Gwarancja dostępności, bieżąca opieka serwisowa

Jednym z ważnych aspektów posiadania rozwiązań SAP jest kwestia utrzymania ich w higienicznych warunkach. To określenie, zarezerwowane wydawałoby się dla innych dziedzin życia, jest jak najbardziej zasadne także w tym kontekście. Zwykle w organizacjach systemy działają w prawie niezmienionym środowisku od jakiegoś czasu, najczęściej od momentu wdrożenia. Z biegiem czasu coraz bardziej palące stają się kwestie zapewnienia odpowiedniej wydajności systemu, który żyje niejako w rytm tego, jak użytkownicy na nim pracują, uzupełniają danymi, wykonują raporty.

Budowa i utrzymanie takiego środowiska wymaga odpowiedniego przygotowania, wiedzy oraz nakładów finansowych zarówno na jego bieżące utrzymanie, jak i późniejszą modernizację czy też rozbudowę. Każdy z tych elementów ma bezpośredni wpływ na działanie nie tylko pojedynczego systemu, ale całego pejzażu SAP, co bezpośrednio przekłada się na biznes. W końcu jednak przychodzi czas, że nawet najlepiej zestrojony system przestaje spełniać swoje podstawowe zadanie, jakim jest odpowiednia wydajność pracy użytkowników końcowych. Konieczne staje się poszukiwanie nowych rozwiązań, które często nie dają jednoznacznych odpowiedzi, jaką drogą pójść, by efekt był przynajmniej zadowalający dla użytkowników, a biznes nie ucierpiał.

System dawniej i dziś

Ażeby dobrze zdefiniować różnice pomiędzy system niewydolnym a w pełni funkcjonalnym, warto wykonać krótką analizę historyczną i porównać kilka parametrów technicznych w chwili uruchomienia systemu, i dziś. Należy tu przytoczyć takie wielkości jak:

• liczba systemów,
• wielkości baz,
• czasy bazy do danych,
• czasy odpowiedzi dla użytkownika (dialogowe).

Analizując regresywnie, szybko zauważymy, że choć na początku system działał sprawnie, to, mimo że nie występowały większe problemy, z czasem przytoczone wielkości zaczęły się zmieniać i mieć tendencje silnie wzrostowe.

Doświadczony administrator od razu zauważy, że konieczna będzie modernizacja systemu. Jednak nie w każdej firmie taka osoba jest.

Posiadając własną infrastrukturę serwerową, pewne kroki można podjąć właściwie natychmiast, lecz okupione jest to ryzykiem, że wprowadzone zmiany nie przyniosą oczekiwanych rezultatów. Sytuacja, kiedy zainwestowane środki nie pracują na siebie, jest wysoce niekomfortowa, a w konsekwencji prowadzi do strat. Tak dzieje się niezależnie od tego, czy środowisko jest fizyczne, czy wirtualne. Jedyna różnica polega na tym, że w przypadku środowisk wirtualnych można w pewnych granicach przesuwać zasoby pomiędzy systemami w sposób niewymagający specjalnych nakładów. Oczywiście okupione jest to tym, że zabierając zasoby dla systemu produkcyjnego, godzimy się z tym, że system testowy lub rozwojowy straci część swojej mocy.

W organizacjach, gdzie pejzaż systemowy jest niewielki i składa się z pojedynczej ścieżki, nawet wykorzystanie technologii wirtualizacji nie zmniejszy problemu. Zatem, czy istnieje jakaś droga ku minimalizacji ryzyka niewydolności sytemu oraz zmniejszeniu całkowitych kosztów jego utrzymania?

Rozwiązaniem może być migracja systemów do dobrze przygotowanego i wiarygodnego partnera, który zadba nie tylko o odpowiednio duże i wydajne zasoby, lecz także o stan całego środowiska SAP. Firma BCC (aktualnie All for One Poland) od lat specjalizuje się w takich właśnie rozwiązaniach. Na taki krok zdecydowała się firma Randstad Polska.

