Wdrożenie SAP SEM-BSC (Strategicznej Karty Wyników w SAP)

Po co Strategiczna Karta Wyników (SKW)?

Coraz nowocześniejsze linie technologiczne, systemy ERP pozwalające planować coraz dokładniej, coraz bardziej precyzyjne badania rynku – wszystko to ułatwia zarządzanie w stabilnym środowisku.

Tymczasem firmy muszą się ciągle zmieniać, by utrzymać swą konkurencyjność. Wprowadzanie zmian często spotyka się z oporem i niechęcią. Cele strategiczne, wyznaczające kierunek zmian, trudno przełożyć na cele operacyjne poszczególnych działów i pracowników. Narzędziem biznesowym, które to ułatwia, jest właśnie SKW.

Czy system IT może pomóc w realizacji strategii?

Nikt już nie wyobraża sobie ręcznego prowadzenia sprzedaży od kontraktu poprzez zamówienie, wysyłkę, po fakturowanie i nadzorowanie płatności. Podobnie rzecz ma się z procesami magazynowymi, produkcyjnymi czy rachunkowością. Procesy operacyjne są szeroko wspomagane przez systemy IT – gdyż są zazwyczaj dobrze zdefiniowane i nie ulegają zbyt często zmianom. Przeciwnie – procesy strategiczne, które w swojej istocie zawierają element zmienności. Dlatego cenne jest każde narzędzie, które może pomóc w tym obszarze.

Strategiczna Karta Wyników (SKW) to pojęcie wprowadzone w 1992 r. przez Roberta S. Kaplana i Davida P. Notrona. Obecnie definiuje się SKW jako zarządzanie w taki sposób, aby cele operacyjne pracowników były całkowicie zgodne z celami strategicznymi firmy.

Aby stworzyć SKW, najpierw wytycza się perspektywy przedsiębiorstwa, czyli obszary ważne dla przetrwania i rozwoju firmy. Zazwyczaj definiuje się ok. 4-5 perspektyw np.: perspektywę klienta, finansową, wewnętrznych procesów, oraz rozwoju i wiedzy. W każdej perspektywie definiuje się zgodne ze strategią cele. Dla każdego celu definiuje się wskaźniki mierzące poziom osiągnięcia celu.

SKW jest uznawana za jeden z najlepszych sposobów wytyczania kierunków zmian i ich monitorowania na szczeblu operacyjnym, ze stałym naciskiem na ich spójność z celami strategicznymi.

Ze względu na duży wpływ na efektywność firmy, narzędzie merytoryczne, jakim jest SKW, warto wesprzeć przez narzędzia IT, które pozwolą na agregację i analizę danych pochodzących z różnych źródeł, oraz prezentację danych w formie przyjaznej dla menedżerów.

SKW w systemie SAP

SAP, jako jeden z nielicznych producentów systemów ERP, oferuje rozwiązanie wspierające wykorzystanie SKW. Funkcjonalność SEM-BSC była opracowana i jest stale rozwijana przy współpracy twórców idei SKW. Zapewnia to całkowitą zgodność narzędzia informatycznego z potrzebami biznesowymi.

Poszczególne funkcje SEM-BSC zostały przygotowane z myślą o jak najmocniejszym wsparciu biznesowej strony SKW:

• SEM-BSC zawiera predefiniowane wskaźniki biznesowe (CFROI, EVATM, DCF i wiele innych). Użytkownik może je wykorzystać oraz rozszerzyć ich listę o nowe charakterystyczne dla jego firmy
• dostępne są szablony SKW dla poszczególnych branż
• rozbudowane narzędzia prezentacji graficznej SKW pozwalają na łatwe zrozumienie, analizę i ocenę stopnia realizacji założonych celów. Można wyświetlać dane w postaci tradycyjnej gwiazdy, w postaci mapy zależności lub w postaci listy perspektyw, celów i wskaźników
• liczne ułatwienia w pracy grupowej, np. możliwości komentowania wyników i odpowiadania na komentarze
• spójna baza danych dla SEM-BSC, jaką stanowi hurtownia danych SAP BW, pozwala na powiązanie danych z innych systemów IT z danymi SKW, oraz upraszcza zarządzanie danymi

Wśród korzyści z zastosowania SEM-BSC wymieńmy te najważniejsze:

• prosty dostęp poprzez przeglądarkę WWW zarówno do ogólnych i szczegółowych danych dot. wskaźników biznesowych
• centralizacja przechowywania danych na potrzeby SKW – jedno źródło dla wszystkich użytkowników, przechowujące definicje wskaźników, dane planowane, dane rzeczywiste, oceny danych rzeczywistych, oraz komentarze
• graficzna prezentacja wskaźników i ich elementów składowych umożliwia lepszą interpretację faktów biznesowych
• automatyczna ocena z wizualizacją za pomocą ikon ułatwia weryfikację wskaźników, które nie spełniają zakładanych kryteriów
• SKW pełni rolę spinającą raporty szczegółowe, pozwalające na głębszą analizę wybranych aspektów biznesowych

SKW i SEM-BSC w Nestlé Polska

Czołowy producent żywności w Polsce (m.in. Nescafe i produktów Winiary) postanowił ujednolicić cele biznesowe oddziałów poprzez zdefiniowanie Strategicznych Kart Wyników na poziomie centrali i poszczególnych zakładów koncernu w Polsce.

Konsekwencją projektu biznesowego było przedsięwzięcie informatyczne – prowadzone przez BCC wdrożenie SAP SEM-BSC.

Prace wdrożeniowe poprzedzone były dokładną analizą merytoryczną potrzeb biznesowych. W marcu 2004, po przygotowaniu dokładnych definicji wskaźników, zdefiniowaniu źródeł danych, zaprojektowaniu formy wyprowadzania i oceny wskaźników, oraz zdefiniowaniu wyglądu raportów analizy szczegółowej przystąpiono do wdrożenia.

Zakresem wdrożenia zostało objęte sześć SKW (jedna na poziomie centrali i pięć na poziomie oddziałów), w których uwzględniono następujące elementy:

• 25 kluczowych wskaźników biznesowych zgrupowanych w 5 perspektyw: finansową, klienta (pośrednika), klienta docelowego, procesów wewnętrznych i rozwoju potencjału ludzkiego
• przegląd wartości podstawowych wskaźników biznesowych wybranej SKW z automatyczną oceną wartości tych wskaźników
• przegląd realizacji celów i perspektyw, szacowany na podstawie analizy wskaźników przyporządkowanych do celów biznesowych i perspektyw
• analiza definicji, historii i trendu wybranego wskaźnika (tabelaryczna i graficzna)
• raporty tabelaryczne i graficzne, analizujące składowe poszczególnych wskaźników biznesowych
• wprowadzanie danych planowanych i rzeczywistych, dot. wskaźników biznesowych
• zarządzanie prawami dostępu do elementów poszczególnych SKW

W połowie kwietnia 2004 r. gotowa była SKW dla centrali. Na jej podstawie do końca maja uruchomiono pełną funkcjonalność SKW dla poszczególnych oddziałów.

Od samego początku jednym z celów wdrożenia SEM-BSC w Nestlé Polska było usprawnienie wizualizacji danych podczas comiesięcznych spotkań zarządu, co stanowi okazję do surowej i regularnej oceny narzędzia przez zespół menedżerów firmy.