Główne obszary zmian
Objęcie Grupy Onet.pl centralnym systemem SAP Ringier Axel Springer oraz dostosowanie instalacji Onetu do standardów korporacyjnych było jednym z elementów reorganizacji i konsolidacji biznesowej. Prace rolloutowe były prowadzone w 2014 r. przy udziale BCC (aktualnie All for One Poland).
System SAP Grupy Onet to instalacja dojrzała, dobrze dopasowana do specyfiki biznesu, standardów branży, z rozbudowaną sferą raportową. Na poziomie operacyjnym nie było więc potrzeby „odkrywania Ameryki”. Opracowując nową strategię IT, wzięto te argumenty pod uwagę. Dodatkowo istotne okazały się aspekty bezpieczeństwa biznesu (projekt jak najmniej angażujący użytkowników i zmieniający ich dotychczasowy model pracy z systemem, ograniczenie ryzyka związanego z istotną zmianą procesów), a także finansowe (projekt z mniejszą liczbą zmian to mniejszy budżet).
Ostatecznie zdecydowano się na model zachowania „starego” rozwiązania dla Onetu, dokonując zmian w takim zakresie, by spełnić wymagania raportowe centrali i uspójnić sprawozdawczość finansową zarówno na potrzeby właścicieli, jak i organów administracji państwowej.
Nawet przy takich założeniach projekt rolloutu korporacyjnej instalacji SAP do spółki lokalnej zwykle wiąże się z wieloma typowymi działaniami uspójniającymi systemy, jak na przykład przemapowanie planu kont, przemapowanie typów dokumentów, dostosowanie numeracji danych podstawowych i dokumentów, wykorzystanie istniejących danych podstawowych wspólnych dla spółek grupy z rozszerzeniem na potrzeby migrowanych jednostek.
Największe zmiany wprowadzone do systemu dla Onetu wynikały z innego podejścia do zarządzania inwestycjami w SAP (tzw. środki trwałe w budowie). W Ringier Axel Springer bardzo dużą wagę przywiązuje się do rozliczania kosztów nowych inwestycji (portali, nowych inicjatyw wydawniczych itp.). W tym celu firma wykorzystuje funkcjonalność zleceń inwestycyjnych, przyporządkowując i rozliczając wszystkie nakłady inwestycyjne w rozbiciu na poszczególne inwestycje.
W Onecie takie rozliczenia nie były praktykowane i należało w tym zakresie dostosować narzędzia SAP, uwzględniając je w procesach biznesowych, zgodnie ze szczegółowymi wymaganiami korporacji.
Innym obszarem dostosowań było raportowanie skonsolidowane, które w koncernie jest znacznie bardziej złożone, uwzględniające obszary funkcjonalne i obejmujące dodatkowe poziomy raportowania.
Kolejne różnice to użycie Nowej Księgi Głównej w Onecie versus „stara” jej wersja w koncernie. Ringier Axel Springer Polska nie planuje na razie migracji do Nowej Księgi Głównej, dlatego w rozwiązaniu przenoszonym na nową platformę należało wprowadzić zmiany, by zapewnić ciągłość rozwiązania bez wykorzystania struktur i mechanizmów Nowej Księgi Głównej.
Instalacja Onetu obejmuje funkcjonalności SAP MM do zarządzania gospodarką materiałową. Są one głównie wykorzystywane do zarządzania zakupami sprzętu i oprogramowania IT. Zdecydowano o pozostawieniu obsługi tego procesu bez zmian, co wiązało się z dołączeniem SAP MM do wzorca korporacyjnego i jego integracją na poziomie kontrolingowym.
Marek Górecki, Dyrektor IT, Ringier Axel Springer Polska
Wzbogacenie systemu, bezpieczeństwo biznesu
Głównym celem rolloutu systemu SAP firmy Ringier Axel Springer do spółki Onet.pl było wypracowanie rozwiązania, które będzie efektywnie wspierać całość biznesu firmy w Polsce, równocześnie zapewniając wydajną i spójną platformę raportowania na potrzeby zarządu. Od strony zarządzania systemem ERP drogą do tego celu jest dbanie o spójność firmowego wzorca systemu. Ale musimy mieć świadomość, że system – podobnie jak biznes – żyje i zmiany konfiguracji SAP wynikające ze zmieniających się potrzeb biznesowych i raportowych, w tym akwizycji nowych podmiotów w grupie oraz zmian organizacyjnych związanych z integracją firm grupy na poziomie operacyjnym, są nieuniknione.
Fuzja obu podmiotów była dobrą okazją do wzbogacenia naszego systemu o nowe rozwiązania, które wcześniej dobrze sprawdziły się w Onecie i wpisywały się w naszą filozofię zarządzania systemem scentralizowanym.
Korporacyjny template SAP to „krwiobieg” informacyjny, zapewniający spójne operacje raportowe na poziomie zarządu. Warunkiem każdej zmiany jest zagwarantowanie bezpieczeństwa biznesu i niezakłóconego działania wypracowanego modelu.
Szczególnie w dużych organizacjach rolą lidera IT jest stanie na straży spójności firmowych systemów, uwzględnianie potrzeb biznesowych różnych interesariuszy w kontekście stabilności systemów i utrzymania spójnego wzorca konfiguracyjnego na poziomie grupy. Wobec zmieniających się wymagań wewnętrznych i zewnętrznych szef IT odpowiada nie tylko za zapewnienie bezpieczeństwa i ciągłości działania aplikacji. Inicjując wprowadzanie zmian w systemach wraz ze zmianami w potrzebach biznesowych i zmianami organizacyjnymi, jest partnerem biorącym odpowiedzialność za wynik firmy.
