Normfest Polska jest częścią niemieckiej firmy handlującej chemią i akcesoriami motoryzacyjnymi. Z kolei cała Grupa Normfest należy do koncernu Würth, światowego lidera w dystrybucji produktów dla przemysłu. Korporacyjnym rozwiązaniem ERP dla całej Grupy Würth jest Microsoft Dynamics AX, zintegrowany z systemem SAP. W dużym uproszczeniu – Dynamics obsługuje obszar logistyki we wszystkich spółkach grupy, z kolei SAP jest używany w finansach i kontrolingu. Wspólny template korporacyjny w tym obszarze pozwala na raportowanie wyników na potrzeby zarządu w spójnym, skalowalnym systemie.
Aby spełniać wymogi sprawozdawczości zarządczej na potrzeby swojego właściciela, także Normfest Polska zdecydował się zmienić model zarządzania księgowością i wdrożyć funkcje FI systemu SAP.
Do tej pory firma korzystała z usług biura rachunkowego, które prowadziło księgowość Normfestu w swojej autorskiej aplikacji. Było to dość wygodne rozwiązanie, bo zewnętrzna księgowość, jak i jej system informatyczny elastycznie dostosowywały się do wymagań klienta, dostarczając raportów czy danych w wymaganych przekrojach i układzie.
Gdy informacja jest za wolna
Jednak z czasem okazało się, że nie wszystkie potrzeby raportowe mogły być zrealizowane, problemem były też opóźnienia w przepływie danych o bieżącym stanie rozliczeń z klientami. A tych Normfest ma bardzo wielu. Kartoteka klientów liczy ponad 25 tys. rekordów, z czego ponad 8 tysięcy jest aktywnych. Większość z nich stanowią warsztaty samochodowe i niewielkie sklepy motoryzacyjne. Swoim klientom firma wystawia średnio około 3 tys. faktur miesięcznie.
Przy takiej liczbie transakcji i profilu klientów kluczowa jest bieżąca informacja o aktualnym saldzie danego klienta i możliwość monitowania zaległości w płatnościach. W tym obszarze poprzednie rozwiązanie nie spełniało wymagań. Klienci byli informowani o stanie rozliczeń za dany miesiąc kalendarzowy, ale nie sumie zaległości, przedstawiciele handlowi i pracownicy centrum obsługi klienta mieli utrudniony dostęp do danych, informacje docierały z opóźnieniem, a w dodatku raport odzwierciedlał stan za dany dzień, a nie „tu i teraz”. W tym obszarze dobrze widoczna była konieczność zmiany.
Szybka decyzja, szybkie wdrożenie
Obok wymogów korporacyjnych także powyższe przesłanki były argumentami za jak najszybszym wdrożeniu systemu SAP FI.
Chęć rozpoczęcia pracy z nowym systemem z początkiem roku była dużym impulsem do działania, dlatego też Normfest, który podjął decyzję pod koniec 2012 r., poszukiwał rozwiązania i dostawcy, który będzie w stanie szybko przygotować koncepcję i uruchomić system już od stycznia nowego roku. Tym wymaganiom odpowiadała oferta firmy 7milowy.
Pracownicy Normfest
„Harmonogram prac był bardzo napięty, bo priorytetem projektu było rozpoczęcie roku finansowego 2013 w nowym systemie. Dlatego poszukiwaliśmy partnera z doświadczeniem w realizacji szybkich projektów SAP – stąd wybór firmy 7milowy” – mówi Marcin Szyszka, Dyrektor Finansowy w Normfest. „Oceniliśmy, że SPRINT – rozwiązanie SAP Business All-in-One oferowane przez 7milowego jest bardzo dobrze dopasowane do naszych potrzeb”.
7milowy (spółka należąca do Grupy BCC, aktualnie All for One Poland) specjalizuje się we wdrożeniach systemu SAP w firmach średniej wielkości. Oferuje stworzone na podstawie wieloletnich doświadczeń rozwiązanie SPRINT, które obejmuje pakiet kluczowych funkcjonalności SAP, sprawdzoną metodykę wdrożeniową oraz narzędzia organizacyjne i informatyczne pomocne w projekcie wdrożeniowym. SPRINT jest jedynym w Polsce certyfikowanym rozwiązaniem SAP Business All-in-One.
