Księga materiałowa w systemie SAP

Księga materiałowa – czym jest?

Księga materiałowa jest komponentem modułu kontrolingu w systemie SAP. Pozwala ona uzupełnić informację ilościowo-wartościową, gromadzoną w ramach Rachunku planowych kosztów produktów oraz w Rachunku nośników kosztów produktów. Rozwiązania zastosowane w Księdze materiałowej pozwalają uzyskać pełną informację o rzeczywistych kosztach nabycia i produkcji, związanych z poszczególnymi materiałami/produktami.

Rzeczywiste koszty nabycia i produkcji ustalane są poprzez wielopoziomowe rozliczenie odchyleń zaopatrzeniowych, odchyleń z różnic kursowych oraz odchyleń produkcyjnych. Ustalone ceny rzeczywiste dla materiałów oraz produktów mogą być podstawą przeszacowania zapasu w obszarze Rachunkowości finansowej (FI).

Księga materiałowa związana jest  z rachunkowością zarządczą, wspierającą podejmowanie wewnętrznych decyzji kosztowych, których celem jest podniesienie efektywności produkcji oraz lepsze zarządzanie marżą pokrycia. Obsługa jej funkcjonalności wykonywana jest zwykle przez działy kontrolingu/rachunkowości zarządczej.

Korzyści z zastosowania Księgi materiałowej

• Zastosowanie Księgi materiałowej w zakresie kalkulacji rzeczywistej łączy zalety systemu cen standardowych oraz systemu cen średnich ruchomych (koszty rzeczywiste są wyliczone w oparciu o wartości standardowe oraz przypisane do nich odchylenia)
• Umożliwienie wykorzystania kalkulacji rzeczywistej jako źródło informacji o kosztach rzeczywistych
• Łatwy i bezpośredni dostęp do aktualnej informacji o kosztach nabycia oraz produkcji
• Rozliczenie odchyleń zaopatrzeniowych, odchyleń z różnic kursowych oraz odchyleń produkcyjnych na bazie rzeczywistej specyfikacji materiałowej, zbudowanej na bazie ruchów materiałowych. Gdy procesy produkcyjne charakteryzują się dużą liczbą poziomów, dzięki zastosowaniu rolowania odchyleń na wyższe poziomy możliwe jest ustalenie kosztu rzeczywistego dla każdego poziomu/fazy produkcji
• Wsparcie zarządzania kosztami za pomocą analizy odchyleń między cenami standardowymi oraz rzeczywistymi dla materiałów (komponenty, surowce, opakowania, półprodukty, wyroby gotowe)
• Wyliczenie kosztów rzeczywistych produktu daje możliwość lepszego porównania pomiędzy kosztami produkcji własnej oraz ewentualnego zastosowania nabycia zewnętrznego
• Automatyzacja rozliczeń kosztów przy zamykaniu miesiąca

Księga materiałowa w Opocznie

Wdrożenie Księgi materiałowej w Opocznie zostało zrealizowane w ramach II etapu wdrożenia systemu SAP i trwało ok. 3 miesięcy. Start produktywny nastąpił 1 listopada 2003 r., równolegle ze startem funkcjonalności Kontrolingu kosztów produktu (CO-PC) oraz Planowania produkcji (PP). Prace, jak i całe wdrożenie SAP w Opocznie, były wspierane przez BCC (aktualnie All for One Poland).

Rozwiązanie zostało uruchomione dla dwóch logicznych zakładów (zakład produkcyjny oraz sklep przyzakładowy), przypisanych do jednej jednostki gospodarczej Opoczno SA.

Księga materiałowa została aktywowana tylko dla wyrobów gotowych (np. płytki podłogowe, ścienne, gresy) i półproduktów (np. granulat, szkliwo, pasty, ekrany), bo tylko takie rodzaje materiałów w Opocznie wyceniane są za pomocą ceny standardowej, i wyłącznie dla nich jest możliwe przeprowadzanie rachunku kosztów rzeczywistych.

Wiązała się z tym konieczność kompleksowego przygotowania kalkulacji materiałowych dla wszystkich wyrobów gotowych oraz półproduktów, łącznie z materiałami, dla których obsługa produkcji nie była realizowana w module Planowania produkcji (PP) – np. gliny wydobywanej w kopalniach spółki, lub wycofanymi z produkcji, jednakże wciąż wykazującymi stany magazynowe.

Dla takich materiałów przeprowadzono kalkulacje bez struktury ilościowej. Dodatkowo zadbano o wykluczenie możliwości wprowadzania do systemu ruchów materiałowych dla wyrobów gotowych i półproduktów, dla których nie istnieje zatwierdzona kalkulacja materiałowa. Tylko w ten sposób udało się zapewnić spójność schematu elementów kosztów rzeczywistych.