Marek Górecki, Dyrektor IT, Ringier Axel Springer Polska
Wyzwania projektowe
W takim modelu połączenia systemów, jak przyjęty w Ringier Axel Springer Polska, niezwykle istotna jest komunikacja pomiędzy wszystkimi stronami projektu. Dobre zrozumienie logiki procesów biznesowych w obu podmiotach, decyzje o zakresie koniecznych zmian, wypracowanie kompromisów pomiędzy oczekiwaniami nowego właściciela i zachowaniem dotychczasowych, sprawdzonych rozwiązań to efekt transferu wiedzy i wielu spotkań projektowych osób ze strony koncernu – zarówno z polskiego oddziału, jak i z korporacji, pracowników Grupy Onet.pl, jak i konsultantów BCC.
Korzyść biznesowa, skala zmian, ich koszty, potencjalne zagrożenia, konsekwencje dla wydajności i spójności systemu, wnioski płynące z testów – to tylko najważniejsze czynniki, jakie powinny być wzięte pod uwagę przy rozważaniu każdej zmiany w systemach.
Przy łączeniu złożonych instalacji systemów zintegrowanych szczegółowa koncepcja obejmuje zarówno warstwę rozwiązań biznesowych, jak i stronę techniczną. Jednak nawet w najlepiej przygotowanym przedsięwzięciu, przy maksymalnym zaangażowaniu wszystkich użytkowników, nie sposób uniknąć niespodzianek.
W opisywanym projekcie przykładem takiego niespodziewanego wyzwania był znaczny, jednak nieuzasadniony liczbą transakcji spadek wydajności systemu po zmigrowaniu danych Onetu do instalacji korporacyjnej. Problem pojawił się już w momencie uruchomienia systemu dla spółki Media Impact Polska, uwypuklił się przy rolloucie dla Onetu i wymagał pilnej naprawy. Przyczyną problemów okazały się różnice w podejściu do przetwarzania transakcji (tabele klastrowe versus tabele transparentne) w obu instalacjach.
Ten sam system (obie instalacje to SAP ERP w wersji 6.0), podobne rozwiązania i nieoczekiwany problem, będący konsekwencją wcześniejszych technicznych decyzji w obszarze Basis. W żadnym z kilkudziesięciu podobnych projektów dotychczas realizowanych przez BCC podobny przypadek nie wystąpił. Znalezienie przyczyny i rozwiązania wymagało przeszukania archiwum not OSS publikowanych przez producenta systemu, firmę SAP. Zastosowanie sugerowanego podejścia SAP dla odczytu danych z tabel klastrowych spowodowało znaczne przyspieszenie transakcji dla obiegu dokumentów.
Serwis aplikacyjny dla połączonych systemów
Zarówno Grupa Onet, jak i Ringier Axel Springer Polska – jeszcze jako oddzielne podmioty – korzystały z usług serwisu aplikacyjnego SAP w BCC. Od stycznia bieżącego roku – już po zakończeniu projektu rolloutu – zawarto z BCC nową umowę na usługę wsparcia użytkowników, obejmującą całość instalacji SAP.
Dodatkowo BCC świadczy usługi administracji SAP dla modułu PI (Process Integration), który jest szeroko wykorzystywany w instalacji Onet i służy do integracji SAP z systemami dziedzinowymi.
Zgodnie z zawartym kontraktem SLA, eksperci Centrum Outsourcingowego BCC wspierają użytkowników SAP w Ringier Axel Springer w bieżącej pracy z systemem. Wszystkie zgłoszenia serwisowe przyjmowane są w centralnym punkcie (Zespół Service Desk) i przekierowywane przez dysponenta do właściwego zespołu specjalistów modułowych SAP.
Spójność systemu, bezpieczeństwo biznesu
Wypracowanie satysfakcjonującego rozwiązania docelowego to trudna sztuka, szczególnie w takim modelu jak przyjęty w Ringier Axel Springer Polska, gdzie w spójnym systemie korporacyjnym uwzględnione są interesy różnych podmiotów grupy kapitałowej, działających w różnych realiach biznesowych, w różnych krajach, i zachowana jest spójność, gwarantująca bezpieczeństwo biznesu i wypełnienie zobowiązań raportowych dla zarządu.
System, na którym pracuje obecnie Onet, „wpisał” się w firmowy wzorzec, z punktu widzenia użytkowników zmieniając się tylko w niewielkim stopniu. Z kolei korporacyjny template SAP okazał się na tyle elastyczny, że włączenie do niego nowych procesów Onetu nie wpłynęło na bezpieczeństwo biznesu. Dodatkowo został wzbogacony o nowe obszary (SD, MM) i funkcje, które mogą zostać w przyszłości szerzej wykorzystane.
W firmie kończy się także biznesowy projekt reorganizacji. Z nową strukturą organizacyjną, nowym-starym systemem i nową strategią wzrostu i cyfryzacji oferty Ringier Axel Springer jest gotowy realizować swoje cele biznesowe, którymi są: rozwój głównych marek, ekspansja multimedialna oraz eksploracja nowych obszarów biznesu.