Edistrada

Od 2012 roku Phoenix Contact korzysta z platformy Edistrada do wymiany dokumentów elektronicznych ze swoimi kontrahentami zgodnie ze standardem EDI (Electronic Data Interchange). Za pośrednictwem Edistrady Phoenix Contact otrzymuje od swoich klientów dokumenty typu zamówienie, a następnie odpowiada dokumentami typu potwierdzenie zamówienia, awizo dostawy i faktura.

Rosnąca sieć powiązań

Plan uruchomienia komunikacji EDI w Phoenix Contact zakładał iteracyjne podejście do projektu, zaczynając od pilotażowych połączeń z kluczowymi, strategicznymi klientami. To zresztą często obierana droga w tego typu przedsięwzięciach. W pierwszej kolejności połączenie z Phoenix Contact poprzez Edistradę zostało zrealizowane z firmami CP Trade i Eltron.

„Rozpoczęliśmy budowanie połączeń elektronicznej wymiany dokumentów od kontrahentów, z którymi mamy bardzo dobre relacje, którzy podobnie jak my dostrzegają korzyści z automatyzacji procesów biznesowych” – mówi Grzegorz Dobry, Office Sales Manager w Phoenix Contact. Dodatkowym wyzwaniem w projekcie była konieczność połączenia z systemami Phoenix Contact działającymi na serwerach zlokalizowanych w Niemczech, gdzie mieści się centrala grupy. Nie spowodowało to jednak żadnych komplikacji – prace projektowe przebiegły sprawnie i zakończyły się uruchomieniem wymiany dokumentów zgodnie z harmonogramem i budżetem projektu.

Decyzja o podłączeniu kolejnych kontrahentów zapadła bardzo szybko i uruchomione zostały kolejne połączenia, m.in. z firmą Alfa Elektro – jednym z liderów rynku dystrybucji artykułów elektrotechnicznych w Polsce. Alfa Elektro zdecydowała się skorzystać z usług BCC (od aktualnie All for One Poland)) jako operatora EDI ze względu na możliwość zestawienia połączenia działającego w pełni online, co jest rzadko oferowaną opcją na rynku dostawców usług EDI. Dzięki temu dokumenty, które są wysyłane przez Alfę Elektro lub do niej adresowane, nie muszą być przed przesłaniem do Edistrady nigdzie zapisywane. To sprawia, że połączenie działa szybciej i mniej awaryjnie niż w przypadku usług innych dostawców. Alfa Elektro również szybko dostrzegła korzyści ze współpracy z BCC, rozszerzając ją o usługi dostępu do portalu EDI oraz archiwum e-faktur.

Faktury szybciej i zgodnie z prawem

Wprowadzenie procesu elektronicznej wymiany dokumentów w Phoenix Contact miało na celu przede wszystkim zastąpienie wymiany dokumentów papierowych i umożliwienie uzyskania wszystkich idących za tym korzyści oraz zniesienie ograniczeń typowych dla komunikacji tradycyjnej. Pierwszą odczuwalną zmianą było znaczne przyspieszenie procesu. „Obecnie dokumenty przychodzące trafiają w jedno miejsce, omijamy procedury zbierania ich z różnych skrzynek mailowych czy faksów. Ma to decydujące znaczenie dla przyspieszenia procesu realizacji zamówień.

W przypadku dystrybucji faktur omijamy czasochłonne i kosztowne czynności związane z przygotowaniem przesyłek pocztowych. Nie ma też opóźnień, które wnosi klasyczna korespondencja za pośrednictwem poczty czy firm kurierskich. Dzięki EDI zyskujemy cenne dni – zarówno w przyjmowaniu zamówień, jak i w realizacji płatności za nie” – mówi Grzegorz Dobry.

Korzystając z nowej drogi dotarcia do producenta, zamówienie nie trafia z systemu informatycznego na papier, w kopertę i do kuriera dostarczającego towar, ale jest przekazywane za pomocą interfejsu elektronicznego z systemu zamawiającego do systemu producenta. Czas realizacji takiego procesu może być skrócony nawet do ułamków sekundy. Podobnie sprawa ma się z komunikacją w drugą stronę – faktura zamiast na drukarkę, jest przesyłana z systemu w bezpieczny i zgodny z prawem sposób bezpośrednio do systemu adresata – i tutaj również ograniczenia w czasie dostarczenia zostają wyeliminowane.

