Orbico to największy w Europie dystrybutor szerokiego portfolio towarów konsumpcyjnych, głównie FMCG. Przez lata firma z centralą w Chorwacji rozrastała się poprzez akwizycję wiodących lokalnych spółek w regionie Europy Środkowej i Wschodniej o podobnym profilu działania. Zaletą takiego modelu biznesowego jest szybkie zdobywanie nowych rynków dzięki silnej lokalnej pozycji nowej spółki. Jednak są też pewne wady. Działające dotychczas niezależnie podmioty nie tak łatwo podporządkować korporacyjnemu modelowi biznesowemu. Z pewnością wadą jest brak jednolitych narzędzi informatycznych do zarządzania i raportowania.
Nie zawsze daleko posunięte ujednolicenie procesów biznesowych i systemów informatycznych jest najlepszą opcją, szczególnie w branży dystrybucyjnej, gdzie znajomość lokalnych rynków, dobrze rozwinięta sieć sprzedaży i dystrybucji, a także kontakty mają kluczowe znaczenie. Jeśli spółki w poszczególnych krajach działają efektywnie i z zyskiem – po co to zmieniać?
SAP dla Słowenii, Polski i Chorwacji
Grupa Orbico dąży do ujednolicenia systemów do zarządzania i uzyskania spójnej platformy informatycznej w oparciu o systemy SAP. Pierwszą próbą było wdrożenie SAP ERP w Słowenii. W kolejnym kroku, w 2018 r. firma zrealizowała wspierane przez All for One Poland (wcześniej SNP) wdrożenie SAP ERP w polskiej spółce grupy. Zakres projektu obejmował finanse i kontroling, gospodarkę materiałową, sprzedaż i dystrybucję oraz SAP Process Orchestration. Ten ostatni element jest szczególnie ważny z uwagi na dużą liczbę innych składowych w firmowym pejzażu systemów, dla których należało zbudować interfejsy do wymiany danych z/do SAP. Są to przede wszystkim: mobilna aplikacja dla sprzedawców i działających w terenie przedstawicieli handlowych, system magazynowy, system wspierający sprzedaż detaliczną (Retail) oraz platforma do sprzedaży B2B.
Dobra ocena współpracy z All for One Poland zaowocowała podobnym projektem, tym razem dla linii biznesowej dystrybucji FMCG w spółce chorwackiej, w latach 2019-2021. Zakres modułowy prac w SAP był taki sam, w dużej mierze wykorzystano doświadczenia i elementy wdrożenia z Polski, dostosowując rozwiązanie do lokalnych potrzeb. Zbudowano także interfejsy wymiany danych z innymi systemami działającymi w Orbico Chorwacja.
Kluczowa elastyczność
Nasza współpraca rozpoczęła się dla już w 2016 r., ale zintensyfikowała w 2018, po wygranym przez All for One Poland przetargu na głównego partnera SAP do wdrożeń w Grupie Orbico. Od tego czasu wspólnie zakończyliśmy trzy duże wdrożenia. W tym roku zakończymy kolejne oraz kilka mniejszych, ale równie ważnych projektów. Po pierwszych niezbędnych synchronizacjach nasza współpraca przebiegała bezproblemowo.
W branży dystrybucyjnej, która jest bardzo dynamiczna i czasami zależna od planów stron zewnętrznych, elastyczność jest kluczowym czynnikiem sukcesu. Obejmuje to częste zmiany planów, korekty priorytetów i gotowość do wykonywania szybkich ruchów. All for One dotrzymuje nam kroku. Doceniamy ich elastyczność i zaangażowanie.
Mamy nadzieję na dalszą dobrą współpracę i wiele pomyślnie zakończonych projektów w przyszłości.
