Integracja BeeOffice i SAP HR

Phoenix Contact Wielkopolska, zwiększając z roku na rok zatrudnienie, coraz bardziej odczuwało potrzebę prostego i łatwego w obsłudze narzędzia do obsługi spraw kadrowych, najlepiej zintegrowanego z firmowym systemem SAP. Wybór padł na BeeOffice – przyjazne i intuicyjnie rozwiązanie, które ułatwia pracę nie tylko pracownikom działu HR, ale wszystkim pracownikom firmy, którzy z niego korzystają.

Po pierwsze – dostosowanie do potrzeb klienta

Każda firma posiada swoją specyfikę, dlatego ważne jest, żeby oferowane narzędzie było elastyczne i miało możliwość dostosowania do konkretnych oczekiwań klienta. Tylko wtedy będzie realną korzyścią. Dlatego dostarczone przez SNP (aktualnie All for One Poland) rozwiązanie składa się z:

• dedykowanej instalacji portalu BeeOffice,
• specjalnie dla Phoenix Contact Wielkopolska rozwiniętych funkcji BeeOffice w zakresie urlopów, delegacji i wniosków HR
• interfejsów z systemem SAP HR.

Platforma zainstalowana jest u klienta w modelu on-premise.

Okno portalu BeeOffice w Phoenix Contact Wielkopolska

Urlop ważna sprawa

Moduł Urlopów BeeOffice umożliwia obsługę całego procesu – począwszy od złożenia wniosku urlopowego przez pracownika, przez akceptację przełożonego, po kontrolę wykorzystania urlopów – całkowicie online, bez dokumentów papierowych. Dane o urlopach są dostępne dla wszystkich uprawnionych. Każdy pracownik może szybko sprawdzić, ile urlopu i jakiego typu już wykorzystał, a ile dni wolnego pozostało mu do dyspozycji.

Eliminacja wniosków papierowych i składanie ich tylko poprzez portal porządkuje obieg dokumentów. Wszystko znajduje się w jednym miejscu, nie ma możliwości zagubienia wniosku. Składanie wniosków online jest też wygodne dla pracowników, nie trzeba drukować, wypełniać i przekazywać przełożonemu, a następnie czekać na jego podpis. Pracownik jest powiadomiony automatycznie mailem, gdy przełożony zatwierdzi urlop.

Podczas wprowadzania wniosku urlopowego zarówno pracownik (wnioskujący o dni wolne), jak i przełożony (akceptujący nieobecność) widzą w BeeOffice podgląd kalendarza urlopowego innych osób w zespole. Dzięki temu łatwo można zweryfikować, czy obsada poszczególnych stanowisk będzie wystarczająca, czy zbyt wiele osób nie weźmie dni wolnych w tym samym terminie.

Dzięki integracji z SAP HR automatycznie pobierane są do BeeOffice limity urlopów, struktura organizacyjna i dane pracowników, harmonogram czasu pracy (np. dla pracowników produkcyjnych jest to praca na 3 zmiany, również w dni wolne). Zatwierdzone wnioski urlopowe zaś trafiają automatycznie do SAP HR. Nie trzeba ponownie wpisywać danych, co oszczędza czas i znów eliminuje błędy ludzkie, które zawsze mogą się zdarzyć.

Plan urlopów w formie przejrzystej tabelki – możliwość planowania urlopów na dowolny czas naprzód, wyświetlanie aktualnego planu urlopów przez wszystkich uprawnionych (np. przełożony widzi plan urlopów całego zespołu)

W delegację czas ruszyć…

Funkcjonalność Delegacji skupia się wokół samoobsługowego formularza dostępnego online dla pracownika, przełożonego i księgowości. W tym jednym miejscu odbywa się cały proces planowania podróży służbowej, rozpatrywania przez przełożonego oraz rozliczania kosztów. Formularz delegacji umożliwia przypisanie procentowe kosztów delegacji do odpowiednich miejsc powstawania kosztów, np. projektów.

Przed zaplanowaną podróżą, formularz jest traktowany jako „polecenie wyjazdu służbowego” – pracownik wypełnia miejsce rozpoczęcia i miejsce docelowe podróży, planowane terminy i ewentualnie wnioskuje o zaliczkę. Taki wniosek trafia do przełożonego do akceptacji oraz – w przypadku zaliczki – również do księgowości. W terminarzu pracownika w BeeOffice dni są odpowiednio wyróżnione, tak aby inne osoby były uprzedzone o nieobecności w miejscu pracy.

Po powrocie z delegacji pracownik uzupełnia formularz o faktycznie poniesione koszty, może dołączyć skany faktur i inne konieczne pliki. Następnie wniosek znów trafia do zatwierdzenia do odpowiedniej osoby. Po uzyskaniu koniecznych akceptacji formularz staje się podstawą do wypłacenia zwrotu kosztów delegacji pracownikowi. Zatwierdzona delegacja również trafia automatycznie do firmowego systemu SAP HR, poprzez interfejs.

Formularz delegacji – jedno miejsce dla wszystkich informacji, załączników i rozliczeń

Jeśli nie druki, to co?