Grzegorz Dobry, Office Sales Manager, Phoenix Contact

Znaczne przyspieszenie dostarczenia faktury oraz informacja o odebraniu dokumentu przez odbiorcę ma również pozytywny wpływ na cashflow w organizacji – jest mniej faktur, które nie docierają do adresata

Faktury są szczególnym przykładem dokumentów elektronicznych, ponieważ możliwość realizacji ich wymiany drogą elektroniczną jest obostrzona dodatkowymi wymaganiami prawnymi. Chodzi tu przede wszystkim o zapewnienie autentyczności i integralności treści dokumentu, czyli potwierdzenie nadawcy dokumentu oraz zabezpieczenie przesyłanych danych przed zmianą. Realizowana za pośrednictwem Edistrady komunikacja zgodna ze standardem EDI jest wskazana wprost w przepisach jako forma przekazywania faktur elektronicznych, gwarantująca integralność i autentyczność przesyłanego dokumentu.

Bezpieczne archiwum dokumentów

Życie dokumentu papierowego nie kończy się w chwili jego wysłania. Dokument taki musi zostać również zarchiwizowany i przechowywany przez okres wymagany prawnie (w przypadku e-faktur jest to 5 lat, licząc od końca roku złożenia zeznania). Przy tradycyjnej metodzie dochodzi zatem konieczność utrzymywania i zarządzania archiwum dokumentów. Na szczęście ten element może zostać również zdigitalizowany. Jednym z opcjonalnych komponentów platformy Edistrada jest archiwum faktur elektronicznych, które zdejmuje z kontrahentów obowiązek przechowywania dokumentów u siebie.

Zarówno archiwum e-faktur, jak i serwery Edistrady utrzymywane są w All for One Data Centers, gdzie opiekę nad systemami sprawują wysokiej klasy specjaliści. „Operator elektronicznej wymiany dokumentów nie jest w żadnej mierze wirtualny – mieliśmy okazję przeprowadzić audyt All for One Data Centers, w którym działają serwery Edistrady, i musimy przyznać, że jesteśmy pod dużym wrażeniem profesjonalizmu realizacji usługi. Zastaliśmy profesjonalne centrum przetwarzania danych, spełniającego wszelkie normy i opatrzone niezbędnymi certyfikatami. Kwestie bezpieczeństwa i zapewnienie ciągłości działania usługi są dla nas bardzo ważne, dlatego zwracamy na to szczególną uwagę” – mówi Grzegorz Dobry.

Wszystko w portalu

Dostęp do archiwum dokumentów elektronicznych może być realizowany poprzez portal internetowy, będący kolejnym elementem składowym pakietu usług Edistrada, który odpowiada wymaganiom prawnym w zakresie przekazywania faktur elektronicznych. Za pomocą portalu może zostać zrealizowany warunek zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej dostępu na żądanie do repozytorium faktur elektronicznych.

Wykorzystanie portalu znacznie ułatwia zarządzanie komunikacją elektroniczną. Głównym wyróżnikiem portalu internetowego wykorzystywanego przez Edistradę jest intuicyjna obsługa oraz bardzo duża szybkość działania.
Grzegorz Kupczak, Dyrektor ds. Elektrotechniki, Alfa Elektro

Dostęp do archiwum dokumentów elektronicznych może być realizowany poprzez portal internetowy, będący kolejnym elementem składowym pakietu usług Edistrada

Błędy w komunikacji elektronicznej to zjawisko występujące dużo rzadziej niż w procesie tradycyjnej wymiany dokumentów, gdzie dokument po drodze z systemu do systemu przechodzi przez wiele rąk. System jest jednak tak mocny, jak jego najsłabsze ogniwo, dlatego obsłudze tych błędów należy również poświęcić uwagę.

„Wykorzystanie portalu znacznie ułatwia zarządzanie komunikacją elektroniczną. Za pomocą przeglądarki internetowej można w nim śledzić wszystkie dokumenty związane m.in. z danym zamówieniem takie jak potwierdzenia oraz faktury. Głównym wyróżnikiem portalu internetowego wykorzystywanego przez Edistradę jest intuicyjna obsługa oraz bardzo duża szybkość działania" podkreśla Grzegorz Kupczak, Dyrektor ds. Elektrotechniki w Alfa Elektro.

Filip Bochenek, Dyrektor Handlowy w CP Trade, uzupełnia: „Informacja w stylu: ‘wystąpił błąd 0002’ nic nie mówi użytkownikowi. W portalu Edistrada możemy dokładnie prześledzić kroki procesu i jeżeli wystąpi błąd, mamy jasno wskazane, czy dokument ma błąd w strukturze, czy też wystąpił problem z połączeniem. Dzięki temu można od razu określić, czy akcje korygujące powinien podjąć nadawca, odbiorca czy dostawca usługi. Usprawnia to wyraźnie reagowanie na nieprzewidziane sytuacje i komunikację między kontrahentami przy rozwiązywaniu problemów, tym bardziej że informacja taka może trafić również na wybrany adres e-mail, wskazując np. dokładne miejsce wystąpienia błędu w pliku”.