Arno Smolic, IT Director, Orbico Group
W Bułgarii – S/4
Kolejnym krajem, w którym był planowany rollout SAP, była Bułgaria. Jednak zmieniły się okoliczności. Producent systemu SAP ogłosił zakończenie wsparcia dla wersji SAP ERP ECC. Datę zakończenia co prawda kilkukrotnie przesuwano (obecna data zakończenia wsparcia dla wersji ECC to 2027), jednak oczywiste stało się, że duży i kosztowny projekt wdrożenia systemu z krótką datą przydatności jest po prostu nieracjonalny.
Dlatego w Orbico podjęto decyzję o wdrożeniu w Bułgarii systemu w nowej wersji – SAP S/4HANA. Jednocześnie przygotowane rozwiązanie miało stać się wzorcem korporacyjnym i podstawą rolloutów S/4 do kolejnych krajów – przynajmniej w zakresie podobnych procesów biznesowych. Autonomia lokalnych podmiotów będzie nadal zachowania i założono, że różnice wynikające ze specyfiki biznesu w poszczególnych krajach będą w kolejnych rolloutach respektowane.
Projekt w Bułgarii realizowano w latach 2020-2022, także tym razem wspólnie z All for One Poland. Zaangażowanie tego samego partnera pozwoliło wykorzystać doświadczenia konsultantów wdrożeniowych zaangażowanych w prace w Polsce i Chorwacji oraz ich znajomość specyfiki biznesowej Orbico. W projekcie wykorzystano znaczną część koncepcji i rozwiązań wcześniej wdrożonych w tych krajach, jednak ze względu na duże różnice biznesowe w poszczególnych podmiotach nie zdecydowano się na typowy projekt migracyjny z SAP ERP do S/4.
Dobre praktyki budowania wzorca
W tworzeniu rozwiązania SAP, które ma posłużyć za wzorzec dla innych podmiotów, istotną fazą jest zdefiniowanie i opisanie procesów oraz rozwiązań wspólnych dla wszystkich spółek (baseline) oraz specyficznych tylko dla danego podmiotu, o których wiadomo, że będą przebiegać inaczej w innych spółkach (gaps). Ich identyfikacja wymaga dużego doświadczenia we wdrożeniach SAP, jak i znajomości biznesu. Dlatego dużym ułatwieniem był fakt, że w bułgarskim projekcie spotkali się ci sami konsultanci All for One Poland i specjaliści IT/SAP z Orbico, którzy brali udział w pracach w spółkach w Polsce i Chorwacji.
Bułgarska spółka to jeden z większych podmiotów w grupie kapitałowej, dlatego budowa wzorca SAP S/4 w oparciu o rozwiązanie dla tej spółki gwarantowała identyfikację większości procesów wspólnych.
Dobrą praktyką budowania template’u SAP dla grupy kapitałowej jest zastosowanie przemyślanej konwencji nazewniczej dla procesów wspólnych oraz charakterystycznych dla poszczególnych podmiotów. W Orbico zdecydowano się na dodawanie na początku nazw technicznych elementów rozwiązania oznaczeń literowych charakterystycznych dla krajów oraz przypisanie oddzielnego oznaczenia dla elementów zidentyfikowanych jako wspólne dla wszystkich spółek.
Zachować spójność wzorca
Jako dyrektor ds. informatycznych rozwiązań biznesowych i kierownik projektu ze strony Grupy Orbico we wszystkich opisanych projektach chciałbym podkreślić, że nasza współpraca z firmą All for One była wielkim sukcesem. Wielooddziałowość naszej firmy przyczyniła się do złożoności projektów, jednak realizacja przebiegła sprawnie dzięki współpracy z partnerem podczas planowania i zarządzania.
Z mojego doświadczenia wynika, że najważniejszym aspektem planowania i zarządzania takimi projektami jest dokładne zapoznanie się ze specyficznymi wymaganiami każdego z oddziałów. Poza tym musimy zachować spójność naszego „globalnie zdefiniowanego wzorca” – podczas analizy szukamy odchyleń (tzw. gaps). Dzięki temu możemy sprostać indywidualnym potrzebom każdego projektu. Niezbędna jest również skuteczna komunikacja i współpraca między zespołem projektowym a przedstawicielami każdego zespołu lokalnego.