Wysoka dostępność w standardzie

Pierwszym krokiem, poprzedzającym migrację, było wykonanie szybkiej analizy środowiska, pod kątem deklarowanych oczekiwań klienta. Dla Randstad priorytetem było obniżenie kosztów bieżącego utrzymania, duża dostępność systemów oraz usprawnienie pracy biznesu poprzez podniesienie jakości pracy dla użytkowników końcowych. Kolejnym elementem była chęć migracji do centrum przetwarzania danych, które będzie osiągalne dla użytkowników w różnych lokalizacjach, a także nie będzie barierą na przykład w chwili zmiany siedziby czy przeniesienia lokalnego biura.

„Jako lider na rynku usług HR, nie możemy pozwolić sobie na to, by nasze systemy, na których wykonujemy m.in. naliczenia wynagrodzeń pracowników naszych klientów, nie działały sprawnie – mówi Tomasz Uzarski, Menedżer Działu IT, odpowiedzialny w Randstad Polska za utrzymanie i rozwój aplikacji biznesowych, w tym SAP.  – Oprócz wysokiej jakości w działaniu systemów wymagamy także ich ciągłej dostępności. Takie parametry zaoferowano nam w All for One Data Centers jako podstawowe. Dlatego zdecydowaliśmy o migracji naszego środowiska SAP do BCC”.

Specyfika środowiska systemów SAP firmy Randstad Polska wymagała wykonania szeregu analiz. Z racji tego, że systemy różniły się pomiędzy sobą, należało indywidulanie podejść do każdego z nich, tak by zoptymalizować proces migracji do All for One Data Centers. Przy okazji migracji do nowego środowiska wirtualnego duży nacisk położono na optymalizację systemów. Odnosi się to do każdej warstwy architektury, to jest zarówno do systemów SAP, jak i baz danych oraz systemów operacyjnych. W tej kwestii konsultanci BCC musieli wykazać się zrozumieniem w podejściu do specyfiki biznesu klienta i jego środowiska.

Wydajne maszyny wirtualne

W warstwie systemowej proces optymalizacji polegał na takim rozłożeniu zasobów poszczególnych maszyn wirtualnych, aby zapewnić optymalne wykorzystanie dotychczasowej przestrzeni dyskowej dla bazy danych oraz aplikacji, czyli systemu SAP. Zadanie to, z pozoru łatwe, pociągnęło za sobą konieczność wykreowania takich maszyn wirtualnych, które nie byłyby zbyt wymagające do wirtualizacji, a jednocześnie dawały wydajność na oczekiwanym poziomie. Nowe spojrzenie zaowocowało pewnymi zmianami w architekturze systemów i na poziomie baz danych. Podczas przygotowania do migracji wykonano szereg testów, które ujawniły słabsze punkty systemów, mogące potencjalnie powodować obniżanie się całkowitej wydajności. Na tym etapie prac wyeliminowano słabe punkty oraz wyciągnięto wnioski co do możliwych scenariuszy migracji.

Optymalny scenariusz działania

„Z przedstawionych nam scenariuszy jeden był dla nas najkorzystniejszy, gdyż zakładał, oprócz optymalizacji warstwy systemowej, również reorganizację danych w bazach. Dzięki temu zaoszczędziliśmy na wielkości przestrzeni dyskowych, zmniejszając objętość baz oraz znacząco podnosząc ich wydajność” – kontynuuje Tomasz Uzarski.

W istocie, reorganizacja położenia oraz struktury baz danych spowodowała lepsze dopasowanie do nowego środowiska wirtualnego. Nie bez znaczenia jest fakt, że zbudowanie od nowa starych systemów w nowym środowisku stanowi pewnego rodzaju odświeżenie. Mówiąc w tym aspekcie o wydajności całkowitej, możemy się spodziewać znacznej poprawy, co też stało się faktem po pierwszej udanej migracji. Pierwszy zmigrowany system osiągał czasy dostępu do bazy oraz czasy odpowiedzi o 50% lepsze od oryginalnego systemu źródłowego. Testy szybkości zapytań do bazy wykazały to z całą pewnością, zaś użytkownicy potwierdzili to od strony aplikacyjnej, czyli systemu SAP.

