Onet zaczął używać platformy SAP ERP na początku 2011 roku. Dziś wykorzystuje narzędzia do obsługi procesów sprzedaży i dystrybucji (SD), rachunkowości finansowej (FI), gospodarki materiałowej wraz z zaopatrzeniem (MM), kontrolingu (CO) oraz platformę Proces Integration (PI). W grudniu rozwiązania SAP w grupie wzbogaciły się o kolejną platformę, hurtownię danych SAP BI.

Po ponad półtora roku od momentu rozpoczęcia prac przygotowawczych i rok od produkcyjnego uruchomienia wszystkich systemów, możemy powtórzyć za Aleksandrem Wielkim: „Nie ma rzeczy niemożliwych, są tylko trudne do wykonania”.

Największym wyzwaniem podczas wdrożenia SAP była jego integracja z kluczowymi systemami dziedzinowymi w niecałe dwa miesiące od zakończenia prac analitycznych. Finalne koncepcje modułowe i techniczne projektu oraz jego integracji zostały zatwierdzone we wrześniu, a już na początku października rozpoczęło się ich wdrożenie.

Zespół projektowy, złożony w zależności od potrzeb ustalonej WBS (struktura podziału prac, z ang. work breakdown structure) od ośmiu do dziesięciu osób realizujących integrację, miał nie lada wyzwanie. Bowiem wdrożenie wszystkich zmian w czterech kluczowych systemach dziedzinowych w zaplanowanym terminie oznaczało wypracowanie ponad 3300 roboczogodzin w niecałe 40 dni.

14 mln użytkowników i 3 mld odsłon serwisów Grupy Onet.pl miesięcznie – a wszystko obsługiwane przez 1500 serwerów i 240 km kabli w serwerowni Onetu w Krakowie

Systemy dziedzinowe Onetu

Z platformą SAP zintegrowaliśmy najważniejsze systemy: wsparcia sprzedaży B2B/B2C, wspierające zarządzanie reklamą, elektronicznego obiegu dokumentów oraz system do zarządzania środkami trwałymi. Do ich obsłużenia powstał szereg dedykowanych, tematycznych interfejsów.

„Wdrażając platformę SAP ERP w Onecie, chcieliśmy w pierwszym rzędzie doprowadzić do stworzenia spójnej i wydajnej platformy transakcyjnej oraz raportowej, która umożliwiłaby nam lepszą kontrolę na zasobami spółki i pełniejsze wykorzystanie danych z innych systemów” – mówi Jerzy Gulczyński, Dyrektor Produkcji IT w Onecie.

Na czym polegała integracja?

Proces wdrożenia SAP jako niezależnej platformy ERP oraz proces jego integracji z systemami wewnątrzfirmowymi musiały być koherentne, nie powodując przerw w pracy działających już systemów i zachowując spójność danych.

„Po wdrożeniu SAP ERP jesteśmy w stanie uzyskiwać on-demand informację na temat procesów i zasobów niezależnie od miejsca jej powstania w organizacji. Dzięki temu udało nam się zwiększyć zakres i jakość informacji służącej do podejmowania decyzji na wszystkich szczeblach zarządzania” – dodaje Jerzy Gulczyński.

Proces wdrożenia zakończył się powodzeniem dzięki skrupulatnej realizacji planów modernizacji infrastruktury IT, wykorzystaniu najnowszych technologii po stronie Onetu oraz po stronie SAP PI, co pozwoliło na zbudowanie dedykowanych interfejsów, spełniając pozostałe wymagania w zakresie różnorodności formatów i protokołów komunikacyjnych.

Adam Kopyciński, Kierownik Projektów, Grupa Onet

Jakie podejście projektowe?

„Zastosowaliśmy ewolucyjne podeście projektowe, dzieląc cały proces na dwutygodniowe cykle. W pierwszej fazie obejmowały one tylko zaplecze techniczne, co pozwoliło nam efektywnie testować rozwiązania zastosowane do integracji z platformą SAP PI” – komentuje Adam Kopyciński.

Takie podejście umożliwiły również częste testy sprawdzające, czy nowe zmiany nie wpłynęły negatywnie na już istniejące procesy systemowe, oraz dające bieżącą informację o statusie realizacji prac.

