Odkąd Polskie Zakłady Lotnicze w Mielcu stały się częścią międzynarodowego koncernu United Technologies Corporation, w firmie wykorzystywane jest globalne rozwiązanie SAP ERP. Jednym z ważnych obszarów, który w PZL Mielec nie był objęty systemem SAP, było zarządzanie kapitałem ludzkim.

W zarządzaniu kadrami i płacami w PZL Mielec wykorzystywano system, który był w dużej mierze rozwiązaniem opracowanym autorsko i wymagał ciągłego wsparcia informatyków w procesie rozliczenia listy płac. Z punktu widzenia funkcjonalności miał on wiele ograniczeń, a dodatkowo jego utrzymywanie wiązało się z dużym ryzykiem ciągłości eksploatacji z uwagi na brak wsparcia zarówno sprzętowego, jak i systemowego.

Proces zarządzania zmianami w systemie nie spełniał podstawowych wymagań bezpieczeństwa, a ograniczenia systemowe nie pozwalały na wprowadzenie stosownych zmian. Dodatkowo integracja aplikacji płacowej z korporacyjnym systemem SAP w zakresie hurtowni danych, rachunkowości finansowej i kontrolingu nastręczała pewnych problemów.

Oczywisty wybór

Decyzja o wdrożeniu SAP HR była więc tylko kwestią czasu, należało jedynie rozstrzygnąć, w jakim wariancie docelowe rozwiązanie zostanie uruchomione. Pod uwagę brano scenariusze zakładające outsourcing, wdrożenie korporacyjne oraz wdrożenie od podstaw całego rozwiązania. Wybór ostatecznie padł na SAP HR w wariancie własnej instalacji.

Bezpośrednią przesłanką rozpoczęcia wdrożenia była konieczność dostosowania zarządzania kadrami i płacami do wysokich standardów bezpieczeństwa obowiązujących w koncernie oraz wymogów ustawy Sarbanesa-Oxleya (SOX), której podlegamy jako spółka zależna Sikorsky Aircraft Corporation i UTC.

Zweryfikuj SAP HR pod kątem zgodności z SOX
BCC (aktualnie All for One Poland) oferuje usługę audytu SAP HR, której celem jest zapewnienie zgodności z wymogami ustawy Sarbanes-Oxley Act (SOX) w obszarze kadrowo-płacowym wspieranym przez system SAP HR.
Z usługi mogą skorzystać firmy posiadające SAP HR, które chcą zweryfikować jego zgodność z SOX, a także organizacje planujące wdrożyć system. Realizowany przez BCC audyt obejmuje:
weryfikację procesów kadrowych i płacowych wspieranych przez system SAP HR pod kątem wsparcia zgodności z wymogami ustawy SOX, szacowanie ryzyka negatywnego wpływu procesów realizowanych w SAP HR na sprawozdawczość finansową, przygotowanie raportu z potwierdzeniem zgodności i/lub niezgodności, ze wskazaniem działań korygujących (w tym zalecenia wdrożenia dodatkowych narzędzi HR PA/PY). W zależności od wyniku audytu usługa może być rozszerzona o przygotowanie dodatkowej konfiguracji i rozszerzeń wspierających zgodność z ustawą SOX, m.in.:

  • narzędzi do raportowania historii zmian kluczowych informacji o pracownikach i ich wynagrodzeniach,
  • narzędzi do raportowania wyjątków płacowych i kadrowych,
  • narzędzi Workflow.

W korporacji UTC wszystkie używane systemy informatyczne muszą spełniać wymogi bezpieczeństwa i kontroli procesów biznesowych wynikające z ustawy SOX. Poprzedni system kadrowo-płacowy nie dawał takiej gwarancji.

 

Wdrożenie SAP HR rozpoczęło się w kwietniu 2010 r., a na początku lutego 2011 r. w systemie została rozliczona pierwsza lista płac za styczeń. Partnerem wdrożeniowym było BCC (aktualnie All for One Poland). Przed podpisaniem umowy dokonano wspólnego przeglądu wszystkich wymagań ustawy SOX, jakie należało uwzględnić w rozwiązaniu.

