Wdrożenie SAP

Jeszcze w 2002 roku Mokate było takim przedsiębiorstwem – za dynamicznym wzrostem firmy nie nadążały systemy informatyczne.

W ocenie kierownictwa firmy, w miarę zwiększania skali działalności, liczby produktów, wkraczania do nowych segmentów rynku – wcześniej używane rozwiązania (w tym system Impuls firmy BPSC) nie spełniały rosnących oczekiwań co do wszechstronności i aktualności dostarczanych danych decyzyjnych.

Przygotowania

Czego zarząd Mokate oczekiwał od docelowego systemu informatycznego? Po pierwsze, iż zapewni dostęp do informacji zarządczej najwyższej jakości – wieloprzekrojowych raportów sprzedaży i rentowności. Po drugie, że umożliwi usprawnienie procesu planowania w łańcuchu logistycznym, począwszy od sprzedaży poprzez planowanie wielkości produkcji, do planu zakupów i optymalizacji zapasów materiałowych.

W kwietniu 2002 roku podjęto decyzję o wyborze systemu SAP – jako najlepiej spełniającego obecne wymagania biznesowe firmy, o nieograniczonych możliwościach rozwoju, a także rozwiązania sprawdzonego w branży spożywczej przez liderów tego rynku w Polsce i na świecie. Prowadzenie przedsięwzięcia zostało powierzone BCC (aktualnie All for One Poland).

Teresa Mokrysz, właściciel Mokate

Właściwe prace wdrożeniowe zostały poprzedzone pogłębioną analizą procesów finansowych i logistycznych Mokate. W trakcie analizy konsultanci BCC poznawali procesy biznesowe Mokate oraz potrzeby informacyjne użytkowników i kierownictwa firmy. W rezultacie szczegółowo zdefiniowano zakres przyszłego wdrożenia i przedstawiono Mokate specyfikację proponowanych zmian organizacyjnych.

Jednym z elementów analizy była też ocena możliwości wykorzystania SPRINT – oferowanego przez BCC prekonfigurowanego systemu SAP dla firm średniej wielkości. Konsultanci BCC oceniali zgodność docelowych procesów biznesowych Mokate z procesami prekonfigurowanymi w SPRINT.

Na podstawie pozytywnych rezultatów weryfikacji podjęta została decyzja o wykorzystaniu SPRINT.

Harmonogram zakładał start prac wdrożeniowych w czerwcu 2002 roku. Rozpoczęcie użytkowania systemu zostało zaplanowane na styczeń 2003. Już w trakcie wdrożenia kierownictwo Mokate zadecydowało jednak o rozszerzeniu zdefiniowanego wcześniej zakresu projektu o obszar planowania i sterowania produkcją, co wpłynęło na przesunięcie terminu rozpoczęcia użytkowania systemu SAP na lipiec 2003 roku. Wdrożeniem zostały objęte dwa zakłady – spółkę Mokate SA w Ustroniu, oraz Mokate sp. z o.o. w Żorach.

Co dało Mokate wykorzystanie SPRINT?

Po pierwsze, możliwość skorzystania z modelowych praktyk biznesowych, zawartych w modelu SPRINT, który został przygotowany w oparciu o doświadczenia z wdrożeń SAP na całym świecie (Best Practices), oraz wiedzę i kompetencje BCC (aktualnie All for One Poland) zdobyte w trakcie wieloletniej współpracy z liderami polskiego rynku spożywczego.

Tam, gdzie to było konieczne, standard SPRINT został poszerzony o specyfikę działalności Mokate. Dotyczyło to m.in. modyfikacji księgowań dla transakcji realizowanych przez spółkę w Żorach w specjalnej strefie ekonomicznej, ale też procedur planowania dla produkcji zleceniowej i seryjnej, planowania i rozliczania kosztów produkcji kaw, herbat i zabielaczy.

Metodyka SPRINT to także zmniejszenie (w stosunku do modelu obowiązującego przy „klasycznych” wdrożeniach SAP) zaangażowania pracowników Mokate w prace wdrożeniowe – co w przypadku firmy średniej wielkości, dysponującej ograniczonymi zasobami ludzkimi, przedstawiało dużą wartość.

