ISA (Internet Sales Application) – e-sklep w systemie SAP

Ważni dystrybutorzy

Sprzedaż przez partnerów handlowych pełni bardzo ważną rolę w strategii Novitusa.

Jeden z pierwszych projektów w Polsce

Zarząd Novitusa zdecydował, że najlepszym rozwiązaniem zapewniającym realizację celów firmy będzie wdrożenie Internet Sales Application (ISA), które stanowi część funkcjonalności mySAP CRM.

ISA jest narzędziem w pełni zintegrowane z systemem SAP R/3 (mySAP ERP), co w połączeniu z jego dużą funkcjonalnością i możliwościami elastycznego dostosowywania do potrzeb firmy daje silne narzędzie służące budowaniu przewagi konkurencyjnej. Wdrożenie ISA w Novitusie było pionierskim przedsięwzięciem w polskich warunkach.

„Jako firma z sektora nowych technologii, nie wahaliśmy się sięgnąć po innowacyjne rozwiązanie informatyczne – mySAP CRM w zakresie sprzedaży internetowej. Nasz projekt należy do pierwszych w Polsce w tym zakresie” – powiedział Krzysztof Mituś, Kierownik Działu Administracji Siecią Komputerową w Novitusie. „O wyborze BCC (aktualnie All for One Poland) do współpracy zadecydowała wysoka ocena kompetencji w zakresie mySAP CRM i technologii integracyjnych SAP, a także możliwość korzystania z obsługi konsultantów z oddziału BCC w Krakowie” – dodaje Krzysztof Mituś.

W ramach projektu, oprócz konfiguracji funkcjonalności ISA, zostały przygotowane rozszerzenia ABAP w zakresie modułu SD (sprzedaż i dystrybucja) systemu SAP, pozwalające na automatyczne wysyłanie wiadomości e-mail w momencie złożenia zamówienia za pośrednictwem internetu. Na bazie technologii JSP i Java powstała dodatkowa funkcjonalność, umożliwiająca przegląd bieżących rozliczeń odbiorcy.

Rozwiązanie zostało zintegrowane ze stroną internetową, która pozwala na bezpośredni dostęp klientów do zdjęć i opisów produktów wyświetlanych w katalogu. W ramach prac wdrożeniowych  skonfigurowano dodatkowe, bezpieczne połączenie HTTPS, zmodyfikowano mechanizm kontroli dostępności produktów, a także zmodyfikowano szatę graficzną rozwiązania ISA.

Oprócz instalacji środowiska programistycznego odbyło się też krótkie przeszkolenie programistów. Konsultanci BCC przeszkolili również administratorów systemu SAP Novitusa. Pracownicy Novitusa przeprowadzili szkolenie z korzystania z ISA dla dystrybutorów firmy – docelowych użytkowników nowego rozwiązania.

Prowadzony wspólnie przez BCC i pracowników Novitusa projekt trwał zaledwie 4 miesiące – od września do grudnia 2005 roku.

Korzystają klienci…

Po pierwszych trzech miesiącach użytkowania, na początku kwietnia 2006 r. z e-sklepu w SAP korzystało około 200 klientów Novitusa. Ilość produktów, dostępnych w sprzedaży za pośrednictwem ISA, znacznie przekroczyła 1000. Nowe rozwiązanie zapewnia obu stronom (Novitusowi i jego partnerom handlowym) cały wachlarz korzyści, usprawniających współpracę.

Sklep internetowy umożliwia partnerom handlowym stały dostęp do aktualnego katalogu produktów wraz z ich cenami, fotografiami, szczegółowymi schematami i danymi technicznymi. System pozwala sprawdzić dostępność danego produktu, skompletować koszyk zakupów i złożyć zamówienie.

Po złożeniu zamówienia, klient widzi ceny uwzględniające rabaty definiowane przez Dział Handlowy w systemie SAP. Istnieje możliwość drukowania potwierdzenia i przechowywania go w archiwum firmy. Każde zamówienie posiada status pozwalający odbiorcy śledzenie zamówienia (otwarte – złożone zamówienia, zamknięte – utworzenie zlecenia dostawy w SAP).

Dodatkowo, odbiorca ma możliwość śledzenia własnych płatności (pobierane on-line z systemu SAP) – rozliczone, nierozliczone faktury oraz saldo płatności. Pozwala to klientowi na łatwiejsze zarządzanie własnymi płatnościami. Wszystko to odbywa się w ramach bezpiecznego połączenia WWW.

