Kryzys gospodarczy, który mocno dotknął branżę motoryzacyjną na świecie, nie ominął także szwedzkiej spółki Plastal Holding AB. W marcu 2009 r. korporacja ogłosiła upadłość, co pociągnęło za sobą problemy należących do niej firm w innych krajach Europy, w tym także w Polsce.

Po ogłoszeniu upadłości likwidacyjnej Plastal Poland nie zaprzestał działalności. Wręcz przeciwnie, pod zarządem syndyka zakład nadal pracował pełną parą i wypracowywał zysk. Po blisko roku postępowanie likwidacyjne zostało zamienione na układowe, a znajdujący się obecnie w dobrej kondycji finansowej zakład poszukuje nowego inwestora.

Odwrotna konsolidacja

Jednym z ważniejszych wyzwań związanych ze zmianą struktury własnościowej i procesem uzdrowienia sytuacji było uniezależnienie się od poprzedniego właściciela także w warstwie systemów i rozwiązań IT. Dotychczas gliwicki Plastal korzystał z systemu SAP fizycznie zlokalizowanego we Włoszech, na platformie korporacyjnej.

Zmiany organizacyjne w firmie wymusiły potrzebę wydzielenia z korporacyjnego SAP osobnego systemu dedykowanego tylko dla polskiego przedsiębiorstwa.

Sławomir Spyt, Kierownik ds. Projektów SAP w Plastalu.

„Wcześniej dwie siostrzane spółki – polska i włoska jednostka gospodarcza Plastal – funkcjonowały w SAP pod jednym mandantem. W naszym przypadku takie rozwiązanie miało szereg wad. Wystarczy wspomnieć o braku autonomii, ograniczeniach w dewelopmencie czy trudnościach z pogodzeniem ze sobą dwóch różnych systemów prawnych sterujących procesami biznesowo-księgowymi” – skomentował Sławomir Spyt, Kierownik ds. Projektów SAP w Plastalu.

Ciągłość działania biznesu i bezpieczeństwo systemu

Jak podkreślił Sławomir Spyt: „Musieliśmy zaplanować projekt migracji tak, by był maksymalnie bezpieczny. W branży automotive nie może być mowy o niedostępności systemu ERP, która mogłaby spowodować przestoje w produkcji bądź w dostawach do klientów. Projekt migracji był trudny, ponieważ przypominał swego rodzaju operację na żywym organizmie. Nie zapominajmy, że w branży motoryzacyjnej większość procesów odbywa się według zasady just in time. Dodatkowo konieczne było skoordynowanie prac trzech zespołów: konsultantów włoskich, konsultantów BCC i własnego zespołu użytkowników kluczowych SAP”.

Wydzielenie systemu dla polskiej spółki Plastal wiązało się z jeszcze jednym wyzwaniem. „Nowy” system należało umieścić w bezpiecznym data center oraz zapewnić mu profesjonalną opiekę administracyjną. Gliwicka spółka, opierając się na wcześniejszych doświadczeniach oraz analizując oferty i możliwości firm mogących zapewnić odpowiedni poziom bezpieczeństwa i stabilności systemu, podjęła decyzję o skorzystaniu z hostingu i administracji systemami SAP w Centrum Outsourcingowym BCC.

„Potrzebowaliśmy rozwiązania, które w krótkim czasie pozwoli nam dysponować własnym systemem SAP, bez konieczności ponoszenia dodatkowych inwestycji w platformę. Zarazem rozwiązania, które przywróci wydajność systemu do należytego poziomu, przyczyni się do redukcji kosztów i które nie będzie nas w żaden sposób ograniczało w przyszłym rozwoju. Między innymi dlatego zdecydowaliśmy się na outsourcing w BCC” – powiedział Sławomir Spyt.

Plastal dostarcza plastikowe elementy wyposażenia aut – zderzaki, spoilery, fragmenty tapicerki itd. do samochodów różnych marek, produkowanych w fabrykach zlokalizowanych zarówno w Polsce, jak i wielu innych krajach Europy. Krótkie terminy realizacji zamówień, wysokie kryteria jakościowe i – co charakterystyczne dla branży – wymagania dotyczące czasów dostaw sprawiają, że sprawny i niezawodny system ERP jest kluczowym elementem procesu zapewnienia ciągłości działania biznesu firmy.