Pracownicy Mokate pełnili rolę dostarczycieli wiedzy o procesach firmy, weryfikowali wyniki testów, natomiast konsultanci BCC przejęli na siebie ciężar przygotowania konfiguracji systemu, prowadzenia szkoleń i wsparcia po starcie produktywnym. Dzięki temu pracownicy biorący udział w pracach wdrożeniowych mogli się w pełni wywiązywać również z innych swoich zadań.

Kolejną korzyścią była redukcja czasu i kosztów wdrożenia SAP. Uruchomienie tak szerokiej funkcjonalności SAP bez wykorzystania gotowych (prekonfigurowanych) funkcji „zaszytych” w SPRINT, wymagałoby znacznie większej ilości dni usług, realizowanych przez konsultantów wdrożeniowych.

Zgodnie z ostatecznie ustalonym harmonogramem, Mokate rozpoczęło korzystanie z systemu SAP w lipcu 2003 roku, w całym zaplanowanym zakresie.

Efekt – informacja zarządcza jak „kawa na ławę”

Dzięki wdrożeniu SAP zwiększyła się dostępność informacji analitycznych bez zwiększania obciążenia służb finansowo-księgowych Mokate. Efekt uzyskano dzięki automatyzacji księgowań w obszarze rachunkowości finansowej.

Dotyczy to księgowań powiązanych z operacjami logistycznymi i produkcyjnymi, np. powstających podczas przyjęcia materiałów do magazynu, wydań materiałów do produkcji, czy też podczas księgowania faktury sprzedaży. Uproszczono przy tym znacznie plan kont i uwzględniona została specyfika księgowań w specjalnej strefie ekonomicznej. Wprowadzono także mechanizmy elektronicznej realizacji przelewów oraz importu wyciągów.

Ograniczeniu uległa praca manualna w dziale księgowości oraz ręczne przenoszenie danych pomiędzy systemami, co pozwoliło na zmniejszenie ilości błędów w dokumentach księgowych.

Skrócono także zdecydowanie czas trwania procedury zamknięcia okresu obrachunkowego w systemie – obecnie dział księgowości już w pierwszych dniach po zakończeniu okresu szybko (w ciągu kilku godzin) i sprawnie przygotowuje odpowiednie sprawozdania dla urzędów oraz dla zarządu.

Istotnym krokiem naprzód było uruchomienie narzędzi zarządzania środkami pieniężnymi w systemie. W każdej chwili Dyrektor Finansowy Mokate może wykonać raport prognozy płynności, zestawiający kwoty wpływów i wypływów środków pieniężnych (w przypadku transakcji zagranicznych – z uwzględnieniem kursów walut prognozowanych na dzień transakcji).

Kwoty te pochodzą z rzeczywistych pozycji rozrachunkowych, związanych z fakturami zakupu i sprzedaży. Uwzględniają one także dokumenty przyszłe, takie jak wystawione zamówienia zaopatrzenia czy przyjęte zlecenia sprzedaży. Razem z wartościami sald na rachunkach bankowych daje to pełną informację o prognozowanym stanie i ruchu środków pieniężnych.

W systemie SAP znajduje się również pełna kartoteka składników majątku trwałego. Ewidencja ta jest prowadzona w kilku wariantach – np. oddzielnie dla potrzeb bilansowych i oddzielnie dla podatkowych.

Jan Gałuszka, Dyrektor Finansowy Mokate, ocenia postęp w zarządzaniu finansami: „Pracownicy działów finansowych są mniej obciążeni niż przed wdrożeniem SAP, a dostępność i jakość informacji analitycznych poprawiła się znacząco. Na przykład, teraz dzięki prognozie płynności doskonale wiem jakich wpływów i wydatków środków pieniężnych mogę spodziewać się dzisiaj, w następny wtorek czy np. za 120 dni. Mając dostęp do struktury tych przepływów pieniężnych, mogę elastycznie sterować płynnością.”

Koszty w czasie rzeczywistym

Jednym z ważniejszych założeń wdrożenia było też uzyskanie szczegółowej informacji o strukturze kosztów produkcji. Informacje te są obecnie uzyskiwane w czasie rzeczywistym w raportach kontrolingu.

