Na stronie internetowej Polbanku można znaleźć kilkadziesiąt ofert pracy. Bank rekrutuje zarówno doświadczonych specjalistów, jak i młodych ludzi, rozpoczynających karierę zawodową. Dużą część zadań zespołu zajmującego się zarządzaniem kapitałem ludzkim stanową procesy rekrutacyjne, które na tym etapie rozwoju firmy są priorytetem. Także administracja kadrami jest w związku z tym bardzo pracochłonna – szacuje się, że angażuje blisko połowę zasobów specjalistów HR.
To konieczny koszt na etapie budowania potencjału kadrowego, jednak w firmie takiej jak Polbank, która ma ambicje umacniania swojej pozycji na rynku również poprzez nowoczesną politykę kadrową, takie podejście w dłuższej perspektywie musi ulec zmianie. Menedżerowie Polbanku zdają sobie sprawę, że w kolejnym etapie rozwoju firmy akcenty należy przesunąć na realizację celów strategicznych i zarządzanie efektywnością. Jednym ze sposobów osiągnięcia tego celu jest outsourcing procesów płacowych.
Z outsourcingu naliczania płac bank korzysta już od początku działalności w Polsce. To w dużej mierze odciąża dział HR. Jednak potencjalne zagrożenie stanowił fakt, że aplikacja do naliczania płac była własnością dostawcy, co w opinii Polbanku czyniło go zbyt zależnym od usługodawcy. Dlatego też zapadła decyzja o zmianie strategii oraz dostawcy usług BPO.
Zdecydowano się na wdrożenie systemu informatycznego, który będzie wspierał nowoczesne zarządzanie kapitałem ludzkim. Wybór padł na system SAP HR. Argumenty, które za nim przemawiały, to uznanie, jakim cieszy się na rynku (korzystają z niego największe światowe firmy), gwarancja wsparcia producenta, bezpieczeństwo, które zapewniają comiesięczne aktualizacje, zawierające m.in. nowe funkcjonalności oraz dostosowujące rozwiązanie do zmieniających się przepisów prawa pracy i finansowego.
Nowy system i nowy usługodawca BPO w płacach to duża zmiana, dlatego też Polbank, chcąc zminimalizować ryzyko, zdecydował, że wszystkie konieczne usługi: naliczanie płac, usługi serwisu aplikacyjnego SAP HR, administracji SAP HR i hostingu IT powinna realizować jak najmniejsza liczba dostawców. Inne oczekiwania wobec usługodawcy obejmowały m.in. gwarancje bezpieczeństwa zarówno związanego ze zgodnością z wymogami prawnymi, jak i spełnianiem wymogów Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji zgodnego z normą ISO 27001. Ponadto warunkiem był także bezpośredni dostęp do wymaganych przez Polbank raportów i informacji.
Polbank oczekiwał także od dostawcy indywidualnego podejścia i elastyczności w dopasowaniu oferty do oczekiwań. Optymalnym rozwiązaniem okazała się kompleksowa oferta BCC.
Krok pierwszy – wdrożenie SAP HR
Wdrożenie systemu SAP HR objęło zakres funkcjonalny systemu niezbędny do realizacji podstawowych procesów kadrowo-płacowych: Zarządzanie organizacją, Administrację kadrami, Rozliczanie listy płac i Zarządzanie czasem pracy. Projekt wdrożeniowy był realizowany przez konsultantów BCC, mających duże doświadczenie w tego typu przedsięwzięciach. W prace byli też zaangażowani pracownicy External Services, by móc sprawnie i bez dodatkowych kosztów dla klienta przejąć obsługę payrollu.
Z kolei administracja kadrami leży po stronie Polbanku i również odbywa się w SAP HR. Firma zyskała nowoczesny system, który zapewnia bezpośredni dostęp do aktualnych danych oraz daje szerokie możliwości raportowania, także ad hoc. Zarówno dane, jaki i samo rozwiązanie jest własnością banku i może być dowolnie rozwijane o nowe funkcjonalności i aplikacje.
Agnieszka Kutniewska, Kierownik Zespołu w Biurze Administracji Personalnej i Płac Polbank EFG, która podczas wdrożenia uczestniczyła w tworzeniu koncepcji systemu, a obecnie jest jego kluczowym użytkownikiem, odpowiedzialnym za administrację personalną, podkreśla: „Wcześniej w administracji kadrami korzystaliśmy z outsourcowanego systemu SAP HR. Znaliśmy więc jego możliwości, ale nie do końca mogliśmy z nich korzystać. Poprzedni dostawca narzucił nam pewien szablon – zdefiniowaną strukturę systemu, której nie byliśmy w stanie dostosowywać do naszych wymagań. Teraz wreszcie dysponujemy rozwiązaniem, które jest dokładnie dopasowane do naszych potrzeb i będzie się rozwijało wraz z naszą firmą”.