W portalu Edistrada możemy dokładnie prześledzić kroki procesu i jeżeli wystąpi błąd, mamy jasno wskazane, czy dokument ma błąd w strukturze, czy też wystąpił problem z połączeniem.
Filip Bochenek, Dyrektor Handlowy w CP Trade

Niższe koszty, mniejsza czasochłonność

„Wszystkie te benefity przekładają się pośrednio lub bezpośrednio na ograniczenie kosztów” – podkreśla Grzegorz Dobry. – „Najłatwiej zmierzyć oczywiście koszt związany z obsługą przesyłki dokumentu, a więc papier, wydruk i koszty wysyłki. Na tym jednak nie koniec, ponieważ zmniejszyła się też znacznie pracochłonność obsługi takiego procesu, i to zarówno po stronie nadawcy, jak i odbiorcy dokumentu. Czas poświęcony na wielokrotne wprowadzanie danych dokumentu do systemów oraz czas na zarządzanie korespondencją czy archiwum dokumentów jest teraz pożytkowany na bardziej ambitne zadania, a obsługa procesu zarówno po stronie biznesu, jak i IT jest mniej angażująca dzięki automatyzacji, outsourcingowi usługi i ograniczeniu błędów. Znaczne przyspieszenie dostarczenia faktury oraz informacja o poprawnym odebraniu dokumentu przez odbiorcę ma również pozytywny wpływ na cashflow w organizacji – jest mniej faktur, które nie docierają do adresata, a w przypadku błędu w komunikacji dowiadujemy się o tym od razu”.

Kroki przetwarzania dokumentu wraz z informacją o statusie

Każdy przesłany elektronicznie dokument to przynajmniej kilka złotych oszczędności. Jeżeli firma wysyła w miesiącu kilkaset dokumentów, to oszczędności idą w tysiące złotych. Wśród naszych klientów są też firmy, które wysyłają dziesiątki, a nawet setki tysięcy dokumentów miesięcznie i tym samym oszczędzają setki tysięcy złotych, i to w skali miesiąca! To nie wszystkie korzyści z Edistrady.

Automatyzacja i zapis danych o komunikacji w formie elektronicznej otwiera również drogę do możliwości analizy tych danych i budowania nowych narzędzi, jak np. portale typu SelfCare czy platformy B2B – a za tym uzyskania dalszych korzyści. Uruchomienie elektronicznej wymiany dokumentów też jest idealnym przykładem działania ekologicznego, nie ma tutaj przegranych – zyskują wszyscy.

Historia powiązanych dokumentów (ew. można usunąć, jak zabraknie miejsca

Krok po kroku

Rekomendowaną praktyką wdrażania platform EDI jest podejście etapowe. Warto w tego typu projektach zdefiniować grupę wybranych partnerów biznesowych i zweryfikować działanie usługi razem z nimi, dopiero w kolejnym etapie należy objąć zakresem usługi wszystkich kontrahentów i pomyśleć o implementacji wyszukanych funkcjonalności. Pozwoli to sprawdzić, jakie wyzwania można napotkać, łącząc system informatyczny z operatorem EDI, oraz potwierdzić skuteczność samej platformy pośredniczącej.

Wybrana platforma powinna pozwolić na konfigurację bezpiecznego i uniwersalnego połączenia, które następnie będzie mogło być wykorzystywane z kolejnymi kontrahentami, bez wielokrotnego ponoszenia nieuzasadnionych kosztów przez kontrahentów już przyłączonych. Bardzo istotnym elementem jest też możliwość weryfikacji statusu przesyłanego dokumentu, np. w portalu internetowym, oraz szczegółowe raportowanie błędów.

Z punktu widzenia dostawcy usług EDI takie podejście przy wdrożeniu w nowej branży jest również korzystne – pozwala zrozumieć jej specyfikę. Pierwsza grupa firm z branży elektrotechnicznej objęta usługą Edistrady dostarczyła nam wielu cennych spostrzeżeń, które wykorzystujemy w kolejnych implementacjach. Podobne zależności widzimy także w innych branżach.