W trakcie budowy koncepcji rozwiązania dużą wagę przykładano do tego, by stworzyć narzędzie, które uprości dotychczasowe procesy, wyeliminuje pracę ręczną i zapewni bezpieczną platformę do zarządzania procesami HR.

W pierwszym etapie projektu założono wdrożenie podstawowych modułów SAP HCM do obsługi kadrowo-płacowej niemal 2000 pracowników zakładu w Mielcu. Następnie rozszerzono zakres wdrożenia o funkcjonalność oceny czasu pracy.

Ocena czasu pracy

PZL Mielec charakteryzuje się zdecentralizowanym modelem zarządzania czasem pracy, związanym z rozproszeniem zakładu (kilka lokalizacji) i podziałem organizacyjnym na centra czy linie produkcyjne.
Przed wdrożeniem ocena czasu pracy była realizowana na korporacyjnym systemie SAP, skąd miesięczny raport był przekazywany do starego systemu kadrowo-płacowego. To rozwiązanie doskonale sprawdzało się na potrzeby rozliczania kosztów z punktu widzenia planowania produkcji, ale jednoznacznie stwierdzono, że nie jest wystarczająco dostosowane do wymogów polskiego prawa pracy. Amerykański moduł czasu pracy nie był w stanie w pełni obsłużyć m.in. wyliczania nadgodzin, pracy w nocy, limitów urlopowych.

Czas pracy ma ponadto zbyt duży wpływ na prawidłowe naliczenie wynagrodzeń, aby rozdzielać moduł oceny czasu pracy i rozliczanie płac, a procesy obsługiwać w dwóch oddzielnych systemach.

Obecnie, dzięki danym dostarczanym przez czytniki kart magnetycznych w systemie odbywa się pozytywna rejestracja czasu pracy, dzięki czemu możliwa jest kontrola nieobecności, nadgodzin czy pracy nocnej. Dane dostarczane przez polską wersję narzędzia do oceny czasu pracy pozwalają na rzetelne rozliczanie przepracowanych godzin w cyklu tygodniowym czy miesięcznym i uwzględnianie tych danych w naliczaniu wynagrodzeń.

Dostosowanie tych procesów do standardów używanych w Polsce pozwoli w przyszłości na bezproblemowe wgrywanie poprawek producenta systemu, uwzględniających zmiany przepisów zewnętrznych jak i wewnętrznych.

Przeniesienie oceny czasu pracy z korporacyjnego systemu SAP do systemu SAP HR w Mielcu przy zachowaniu dotychczasowych oznaczeń składników wynagrodzeń pozwoliło też na płynną zmianę modelu obsługi systemu i uproszczenie wielu czynności administratorów czasu pracy.

Jednokrotne wprowadzanie danych

Zmiana narzędzia do rejestracji czasu pracy oraz miejsca gromadzenia tych danych – z centralnego systemu SAP w Stanach Zjednoczonych na lokalną instalację SAP HR – nie mogła spowodować przerwy w dostarczaniu danych kadrowo-płacowych do korporacyjnej hurtowni danych (Global Data Warehouse). Jednocześnie z pracami wdrożeniowymi tworzono więc i testowano interfejsy zasilające systemy korporacyjne, w tym interfejs do transferu danych kadrowo-płacowych do korporacyjnej hurtowni danych.

W tak złożonych instalacjach SAP, które łączą systemy korporacyjne z lokalnymi, dużą trudność stanowi utrzymywanie spójności danych na wszystkich poziomach organizacji, we wszystkich systemach.
By sprostać temu wyzwaniu, w opisywanym projekcie założono dążenie do zasady jednokrotnego wprowadzania danych HR (Single Point of Entry) tylko do jednego systemu. Obecnie trwają jeszcze działania zmierzające do wyeliminowania opracowywania tych samych danych w kilku systemach jednocześnie.

