Systemy ERP na SAP HANA Enterprise Cloud

Distribev Orbico jest obecnie wiodącym dystrybutorem napojów w Polsce. Firma powstała w 2015 roku poprzez akwizycję wyodrębnionej od Grupy Żywiec działalności dystrybucyjnej. W 2017 roku firma realizowała wspierane przez SNP (aktualnie All for One Poland, wówczas BCC) wdrożenie SAP ERP na SAP HANA oraz platformy integracyjnej SAP PI.

W trakcie projektu wdrożeniowego Grupa Orbico zdecydowała się przenieść środowiska SAP swoich firm do prywatnej chmury SAP HANA Enterprise Cloud. Ta decyzja była początkiem nowego etapu współpracy z SNP – w zakresie wsparcia transformacji SAP do chmury, a także – wsparcia utrzymania systemów SAP w SAP HEC.

Transformacja do chmury

Zakres migracji objął cały pejzaż systemów SAP w Distribev Orbico – SAP ERP, SAP PI, wraz z systemami testowymi i developerskimi. Proces migracji rozpoczęliśmy od ustanowienia połączenia pomiędzy wcześniej wykorzystywaną platformą sprzętowo-programową, a SAP HANA Enterprise Cloud, za pośrednictwem SAP HANA Cloud Connector. Następnie, mając skonfigurowany kanał komunikacyjny, przystąpiliśmy do wygenerowania exportu systemu jako plik płaski. Czas trwania operacji zależał oczywiście od rozmiarów każdego z systemów. Udało nam się jednak ograniczyć ten czas poprzez umieszczenie systemów źródłowych na bardzo szybkich nośnikach. Tak przygotowany system został następnie wysłany do SAP HEC, wykorzystując wspomniane wcześniej oprogramowanie.

Po udanym procesie migracji systemów do SAP HANA Enterprise Cloud, rozpoczął się proces parametryzowania systemów oraz dostosowywania środowiska do procesów biznesowych i potrzeb klienta. Dodatkowo Distribev Orbico już wcześniej zdecydowało się na wdrożenie SAP Process Integration (SAP PI), co znacznie zwiększyło zakres prac do wykonania.

W efekcie trójstronnej współpracy Distribev Orbico i SNP (aktualnie All for One Poland), oraz SAP z drugiej strony – w sierpniu 2017 r. systemy SAP zostały przeniesione do SAP HEC. Firma, wraz z SNP, kontynuowała prace wdrożeniowe – zakończyły się one udanym startem produktywnym w styczniu 2018 r. Równolegle, Distribev Orbico rozpoczął korzystanie z usług wsparcia SNP w utrzymaniu systemów.

Infrastruktura to nie wszystko

Chmury publiczne proponują jedną z odmian rozwiązań chmurowych, tzw. Infrastructure as a Service (IaaS). Oferują przygotowaną pod kątem wydajności, zgodności z wymogami producenta SAP infrastrukturę techniczną. Również wiodące chmury publiczne, takie jak AWS (Amazon Web Services) czy Azure przygotowały i certyfikowały w SAP swoją infrastrukturę.

To bardzo dużo. Ale jednocześnie – nie wszystko. Przecież w biznesie nie chodzi o to, żeby dostępna była maszyna wirtualna (a to najczęściej gwarantują chmury publiczne), lecz o to, żeby użytkownicy mieli dostęp do działającego, wydajnego systemu SAP, zgodnie z oczekiwanymi parametrami. Oznacza to, że jeżeli maszyna wirtualna będzie widoczna dla klienta, ale sam system będzie niedostępny dla użytkowników w firmie, to dla dostawcy chmury publicznej problem nie istnieje i powinien zostać rozwiązany przez klienta i jego administratorów.

I właśnie w tym miejscu – pomiędzy dostawcą chmury, a jej klientem – pojawia się miejsce dla nas jako administratora systemów SAP w chmurze, który przejmuje na siebie trud i odpowiedzialność  za utrzymanie odpowiednich parametrów dostępności systemów.

Administracja SAP: kluczowy podział odpowiedzialności

W ramach projektu migracji systemów do HEC, Distribev Orbico szczegółowo uściślił zasady współpracy z SAP jako dostawcy HEC – a specjaliści SNP (aktualnie All for One Poland) zapewniali rolę wszechstronnego doradcy w tym zakresie. SAP precyzyjnie określa zakres swoich obowiązków w dokumencie Production Cloud – Roles & Responsibilities. Szczegółowe zrozumienie podziału odpowiedzialności było kluczowym elementem uzgadniania trójstronnej współpracy klienta z HEC oraz SNP Poland z HEC w imieniu klienta. Warto zaznaczyć, że SAP oferuje kilka różnych wariantów wsparcia, od świadczenia wyłącznie usług chmurowych, po pełną administrację środowiskami na tej chmurze opartymi.

W przypadku Distribev Orbico, zakres usług zapewnianych przez SAP jako dostawcę SAP HEC zawiera następujące elementy:

• Zarządzanie warstwą fizyczną infrastruktury obliczeniowej
• Zarządzanie infrastrukturą sieciową
• Gwarantowanie wystarczalności zasobów maszyn wirtualnych
• Zarządzanie systemami operacyjnymi
• Zarządzanie systemami backup & recovery
• Zarządzanie zasobami udostępnionymi
• Zarządzanie bazami danych
• Instalację systemów SAP
• Aktualizację OS oraz DB
• Generowanie raportów EWA
• Zarządzanie systemem transportowym
• Zarządzanie systemem SAP z poziomu mandanta 000
• Obsługa zgłoszeń klienta