Z ziemi włoskiej do Polski

Upadłość grupy Plastal wymusiła potrzebę wydzielenia z włoskiego, centralnego SAP osobnego systemu dedykowanego tylko dla polskiego przedsiębiorstwa.

„Paradoksalnie upadłość przyspieszyła wiszący w powietrzu projekt migracji, przysparzając nam jednocześnie bardzo dużo pracy” – komentował Sławomir Spyt.

Projekt migracji przypominał operację na żywym organizmie. Nie zapominajmy, że w branży motoryzacyjnej większość procesów odbywa się według zasady just in time

 

Wymagania biznesowe związane głównie z możliwym okresem niedostępności systemu oraz dążeniem do minimalizacji ryzyka prowadzonego projektu, a równocześnie złożona architektura IT obejmująca wiele zintegrowanych systemów i duża baza danych były przyczyną podzielenia projektu migracji na kilka etapów projektowych.

„Pierwszy etap realizowaliśmy we współpracy z konsultantami włoskimi. Polegał on na wydzieleniu polskiej jednostki gospodarczej do odrębnego systemu, zainicjowaniu nowych połączeń OFTP z wszystkimi kontrahentami i przepięciu obiegów EDI-owych na nasz gliwicki Business Connector. Podczas realizacji tego etapu konieczna była również rekonfiguracja interfejsów obsługujących procesy biznesowe pomiędzy centralnym systemem SAP a systemami satelitarnymi. Drugi etap polegał na przeniesieniu wydzielonego już systemu z Włoch do Polski. Ze względów bezpieczeństwa nalegaliśmy na to, by początkowo system został przeniesiony na platformę takiego samego systemu operacyjnego i bazy danych jak w środowisku źródłowym. Po kilku tygodniach stabilnej pracy systemu w Polsce, BCC przystąpiło do ostatniego etapu projektu – migracji systemu SAP pracującego już w Centrum Outsourcingowym BCC na nową platformę sprzętową wraz ze zmianą platformy systemu operacyjnego.
Po kilkutygodniowych przygotowaniach sama migracja odbyła się podczas jednego z sierpniowych weekendów” – tak o migracji mówił Sławomir Spyt.

Etap pośredni

W Centrum Outsourcingowym BCC (aktualnie All for One Poland) została przygotowana platforma sprzętowa odpowiadająca tej, na której działał centralny system SAP grupy Plastal. Inżynierowie sieciowi BCC zapewnili komunikację nowego serwera z siedzibą Plastal w Polsce oraz systemami satelitarnymi.

Prowadzone prace wymagały, aby systemy satelitarne wykorzystywane w Polsce zostały zatrzymane. Administratorzy Plastal zablokowali również możliwość pracy użytkowników w źródłowym systemie SAP. Firma outsourcingowa obsługująca centralny system we Włoszech przygotowała kopię bezpieczeństwa systemu, która natychmiast po jej wykonaniu została przewieziona do Centrum Outsourcingowego BCC.

Proces odtworzenia systemu SAP nie polegał tylko na odtworzeniu binariów SAP i bazy danych z backupu. Przed odtworzeniem wykonano rekonfigurację źródłowego systemu operacyjnego, do którego konsultanci BCC nie mieli wcześniej dostępu. Dostosowania wymagały także skrypty wykorzystywane w Plastalu przy komunikacji interfejsowej odbywającej się na poziomie systemu operacyjnego.

Wszystkie wyżej opisane konfiguracje były wykonywane na bieżąco, a baza danych o rozmiarze ponad 1,3 TB była dostępna już w kilka godzin od rozpoczęcia odtwarzania. Po dostosowaniu konfiguracji językowych i parametrów technicznych nowego SAP ERP system został udostępniony do weryfikacji doświadczonemu zespołowi użytkowników kluczowych firmy Plastal w Polsce.