W drugiej fazie projektu produkt pracy, którym były wszystkie sprzedażowe systemy transakcyjne zintegrowane z SAP, został udostępniony zespołom biznesowym. Ich zadaniem było przeprowadzanie testów funkcjonalnych, polegających głównie na zidentyfikowaniu niespójności w danych, procesach przeliczeń kwot w dokumentach czy też poprawności księgowań.

„Finalnie przeprowadziliśmy trzy serie testów integracyjno-funkcjonalnych, dzięki którym już na samym początku udało się wyeliminować kilka problematycznych procesów biznesowych w systemach dziedzinowych” – mówi Adam Kopyciński.

Testy w rozległym rozwiązaniu informatycznym były newralgicznym elementem w całym projekcie, nie tylko ze względu na termin realizacji, ale także ze względu na fakt, że w trybie rzeczywistym odbywał się online „przepływ gotówki”. W takim przypadku nie można pozwolić sobie na błędy i straty danych w systemach, obsługując tysiące użytkowników internetu, którzy realizowali w tym czasie np. transakcje zakupu domeny czy też kampanii reklamowej.

„Wysoka świadomość projektowa w naszej organizacji oraz duże doświadczenie w zarządzaniu projektami pozwoliły nam dostosować się w wygodny sposób do krótkiego terminu realizacji oraz przyjętej przez BCC (aktualnie All for One Poland) metodyki wdrożenia SAP w organizacjach” – podsumowuje Adam Kopyciński.

Dewelopment

Działania deweloperskie polegały głównie na zbudowaniu prototypów rozwiązań dla tych części systemów niezbędnych do uruchomienia SAP, które odpowiadały za wsparcie procesów sprzedaży i zarządzanie reklamą.

Równolegle prowadzone były także prace dla systemów zapewniających elektroniczny obieg dokumentów oraz zarządzanie środkami trwałymi. Implementacja była prowadzona techniką TDD (Test Driven Development), składającą się z trzech głównych kroków:

  • stworzenie testu jednostkowego,
  • implementacja właściwej funkcjonalności,
  • refaktoryzacja kodu.

Taki sposób prowadzenia projektu oraz stały udział w zespole projektowym osób oddelegowanych z ramienia działów biznesowych pozwolił na wprowadzanie koniecznych zmian w procesach w sposób kontrolowany i bezpieczny dla procesów powiązanych oraz zachowanie kompatybilności wstecznej (regresji).

Powstałe na etapie implementacji testy są obecnie wykorzystywane w procesie „ciągłej integracji” (Continuous Integration), zapewniając stały monitoring poprawności działania systemu oraz będąc czynnikiem zmniejszającym ryzyko wystąpienia problemów w trakcie jego dalszego rozwoju.

Piotr Rydzewski, Projektant Systemów Informatycznych, Grupa Onet

Architektura rozwiązania

W trakcie projektu postawiliśmy sobie zadanie stworzenia mechanizmu pozwalającego na integrację z SAP systemów wewnętrznych komunikujących się różnymi protokołami, z różnymi mechanizmami zarządzania i kontroli.

„To systemy, które nie są spójne ze względu na specyfikę pracy ani, co za tym idzie, ze względu na technologię, w której zostały wykonane. Mnogość wykorzystywanych języków programowania: perl, python, flex, .net, czy używanych baz danych: oracle, mysql, mssql, w wielu przypadkach nie pozwalała na ujednolicenie warstwy transportowej przy zastosowaniu minimalnego wkładu w modernizację systemu” – mówi Piotr Rydzewski.

Konieczne było umożliwienie sprawnego połączenia systemów dziedzinowych z SAP na poziomie mogącym przekroczyć kilkadziesiąt tysięcy komunikatów miesięcznie. W efekcie zdecydowano się na oparcie komunikacji w głównej mierze na komunikatach synchronicznych wykorzystujących protokół SOAP. Ze względu na postawione zadania stworzone zostały między innymi następujące komunikaty:

  • definicja klienta,
  • definicja zamówienia,
  • definicja kontraktu,
  • rozliczenie zaliczki,
  • wystawienia faktury (z SAP do systemów dziedzinowych).

W celu zapewnienia przejrzystości i jednorodności komunikacji powstał moduł SAP Broker, którego zadaniem jest konwersja wewnętrznych protokołów specyficznych dla każdego systemu dziedzinowego na jeden spójny język, który można było wykorzystać do komunikacji z SAP.