Agnieszka Kutniewska, Kierownik Zespołu w Biurze Administracji Personalnej i Płac Polbank EFG
Teraz wreszcie dysponujemy rozwiązaniem, które jest dokładnie dopasowane do naszych potrzeb i będzie się rozwijało wraz z naszą firmą
To zresztą już się dzieje. Niedawno w Polbanku rozpoczął się projekt uruchomienia narzędzia All for One EasyReminder, pozwalającego na definiowanie i wysyłanie powiadomień o zdarzeniach kadrowych poprzez e-mail i/lub SMS, w oparciu o SAP HR (np. zaplanowane szkolenie, zaplanowana obecność lub nieobecność, oceny pracownicze, dostarczanie zgłoszeń i wniosków, imprezy firmowe itp.). Bank ma także dalsze plany rozwoju systemu o funkcjonalności wspomagające zarządzanie efektywnością organizacji.
„W branży finansowej najważniejsze są systemy, które wspierają nas w realizacji usług bankowych. Systemy tzw. back office, które służą do zarządzania organizacją, są oczywiście istotne, ale nie krytyczne dla naszej działalności biznesowej. Dlatego w wypadku rozwiązania SAP HR szeroki zakres usług outsourcingowych był dla nas dużym atutem. Doceniamy SAP jako rozwiązanie stabilne, wykorzystywane w największych organizacjach. Jednak z punktu widzenia bezpieczeństwa i niezależności oceniamy, że jedną z najważniejszych korzyści, jakie odnieśliśmy z wdrożenia, jest posiadanie własnego systemu do obsługi procesów HR. To uniezależniło nas od dostawcy usług BPO. Poprzednio to dostawca BPO użyczał nam swojego rozwiązania do realizacji procesów płacowych. Obecnie jest odwrotnie, External Services realizuje usługę na naszym systemie, który oprócz tego jest wykorzystywany do realizacji innych zadań kadrowych” – podsumowuje Małgorzata Igras-Tomczak, Dyrektor ds. Zarządzania Zasobami Ludzkimi w Polbank EFG.
Krok drugi – płace naliczamy w SAP
External Services obsługuje naliczanie wynagrodzeń w Polbank EFG SA od stycznia 2010 r. W październiku 2010 r. obsługa naliczania płac została rozszerzona o pracowników spółki EFG Poldystrybucja. Obecnie jest to łącznie ponad 3100 osób.
Ogólnie zakres współpracy obejmuje proces płacowy realizowany w systemie SAP: od przygotowania list wynagrodzeń, pasków płacowych, aż po generowanie przelewów wynagrodzeń. External Services odpowiada także za kontakty z US, ZUS, PFRON.
Zakres współpracy z tymi instytucjami został określony dość szeroko. W odniesieniu do ZUS obejmuje m.in. sporządzanie dokumentów stanowiących podstawę do wypłaty zasiłków, w tym między innymi ZUS Z 3 i ZUS Z 3 A, rejestrację oraz wyrejestrowywanie pracowników z ZUS, a także rejestrowanie zmian i przesyłanie ich do ZUS, sporządzanie i przesyłanie do ZUS deklaracji rozliczeniowych (DRA, RCA, RSA, RZA); zgłaszanie i wyrejestrowywanie zleceniobiorców do ZUS na podstawie dostarczonej przez Polbank listy.
External Services przygotowuje także informacje o dochodach PIT-11, roczne rozliczenia podatku PIT-40 oraz PIT 4R; sprawdza poprawność obliczonych dochodów w PIT-11 oraz deklaracji PIT-40 oraz PIT 4 R, czuwa nad prawidłowością wprowadzonych danych dla celów US oraz dokonuje ewentualnej korekty.
Na życzenie Polbanku sporządzane są dodatkowe raporty i zestawienia płacowe, poza rejestrem wynagrodzeń przygotowywane są zestawienia składników zmiennych, przelewów, kont bankowych, zestawienia potrąceń komorniczych. Cyklicznie wykonywany jest audyt poprawności naliczania wynagrodzeń.
Forma dokumentów wymienianych pomiędzy Polbankiem a External Services jest określona warunkami umowy. Na przykład lista płac sporządzana w ES jest opatrzona podpisami upoważnionych specjalistów External Services. Paski płacowe, które otrzymują pracownicy, są zgodne z wymogami ZUS RMUA i mają formę bezpiecznych (tajnych) kopert. Na życzenie pracowników banku przygotowywane są także zaświadczenia o zatrudnieniu.
Generowanie i realizowanie przelewów wynagrodzeń leży po stronie ES. Odbywa się to ze specjalnego subkonta w rachunku bankowym Polbanku, zasilanego odpowiednią kwotą przed dniem płatności.