W projektach tego typu kluczowe jest także zarządzanie kompetencjami. Ważne jest, aby członkowie zespołu (zwłaszcza lokalni) posiadali niezbędne umiejętności i wiedzę umożliwiające wykonywanie powierzonych im zadań. Temu celowi służą sesje dzielenia się wiedzą, a także regularne oceny wyników przeprowadzane z partnerem.
Zdecydowanie polecam All for One jako partnera w zakresie wdrożenia i rolloutów SAP w spółce wielooddziałowej. Dzięki jej doświadczeniu, ciągłości działalności, dbałości o szczegóły i umiejętnościom komunikacyjnym projekty zakończyły się sukcesem. Mamy nadzieję na kontynuację współpracy z tą firmą w przyszłości.
Jurij Petruna, IT Business Solutions Director, Orbico Group
Integracje
Orbico jest typową firmą dystrybucyjną, prowadzącą sprzedaż w kanałach B2B oraz B2C. Jej codzienny biznes funkcjonuje dzięki wielu rozwiązaniom dziedzinowym. Są to aplikacje do sprzedaży detalicznej, platformy e-commerce, mobilne rozwiązania dla przedstawicieli handlowych, aplikacje wspierające marketing i obsługujące sprzedaż w tych kanałach, a także systemy magazynowe i do elektronicznej komunikacji z partnerami (EDI) – zarówno udostępnianie przez Orbico, jak i jej kontrahentów.
Tak bogaty pejzaż systemów wymaga rozwiązania, które pozwala spinać, gromadzić, dystrybuować i porządkować dane. To rola dla SAP Process Orchestration – modułu, który wspiera integrację SAP z innymi systemami wykorzystywanymi i firmie. Część rozwiązań jest wspólnych dla grupy, ale też każda ze spółek Orbico ma swój własny landscape powiązanych systemów. W samej tylko Bułgarii przygotowano blisko 60 interfejsów do tych aplikacji.
Teraz Rumunia
Obecnie (od kwietnia 2022 r.) trwa wdrożenie SAP S/4 w rumuńskiej spółce, z wykorzystaniem wzorcowych procesów przygotowanych w Bułgarii. Tam, gdzie wymaga tego specyfika lokalnego rynku czy też prawo – system będzie działał zgodnie z lokalną koncepcją. Jednak już w trakcie wdrożenia widać, że niektóre procesy – zidentyfikowane jako typowe dla spółki w Rumunii – w dużej mierze pokrywają się z procesami przygotowanymi dla Bułgarii. Wymagane modyfikacje dotyczą np. zmian w interfejsach, dodania nowych pól na ekranach itp. Takie podejście – wykorzystanie i dostosowanie gotowych elementów – pozwala przyspieszyć pracę i obniżyć koszty projektu.
Start projektu w Rumunii planowany jest na październik 2023 r. W kolejce na wdrożenie systemu zintegrowanego SAP czekają już następne spółki grupy.
Grupa Orbico jest wiodącym dystrybutorem ponad 500 wysokiej jakości, znanych na całym świecie marek, począwszy od kosmetyków, poprzez artykuły spożywcze i niespożywcze, urządzenia techniczne i elektryczne, farmaceutyki, zabawki, tekstylia, papierosy, a także oleje silnikowe. Współpracuje z ponad 170 dostawcami z całego świata. Firma specjalizuje się w usługach dystrybucyjnych i logistycznych, dostarczając towary zarówno kanałami B2B, jak i B2C. Jest obecna w 20 krajach i regionach Europy Środkowo-Wschodniej, takich jak: Albania, Bośnia i Hercegowina, Bułgaria, Chorwacja (centrala), Czechy, Węgry, Kosowo, Macedonia, Mołdawia, Czarnogóra, Polska, Rumunia, Serbia, Słowacja, Słowenia. Zatrudnia ponad 8000 pracowników.