Polimex-Mostostal zdecydował się na pełen outsourcing swoich podstawowych systemów transakcyjnych w BCC. Wymaganiem klienta było, by usługa została uruchomiona jak najszybciej. Dlatego już w chwili uzgadniania ostatnich warunków umownych świadczenia usług hostingu i administracji systemów SAP i BusinessObjects, w BCC do działań przystąpił zespół odpowiedzialny za techniczną część projektu. Cechą charakterystyczną wielu projektów migracji systemów do data center jest presja czasu wynikająca z niewielkiego okna czasowego, w jakim cała operacja musi być przeprowadzona.

We wstępnej fazie prac najważniejszym zadaniem było zapewnienie redundantnego połączenia Polimex-Mostostal, wraz z kilkudziesięcioma lokalizacjami rozsianymi po całej Polsce z All for One Data Centers. Było to kluczowe nie tylko ze względu na konieczność uzyskania wysokiej, stabilnej dostępności systemów SAP i BO dla około pięciuset użytkowników, lecz również ze względu na dotrzymanie ustalonych terminów w procesie migracji.

Bezpieczny harmonogram

Równolegle, analizując potrzeby biznesu, przystąpiliśmy do określenia harmonogramu migracji technicznej siedmiu systemów SAP (3-systemowy pejzaż ERP, 3-systemowy pejzaż BW oraz Solution Manager, pełniący rolę Central User Administration, CUA) oraz systemu SAP Business Objects.

Dużym wyzwaniem były wąskie ramy czasowe, w których należało zaplanować prace. Systemy musiały być dostępne dla użytkowników w pewnych okresach wynikających z procesów biznesowych oraz zobowiązań formalno-prawnych wobec podmiotów zewnętrznych. Z powodu tych ograniczeń można powiedzieć, że harmonogram „ułożył” się sam: jedynym akceptowalnym dla biznesu terminem niedostępności systemów produkcyjnych SAP ERP i SAP BW okazał się ostatni weekend maja.

Ten termin narzucił nam harmonogram wykonania wcześniejszych prac z odpowiednim wyprzedzeniem, tak by wszystko odbyło się zgodnie dobrymi praktykami i dawało gwarancję bezpiecznego wznowienia pracy systemu – już z nowej lokalizacji.

Sam proces migracji podzieliliśmy na trzy etapy:

  • migracja systemów deweloperskich i testowych pejzażu ERP i BW,
  • migracja systemów produkcyjnych SAP Solution Manager oraz SAP BusinessObjects,
  • migracja systemów produkcyjnych pejzażu ERP i BW.

Dodatkowo migracja środowiska testowego dla SAP ERP wiązała się również z odświeżeniem go z systemu produkcyjnego.

Łącza – ważny temat

Instalacja i ustanowienie połączeń pomiędzy lokalizacjami klienta a All for One Data Centers to niełatwe zadanie ze względu na zależność od firm trzecich – operatorów – i  deklarowanego przez nich czasu realizacji. Opierając się na swoich wcześniejszych doświadczeniach, BCC zaproponowało rozwiązanie tymczasowe: ustanowienie na czas migracji bezpiecznego i stabilnego połączenia VPN, które pozwoliło działać i przeprowadzić pierwszy etap prac. Wymagało to dużego zaangażowania i doskonałej współpracy zespołów sieciowych po obu stronach, a efektem była oszczędność czasu – prace migracyjne mogły być prowadzone równolegle z realizacją i budową łączy docelowych.

Zespół BCC odpowiedzialny za migrację Basis opracował też sposób na migrację największych systemów >1,5 TB w wyznaczonym oknie w maju, z wykorzystaniem szyfrowanego urządzenia, które zostało dostarczone do serwerowni Polimex-Mostostal SA.

Tomasz Pierzchała, Dyrektor ds. Informatyki, Polimex-Mostostal

Racjonalizacja kosztów IT
Hosting podstawowych systemów transakcyjnych spółki Polimex-Mostostal to jeden z elementów programu optymalizacji kosztów. Pełne utrzymanie infrastruktury oraz bieżącą administrację systemów u zaufanego dostawcy usług otrzymujemy obecnie za stałą, miesięczną opłatę. Szeroki zakres prac zawarty w kontrakcie SLA oraz dodatkowo pozyskanie i utrzymanie kompetencji na odpowiednim poziomie, a także koszt utrzymania pełnej sprawności platformy systemowo-sprzętowej to teraz jedna pozycja w budżecie IT spółki.
Racjonalizując koszt utrzymania IT, zyskaliśmy równocześnie gwarancję stałej dostępności i wydajności SAP przy zachowaniu najwyższych standardów bezpieczeństwa systemów i danych, jakie oferuje BCC (aktualnie All for One Poland).
Dostęp do bieżących danych finansowych oraz wydajna platforma raportowo-analityczna to podstawowe narzędzia, z których korzysta biznes. Rolą działu IT jest wspomaganie biznesu poprzez dostosowywanie tych narzędzi do bieżących potrzeb. Na tym się koncentrujemy, oddając nadzór nad platformą sprzętową i prace administracyjne w dobre ręce.
Tomasz Pierzchała, Dyrektor ds. Informatyki, Polimex-Mostostal

Planuj i bądź gotowy na niespodzianki

Cechą charakterystyczną projektów prowadzonych w tak krótkim czasie, na żywym systemie jest to, że w trakcie prac mogą wystąpić sytuacje nieprzewidziane, nieplanowane, zmieniające reguły w trakcie „gry”. Podobnie było również i w projekcie migracji dla Polimex-Mostostal.

