Dotyczy to decyzji w sferze polityki sprzedaży, przez zmiany asortymentu i technologii produktów, działania projakościowe, po ustalanie cen. Menedżerowie wyceniają wartość oszczędności uzyskanych od początku funkcjonowania opisywanych procedur na 2 mln PLN.

Najważniejsze: ocenić rentowność klienta

Asortyment śremskiego zakładu to głównie odlewy w szerokim zakresie wagowym (od 0,5 kg do 30 ton). Specyfiką Odlewni jest, że całość produkcji wytwarza ona na indywidualne zamówienia klientów.

Duże odlewy są precyzyjnie identyfikowane numerami seryjnymi, dzięki czemu można jednoznacznie stwierdzić, kto jest odbiorcą konkretnej sztuki wyrobu i jaka była historia jej wytworzenia. Jest to wymóg instytucji certyfikujących np. Lloyda, jako że produkowane w Śremie odlewy są m.in. odpowiedzialnymi elementami silników okrętowych.

Firma wytwarzająca wiele różnorodnych produktów, często niepowtarzalnych lub w niewielkich seriach, musi niezwykle szczegółowo analizować rentowność każdego z kontraktów. Wielu z 270 klientów Odlewni to stali odbiorcy. Kluczowe staje się określenie rentowności danego klienta w dłuższej perspektywie czasowej.

Interpretując informacje o rentowności klientów i produktów, można zaplanować konkretne działania, związane na przykład ze zmianą technologii wytwarzania, zaprzestaniem produkcji danego wyrobu, zmianą sposobu kalkulacji cenowej dla nowych zleceń i wprowadzeniem nowych cen sprzedaży.

Jest oczywiste, że zbieranie i przetwarzanie tego typu danych byłoby bardzo utrudnione bez narzędzia jakim jest system ERP. Jednak nie sam fakt posiadania takiego systemu, lecz sposób jego wykorzystania decydują o osiąganych efektach. Najlepiej, gdy kompleksowa ocena rentowności jest stałą, cykliczną procedurą – wówczas korzyści z niej uzyskiwane są powtarzalne, a efektywność ocenianych procesów ulega stałej poprawie.

Michał Michalski, kierujący pracami Komisji, tłumaczy: „W pracach Komisji uczestniczą menedżerowie ze wszystkich komórek powiązanych z realizacją procesów logistycznych oraz odpowiedzialnych za rachunek kosztów. Podejmujemy ostateczne decyzje o zmianach cen, o kontynuacji produkcji wyrobów lub rezygnacji z ich wytwarzania. Dane z analiz służą nam do wyznaczania zadań dla poszczególnych działów i wydziałów produkcyjnych, dotyczących poprawy jakości, obniżki kosztów materiałowych itp. Komisja ma uprawnienia do egzekwowania wykonania zadań w wyznaczonych terminach.”

Działać lepiej i efektywniej

Śremska Odlewnia podjęła złożone zadanie wieloprzekrojowej analizy rentowności od marca 2003 roku. Korzystając z użytkowanego od kilku lat systemu SAP zebrano dane i oceniono wyniki sprzedaży według klientów i produktów. Analiza ta obejmowała:

  • ocenę historii kontaktów z klientami, w tym historię zmian cen
  • określenie syntetycznego wskaźnika rentowności dla każdego klienta
  • obliczenie, na podstawie planowanych i rzeczywistych kosztów produkcji, wskaźnika rentowności dla każdego produktu
  • ocenę przyczyn ujemnej rentowności (np. brak aktualizacji cen sprzedaży, znaczny wskaźnik braków, problemy technologiczne, błędne kalkulacje, nieadekwatne normy ilościowe i czasowe zawarte w specyfikacjach materiałowych i marszrutach technologicznych)

Wynikiem analizy było zdefiniowanie działań naprawczych w każdym z analizowanych obszarów, ustalenie harmonogramu i odpowiedzialnych za realizację wyznaczonych zadań, których wykonanie było następnie monitorowane.

Według Michała Michalskiego, kierownika Działu Planowania i Sprzedaży Odlewni będącego jednocześnie przewodniczącym Komisji ds. analizy rentowności, wśród operacyjnych efektów analizy można wymienić m.in.:

  • weryfikację kalkulacji kosztów planowanych dla 100% sprzedawanych produktów powtarzalnych
  • aktualizację cen dla 60% produktów
  • rezygnację ze współpracy z kilkoma klientami, dla których ocena rentowności nie wykazała możliwości poprawy
  • zmianę procedur rejestracji braków
  • wprowadzenie opłat za magazynowanie modeli należących do klientów,
  • zastosowanie tzw. wskaźnika złomowego do kalkulacji cen wyrobów, uwzględniającego zmiany cen surowca na rynkach światowych
  • zmiany procesów technologicznych dla 80 strategicznych wyrobów, zmierzające do wyeliminowania nadmiernych braków
  • przejęcie przez kierownictwa wydziałów odlewniczych odpowiedzialności za koszty produkcji

Stefan Włodarczyk, Prezes Zarządu Odlewni ocenia: „Wartość efektów za rok 2003 analizy szacujemy na około 2 milionów złotych. Rezultatem jest znaczna poprawa rentowności całego przedsiębiorstwa. Najważniejsze jednak, że wprowadziliśmy kompleksową analizę rentowności na stałe. Każdy z klientów jest cyklicznie poddawany tym procedurom. Dzięki temu możemy niemalże rutynowo dokonywać działań korygujących – gdy tylko zaobserwujemy negatywne sygnały.”

Dane z SAP wykorzystywane w analizie to: ceny zakupu materiałów, technologia, techniczny koszt wytworzenia, całkowity koszt wytworzenia, poziom braków, ceny sprzedaży – aktualne i historia cen, pozycja (atrakcyjność) klienta, terminowość regulowania należności.

Cała firma odpowiedzialna za rentowność

Zmiana znalazła odzwierciedlenie w organizacji firmy: powstała Komisja ds. rentowności, prowadząca cykliczne oceny rentowności w oparciu o wypracowany model. Wszystkie prace analityczne wspierane są danymi i raportami z SAP. Pierwszy przebieg analizy w 2003 roku był projektem biznesowym, ale ściśle powiązanym z informatyką. W ramach tego projektu zdefiniowano procedury i raporty będące obecnie standardem. Analiza rentowności jest dokonywana w rozbiciu na: klientów, eksport / kraj, pozycje asortymentowe, wydziały produkcyjne Odlewni, linie produkcyjne, grupy żeliw.

Warto na koniec zwrócić uwagę, że efektem wprowadzenia permanentnej analizy rentowności są nie tylko oszczędności kosztowe czy polityka sprzedaży, przekładające się na wyższą rentowność firmy. Rezultatem jest również lepsza obsługa klientów, co związane jest m.in. z redukcją ilości braków czy sprawniejszym planowaniem produkcji.

Współpraca z klientami ma odtąd charakter przemyślanych i celowych działań, zmierzających do zapewnienia w każdym procesie sprzedaży: wysokiej jakości obsługi dla odbiorców, i oczekiwanego zysku dla Odlewni.