Kolejne migracje różniły się nieco od pierwotnej i wymagały za każdym razem indywidualnego podejścia do systemu. Duże doświadczenie konsultantów BCC okazało się tu bardzo pomocne.

Przygotowanie do migracji produkcyjnej było okupione dodatkowym warunkiem brzegowym dla tej operacji: czasem okna serwisowego, kiedy system mógł być niedostępny. Wyśrubowany limit czasowy spowodował, że by nie dopuścić do jakiejkolwiek sytuacji awaryjnej, zdecydowano się na próbną migrację produkcyjną, co zostało dobrze ocenione przez zespół SAP Support z Randstad Polska.

„Przeprowadzenie próbnej migracji produkcyjnej było kluczem do pewnego i bezproblemowego przeniesienia całego środowiska SAP do All for One Data Centers. Po tej operacji mieliśmy pewność, że zarówno proces migracji, jak i wydajność systemu produkcyjnego spełnią nasze oczekiwania, a czas niedostępności systemu pokryje się z normalnym oknem serwisowym. Zastosowanie właściwego scenariusza dało efekt w postaci dużej skuteczności operacji” – mówi Rafał Olechowski Project Manager i Senior Specjalista SAP w Randstad.

Stabilnie, transparentnie, przewidywalnie

Migracja systemu produkcyjnego po takich testach odbyła się całkowicie bezproblemowo i przewidywalnie. Od pierwszych chwil pracy w nowym środowisku system działał stabilnie i tak pozostało. Pierwsze testy wykonane przez kluczowych użytkowników potwierdziły prawidłowe działanie jeszcze przed zakończeniem okna czasowego przeznaczonego na migrację. „Zmigrowane systemy od początku działają prawidłowo, zaś wydajność potwierdzają nasi użytkownicy. Dla większości z nich cały proces odbył się całkowicie transparentnie, dokładnie tak samo, jak ma to miejsce przy standardowych oknach serwisowych. Sygnały, jakie otrzymujemy od nich, jedynie potwierdzają, że decyzja o przeniesieniu SAP do All for One Data Centers była słuszna. Co więcej, dzięki zastosowaniu wirtualizacji oraz dużo lepszych maszyn wirtualnych udało się znacznie podnieść wydajność” – potwierdza Rafał Olechowski

Po pierwszych tygodniach pracy produkcyjnej systemów SAP Randstad Polska w All for One Data Centers przyszedł czas na pierwsze analizy. Z danych statystycznych baz danych wynika, że przeprowadzone reorganizacje były kluczowym elementem poprawy wydajności, zaś w pełni zwirtualizowane środowisko pozwoliło na łatwe dostosowanie wymaganych zasobów do jej zapewnienia. Dość powiedzieć, że systemy SAP Randstad Polska wykorzystują mechanizmy Single Sign On (SSO), a to wymusiło bezpośrednią współpracę obecnego środowiska z dotychczasowym, gdzie użytkownicy logują się do lokalnej domeny. Dzięki zastosowaniu nowoczesnych rozwiązań ta współpraca jest zachowana na najwyższym poziomie.

Stała opieka serwisowa

Dopełnieniem migracji SAP i zarazem kontynuacją prac nad bieżącym zapewnieniem wysokiej wydajności jest pełna opieka serwisowa zespołu konsultantów BCC (aktualnie All for One Poland) nad systemem.

Należy podkreślić, że w przypadku migracji Randstad Polska do All for One Data Centers musiały zostać spełnione restrykcyjne warunki dotyczące zarówno dostępności systemów, jak i sposobów reagowania na wszelkie incydenty. Każdy system pracujący w SNP jest intensywnie monitorowany w trybie 24/7/365. Każdy incydent pojawiający się w warstwie sprzętowej, systemu operacyjnego czy aplikacyjnej, jest natychmiast obsługiwany w taki sposób, by dla użytkownika końcowego było to całkowicie nieodczuwalne.

Opieka serwisowa pozwala nie tylko na reagowanie na incydenty, ale również na zarządzanie samymi systemami SAP, tak by zapewnić im najlepsze warunki pracy. Zmiany konfiguracyjne są na bieżąco sugerowane klientowi, by szybko podejmować decyzje o ich wdrożeniu w celu zapewnienia właściwej jakości pracy biznesu.