„Zadaniem tego mechanizmu było zapewnienie spójności danych oraz kontrola wykonywanych operacji, tak aby systemy dziedzinowe uzyskały w ten sposób możliwość komunikacji z jednym wspólnym dla nich systemem za pomocą natywnie wykorzystywanych protokołów” – wyjaśnia Piotr Rydzewski.

Takie rozwiązanie pozwoliło zminimalizować ilość prac zarówno po stronie SAP, jak i samych systemów dziedzinowych oraz uprościło architekturę całego rozwiązania.

Ważnym aspektem przedsięwzięcia był również monitoring całości systemu. Mechanizmy uczestniczące w komunikacji z SAP podłączone zostały do centralnego całodobowego systemu monitoringu. Wszczyna on alarm po zaraportowaniu jakichkolwiek nieprawidłowości związanych zarówno z problemami natury sieciowej, jak i wewnętrznymi problemami poszczególnych modułów.

Rozwiązywanie powstałych nieprawidłowości systemu wspiera wykorzystywany w spółce proces zgodny z ITIL (Information Technology Infrastructure Library). Zintegrowany proces obsługi awarii ma za zadanie możliwie jak najszybciej przywrócić usługi do prawidłowego działania oraz zapewnić jak najmniejszy negatywny wpływ ich niedostępności na działanie organizacji.

Niezależnie mechanizmy uczestniczące w komunikacji z SAP w celu umożliwienia analizy post factum ewentualnych nieprawidłowości zostały rozbudowane o możliwość zalogowania w centralnej bazie przebiegu całości komunikacji.

„W praktyce możliwe jest odtworzenie ścieżki komunikacji dla dowolnego żądania kierowanego do lub z SAP” – zaznacza Piotr Rydzewski.

W celu przechwycenia i zmagazynowania informacji dotyczących stadiów przetwarzania lub odbioru dokumentów przekazywanych lub przyjmowanych z SAP wykorzystany został rsyslog, który umożliwia wygodne konfigurowanie akcji, jakie mają być wykonywane na przetwarzanych komunikatach.

W naszym przypadku zebrane informacje przekazywane są do centralnej bazy danych. Dzięki niezależnemu procesowi zapisu nie ma opóźnień w procesie komunikacji z SAP, a możliwości, jakie udostępnia w zakresie ochrony przed utratą przetwarzanych informacji na wypadek problemów sieciowych, pozwoliły nam na uzyskanie wysokiego stopnia pewności, że poszczególne etapy transportu informacji zostaną zarejestrowane w sposób nieinwazyjny dla całości procesu.

Basis

Platforma SAP została wdrożona z wykorzystaniem środowiska wirtualnego. Całe rozwiązanie opiera się na zastosowaniu maszyn wirtualnych zainstalowanych na kilku serwerach fizycznych o parametrach: CPU 2 x Intel Xeon 4C X5570, RAM: 72 GB.

Aby zapewnić ciągłość pracy oraz możliwość sprawnego funkcjonowania systemu, zastosowane zostały następujące rozwiązania:

  • Środowisko Virtual Machine – daje nam to możliwość przełączania poszczególnych maszyn bez wpływu na pracę użytkowników SAP. Serwery wirtualne mogą być przenoszone „na gorąco”, bez strat danych czy też połączenia sieciowego. Dzięki zastosowaniu wirtualizacji zmniejszamy ryzyko występowania błędów sprzętowych oraz mamy możliwość migracji maszyn wirtualnych w obrębie klastra składającego się z serwerów fizycznych.
  • Redundancja data center – w zapasowym centrum przetwarzania danych została przygotowana architektura (kopia głównego serwera), aby umożliwić sprawne przełączenie platformy SAP w razie utraty głównego data center.
  • Disaster Recovery Planning – przeprowadziliśmy testy DRP, dające nam gwarancję przywrócenia całego środowiska SAP z kopii zapasowej na całkowicie „czystym” środowisku sprzętowym lub wirtualnym w kilka godzin. Jednym z elementów procedury testowej było także przełączenie rozwiązania SAP pomiędzy serwerowniami.
  • Monitoring: On-line – wszystkie serwery fizyczne jak również wirtualne są podłączone do systemu centralnego monitoringu – autorskiego rozwiązania naszej organizacji pozwalającego na kontrolę i analizę parametrów hardware’u oraz dostarczanych usług; oraz zbiorczy – raz na dobę wykonujemy analizę poprawności działania platformy SAP.

