Planowanie czasu pracy w All for One E-Time

Usługi logistyczne Grupy Raben w Polsce to kompleksowość obsługi klienta, nowoczesny tabor i powierzchnie magazynowe oraz sieć oddziałów rozmieszczonych na terenie całego kraju. Wysoki stopień automatyzacji obsługi oraz liczne systemy informatyczne wspierające procesy logistyczne nie są jednak w stanie zastąpić człowieka, dlatego Raben Polska to ponad 5000 zatrudnionych pracowników oraz kilkuset współpracowników oddelegowanych przez agencje pracy tymczasowej.

Do zarządzania czasem pracy tak licznej załogi, której znaczna część pracuje w systemie pracy zmianowej, firma potrzebowała narzędzia informatycznego. Podstawowe wymagania Raben Logistics Polska obejmowały:

• planowanie czasu pracy w systemie zmianowym, w tym planowane brygadami,
• możliwość integracji rozwiązania z dowolnym systemem HR (w czasie tworzenia koncepcji firma korzystała z popularnego w tym obszarze rozwiązania, jednak planowane było wdrożenie SAP SuccessFactors),
• integracja z czytnikami rejestracji czasu pracy,
• możliwość uwzględniania preferencji pracowników w tworzeniu grafików,
• mobilny dostęp przez przeglądarkę internetową.

W 2020 r. Raben Logistics Polska zdecydował się na wdrożenie rozwiązania All for One E-Time. Jest to aplikacja, która pozwala kierownikom planować czas podległych im pracowników, uwzględniając ich dostępność i preferencje, w zgodzie z regulacjami prawnymi i firmowymi.

Z aplikacji korzystają pracownicy biurowi oraz magazynowi. Początkowo rozwiązanie wdrożono w centrali firmy i magazynie w podpoznańskim Robakowie, w kolejnych etapach dołączano pracowników kolejnych oddziałów, by w 2021 r. objąć nim wszystkie magazyny na terenie kraju.

Grafiki

Głównymi użytkownikami All for One E-Time są kierownicy jednostek magazynowych. Do ich zadań należy tworzenie grafików czasu pracy dla podległych im pracowników.

W aplikacji użytkownik może skorzystać z uzupełniających się metod planowania – za pomocą brygad lub poprzez wskazanie zmian z określonymi przez kierownika warunkami.

System sam dokonuje walidacji zgodności zaplanowanego czasu pracy z kodeksem. Wykonywane są następujące kontrole:

• niezachowana 11-godzinna przerwa w planowanym dniu w stosunku do zakończenia pracy w dniu poprzednim,
• niezachowana przerwa 35-godzinna (w tygodniu rozliczeniowym),
• planowanie pracy w cztery kolejne niedziele (z wyjątkiem weekendowego systemu czasu pracy),
• sprawdzenia poprawności planu dla pracowników niepełnosprawnych – niedozwolona praca w pełnym wymiarze, w nadgodzinach oraz w godzinach nocnych (kontrola może zostać zdezaktywowana, jeśli pracownik uzyskał zgodę lekarską na pracę w pełnym wymiarze czasu pracy, w nadgodzinach lub w godzinach nocnych),
• kontrola liczby dni wolnych w okresie rozliczeniowym,
• brak możliwości zaplanowania większej liczby godzin w okresie rozliczeniowym, niż wynika z normy dla okresu rozliczeniowego (z uwzględnieniem daty zatrudnienia lub zwolnienia pracownika oraz przy zmianie wymiaru etatu),
• planowana liczba godzin pracy nie może przekraczać 12 godzin w systemie równoważnym oraz 8 godzin w systemie podstawowym,
• planowanie w pierwszym miesiącu zatrudnienia lub ponownego zatrudnienia pracownika nie większej liczby godzin pracy, niż wynika to z jego normy.

Preferencje

Oprócz obligatoryjnych ograniczeń kodeksowych rozwiązanie może uwzględniać preferencje pracowników odnośnie do gotowości lub braku gotowości pracy w wybranych dniach i godzinach. Jeśli pracownik chce mieć wolne, w wybranym dniu przed stworzeniem harmonogramu przez przełożonego zaznacza powód planowanej nieobecności z dostępnej listy (np. wizyta u lekarza, krwiodawstwo). Wskazanym powodom przypisane są różne wagi. Jeśli w tworzeniu grafiku kierownik zdecyduje się uwzględniać preferencje pracowników (może to zrobić lub nie), rozwiązanie uwzględnia je według nadanych priorytetów.

Lista powodów nieobecności i przypisane im priorytety zostały skonfigurowane podczas wdrożenia rozwiązania.

Brygady

By jeszcze bardziej ułatwić kierownikom przygotowywanie grafików, opracowano funkcjonalność planowania czasu pracy brygadami dla osób pracujących w systemie zmianowym. Kierownik definiuje brygady (czyli grupy osób, które wspólnie pracują w tych samych godzinach) i przypisuje do nich pracowników, a następnie – zamiast planować czas dla kilkunastu-kilkudziesięciu osób oddzielnie – planuje go jedynie dla brygad (np. w systemie pierwszy tydzień miesiąca: brygada A – pierwsza zmiana, brygada B – popołudniówka, drugi tydzień –  zamiana itd.).