Obsługa wniosków HR to nie tylko usprawnienie dla pracowników, którzy nie muszą już wypełniać dużej ilości druków, ale również oszczędność czasu pracowników działu HR. Zależnie od wybranego typu wniosku, jest on przekazywany do odpowiedniego specjalisty w dziale HR (kadry, płace lub rejestracja czasu pracy). Dzięki uporządkowaniu obiegu dokumentów w ramach „workflow” zarząd firmy, może w każdej chwili ustalić jak dużo wniosków danego rodzaju jest zgłaszanych i jak duże jest obciążenie poszczególnych osób ich przetwarzaniem.

Na chwilę obecną mogą korzystać z ok. 30 rodzajów wniosków, w tym np.: wniosek o zmianę danych o koncie bankowym, wniosek o zarejestrowanie członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego, wniosek o wykonywanie pracy zdalnej, o zasiłek opiekuńczy czy przystąpienie do ubezpieczenia zbiorowego. Dzięki mechanizmom konfiguracji BeeOffice nowe rodzaje wniosków mogą być definiowane samodzielnie przez Phoenix Contact Wielkopolska – rodzaj wniosku, szablon tekstu do wpisania przez pracownika lub załączniki niezbędne do wypełnienia podczas składania wniosku.

Przykładowy wniosek HR – o zarejestrowanie członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego

Integracja z SAP

Kluczowym elementem pakietu BeeOffice jest możliwość integracji z istniejącymi w firmie systemami, w tym z HR. W ten sposób BeeOffice stał się naturalnym uzupełnieniem i dopełnieniem istniejących już rozwiązań IT. Integracja pozwala pracować firmie z jednolitą bazą danych w różnych narzędziach lub tworzyć jedną platformę współpracy, automatyzując przepływ informacji między różnymi systemami.

W Phoenix Contact Wielkopolska dzięki integracji z SAP HR automatycznie zaciągane są limity urlopów, struktura organizacyjna i dane pracowników oraz harmonogramy czasu pracy. Zatwierdzone wnioski urlopowe zaś trafiają automatycznie do SAP HR, gdzie trafiają również zatwierdzone delegacje. Nie trzeba ponownie wpisywać danych, co oszczędza czas i eliminuje błędy ludzkie, które zawsze mogą się zdarzyć.

Działanie interfejsu można monitorować dzięki liście komunikatów wysłanych/otrzymanych z SAP. W razie nietypowych sytuacji/błędów (np. rozbieżność w konfiguracji, po dodaniu nowego rodzaju urlopu) można w prosty sposób z poziomu BeeOffice wywołać ponowne wysłanie komunikatu.

Rafał Konopka, Dyrektor finansowy, ‎Phoenix Contact Wielkopolska

Efekt skali
Jesteśmy firmą nowoczesną, która korzysta z najnowszych rozwiązań informatycznych po to, aby usprawnić pracę  i zoptymalizować przebiegi. W sytuacji, gdzie nasze dotychczasowe rozwiązania nie zapewniały pełnej obsługi, zdecydowaliśmy się na BeeOffice. Obecnie korzysta z niego w Phoenix Contact Wielkopolska 2400 pracowników. Przy takiej skali, stopień usprawnienia pracy działu HR jest znaczny. Zdecydowanie mniej telefonów, maili, drukowanego papieru. Pracownicy HR mogą skupić się na swojej pracy. Dane pobierane są automatycznie z SAP HR, zatem nie ma zagrożenia popełnienia błędów przy naliczaniu urlopów.
Rafał Konopka, Dyrektor finansowy, ‎Phoenix Contact Wielkopolska

Alicja Fogel, Kierownik Działu Kadr i Płac, ‎Phoenix Contact Wielkopolska

Proste i dobre rozwiązanie
Na co dzień pracujemy w systemie SAP. Jednak SAP HR nie posiada takich funkcjonalności, jak online-owe wnioski urlopowe. Strawa wydawać by się mogła mało istotna, jednak jeśli pracowników jest w firmie dużo, zaczyna to stanowić utrudnienie w pracy HR. Podobnie jak obsługa delegacji i wnioski HR-owe, których w firmach jest bardzo wiele. Potrzebowaliśmy narzędzia, które byłoby proste w obsłudze dla użytkowników końcowych, ale zawierającego wszystkie potrzebne dla nas funkcje. Ważna była również możliwość integracji tego narzędzia z naszym firmowym SAP HR, aby nie powielać danych w dwóch miejscach.
BeeOffice okazał się tym, czego szukaliśmy. Elastyczne narzędzie, które łatwo można było dostosować do naszej specyfiki, nie wymagające skomplikowanego, długotrwałego wdrożenia. Dzięki niemu, pracownicy Phoenix Contact Wielkopolska mogą załatwić sprawy kadrowe w dowolnej porze i z dowolnego miejsca na świecie, z poziomu przeglądarki internetowej.
Alicja Fogel, Kierownik Działu Kadr i Płac, ‎Phoenix Contact Wielkopolska