Nawet jednak przy takim podejściu dostawcy i rozwiązaniu dedykowanym do szybkich wdrożeń, a także ograniczonym jedynie do funkcji finansowych zakresie projektu, uruchomienie systemu już po czterech tygodniach to iście rekordowe tempo.
Zgodnie z oczekiwaniami Normfestu system wystartował z początkiem 2013 roku.
Finanse i kontroling w SAP
Obecnie finanse i księgowość Normfestu są prowadzone w systemie SAP. Na bieżąco w systemie są księgowane faktury sprzedażowe i wyciągi bankowe (wspierane przez interfejs bankowy) oraz wpłaty gotówkowe klientów realizowane u przedstawicieli handlowych. Cyklicznie każdy okręg firmy otrzymuje kompletną informację o stanie rozrachunków z klientami obsługiwanymi w danym regionie.
Firma osiągnęła swój najważniejszy cel, mając na bieżąco dostęp do aktualnej informacji o stanie rozrachunków z klientami. Łatwiejsze i bardziej przejrzyste stało się monitowanie zaległości w płatnościach. Zastosowana w SAP procedura monitowania spowodowała zmianę podejścia w obecnie stosowanych metodach windykacji należności.
Normfest Polska jako część dużej niemieckiej firmy jest zobligowany do raportowania wyników swojej działalności zgodnie z wymogami centrali. W związku z takimi potrzebami raportowymi wykorzystywana jest w SAP funkcjonalność umożliwiająca prezentację tych danych zgodnie z układem obowiązującym w koncernowym planie kont.
Oprócz funkcji finansowo-księgowych Normfest korzysta także z narzędzi kontrolingowych systemu.
Funkcjonalność COPA systemu SAP umożliwia analizę wyników sprzedaży w rozbiciu na poszczególne oddziały i przedstawicieli handlowych, co jest m.in. wykorzystywane do celów naliczania premii.
Marcin Szyszka, Dyrektor Finansowy, Normfest
Wymiana danych z Dynamics AX
Integrację funkcji finansowo-księgowych z rozwiązaniem Microsoft Dynamics AX zapewnia zbudowany przez 7milowego interfejs wymiany danych. Nowi klienci oraz dokumenty sprzedażowe są rejestrowane na bieżąco w systemie Dynamics. Dane te codziennie są przejmowane do SAP.
Interfejs w pierwszym kroku weryfikuje bazę kontrahentów i w przypadku nowych klientów ich dane są wprowadzane do SAP FI. Następnie księgowane są faktury sprzedażowe z uwzględnieniem nie tylko wszystkich niezbędnych informacji księgowych oraz dotyczących rozliczeń VAT, ale również dodatkowych informacji koniecznych z punktu widzenia analiz kontrolingowych (oddział, przedstawiciel).
Outsourcing szansą na rozwój
Wdrożenie SAP pociągnęło za sobą reorganizację obsługi księgowej. Dotychczas firma korzystała z outsourcingu obszaru księgowości w biurze rachunkowym, obecnie zatrudnia księgowego.
Jednak outsourcing – jako sprawdzona metoda zakupu usług, nadal jest szeroko wykorzystywany.
System SAP jest hostowany w Centrum Outsourcingowe BCC (aktualnie All for One Poland). BCC zapewnia także administrację systemu. Marcin Szyszka tak komentuje ten model utrzymania systemu: „Hosting w BCC to gwarancja dostępu do nowoczesnej i wydajnej platformy, której skala będzie dostosowywana do naszych potrzeb, bez konieczności inwestowania w dodatkowy sprzęt. Nie będziemy też rozwijać i utrzymywać kompetencji SAP. Outsourcing administracji SAP to w naszym przypadku jedyne sensowne rozwiązanie”.
Jak podkreśla Marcin Szyszka: „Presja czasu spowodowała, że podczas projektu skupiliśmy się na sprawach najważniejszych, odkładając opracowanie udogodnień czy przydatnych ale niekoniecznych funkcji na później. Teraz, gdy coraz lepiej poznajemy możliwości systemu, przyjdzie czas na doszlifowanie tego, co już mamy, i rozwój. W najbliższych planach jest wdrożenie tzw. wirtualnego klienta przy współpracy z obsługującym nas bankiem, który umożliwi automatyzację w zakresie księgowania wyciągów bankowych oraz usprawnienie procesu monitowania klientów”.
Te prace rozwojowe będą realizowane w ramach serwisu aplikacyjnego BCC.