W prace projektowe byli zaangażowani głównie pracownicy Działu Kontrolingu Opoczna. Na nich spoczywała odpowiedzialność za przygotowanie stanów początkowych dla odchyleń produkcyjnych, wprowadzonych następnie bezpośrednio do Księgi materiałowej. Oni też byli odpowiedzialni za kompletność przypisań ruchów materiałowych i za prawidłowe przeprowadzenie procesu kalkulacji materiałowych.

Nowe możliwości

Uruchomienie Księgi materiałowej stworzyło nowe możliwości w zarządzaniu kosztami produkcji. Przede wszystkim możliwe stało się proste ustalenie wielkości kosztów rzeczywistych z dokładnością do indeksu materiałowego (wyrobu gotowego lub półproduktu). Do informacji na temat kosztu rzeczywistego można dotrzeć, wykorzystując do tego raporty standardowe SAP, bez konieczności tworzenia raportów ABAP lub SAP Query.

Jednak prawdziwą rewolucją okazało się zastosowanie schematu elementów kosztów rzeczywistych. Od tej pory możliwe stało się uzyskanie danych o kosztach rzeczywistych wyrobów gotowych i półproduktów – w podziale na elementy kosztów, wykorzystywane do analizy kosztów standardowych. Łatwiejsza stała się identyfikacja źródeł odchyleń produkcyjnych.

Kolejną istotną korzyścią z zastosowania Księgi materiałowej w Opocznie jest automatyzacja procesu rozliczeń kosztów w ramach operacji zamknięcia miesiąca. Przedtem, w celu rozliczenia odchyleń produkcyjnych między zapas na koniec okresu oraz kierunki rozchodu wyrobów gotowych i półproduktów, wykorzystywane było specjalnie przygotowane rozszerzenie ABAP.

Było to rozwiązanie skuteczne, jednakże mało przejrzyste z punktu widzenia analizy wykonywanych operacji. Rozliczenie odchyleń produkcyjnych w Księdze materiałowej wykonywane jest z wykorzystaniem kokpitu kalkulacji rzeczywistej. Każdy etap rozliczenia odchyleń (np. jednopoziomowe czy wielopoziomowe rozliczenie odchyleń) inicjowany jest w sposób indywidualny. Co więcej, po wykonaniu każdego z etapów można bezpośrednio sprawdzić poprawność rozliczenia dla dowolnie wybranej grupy materiałów.

Standardowa funkcjonalność Księgi materiałowej została dodatkowo wzbogacona o rozszerzenie, pozwalające rozliczać odchylenia na rozchody jednopoziomowe. Rozszerzenie umożliwia rozliczenie odchyleń przypadających na rozchody z dokładnością do oryginalnego obiektu dekretacji kontrolingowej. Ma to szczególne znaczenie dla analiz przeprowadzanych w module CO-PA (rachunku wyników segmentów rynku), gdzie trafia aktualizacja wartości KWS (kosztu własnego sprzedaży) o odchylenia od cen standardowych. Dzięki temu ta aktualizacja dotyczy pełnego obiektu wynikowego.

Wykorzystana została integracja kalkulacji rzeczywistej z obszarem CO-PA. W ramach operacji zamknięcia miesiąca, po rozliczeniu Księgi materiałowej, przeprowadzana jest operacja wyceny okresowej. W jej wyniku w CO-PA zostaje przeprowadzana ponowna wycena ilości sprzedaży według ceny rzeczywistej, z zachowaniem podziału na elementy kosztów. Po odniesieniu wyników wyceny okresowej do wyceny z wykorzystaniem kalkulacji materiałowych, można analizować odchylenia przypadające na KWS, z zachowaniem struktury elementów kosztów.

Menedżerowie w Opocznie mają dostęp do tych informacji nie tylko z poziomu systemu SAP, ale także przez hurtownię danych SAP BW, gdzie utworzono kilka raportów opartych o dane z Księgi materiałowej. Na przykład, co miesiąc udostępniany i analizowany jest raport kosztów produkcji wytworzonej w podziale na elementy kosztów.

Wdrożenie Księgi materiałowej w Opoczno SA było niełatwym przedsięwzięciem, głównie ze względu na złożoność procesów produkcyjnych, szeroki zakres organizacyjny, a także równoległy start produktywny z innymi ważnymi funkcjonalnościami SAP. Dodatkowo, zastosowanie innowacyjnych rozszerzeń wiązało się z koniecznością położenia większego nacisku na weryfikację poprawności procesów realizowanych za pomocą Księgi materiałowej, zwłaszcza w pierwszych miesiącach użytkowania.