ERP w chmurze: S/4HANA Cloud Public Edition

Spółka Polskie Elektrownie Jądrowe pełni rolę inwestora odpowiedzialnego m.in. za przygotowanie, a potem wybudowanie pierwszej w Polsce elektrowni jądrowej. Ta strategiczna inwestycja
w bezemisyjne źródło energii, które powstanie na Pomorzu w lokalizacji „Lubiatowo-Kopalino”, służy wzmacnianiu bezpieczeństwa energetycznego Polski, wspiera osiągnięcie celów klimatycznych Unii Europejskiej oraz przyczynia się do rozwoju gospodarczego kraju i regionu. W ostatnich latach inwestycja nabrała tempa, stając się obecnie najbardziej zaawansowanym projektem jądrowym w kraju.

W 2023 r. wydane zostały kluczowe decyzje administracyjne: środowiskowa i lokalizacyjna, które dały „zielone światło” do rozpoczęcia bardziej zaawansowanych prac w trwającym projekcie. W tym samym roku spółka PEJ podpisała najważniejszą dotychczas umowę – na zaprojektowanie elektrowni jądrowej z konsorcjum amerykańskich firm Westinghouse-Bechtel.  Inwestor rozpoczął także działania w zakresie kształcenia kadr dla powstającego sektora jądrowego z kluczowymi uczelniami wyższymi w kraju. Jednym z ważnych ruchów biznesowych był też wybór i wdrożenie systemu wspierającego zarządzanie spółką, a także jej zasobami ludzkimi.

Zarządzanie kluczowymi procesami biznesowymi spółki zostało oparte na specjalistycznych narzędziach oferowanych przez pakiet oprogramowania typu ERP (Enterprise Resource Planning) SAP S/4HANA Cloud w wersji Public Edition. Obsługa procesów kadrowo-płacowych odbywa się w systemie SAP SuccessFactors.

Projekt został przeprowadzony wspólne z firmą All for One Poland oraz przy wsparciu SAP Polska. Pierwsze prace projektowe rozpoczęły się w lipcu 2023 r., a system wystartował z początkiem lutego 2024. Wykorzystanie najwyższej klasy oferowanych przez SAP funkcjonalności obniża koszty eksploatacji systemu przy jednoczesnym zachowaniu wysokiego poziomu bezpieczeństwa danych i pozwala ustandaryzować istotne procesy biznesowe w spółce Polskie Elektrownie Jądrowe. Wybór modelu public cloud redukuje potrzebę inwestycji we własną infrastrukturę IT i daje elastyczność w doborze partnerów utrzymaniowych systemu.

System S/4HANA Cloud wspiera ponad 600 modelowych procesów, spośród których spółka może wybrać funkcje najbardziej dopasowane do jej potrzeb biznesowych i ewentualnie dokonać ich modyfikacji. Prowadzenie projektu i tworzenie dokumentacji są wspierane przez nowoczesne, przeznaczone do tego narzędzia. Wykorzystanie wiodących narzędzi w zakresie oprogramowania i cyfryzacji podnosi poziom bezpieczeństwa realizacji strategicznej w skali kraju inwestycji. Wybór rozwiązań z portfolio SAP wynika z potrzeby optymalizacji wykorzystywanych dotychczas systemów IT i zapewnia efektywność procesów korporacyjnych.

Projekt objął konieczne do realizacji podstawowych procesów biznesowych firmy funkcjonalności w obszarach zarządzania majątkiem, zakupami, finansami i zasobami ludzkimi. Wdrożony system stanowi stabilne podstawy do prowadzenia tego wieloobszarowego projektu.

Najważniejsze z perspektywy spółki PEJ cele projektu zostały ujęte następująco:

• optymalizacja i uproszczenie procesów w obszarach objętych wdrożeniem, zbudowanie rozwiązań systemowych adekwatnych do faktycznych potrzeb PEJ oraz eliminacja dublowania danych w różnych systemach;
• koncentracja odpowiedzialności za procesy oraz zwiększenie kompetencji wewnętrznych;
• utrzymanie kontroli wewnętrznej i rozszerzenie zdolności raportowych;
• zachowanie płynności procesów w integracji z innymi systemami (workflow, platforma eB2B);
• oddanie użytkownikom systemu wydajnego, dostępnego i przyjaznego.

Dla obszaru kadrowo-płacowego uruchomiono rozwiązanie SAP SuccessFactors Employee Central.

Wdrożenie systemu SAP S/4HANA Cloud wspierającego zarządzanie firmą to złożone przedsięwzięcie. Wykonanie go w zaledwie osiem miesięcy to sukces sam w sobie. Warte podkreślenia jest także to, że projekt dla PEJ zakończył się w zaplanowanym budżecie i zakresie.