Tak zdefiniowane odpowiedzialności nie pokrywają w pełni zakresu prac, które były wymagane, by sprawnie i bezawaryjnie utrzymywać środowisko SAP. Dlatego firma Distribev Orbico zdecydowała się uzupełnić usługi oferowane przez SAP usługami świadczonymi przez SNP Poland. Zakres naszych usług obejmuje między innymi:

• Monitoring systemów SAP
• Konfigurację systemów SAP
• Analizę przysyłanych raportów EWA
• Analizę wydajności systemów SAP
• Zarządzanie aktualizacjami OS, DB oraz SAP
• Zlecanie wszelkich zadań administracyjnych dla HEC

Szczególnie ostatnie dwa punkty były dla Distribev Orbico kluczowe, gdyż każda zmiana, jaka ma być wykonana na systemach przez SAP, musi być inicjowana przez klienta, a w tym przypadku – przez SNP Poland (aktualnie All for One Poland) w imieniu Distribev Orbico. Nasi eksperci, posiadając wieloletnie doświadczenie w administracji systemami SAP, potrafią trafnie diagnozować problemy, dokonywać niezbędnych korekt, a w sytuacji, w której wymagane były zadania leżące w odpowiedzialności SAP, zgłaszać dostawcy chmury niezbędne kroki do wykonania, nie zaś problem sam w sobie. W efekcie, taki model współpracy bardzo skraca czas obsługi problemów w całości.

 Trójstronna współpraca w praktyce

Realizując pomoc w zarządzaniu systemami umieszczonymi w SAP HANA Enterprise Cloud zostaliśmy postawieni w nieco innej roli niż dotychczas. Jako zespół specjalistów BASIS, z reguły w pełni administrujemy środowiskami SAP lub świadczymy usługi wsparcia dla administratorów klienta.

We współpracy z Distribev Orbico często stajemy w roli naszego klienta – zlecając prace dla zespołów SAP odpowiedzialnych za obsługę chmury HEC. W celu przyspieszania prac nad rozwiązywaniem problemów nie ograniczamy się do przekazywania ich pomiędzy klientem a SAP, lecz wykonujemy wstępnie rozpoznanie problemu, precyzyjnie definiujemy zadania, jakie należy wykonać i w razie potrzeby przekazujemy je do zespołu obsługującego chmurę. Takie podejście do współpracy pomiędzy Distribev Orbico, SAP a SNP Poland zaowocowało zadowoleniem klienta z jakości świadczonych usług przez SAP oraz SNP Poland.

Komunikacja pomiędzy klientem, SAP a SNP Poland (aktualnie All for One Poland) niestety nie może przebiegać w jednym kanale, gdyż nie jest ona dualna. Dlatego zdecydowaliśmy się na scenariusz, który jest najbardziej wygodny z punktu widzenia klienta. Distribev Orbico wszelkie problemy i zmiany zgłasza w naszym systemie serwisowym, jakim jest All for One Service Desk. Tam zdefiniowane problemy są przypisywane do odpowiednich zespołów SNP Poland. Jeśli zachodzi potrzeba przekazania prac do wykonania dla SAP, jesteśmy zobligowani do utworzenia zgłoszenia serwisowego w wydelegowanym specjalnie do obsługi HEC portalu SAP – HEC Service Request. Ostatecznie klient otrzymuje jedynie informacje na temat stanu prac nad problemem, bez konieczności przeglądania pełnej często technicznej komunikacji pomiędzy SAP a SNP Poland.

Leszek Jodełka, Dyrektor IT, Kierownik Projektu, Distribev Orbico

SAP w chmurze plus jakość z SNP
Korzyści z utrzymania systemów w chmurze są niezaprzeczalne. Jednak trzeba liczyć się z tym, że od wielkich dostawców usług cloudowych możemy nie otrzymać tego, czego wielu z nas oczekuje – zindywidualizowanego, skrojonego na miarę pakietu usług administracji i wsparcia. Dlatego, w trakcie wdrożenia na platformę SAP HANA Enterprise Cloud, zdecydowaliśmy się na wszechstronne wsparcie SNP (aktualnie All for One Poland). Okazało się to bardzo dobrym rozwiązaniem, zarówno podczas implementacji systemu, jak i na stałe – w codziennym jego utrzymaniu. Zakres wsparcia SNP jest szeroki – od technicznej administracji systemem po wsparcie użytkowników SAP, czyli serwis aplikacyjny. Dzięki temu nie musimy zastanawiać się, do kogo zgłaszać jakie problemy. Mamy jeden punkt kontaktu – Service Desk w SNP, tam konsultanci przydzielają zgłoszenia serwisowe do właściwych specjalistów, a jeśli jest konieczność, kontaktują się z SAP. Zoptymalizowaliśmy koszty utrzymania systemów SAP przy jednoczesnym zachowaniu odpowiedniej jakości usług wsparcia i administracji.
Leszek Jodełka, Dyrektor IT, Kierownik Projektu, Distribev Orbico

Serwis aplikacyjny SAP w komplecie

Zakres stałej współpracy Distribev Orbico i SNP (aktualnie All for One Poland) uzupełnia kontrakt na serwis aplikacyjny, czyli wsparcie użytkowników SAP. Ta usługa jest realizowana od kwietnia 2018 r. Nasi specjaliści serwisowi wspierają zdalnie pracowników Distribev Orbico w codziennej pracy z SAP w obszarach finansów i kontrolingu, gospodarki materiałowej oraz sprzedaży i dystrybucji.

Dzięki temu, że jeden dostawca zapewnia usługi wsparcia użytkowników SAP i administracji SAP, istnieje jeden punkt kontaktu dla wszystkich zgłoszeń dotyczących systemów SAP. Distribev Orbico unika w ten sposób problemów związanych z różnymi zakresami odpowiedzialności różnych dostawców.