W założeniu komunikacja działająca według określonego standardu, np. EDIFACT, nie powinna być zależna od branży kontrahentów, jednak często wykorzystanie standardu ma swoją specyfikę w danej gałęzi biznesu czy na terenie wybranego państwa. Edistrada jest przygotowana na to, żeby takie specyficzne zależności uwzględniać, zwracając szczególną uwagę na to, żeby skala dostosowań systemu nie wpływała negatywnie na wydajne działanie całej usługi. Jest to możliwe dzięki dobrze przemyślanej architekturze platformy, która zbudowana jest tak, aby zapewnić maksymalną elastyczność w odzwierciedleniu procesów biznesowych naszych klientów. W ten sposób możliwe jest uwzględnianie zmian w standardzie, naturalnych dla danego klienta, oraz rozszerzanie funkcjonalności na prośbę klienta przy zachowaniu rozsądnych kosztów.

Elastycznie dla dużych i małych

BCC (aktualnie All for One Poland) ma duże doświadczenie z procesami EDI, zbierane latami, początkowo głównie jako integrator systemów SAP. Od wczesnych projektów EDI w Polsce budujemy interfejsy z systemem, tworzymy mapy translacji, piszemy programy do komunikacji, konektory do SAP-a, a także wykorzystujemy gotowe platformy integracyjne SAP i rozszerzamy ich funkcjonalności. Mamy wiedzę o procesach EDI z punktu widzenia systemu, a więc klienta. Współpracowaliśmy przy tym z wieloma różnymi operatorami EDI w Polsce i na świecie i mieliśmy okazję poznać różne platformy integracyjne oraz zmierzyć się wspólnie z wieloma problemami.

Przed przystąpieniem do tworzenia własnej platformy integracyjnej dokonaliśmy gruntownej analizy możliwości wykorzystania dostępnych wówczas na rynku narzędzi i usług, co pozwoliło nam zgromadzić zestaw najczęstszych bolączek we wdrożeniu i utrzymaniu działania procesów EDI. Słyszeliśmy o problemach kontrahentów w dostosowaniu dokumentów elektronicznych do standardu oraz braku elastyczności dostępnych na rynku usług.

Takie podejście ze strony operatorów EDI jest poniekąd zrozumiałe – najlepiej żeby wszyscy korzystali z jednego standardu. Zamyka to jednak drogę do uruchomienia komunikacji elektronicznej (w jakiejkolwiek formie) wielu mniejszym firmom, dla których dostosowanie swoich systemów informatycznych jest dużym kosztem, którego nie uzasadnia skala komunikacji z kontrahentami.

Zdecydowaliśmy się zatem na zapewnienie szerokiego wachlarza możliwości połączenia, tak aby każdy z kontrahentów naszego klienta był w stanie uruchomić komunikację elektroniczną, jeżeli nie zgodną ze standardem EDI, to chociaż w oparciu o portal internetowy czy nawet usługę e-mail. Rekomendujemy oczywiście utworzenie połączenia online z Edistradą, najlepiej w oparciu o usługi sieciowe REST, tak aby w komunikacji nie było zbędnych opóźnień oraz by lepiej działały informacje o statusach i błędach.

Możliwość przygotowania takiego połączenia budzi zainteresowanie wielu firm, szczególnie takich, które dysponują rozwiązaniami informatycznymi wysokiej klasy i mają własny zespół specjalistów IT. Jednak tam, gdzie systemy mają swoje ograniczenia, możliwa jest komunikacja w oparciu o interfejsy plikowe, a nawet dokumenty w plikach Excel przesłane e-mailem.

Obok elastyczności przewagą platformy Edistrada jest jej niski koszt – zarówno w odniesieniu do wdrożenia, jak i utrzymania. Naszym celem jest zachęcenie możliwie dużej liczby klientów do uruchomienia testowego połączenia, tak by sieć relacji biznesowych stopniowo była odzwierciedlana w sieci połączeń EDI.

Na przykład w branży elektrotechnicznej każdy z podłączonych początkowo kontrahentów obecnie łączy się niezależnie z kolejnymi. Jak się okazuje, partnerzy biznesowi firm z pierwszej grupy wdrożeń mają też relacje biznesowe między sobą, np. kupują komponenty elektrotechniczne, z których składają swoje produkty, następnie sprzedają je dystrybutorom, a ci z kolei mają w swojej ofercie również same komponenty.

W ten sposób Phoenix Contact, który początkowo wysyłał za pośrednictwem Edistrady kilkadziesiąt dokumentów miesięcznie, stopniowo zwiększał zakres komunikacji, tak że obecnie wysyła ich tysiące.