Reguły pracy (dni, godziny, cykl planowania) definiuje się na poziomie brygady, a nie pojedynczego pracownika. Oczywiście kierownik ma możliwość ręcznej zmiany grafiku dla wybranej brygady lub pojedynczej osoby lub np. czasowego przypisania jej do innej brygady (system automatycznie stworzy i udostępni dla takiego pracownika grafik według reguł nowej brygady).

Paweł Szymański, Koordynator Projektów IT, Grupa Raben

Nieobecności

Funkcją używaną przez wszystkich pracowników – nie tylko zatrudnionych w systemie pracy zmianowej – są nieobecności. W E-Time rejestrowane są absencje wynikające z nieobecności chorobowej pracownika, urlopy i inne. Rozwiązanie służy jako aplikacja do planowania i zatwierdzania urlopów. Proces składania i zatwierdzania wniosków urlopowych odbywa się w systemie. Dzięki takiemu rozwiązaniu i możliwości zobaczenia na jednym ekranie wniosków podwładnych, kierownik ma znacznie ułatwione zadanie zarządzania planem urlopów, szczególnie w okresie letnim.

Rozwiązanie jest tak skonfigurowane, że kierownicy dostają okresowo powiadomienia o wnioskach oczekujących na akceptację.

Użytkownicy i raportowanie

W rozwiązaniu przygotowano role uprawnień. Pracownicy mają wgląd w swoje grafiki czasu pracy oraz mogą składać wnioski o nieobecność.

Kierownik przygotowuje plany pracy dla swoich podwładnych, uwzględnia ich preferencje i nieobecności, zatwierdza wnioski urlopowe, wprowadza reguły dla brygad itp. Może także oddelegować pracownika do innego zespołu lub brygady. Dzięki aplikacji oszczędza czas i zapewnia zgodność przygotowanych planów z wymaganiami kodeksowymi. Ma on także wgląd w dane o pracownikach – rodzaj umowy, wymiar etatu oraz wszystkie dane wpływające na czas pracy i prawidłowe rozliczenie pracownika, w tym statystyki związane z nieobecnościami oraz zaplanowanymi urlopami.

Wygenerowane zestawienia można wyeksportować do pliku Excel lub PDF.

Superwisor to rola dająca wgląd w większą liczbę podległych jednostek organizacyjnych, ułatwiająca HR Biznes Partnerom monitorowanie pracy przełożonych. Z tego poziomu dostępna jest większa liczba raportów i statystyk.

Paweł Szymański, Koordynator Projektów IT, Karol Lebioda, Kierownik Magazynu w Gądkach koło Poznania, Magdalena Mleczko, Specjalista IT, Grupa Raben

Integracja z SAP SuccessFactors i RCP

Jedną z większych zalet E-Time jest możliwość integracji z praktycznie dowolnym systemem do obsługi procesów kadrowo-płacowych dostępnym na polskim rynku. W Raben początkowo aplikacja wymieniała informacje z Teta HR. W ramach wdrożenia  SAP SuccessFactors Employee Central (na początku 2022 r.), nastąpiło „przepięcie” i integracja z nowym systemem. Ta operacja przebiegła sprawnie i wymagała jedynie niewielkich dostosowań aplikacji E-Time. Dane z aplikacji są wykorzystywane w przeliczaniu oceny czasu pracy i dalej podczas naliczania listy płac.

Raben korzysta z innowacyjnego rozwiązania do rejestracji czasu pracy, które wykorzystuje dane z rozmieszczonych w oddziałach urządzeń rejestrujących informacje o czasie pracy pracowników z ich kart (wejścia, wyjścia, czas spędzony w strefie odpoczynku).

Dzięki integracji dane z aplikacji RCP o czasie pracy są wykorzystywane w E-Time do oceny czasu pracy. Następuje porównanie czasu zaplanowanego do faktycznie zarejestrowanego w RCP. Kierownik decyduje, czy wziąć pod uwagę odczyt z RCP, czy zaliczyć zaplanowany czas jako rzeczywiście przepracowany (np. praca na placu poza zasięgiem urządzeń rejestrujących lub w strefie nieobjętej systemem rejestracji czasu pracy).

W planach są kolejne rozwiązania wykorzystujące możliwości integracji obu tych narzędzi, m.in. kontrola uruchomienia wózków widłowych uzależniona od aktualności uprawnień.

Najważniejsze korzyści

Do najważniejszych korzyści wykorzystania All for One E-Time w Raben należy zaliczyć:

• usprawnienie procesu planowania czasu pracy na podstawie wymagań zdefiniowanych przez kierownika,
• lepszą kontrolę pracy zespołu przy mniejszym nakładzie pracy,
• zapewnienie zgodności procesów zarządzania czasem pracy z przepisami prawnymi, m.in. uregulowaniami kodeksu pracy,
• kompleksowe raportowanie związane z czasem pracy,
• przejrzystość informacji dot. czasu pracy – wgląd na bieżąco do grafików przez pracowników
• większą satysfakcję pracowników,
• integrację z systemem SAP SucessFactors Employee Central.
• łatwy dostęp do narzędzia.

Rozwiązanie jest dostępne w opcji SaaS, Raben ponosi miesięczną opłatę subskrypcyjną zależną od liczby zarejestrowanych pracowników. Użytkownicy korzystają z narzędzia poprzez przeglądarkę WWW.