Centralny system informacyjny

Platforma SAP stała się centralnym systemem informacyjnym organizacji. Zintegrowana z systemami dziedzinowymi zapewnia zsynchronizowaną bazę danych kluczowych informacji, zapewniając przy tym także ich spójność. Z technicznego punktu widzenia administracja oraz rozwój funkcjonalny całego rozwiązania zarówno SAP, jak i systemów obocznych są systematycznie ulepszane i procesowane zgodnie z przyjętymi metodykami.

„Wdrożenie tak skomplikowanego systemu na żywym, rozległym organizmie organizacji było dla nas nie lada wyzwaniem. Rozwiązanie wdrożone w Onecie w znaczny sposób wpłynęło na spójność uzyskiwanych informacji zarządczych, przyśpieszając przy tym wiele wewnętrznych procesów spółki. Trudno dziś sobie wyobrazić funkcjonowanie dużej spółki medialnej, jaką stał się na przestrzeni ostatnich 15 lat Onet, bez zastosowania najnowocześniejszych rozwiązań ERP” – podsumowuje Adam Kopyciński.

SAP PI w BCC – Wdrożenia i outsourcing
Im większa jest liczba systemów wykorzystywanych w firmie i im bardziej skomplikowana sieć powiązań pomiędzy nimi, tym ważniejsza rola centralnej administracji i zarządzania całym pejzażem IT.
Należące do rodziny SAP NetWeaver rozwiązanie SAP Process Integration (SAP PI) to uniwersalna i wydajna platforma, ułatwiającą sprawne wprowadzanie i utrzymanie zmian w infrastrukturze IT, a także integrację systemów informatycznych niezależnie od tego, czy podstawę organizacji pracy w firmie stanowią systemy SAP, czy dowolne inne.
SAP PI pośredniczy zarówno w wymianie danych podstawowych – informacji o partnerach biznesowych, materiałach, produktach i pracownikach, jak i danych transakcyjnych – zamówień, dostaw, faktur, płatności. Pozwala uporządkować pejzaż systemów firmy, wyeliminować zbędne nakłady pracy oraz zautomatyzować wiele czynności i procesów. Wymiana komunikatów EDI z partnerami handlowymi przy wykorzystaniu SAP PI daje wymierne korzyści w bieżącej działalności biznesowej.
BCC (aktualnie All for One Poland) jest wiodącym dostawcą rozwiązań integracji SAP. Nasze doświadczenia obejmują kilkadziesiąt projektów integracyjnych – zarówno dotyczących integracji SAP ERP z innymi systemami SAP w danej firmie – np. SAP CRM, integracji SAP z systemami SAP partnerów klientów, jak i integracji SAP z innymi aplikacjami wewnątrz firmy i systemami non-SAP dostawców i odbiorców naszych klientów (EDI).
Oprócz prac wykonanych dla Onet.pl wśród innych przykładów projektów integracyjnych BCC warto wymienić migrację kilkudziesięciu interfejsów telekomunikacyjnych na platformę SAP PI, integrację SAP CRM z systemami zewnętrznymi, wdrożenia w branży automotive z wykorzystaniem standardu VDA, integrację systemów ERP z systemami WMS oraz POS, interfejsy EDI dla producentów z branży FMCG oraz wiele innych.
Oferta BCC w tym zakresie jest kompleksowa – oprócz wdrożeń zapewniamy również usługi outsourcingowe – w tym hosting i administrację środowiska SAP PI.
Tomasz Wojciechowski, szef Centrum Kompetencyjnego BCC w zakresie SAP PI
Grupa Onet.pl od 15 lat jest liderem polskiego internetu wyznaczającym standardy komunikacji, informacji, rozrywki, handlu, usług mobilnych i reklamy. Onet.pl to największe polskie medium online. Jest odwiedzany miesięcznie przez prawie 14 mln użytkowników. Onet należy do grona najbardziej opiniotwórczych mediów w Polsce, a jego serwisy tematyczne są w większości liderami rynkowymi w swoich kategoriach. Grupa Onet jest również jednym z największych pracodawców w branży medialnej i IT, zatrudniając kilkuset pracowników w swoich spółkach w Warszawie i Krakowie. Od 2006 r. właścicielem Grupy Onet.pl jest Grupa TVN, należąca do Holdingu ITI.