Następnie uruchomiono wszystkie interfejsy w systemie i wykonano konfiguracje niezbędne do działania wszystkich funkcjonalności, w tym także opartych na interfejsach do systemów zewnętrznych. W procesie włączania kolejnych funkcjonalności wszystkie napotkane problemy zostały rozwiązane, co pozwoliło na podjęcie decyzji o starcie produktywnym nowego rozwiązania.

Po udostępnieniu systemu użytkownikom końcowym w Plastal Polska nie pojawiło się ani jedno zgłoszenie problemów w pracy z SAP. Bardzo dobra znajomość systemu przez użytkowników kluczowych firmy Plastal, przygotowane szczegółowe scenariusze testów biznesowych oraz wspólna rekonfiguracja techniczna (obejmująca skopiowany system SAP oraz systemy satelitarne) sprawiły, że dla kilkudziesięciu użytkowników końcowych przeniesienie systemu było całkowicie transparentne.

W kolejnym kroku zostało utworzone oraz uruchomione środowisko testowo-rozwojowe systemu SAP.

Podnosimy poprzeczkę

Na uprzednio wykorzystywanej platformie sprzętowej w przypadku np. wymiany komponentów serwera niezbędna była przerwa technologiczna w pracy SAP. Priorytetem, jaki przyświecał procesowi migracji do konfiguracji docelowej, była minimalizacja ryzyka i czasu niedostępności systemu. Dlatego też podjęto decyzję, że docelowo system Plastalu zostanie przeniesiony na dostarczoną przez BCC platformę wysokiej dostępności – bezpieczniejszą i wydajniejszą od wcześniej stosowanego rozwiązania.

Zmiana platformy wymagała wykonania zestawu testów oraz wiązała się z koniecznością przeprowadzenia tej operacji przez kompetentnych i doświadczonych konsultantów. Proces wykonania kopii poprzez eksport/import danych z systemu źródłowego jest operacją wymagającą szczegółowego przetestowania na poziomie technicznym. W przypadku tak dużej bazy danych – ponad 1,3 TB – niezbędna była szczególna dbałość o jak najsprawniejsze przeprowadzenie operacji.

Warto zauważyć, że zgodnie z wymaganiami SAP bezpieczeństwo migracji powinny gwarantować kompetencje konsultantów poświadczone specjalnym certyfikatem SAP OS/DB Migration – a takie certyfikaty posiadają konsultanci basis Centrum Outsourcingowego BCC.

Na nową platformę sprzętową jako pierwszy został zmigrowany system testowy. W celu optymalizacji czasu przesyłania danych zdecydowano o równoległym eksporcie i imporcie danych. Taka technika jest rzadko stosowana w tego typu projektach. Jej wykorzystanie pozwoliło skrócić ten najdłuższy etap migracji prawie o połowę w porównaniu ze standardowymi metodami, gdy baza danych jest najpierw eksportowana do współdzielonej lokalizacji, a następnie po zakończeniu eksportu, importowana do nowego systemu SAP.

System nerwowy firmy

System SAP ERP jest swego rodzaju systemem nerwowym w firmie, spinającym wszelkie działania wewnętrzne i zewnętrzne. Uważam, że uniezależnienie się w warstwie rozwiązań informatycznych było nie tylko konieczne z powodów biznesowych, ale również czysto praktycznych. Migracja SAP umożliwiła zrestrukturyzowanie części naszych wewnętrznych procesów. Obecnie nie tylko sam system stał się wydajniejszy, ale także realizowane w nim procesy biznesowe lepiej przystają do warunków Plastal Polska. Dodatkowo pracownicy uczestniczący w projekcie zyskali dodatkową wiedzę o systemie, a użytkownicy – pełną swobodę w codziennej pracy. Jeżeli wewnętrznie SAP jest systemem nerwowym, zewnętrznie powinien być postrzegany jako komunikator spółki. Sprawny i wydajny SAP ERP pozwala nam efektywnie i przejrzyście zarządzać spółką oraz spełniać oczekiwania naszych kooperantów w zakresie jakości i terminowości dostaw.

Sebastian Madej, Dyrektor Plastal Polska

Na podstawie migracji systemu testowego został opracowany szczegółowy plan migracji technicznej dla systemu produktywnego. Tutaj, zgodnie z zaleceniami SAP AG, zostały przeprowadzone dwie migracje:

  • migracja testowa systemu produktywnego;
  • migracja produktywna systemu produktywnego.