Automatyzacja księgowania wynagrodzeń

Kolejnym zadaniem projektowym była przebudowa rozwiązania do księgowania danych płacowych po stronie SAP FI.

Wyeliminowano ręczne księgowania, które zawsze wymagają bardzo szczegółowej kontroli w samym procesie księgowania i zatwierdzeń. Obecnie rozwiązanie pozwala nam nie tylko na automatyczne księgowanie danych z SAP HR, ale też umożliwia przeprowadzenie przebiegu testowego, podczas którego wyświetlane są informację o ewentualnych błędach i dokonywana jest symulacja księgowań.

Pozwoliło to na spore oszczędności w stosunku do poprzedniego procesu.

Nie tylko SOX

Na każdym etapie budowy rozwiązania kluczowe było uwzględnienie ustawy SOX. Spełnienie jej wymogów oznacza, że firma jest zarządzana w sposób prawidłowy i nie dopuszcza do sytuacji braku kontroli nad kluczowymi procesami, a co za tym idzie, ogranicza ryzyko nadużyć.

Z uwagi na przynależność korporacyjną do UTC Zakłady Lotnicze w Mielcu są cyklicznie audytowane przez niezależnych audytorów, którzy bardzo szczegółowo badają przebieg procesów biznesowych, także w obszarze kadrowo-płacowym.

Obok zapewnienia bezpieczeństwa dostępu do danych jedną z podstawowych zasad zachowania przejrzystości działania jest podział obowiązków (Segregation of Duties).

SOX a sprawa polska
Ustawa Sarbanes-Oxley Act (SOX), zatwierdzona przez Kongres USA w 2002 r., ustanowiła nowe obowiązki związane z kontrolami wewnętrznymi i raportowaniem finansowym dla przedsiębiorstw zarejestrowanych w Amerykańskiej Komisji Papierów Wartościowych i Giełd (US Securities and Exchange Comission, SEC). Choć obowiązuje tylko przedsiębiorstwa z USA, to w rzeczywistości zmieniła podejście do kontroli wewnętrznych na całym świecie.
Standardów SOX przestrzegają spółki powiązanie kapitałowo z firmami zarejestrowanymi w SEC, np. spółki zależne, oddziały amerykańskich korporacji, lub firmy spoza Stanów, które dobrowolnie przyjęły dobre praktyki wprowadzone przez tę ustawę.
SOX wprowadza m.in. odpowiedzialność zarządu za utworzenie i utrzymanie systemu kontroli wewnętrznych raportowania finansowego na potrzeby SEC. Wymaga certyfikowania danych zawartych w okresowych sprawozdaniach finansowych przez prezesa zarządu i dyrektora finansowego oraz informowania o wszelkich problemach w zakresie kontroli wewnętrznych. Każdy raport roczny musi zawierać raport adekwatności i wydajności systemu kontroli wewnętrznych danych finansowych, przygotowany przez zarząd oraz zewnętrznego audytora.

 

W odniesieniu do narzędzi SAP HR podział obowiązków pomiędzy specjalistów kadrowych, płacowych, administratorów czasu pracy, osoby odpowiedzialne merytorycznie za tworzenie dokumentów oznacza, że w newralgicznych miejscach systemu, jak np. przygotowanie listy płac, system wymaga, by różne osoby odpowiadały za wprowadzanie danych do systemu i samo naliczanie wynagrodzeń.
Aby sprostać zasadom podwójnej kontroli odpowiedzialności poszczególnych wykonawców procesów kadrowych, zastosowano ściśle określony w fazie koncepcji model przydziału uprawnień.

Poprzedni system nie pozwalał na tak precyzyjne i elastyczne dzielenie uprawnień pomiędzy użytkowników, jakie możliwe jest w SAP.