Od strony organizacyjnej obecnie koordynacją całego procesu obsługi wynagrodzeń zajmują się wyznaczone osoby, zarówno po stronie Polbanku, jak i External Services. W Polbanku koordynator płac przygotowuje niezbędne dane do naliczenia wynagrodzeń, z kolei inna osoba pełni rolę pośrednika pomiędzy usługodawcą a pracownikami, którzy np. potrzebują zaświadczenia o zarobkach. W ES za obsługę banku odpowiadają wyznaczeni koordynatorzy.
Ze względu na liczbę pracowników, ale przede wszystkim zasady bezpieczeństwa rolę tę pełnią dwie osoby, korzystając także, jeśli zachodzi taka potrzeba, z pomocy innych specjalistów. Usługodawca gwarantuje realizację usługi bez względu na okoliczności, a to oznacza, że urlopy czy zwolnienia chorobowe specjalistów płacowych w Externalu nie mogą wpływać na jakość czy terminowość obsługi.
Oprócz klasycznego zestawu zadań związanych z rozliczaniem płac, specjaliści ES biorą także udział w opracowaniu i tworzeniu danych w typach informacji w SAP mających wpływ na rozliczenie oraz dotyczących nieobecności, a także uczestniczą w procesie zawieszenia pracownika.
To dodatkowa, ale nie jedyna korzyść wynikająca z korzystania z usługi payroll oraz wdrożenia i wsparcia systemu SAP HR u jednego dostawcy.
Krok trzeci – „system bezobsługowy”
W ramach usług External Services specjaliści z BCC (aktualnie All for One Poland) odpowiadają także za administrację systemem SAP, który jest zlokalizowany w Centrum Outsourcingowym BCC. To rozwiązanie pozwoliło Polbankowi zminimalizować ryzyko związane z niedostępnością systemów, zbyt długim czasem oczekiwania na aktualizacje, brakiem zasobów czy wsparcia technicznego w przypadku błędnego działania systemu.
Jak podkreśla Dariusz Osiak, Dyrektor Biura Administracji Personalnej i Płac w Pionie Zarządzania Zasobami Ludzkimi w Polbank EFG: „Od strony technicznej SAP HR zupełnie dla nas nie istnieje. Serwery, prace administracyjne, bieżące utrzymanie systemu – tym wszystkim zajmuje się dostawca usługi. Dostajemy sprawozdania o wykonanych pracach czy raporty wydajności. Jako użytkownicy jesteśmy natomiast w kontakcie z konsultantami serwisu aplikacyjnego, którzy stanowią dla nas pierwszą linię wsparcia i na bieżąco aktualizują system do zmieniających się wymogów prawa. Dodatkowo w ramach tej usługi realizujemy prace rozwojowe mające na celu zwiększenie efektywności systemu”.
Serwis aplikacyjny to zdalna pomoc dla użytkowników w rozwiązywaniu problemów, pojawiających się przy bieżącej obsłudze systemu. Doświadczeni specjaliści serwisowi BCC są codziennie do dyspozycji specjalistów kadrowych Polbanku, odpowiadając na zgłoszenia rejestrowane w specjalnej aplikacji, stanowiącej pojedynczy punkt kontaktu dla klienta. Także czas reakcji jest określony w kontrakcie SLA, co gwarantują najwyższe światowe standardy w dziedzinie bezpieczeństwa danych (System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji zgodny z ISO 27001) oraz w zakresie zarządzania usługami IT (System Zarządzania Usługami IT zgodny z ISO 20000 i zaleceniami ITIL) stosowane w Centrum Outsourcingowym BCC.
Dodatkowo w ramach usługi serwisowej system SAP jest poddany stałemu monitoringowi pod kątem występowania ewentualnych błędów, np. w danych wprowadzanych przez użytkowników, bądź też w obszarach, które mogą w przyszłości powodować problemy w funkcjonowaniu systemu.
Outsourcing w HR – strategiczna decyzja
Polbank od początku działalności na polskim rynku ma jasno zaplanowaną strategię działania w HR. Głównym założeniem jest wydzielenie usług powtarzalnych i czasochłonnych, które nie budują przewagi konkurencyjnej banku. Do usług tego typu należy naliczanie płac, które wraz ze stale rosnącą liczbą pracowników wymagało coraz większego nakładu zasobów. Droga, którą wybrał Polbank, jest właściwa – od ponad dwóch lat spółka korzysta z usług External Services, rozszerzając zakres współpracy na kolejne spółki.
Małgorzata Igras-Tomczak podsumowuje: „Obsługę płac w External Services wybraliśmy ze względu na profesjonalizm. Oprócz wykwalifikowanej obsługi merytorycznej, spółka zapewnia nam bieżące wsparcie technologiczne, np. dostosowywanie systemu SAP HR do zmian w polskim prawie i naszych wymagań biznesowych. Współpraca z partnerem, który oferuje kompleksową obsługę obszaru HR, to optymalizacja czasu i kosztów”.