Testowo zmigrowany system został odłączony w warstwie technicznej od systemów satelitarnych i udostępniony użytkownikom kluczowym Plastal do przeprowadzenia testów. Po pomyślnie zakończonych testach wspólnie z kierownikiem projektu w Plastal potwierdzono sprawdzony już plan migracji testowej dla migracji produktywnej. Aby podczas procesu migracji produktywnej uniknąć przestojów, które wynikały z potrzeby korekty „znanych” i zdiagnozowanych wcześniej problemóww SAP, skonfigurowano stosowany w Centrum Outsourcingowym BCC system monitoringu, tak aby powiadomienie o zaistnieniu problemu było wysyłane do administratorów natychmiast po zajściu, za pośrednictwem wiadomości SMS. W ten sposób informacja o każdym zgłoszeniu trafiała do konsultantów najpóźniej minutę po wystąpieniu błędu. W ciągu kolejnych kilku minut problem był już rozwiązywany.

Dzięki dokładnemu monitoringowi migracji oraz wykonanym optymalizacjom w zakresie strojenia baz danych możliwe było oddanie systemu do testów już trzy godziny przed planowanym terminem zakończenia prac. Bezpośrednią konsekwencją skrócenia tego procesu było uzyskanie dodatkowego czasu na przeprowadzenie przez użytkowników kluczowych Plastal wszystkich scenariuszy testowych. W następnej kolejności uruchamiano wszystkie interfejsy, potwierdzając poprawność ich działania w warstwach technicznej i aplikacyjnej.

Przygotowanie platformy sprzętowej w Centrum Przetwarzania Danych BCC (aktualnie All for One Poland) i opracowanie szczegółowych scenariuszy migracji i testów, które miały dać gwarancję poprawności przeprowadzenia procesu migracji, zajęło kilka tygodni. Krótkie okno czasowe przeznaczone na migrację – zaledwie dwa dni – wynikało z wymagań biznesu. W firmie, która kontraktuje dostawy i odbiór towarów z dokładnością JIT, niemożliwa była dłuższa niedostępność systemu.

Wykonanie migracji w tak krótkim czasie było możliwe dzięki zastosowaniu dedykowanych narzędzi skonfigurowanych specjalnie do przeprowadzenia tego procesu w Plastalu. Niebagatelne znaczenie miały również wykraczające poza wiedzę dotyczącą środowisk SAP kompetencje konsultantów zaangażowanych w przeprowadzenie projektu, a także ścisły, profesjonalny nadzór nad procesem ze strony firmy Plastal prowadzony przez Kierownika Projektu oraz kompetencje kluczowych użytkowników systemu.

6 x szybciej

Kolejne dni po migracji potwierdziły, że testy i cały proces migracji zostały przeprowadzone profesjonalnie i zgodnie z oczekiwaniami. Użytkownicy nie zgłaszają uwag co do jakości „nowego” systemu produktywnego SAP, a codzienna praca w nim przebiega płynnie. Istnieje tylko jeden aspekt całego projektu wyraźnie zauważalny przez użytkowników – zmiana czasu odpowiedzi systemu. Poprzednio system SAP pracował z prędkością dającą średni czas odpowiedzi na poziomie około 3 sekund, obecnie ten sam system daje odpowiedzi w czasie krótszym niż… pół sekundy.

Plastal Poland działa w Gliwicach od 10 lat, na terenie Katowickiej Specjalnej Strefy Ekonomicznej. Ponadto ma dwa zakłady produkcyjne w Swarzędzu i Poznaniu. Zakład powstał jako oddział szwedzkiej grupy przemysłowej, która ostatnio nosiła nazwę Plastal Holding AB. Zatrudnia ponad 700 osób, wytwarzając elementy wyposażenia samochodów z tworzyw sztucznych, m.in. zderzaki, spoilery, kokpity, elementy plastikowej tapicerki, nakładki progów itp. do samochodów największych światowych producentów, takich jak: Fiat, GM, VW, Ford, Audi, BMW, Mini oraz Jaguar.