Ten sukces to nie przypadek. U jego podstaw leży efektywna realizacja ustalonych założeń i wspólnych zobowiązań, które były jasno komunikowane uczestnikom projektu już od momentu rozpoczęcia współpracy. Poniżej prezentujemy kilka najważniejszych.

Polskie Elektrownie Jądrowe w wyborze rozwiązań i systemów IT wspierających zarządzanie wykorzystują m.in. gotowe, dostępne na rynku aplikacje w modelu cloud. Taka, wybrana przez spółkę ścieżka utrzymania i rozwoju narzędzi jest wyraźnym wsparciem procesów zarządzania w organizacji.

Korzyścią tego podejścia jest krótki czas od zakupu licencji do produktywnego uruchomienia rozwiązania oraz łatwość utrzymania wdrożonych usprawnień, a także aktualizacje i nowe wersje dostępne w abonamencie. W dużej części koszt ich obsługi, wynikający z opłat subskrypcyjnych, jest przewidywalny. Dodatkowo firma nie ponosi też kosztów zatrudnienia lub wynajęcia specjalistów IT od wybranych technologii.

Ceną, jaką trzeba zapłacić za dobrodziejstwa chmury, jest gotowość do dostosowywania procesów organizacji do standardowych rozwiązań proponowanych przez te aplikacje i hamowanie apetytu na „krojenie systemów na naszą miarę”.

O wyborze wspomnianych rozwiązań zadecydowały wyraźne korzyści, wynikające m.in. z szybkiego uruchomienia proponowanych rozwiązań, tym samym pozwalające zarządzać organizacją zgodnie z wymaganiami prawa i oczekiwaniami biznesowymi.

Tam, gdzie to możliwe, trzymamy się standardu systemu – to kolejne założenie tego projektu, które walnie przyczyniło się do dotrzymania napiętego harmonogramu. To daleko idąca akceptacja procesów predefiniowanych w systemie i ograniczenie zmian w konfiguracji do niezbędnego minimum (np. jeśli wymagają tego przepisy prawa lub krytyczne wymogi organizacyjne takie jak dostęp do danych). No i oczywiście żadnych tzw. drobnych ulepszeń, dedykowanych konfiguracji czy dróg na skróty.

To z pozoru wydaje się proste, ale w istocie nie jest łatwo przekonać doświadczonych księgowych, specjalistów od płac czy zakupów, by to oni dostosowali się do systemu, a nie system do nich. Nie jest też łatwo powściągnąć apetyt na drobne rozszerzenia, które może i ułatwiłyby pracę, ale w pierwszym etapie projektu są ziarnami piasku sypanymi w rozpędzone tryby projektu.

Konsekwentne utrzymanie planowanych założeń pozwoliło utrzymać pierwotny zakres projektu i zachować daleko posuniętą wierność wzorcowym procesom. To także przyczyniło się do zgodnego z harmonogramem postępu prac i pomogło utrzymać w ryzach budżet.

System S/4 jest obecnie dynamicznie rozwijany przez producenta. Nie jest wykluczone, że kolejne aktualizacje uzupełnią standard rozwiązania o oczekiwane funkcje. Inny argument przemawiający za takim podejściem mówi, że dobrym czasem na realizację rozszerzeń jest ewentualna druga faza wdrożenia. Użytkownicy dobrze już poznają możliwości systemu, nabędą doświadczenie w pracy z nim, a zgłaszane propozycje rozszerzeń będą dzięki temu bardziej dojrzałe.

Istotą podejścia projektowego SAP S/4HANA Cloud jest gotowy zestaw modelowych procesów SAP Best Practices, wymagających jedynie parametryzacji, co pozwala już po kilku miesiącach od uruchomienia projektu przekazać procesy użytkownikom do testów.

SAP Best Practices to część metodyki SAP Activate zawierającej elementy metodyk zwinnych, która obejmuje sześć faz: Discover, Prepare, Explore, Realize, Deploy oraz Run.

Metodyka i zestaw towarzyszących jej narzędzi tworzą spójne środowisko projektowe, które organizuje i pozwala nadzorować pracę zaangażowanych zespołów zgodnie z harmonogramem, wspiera testy i przygotowanie dokumentacji.

Zgodnie z założeniami metodyki w początkowej fazie projektu odbywają się analiza i warsztaty Fit-to-Standard realizowane na dedykowanym do tego systemie Starter. Przyszli użytkownicy systemu w działaniu mogą się zapoznać z gotowymi procesami zawierającymi przykładowe dane, przeklikując się przez kolejne interfejsy, raporty i wydruki.

Wczesne zaangażowanie zespołu projektowego w prace z systemem oraz dostępne źródła wiedzy (rozbudowany Self-Enebalement oraz Onboarding) pozwalają na szybkie poznanie jego możliwości i dobre przygotowanie do produkcyjnego wykorzystania. Jednak wymaga to zarezerwowania czasu na prace własne uczestników projektu. W PEJ ten warunek został spełniony. Kierownictwo firmy nie tylko jasno komunikowało wagę projektu dla organizacji, ale także stworzyło zespołowi projektowemu dobre warunki do pracy.