Jednak wymagania SOX, to nie jedyne regulacje, które musiały być wzięte pod uwagę podczas projektu. Oprócz – co oczywiste – przepisów polskiego prawa pracy i wynagradzania, należało także pamiętać o obowiązujących w UTC zasadach dotyczących zarządzania IT. W korporacyjnym rozwiązaniu SAP wszelkie ingerencje w system podlegają procesowi zarządzania zmianą i zatwierdzania zmian. Te same procedury kontroli działań w systemie obowiązują także konsultantów Basis z BCC, którzy obecnie są odpowiedzialni za administrację SAP HR w Mielcu.

Wszystkie strony projektu

Stworzenie systemu SAP HR, który w dużym stopniu jest zintegrowany z SAP ERP korporacji, wymagało ścisłej współpracy z organizacją IT w UTC, która jest odpowiedzialna za utrzymanie i rozwój systemu. Wspólnie pracowano nad stworzeniem mechanizmów dwustronnej komunikacji z globalną instalacją SAP. W porozumieniu ze specjalistami UTC wykonano też szereg interfejsów, które zostały uruchomione wraz ze startem produktywnym.

Współpraca trzech zaangażowanych w projekt stron – specjalistów korporacyjnych, zespołu wdrożeniowego w Mielcu oraz BCC przebiegała bardzo dobrze. Wszystkie fazy projektu były kończone w terminie, co wymagało dużej mobilizacji szczególnie od pracowników mieleckich zakładów, którzy łączyli czynności bieżące z pracą w zespole wdrożeniowym. Atmosfera pracy była bardzo dobra, a dzięki otwartej komunikacji wszelkie zagrożenia były korygowane na bieżąco.

Mimo wielu zmian, jakie były konieczne w związku z uruchomieniem nowego systemu, zostały one gładko wprowadzone do struktury organizacyjnej PZL. Proces zarządzania zmianą był dobrze planowany i realizowany, co przyczyniło się do sukcesu projektu.

Pierwsze wypłaty w SAP

Pierwsze naliczenie wynagrodzeń w systemie przebiegło prawidłowo. Widać już, że proces przygotowania danych, ich oceny i samo naliczenie płac odbywa się dużo szybciej. Obecnie trwa faza stabilizacji. Na tym etapie kluczowi użytkownicy korzystają już z usługi serwisu aplikacyjnego BCC w zakresie HR.

Nastąpiło usprawnienie procesów HR i przekazanie całkowitej odpowiedzialności za ich realizację biznesowi. System pozwala obecnie na efektywny przepływ danych pomiędzy działami odpowiedzialnymi za obsługę kadr, płac i czasu pracy. Obowiązuje czytelny podział odpowiedzialności za rejestrację i przetwarzanie danych. W zasadzie wszystkie rejestrowane dane podlegają minimum podwójnej kontroli prawidłowości ich rejestracji. Pierwszy szczebel kontroli występuje już na poziomie technicznym. System posiada szereg mechanizmów walidacji danych podczas samego ich wprowadzania oraz kontroluje kompletność wprowadzonych danych.

Pojawiają się nowe pomysły na kolejne usprawniania zaspokajające potrzeby biznesowe. Będziemy je konsekwentnie realizować, a z system SAP HR nie powinno być to trudne.

PZL Mielec, A Sikorsky Company to największy w Polsce producent samolotów i helikopterów. W 2007 r. Polskie Zakłady Lotnicze zostały zakupione przez United Technologies Holdings, spółkę United Technologies Corporation. W ramach koncernu UTC bezpośrednią współpracę z PZL Mielec podjęła spółka grupy Sikorsky Aircraft Corporation – światowy potentat w produkcji śmigłowców, m.in. modeli UH-60 Black Hawk S-76, S-92. Ponadto spółka produkuje helikoptery S-70i Black Hawk oraz kabiny śmigłowców dla odbiorców międzynarodowych i Armii Stanów Zjednoczonych. Obecnie firma zatrudnia ok. 2000 osób, w tym kadrę inżynieryjno-techniczną oraz produkcyjną o najwyższych kwalifikacjach, a także posiada odpowiednie zdolności techniczne, organizacyjne i produkcyjne do budowy samolotów i prowadzenia lotniczych programów rozwojowych.