Na postawie specyfikacji materiałowych i marszrut technologicznych przygotowanych przez technologów Mokate, generowane są kalkulacje kosztów produktów w rozbiciu na każdy składnik materiałowy lub koszt działań wynikających z technologii. Dzięki temu analitycy mogą dokonywać zestawień np. porównujących rzeczywiste koszty produkcji kawy cappuccino w rozbiciu na poszczególne składniki (surowce, półprodukty, opakowania, itp.) w stosunku do przyjętych planów kosztowych.

Znajomość rzeczywistej struktury kosztów produkcji i odchyleń od założonego planu, daje możliwość szybkiego reagowania i podejmowania decyzji, zapewniających utrzymanie odpowiedniego poziomu rentowności produkcji.

Uzyskanie szczegółowej informacji o strukturze kosztów produkcji nie byłoby możliwe bez dokładnej analizy kosztów pośrednich ponoszonych przez poszczególne działy przedsiębiorstwa.

W systemie SAP odwzorowano całą strukturę miejsc powstawania kosztów oraz wprowadzono tzw. zlecenia wewnętrzne, pozwalające gromadzić np. koszty akcji marketingowych, czy projektów inwestycyjnych. Dzisiaj można w każdej chwili otrzymać np. aktualne koszty reklamy telewizyjnej wraz z informacją, jaka część tych kosztów przypada na dany produkt (np. napój czekoladowy z witaminami Biały Miś).

System informacyjny kontrolingu bardzo mocno zintegrowany jest z obszarem sprzedaży i dystrybucji. Mokate korzysta z jednej wspólnej bazy danych klientów i produktów dla wszystkich spółek. Daje to np. możliwość kontrolowania limitu kredytowego klientów zarówno na poziomie całości Mokate, jak i na poziomie zakładów w Ustroniu i Żorach.

Innowacje w sprzedaży

Cykl sprzedaży oparty o zlecenie sprzedaży umożliwia z kolei dokładne śledzenie statusu przetwarzanego zlecenia – dzięki czemu handlowcy wiedzą ile produktów zamówił konkretny klient i kiedy nastąpi dostawa.

Wartość zrealizowanych dostaw oraz wartość sprzedaży zafakturowanej księgowane są w czasie rzeczywistym na kontach księgi głównej bez ingerencji użytkownika. Równolegle z księgowaniem spisywane są informacje analityczne pozwalające na dokładną i rozbudowaną analizę przychodów ze sprzedaży oraz kosztu własnego sprzedaży.

Obecnie Dyrektor Sprzedaży na bieżąco wie, jaki jest asortyment dostaw do sieci supermarketów lub innych klientów i grup klientów. Może także sprawdzić, jaki poziom przychodów ze sprzedaży herbaty Assam w opakowaniach 100g wygenerował w ubiegłym tygodniu handlowiec Kowalski w Białymstoku.

Analiza przychodów i rentowności możliwa jest w czasie rzeczywistym, w każdej kombinacji cech takich jak produkt, klient, sprzedawca czy kanał dystrybucji.

Sprawniejszy łańcuch dostaw

System zapewnił pełną obsługę procesu zaopatrzenia w materiały i usługi. Zamówienia zakupu generowane są w systemie z uwzględnieniem istniejących stanów na magazynach oraz potrzeb materiałowych wynikających z planów produkcji wprowadzanych w module planowania produkcji.

Pracownicy działu zaopatrzenia mogą być dzisiaj pewni, że wielkość zamówień na ziarno kawy, cukier lub olej kokosowy uwzględnia dostępne na magazynie zapasy tych surowców i wynika bezpośrednio z zaplanowanej wielkości produkcji np. kawy cappuccino.

Oznacza to gwarancję, że w przebiegu planowania potrzeb materiałowych MRP uwzględniane są zapotrzebowania bezpośrednie, dotyczące surowców i półproduktów zużywanych przy produkcji konkretnych wyrobów, oraz zapotrzebowania zależne na materiały wchodzące w skład zużywanych półproduktów.

Raporty gospodarki materiałowej pozwalają z kolei na pełną analizę ilościowo-wartościową zapasów.

Obecny system informatyczny, dostarczając informacje zarządcze o takim stopniu rzetelności i kompleksowości, z pewnością nie będzie barierą wzrostu dla Mokate. Dane są teraz łatwo dostępne i prezentowane w przejrzystych raportach, pozwalając menedżerom podejmować trafne decyzje – te bieżące, i te rozstrzygające o strategicznych kierunkach rozwoju firmy.