Warto podkreślić, że wszystkie wymienione działania są możliwe 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Nowe rozwiązanie uniezależnia więc dystrybutorów od godzin pracy działu handlowego Novitusa – sprawdzić warunki cenowe i złożyć zamówienie można w dowolnym momencie i z dowolnego miejsca na świecie.

…i handlowcy

Jak już wspomniano, sklep internetowy pełni rolę informacyjną dla dealerów, np. o stanie ich zadłużenia. Przed wdrożeniem sklepu dealerzy musieli w celu uzyskania informacji dzwonić do pracowników Novitusa, zajmując ich cenny czas. Obecnie ten czas można wykorzystać do podniesienia konkurencyjności firmy.

Katalog produktów, tworzony i modyfikowany jest przez Dział Handlowy Novitusa bezpośrednio w systemie SAP (m.in. dynamicznie pobierane ceny). Pełna integracja z systemem SAP pozwala skrócić czas dostarczania/udostępniania klientom aktualnego cennika, dostępnego on-line.

Do momentu uruchomienia ISA, pracownicy Działu Handlowego Novitusa musieli wkładać wiele pracy w przetwarzanie zamówień. Wykorzystanie danych z systemu SAP przy składaniu zamówień i automatyzacja wielu czynności pozwala wyeliminować wiele odtwórczych, powtarzalnych czynności.

W momencie złożenia przez klienta zamówienia, handlowiec odpowiedzialny za jego obsługę otrzymuje wiadomość e-mail, zawierającą numer zamówienia w SAP i uwagi umieszczane przez klienta podczas tworzenia zamówienia. System potrafi obsługiwać zastępstwa w dziale handlowym – choroba/urlop osoby odpowiedzialnej, za kontakty z klientem. Wszystkie te udogodnienia wpływają na zwiększenie zadowolenie klientów i efektywności tego ważnego kanału dystrybucji.

Od logiki biznesowej do prezentacji danych

Z punktu widzenia technologii, rozwiązanie ISA można przedstawić na trzech poziomach:

• poziom logiki biznesowej (business execution) – serwer SAP, odpowiedzialny za przechowywanie katalogu produktów, danych podstawowych materiałów, zamówień, funkcji partnera, warunków cenowych, danych logistycznych i wysyłanie wiadomości e-mail;
• poziom interakcji (interaction) – silnik J2EE, na którym zainstalowana jest aplikacja webowa ISA, stanowiąca serce rozwiązania. Aplikacja odpowiedzialna jest za przetwarzanie logiki biznesowej całego rozwiązania. Rozwiązanie bazuje na otwartych standardach J2EE: Java, Java Connector, JSP i Struts, dzięki czemu jest bardzo elastyczne i możliwa jest jej łatwa rozbudowa i dostosowywanie do indywidualnych potrzeb klienta.
• poziom prezentacji (presentation) – przeglądarka WWW, stanowiąca nie tylko frontend klienta, ale także narzędzie konfiguracyjne i administracyjne ISA.

Taka architektura praktycznie nie zwiększa obciążenia serwera SAP, ponieważ katalog produktów jest przechowywany w pamięci ISA (J2EE), a częstotliwość odświeżania jest konfigurowalna. Zdecydowana większość operacji wykonywanych w ISA odbywa się w warstwach Interakcji i Prezentacji. Po stronie systemu SAP przetwarzania wymagają tylko: okresowe odświeżanie katalogu, składanie/wyświetlanie zamówienia i przegląd rozliczeń.

Rozwój bez barier

W korzystaniu z ISA oczywista korzyść wynika z faktu, że interfejsem odbiorcy (czyli klienta sklepu internetowego) jest przeglądarka WWW. Oznacza to w praktyce, że każdy partner, który posiada komputer i dostęp do internetu, może po założeniu konta (użytkownik internetowy SAP) korzystać z rozwiązania. Zatem rozwój internetowego kanału dystrybucji w oparciu o ISA nie napotyka bariery technologicznej czy finansowej.

Przedstawiona wyżej trzypoziomowa architektura rozwiązania sprawia, że system SAP jest “odseparowany" od bezpośredniej ingerencji partnera handlowego. Partner wykonuje tylko funkcje dostępne w ISA. Mówiąc wprost: partner w systemie SAP nic nie jest w stanie „zepsuć”.

Technologia pozwala też łatwo rozwijać rozwiązanie. Jeśli zatrudnia się programistów Java, po krótkim przeszkoleniu są oni w stanie samodzielnie rozbudowywać system o nowe funkcje.