W ramach obsługi serwisowej BCC zdaje comiesięczne raporty z jakości działania systemów Randstad Polska: „Raportowane są najbardziej wrażliwe dla nas informacje o stanie systemów w sposób jasny i syntetyczny. Szczegółowe raporty techniczne dla każdego systemu są generowane automatycznie poprzez SAP Solution Manager i również je otrzymujemy raz w miesiącu lub na żądanie. To bardzo ułatwia szybką oceną ogólnej kondycji naszego pejzażu SAP” – podkreśla Rafał Olechowski.

Monitoring i raportowanie

Analizowane dane pochodzą bezpośrednio z monitorowanych systemów i są przekazywane w formie, jakiej klient sobie życzy, zaś wszystkie są podłączone do centralnego systemu SAP Solution Manager BCC. Automatyczny monitoring oraz nadzór merytoryczny konsultantów BCC pozwala na reagowanie na wszelkie incydenty związane zarówno z niedostępnością, jak i błędnym działaniem systemów. Przykładowo reakcje na incydenty związane z błędami systemów lub obniżoną wydajnością są rzędu pojedynczych minut. Od razu informację o incydencie otrzymuje konsultant, który podejmuje odpowiednie kroki w celu jego wyeliminowania. Analiza raportów miesięcznych, dająca szerszy pogląd na stan systemów, jest regularnie wykonywana przez opiekuna systemów (koordynatora) po stronie BCC (aktualnie All for One Poland). To na nim spoczywa zadanie ciągłego nadzoru merytorycznego i technicznego.

Odpowiedź na pytanie, czy warto dokonywać migracji systemów do zewnętrznych centrów przetwarzania danych, jest zawsze uzależniona od oczekiwań klienta i wykonanych na wstępie rzetelnych analiz. Doświadczenia firmy Randstad pokazują, że nowoczesna i bezpieczna infrastruktura All for One Data Centers oraz doświadczenie konsultantów mogą stać się ważnym sojusznikiem firmy w realizacji jej podstawowych celów biznesowych.

Adrian Kaczmarski, Dyrektor ICT, Randstad Polska

Oczekiwana wydajność i dostępność systemu
Randstad Polska świadczy dla swoich klientów usługi pracy tymczasowej oraz doradztwa personalnego. Codziennie zatrudniamy ok. 30 tysięcy pracowników, dla których prowadzimy sprawy kadrowe i naliczamy płace w SAP HCM. Dlatego też efektywne przetwarzanie danych osobowych i terminowe wypłacanie wynagrodzeń są dla nas sprawą fundamentalną. Rozważaliśmy różne rozwiązania, jednak, aby zagwarantować oczekiwaną wydajność i dostępność systemu SAP, wybraliśmy hosting w All for One Data Centers. Sam proces migracji był projektem skomplikowanym i wymagał kompleksowych przygotowań. Jak jednak pokazuje praktyka, dobre przygotowanie i profesjonalny partner przekłada się na efekt końcowy. Zmigrowane systemy działają prawidłowo, a dzięki wirtualnemu środowisku łatwiej jest dostosować zasoby do naszych potrzeb.
Adrian Kaczmarski, Dyrektor ICT, Randstad Polska

Tomasz Uzarski, Manager Działu IT, Randstad Polska

Z przedstawionych nam scenariuszy jeden był dla nas najkorzystniejszy, gdyż zakładał, oprócz optymalizacji warstwy systemowej, również reorganizację danych w bazach. Dzięki temu zaoszczędziliśmy na wielkości przestrzeni dyskowych, zmniejszając objętość baz oraz znacząco podnosząc ich wydajność.
Tomasz Uzarski, Menedżer Działu IT, Randstad Polska

Rafał Olechowski, Project Manager i Senior Specialist, Randstad Polska

Zmigrowane systemy od początku działają prawidłowo, zaś wydajność potwierdzają nasi użytkownicy.
Rafał Olechowski, Project Manager, Senior Specialist SAP, Randstad Polska