Podczas odtworzenia systemu testowego napotkaliśmy pewne wyzwania, nieujęte w harmonogramie, m.in. związane z integracją BW, które zostały sprawnie rozwiązywane przez doświadczony zespół Basis. Dodatkowo okazało się, że wcześniej uzgodniony termin migracji systemów deweloperskiego i testowego musiał ulec skróceniu, ze względu na brak możliwości zamrożenia systemu do zmian w podanym okresie.

Te i podobne zdarzenia wymagały dynamicznego dostosowywania harmonogramu do nowej sytuacji. Dzięki determinacji obu stron nie zakłóciły one jednak pierwszego etapu migracji, który został pomyślnie ukończony w ostatni weekend kwietnia 2014 r., to jest miesiąc przed migracją produktywną i równocześnie miesiąc po rozpoczęciu prac.

Kolejny miesiąc był nie mniej pracowity, wymagał bowiem doprecyzowania i uszczegółowienia wszelkich najmniejszych kroków po obu stronach. W tym czasie m.in. przygotowaliśmy wirtualne maszyny pod migrowane systemy produkcyjne. Wykonując testy kopii i odtworzenia, zweryfikowaliśmy czasochłonność poszczególnych faz. Wszystko po to, by wypracowany harmonogram, realizowany krok po kroku, umożliwił pomyślne wykonanie etapów drugiego i trzeciego, w wyznaczonym oknie serwisowym.

Kluczowa niedziela i zwykły poniedziałek

W niedzielę, 25 maja 2014 r. o godz. 19.25 do BCC dotarł z Polimex-Mostostal sygnał potwierdzający pozytywne zakończenie testów. Systemy SAP i BusinessObjects Polimex-Mostostal są od tego momentu utrzymywane i zarządzane przez BCC. Proces migracji w tak krótkim okresie zakończył się sukcesem dzięki doświadczeniu i kompetencjom konsultantówBCC oraz przede wszystkim dzięki otwartej i profesjonalnej współpracy ze specjalistami Polimex-Mostostal.

W poniedziałek rano wszyscy użytkownicy z powodzeniem zalogowali się do zmigrowanych systemów uruchomionych w All for One Data Centers, bez konieczności jakiejkolwiek zmiany w konfiguracji dostępów do aplikacji SAP po stronie stacji roboczej użytkownika.

Bieżące utrzymanie systemu

W ciągu dwóch pierwszych miesięcy hostingu i administracji SAP w Centrum Outsourcingowym BCC, oprócz bieżącego monitorowania systemu, standardowych analiz i wynikających z nich rekomendacji dla klienta, konsultanci BCC wykonali prace zmierzające do optymalizacji działania systemu i skrócenia czasu odpowiedzi.

Dodatkowo w związku z prowadzonymi pracami projektowymi i koniecznością dostępu do jak najświeższych danych na systemie testowym, na życzenie klienta wykonaliśmy ponowne odświeżenie systemu testowego. Doświadczenia zebrane i udokumentowane podczas migracji pozwoliły wykonać ten proces sprawnie, w wyznaczonym terminie.

IT bez codziennej rutyny

W Polimex-Mostostal jednym z najważniejszych czynników, które wpłynęły na decyzję o migracji do hostingu, był rozrost systemów i konieczność optymalizacji kosztów infrastruktury sprzętowej oraz nakładów na utrzymanie i administrację.

Wybrany model utrzymania systemu – hosting i administracja u zaufanego dostawcy usług – to także szersze spektrum korzyści, jak np. stała dostępność doświadczonych specjalistów, nowoczesna, optymalizowana do potrzeb infrastruktura sprzętowa, obsługa na podstawie stałej umowy i zapisów SLA, stały monitoring systemów i pojedynczy punkt kontaktu.

Zespół IT Polimex-Mostostal, pozbawiony szeregu powtarzalnych obowiązków i obciążeń codziennej administracji technicznej systemami SAP, może wykorzystać swój potencjał, realizując zadania rozwojowe, istotne z punktu widzenia biznesu. Kwestie takie jak bezpieczeństwo, dostępność i wydajność systemów są obecnie zarządzane i optymalizowane przez BCC (aktualnie All for One Poland).

Polimex-Mostostal SA to jedna z największych w Polsce firm inżynieryjno-budowlanych. Dla tej notowanej na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie spółki najważniejsze są dwie branże: energetyczne i petrochemiczna. Polimex-Mostostal SA przekształcił się jesienią tego roku w holding. Z Polimex-Mostostal SA zostały wydzielone dwie spółki, które kontynuują działalność operacyjną. Naftoremont-Naftobudowa działa w segmencie chemii i petrochemii, a Polimex Energetyka w segmencie energetycznym. Polimex-Mostostal jest także producentem konstrukcji i wyrobów stalowych, w tym krat pomostowych, oraz świadczy usługi cynkowania ogniowego. Spółka eksportuje znaczną część swoich produktów i usług. Do niedawna była aktywna także w sektorze budowlanym. Polimex jest wykonawcą Europejskiego Centrum Solidarności w Gdańsku czy Muzeum Historii Żydów Polskich w Warszawie. Obecnie dwie największe wykonywane przez firmę inwestycje to budowa bloków energetycznych w Elektrowni Kozienice i Elektrowni Opole.