Integralną częścią metodyki jest Cloud ALM. To rozwiązanie chmurowe dostępne w ramach subskrypcji S/4HANA Cloud. Jest to bogate środowisko wspierające implementację i zarządzanie systemami SAP, pełną dokumentację merytoryczną (w tym koncepcje biznesowe, narzędzia przyspieszające przygotowanie zakresów, gotowe harmonogramy, zadania, strategie wdrożeń, akceleratory). CALM zawiera ponadto narzędzia wspierające dokumentację zadań i decyzji projektowych oraz umożliwiające śledzenie testów i bieżących prac projektowych (scenariusze, harmonogram).

Wykorzystanie tych narzędzi w projekcie w PEJ pozwoliło znacznie skrócić czas przygotowania projektu. Dostępne środowisko narzędzi projektowych znacznie ułatwia też jego organizację i komunikację.

Według danych Eurostatu z usług cloud korzysta już 55,7 proc. polskich przedsiębiorstw (co jest wynikiem wyższym niż średnia w Unii Europejskiej, wynosząca 45,2 proc.). Te dane są wyższe z roku na rok. Często są to jednak rozwiązania wspierające procesy pomocnicze, postrzegane jako mniej ważne, niekrytyczne dla działania firmy. Oddanie do chmury systemów wspierających zarządzanie finansami czy też naliczanie płac bywa trudną do pokonania barierą psychologiczną.

Przykład spółki PEJ pokazuje korzyści z takiego modelu – szybki dostęp do działającego systemu przy niższych kosztach projektu, utrzymanych w ryzach budżetu. W pakiecie firma uzyskała dostęp know-how w postaci gotowych do użycia procesów w kluczowych obszarach zarządzania, co w przypadku spółki greenfield jest wartością samą w sobie.

Wdrożenie systemu SAP SuccessFactors w Polskich Elektrowniach Jądrowych to szereg korzyści w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi. Wdrożone moduły SAP SuccessFactors Employee Central i SAP SuccessFactors Employee Central Payroll są idealną bazą do zbudowania kompleksowego rozwiązania chmurowego, które może objąć wszystkie kluczowe procesy HR, takie jak rekrutacja, zarządzanie talentami, szkolenia zarządzanie wynagrodzeniami, zarządzanie celami oraz rozliczanie listy płac.

Zintegrowany system od jednego producenta eliminuje potrzebę integracji wielu narzędzi od różnych dostawców. Jako rozwiązanie chmurowe SuccessFactors może być łatwo skalowany w zależności od potrzeb organizacji, bez konieczności inwestowania w dodatkową infrastrukturę. System oferuje aplikacje mobilne, umożliwiając pracownikom i menedżerom dostęp do informacji HR i wykonywanie zadań z dowolnego miejsca i urządzenia. SuccessFactors zapewnia zaawansowane narzędzia analityczne, jest stale aktualizowany, aby zapewnić zgodność z najnowszymi przepisami i regulacjami prawnymi. SAP SuccessFactors pomaga usprawnić procesy HR, przyciągnąć i zatrzymać utalentowanych pracowników oraz pozyskiwać cenne dane analityczne w celu podejmowania lepszych decyzji kadrowych.

Kordian Polarny, Lider Zespołu SAP HR i SuccessFactors, All for One Poland

Wdrożenie, które przeprowadziliśmy, jest pierwszym wdrożeniem SAP S/4HANA i SuccessFactors w modelu chmury publicznej w Polsce. Wspólnie z naszym partnerem firmą All for One Poland oraz przy wsparciu SAP Polska wykonaliśmy ogromną pracę w niespełna osiem miesięcy. Było to możliwe dlatego, że nasza współpraca opierała się na wzajemnym zrozumieniu i otwartych relacjach oraz poszukiwaniu konstruktywnych rozwiązań. Można śmiało powiedzieć, że zespół PEJ przeszedł wewnętrzną transformację, a nasi partnerzy zdobyli nowe doświadczenia, a zatem wszyscy jesteśmy bogatsi o coś, co trudno wycenić.

Warto podkreślić, że wdrożenie SAP S/4HANA w modelu public cloud różni się od tradycyjnych wdrożeń „klasycznego” systemu SAP, co stanowiło dla wszystkich duże wyzwanie, ale także okazało się w wielu obszarach dużym ułatwieniem. System oferuje bowiem gotowe procesy, które wymagają jedynie dostosowania, a samo prowadzenie projektu i tworzenie dokumentacji jest wspierane przez nowoczesne, dedykowane do tego narzędzia.

Magdalena Włodarczyk, kierownik projektu wdrożenia SAP, Polskie Elektrownie Jądrowe